STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Presentasi berjudul: "STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)"— Transcript presentasi:

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Disampaiakan Pada DDTK SOP KEMENAG KELUNGKUNG Tanggal 17 – 20 NOPEMBER 2014 Drs. I Made Agus Suarjana, M.Pd Team SOP BDK Denpasar Hp imadeagus2012gmail.com

2 Dasar Hukum Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846); Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916); Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);

3 Dasar Hukum Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara; Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara; Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan; Peraturan Menteri Agama Nomor 1 Tahun 2010 tentang Perubahan Penyebutan Departemen Agama menjadi Kementerian Agama; Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama;

4 LATAR BELAKANG : Aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi Pemerintahan/Organisasi. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah/organisasi berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

5 LATAR BELAKANG : Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, penyelenggaraan administrasi pemerintahan/ organisasi dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan /organisasi, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara bertahap kualitas pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah.

6 SOP Dikenal juga dengan nama protap
Merupakan salah satu poin penting dalam pelaksanaan pelayanan publik Merupakan cermin kesungguhan dan itikad baik satuan kerja organisasi dalam melayani masyarakat.

7 SOP Prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten
Pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi. Membantu mengurangi pelayanan sub standar dengan memberikan tahapan yang sudah diuji

8 PENGERTIAN SOP : Prosedur/tata cara kerja/tata urutan pelaksanaan kerja yang sudah ditetapkan dengan standart tertentu. Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. Tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu

9 ISTILAH Standard Operating Procedure (SOP)
Standar Prosedur Operasional (SPO) Prosedur Operasional Standar Prosedur Kerja PROTAP atau Prosedur Tetap Petunjuk Pelaksanaan Petunjuk Teknis

10 TUJUAN SOP: Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau tim dalam organisasi atau unit secara Optimal. Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas terkait. Melindungi organisasi dan staf dari kesalahan administrasi lainnya. Menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan tidak efisiensi Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, supervisor, surveyor dsb.

11 FUNGSI SOP : Memperlancar tugas petugas /tim.
Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak. Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin dalam bekerja. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

12 PRINSIP-PRINSIP SOP : Harus ada pada setiap kegiatan suatu Organisasi
Bisa berubah sesuai dengan perubahan standar profesi  atau perkembangan iptek serta peraturan yang berlaku. Memuat segala indikasi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya,  disamping tahapan-tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan Harus didokumentasikan

13 Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP
1. SOP harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu 2. SOP harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanan dan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan 3. SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pejabat/pegawai 4. SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku 5. SOP harus dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan

14 TIPE SOP 1. SOP Teknis (technical SOP)
Adalah Standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. Pelaksana prosedur (aktor) bersifat tunggal, yaitu satu orang atau satu kesatuan tim kerja; Berisi cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci pelaksanaan pekerjaan. SOP ini biasanya diterapkan dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, antara lain pada bidang pemeliharaan sarana dan prasarana, keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan kepada masyarakat, dan kepegawaian

15 TIPE SOP 2. SOP Administratif (administrative SOP)
Adalah standar prosedur yang disusun bagi jenis pekerjaan yang bersifat administrative, yaitu pekerjaan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau pekerjaan yang melibatkan banyak orang, dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal (tim, panitia). Pelaksana prosedur (aktor) berjumlah banyak (lebih dari satu orang) dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal; Berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan atau langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan pemerintahan, jenis SOP administratif melingkupi pekerjaan yang bersifat makro dan mikro. Yang dimaksud dengan SOP administratif makro adalah SOP administrasi yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro yang melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro yang berisi langkah-langkah pekerjaan yang lebih rinci, sedangkan SOP administrasi yang bersifat mikro adalah SOP administrasi yang merupakan bagian dari SOP administrasi makro yang membentuk satu kesinambungan aktivitas

16 JENIS DAN RUANG LINGKUP SOP:
SOP PELAYANAN PROFESI : SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK KEILMUAN : SOP MENGENAI PROSES KERJA DIAGNOSTIK DAN TERAPI, PENELITIAN, DSB. SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK MANAJERIAL : SOP KEWENANGAN. SOP PELAYANAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI SOP PELAYANAN SOP PELAPORAN SOP PERENCANAAN PROGRAM

17 JENIS SOP SOP Profesi SOP Pelayanan SOP Administrasi

18 SOP PROFESI Memuat proses kerja yg bersifat keilmuan teknis tertentu; Penelitian Dosen, Jadwal Mengajar & profesi lainnya. Contoh : SOP Pengajuan Karya Tulis, SOP Pembuatan Jadwal Perkuliahan, SOP Bimbingan Mahasiswa, SOP Ujian Sekripsi, dll

19 SOP PELAYANAN Memuat proses kerja yg bersifat manajerial/administratif dalam pelayanan Kemahasiswaan & penunjang Kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan langsung kepada Pegawai dan Masyarakat Contoh : SOP Surat Masuk, SOP Kenaikan Pangkat SOP Perencanaan, dll

20 SOP Administrasi Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja Contoh : SOP pendaftaran Mahasiswa, SOP petunjuk teknis penyelenggaraan rapat management, SOP perencanaan program/ proyek/kegiatan, SOP keuangan (billing sysstem, akutansi,dll)

21 FORMAT SOP Sesuai dengan Keputusan menteri agama republik indonesia nomor:168 tahun 2010 Mulai diberlakukan 14 Desember 2010 Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng ketentuan yg berlaku dalam organisasi ybs, kebutuhan organisasi, & atau standar profesi terkait

22 FORMAT SOP: Sederhana: disusun bila suatu pekerjaan hanya terdapat serangkaian langkah-langkah pendek, singkat dan tidak rinci Hirarki : disusun bila suatu pekerjaan terdapat langkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyak keputusan-keputusan yang harus dilakukan. Grafis: prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi. Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerja baik secara fisik maupun logis

23 FORMAT SOP SOP PENERIMAAN SURAT/SURAT MASUK : CONTOH SOP SEDERHANA
PETUGAS MENERIMA SURAT/SURAT MASUK PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI PETUGAS MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA BAGIAN YANG DITUJU

24 FORMAT SOP CONTOH SOP HIRARKHI: SOP SURAT MASUK
PETUGAS MENERIMA SURAT MASUK PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI PETUGAS MENYERAHKAN SURAT KEPADA SEKRETARIS DI BAGIAN SEKRETARIS AKAN MEMBUKA SURAT DAN MENGKLASIFIKASIKAN ISI SURAT UNTUK SURAT TERTUTUP SEKRETARIS TIDAK BERHAK MEMBUKA MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA YANG BERKEPENTINGAN

25 FORMAT SOP CONTOH SOP GRAFIS: SOP SURAT MASUK :

26 CONTOH SOP FLOWCHARTS:
FORMAT SOP CONTOH SOP FLOWCHARTS: SOP SURAT MASUK MENERIMA SURAT MENCATAT MENGKLASIFIKASIKAN MENDISTRIBUSIKAN

27 1. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts
Format SOP 1. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts Format yang dipergunakan dalam SOP Administrasi Pemerintahan hanya format diagram alir bercabang (branching flowcharts) tidak ada format lainnya yang dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya Kementerian Agama memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Oleh sebab itu untuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan

28 2. Simbol-simbol: diagram alir (Flowcharts)
Format SOP 2. Simbol-simbol: diagram alir (Flowcharts) Mulai/Terminator (start/hatl), untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir Kotak/Proses , untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi Belah Ketupat/Decision untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan Simbol Anak Panah/Panah/Arrow untuk mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan) Penguhubung (Connector) Off-Page Connector untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman

29 Format SOP 3. Aktor dipisahkan dari aktivitas Penulisan aktor dalam SOP Administrasi Pemerintahan ini dipisahkan dari aktivitas (kegiatan-kegiatan). Oleh karena itu untuk menghindari repetisi (pengulangan) yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan aktor pelaksana kegiatan dan dipisahkan dalam kolom aktor tersendiri. Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti: menulis laporan; mendokumentasikan surat pengaduan; mengumpulkan bahan rapat; mengirim surat undangan kepada peserta; meneliti berkas, menandatangani draft surat net (konsep final), mengarsipkan dokumen. Penulisan aktor tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan matriks flowcharts

30 Format SOP 4. Dilengkapi Data Identitas, Mutu Baku dan Keterangan SOP Administrasi Pemerintahan yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi disamping matriks flowcharts yang berisi nomor, aktivitas (kegiatan) dan flowcharts, dilengkapi dengan data identitas, mutu baku dan keterangan 5. Format khusus terkait layout penulisan SOP Penulisan SOP pada kertas berukuran A4 (210 x 297 mm) Arah kertas (paper orientation) penulisan tegak (portrait) Jenis huruf adalah Arial dengan ukuran disesuaikan Dokumentasi SOP harus dibuat baik dalam bentuk softcopy, maupun dalam bentuk hardcopy

31 Format SOP 6. Standar mutu output
SOP yang telah disusun perlu dilengkapi dengan standar-standar mutu, baik dilihat dari sisi output yang dihasilkan, waktu penyelesaian, kelengkapan, ketepatan, dan kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan kriteria lainnya. Untuk setiap aktivitas yang dimuat dalam SOP, pemuatan standar-standar mutu ini sangat panting, mengingat setiap prosedur harus memiliki kepastian dalam penyelesaian outputnya dilihat dari kriteria-kriteria sebagaimana disebutkan di atas 7. Standar sarana dan prasarana SOP yang telah disusun juga harus dilengkapi dengan standar sarana dan prasarana yang akan digunakan dalam melaksanakan prosedur-prosedur yang distandarkan. Ketiadaan sarana dan prasarana yang dipersyaratkan dapat mengganggu konsistensi prosedur dan pelayanan

32 Dokumen SOP Dokumen SOP adalah sekumpulan uraian prosedur yang disusun dalam satu buku yang dipergunakan dalam suatu kegiatan tertentu pada satuan organisasi/kerja tertentu. Berdasarkan tingkatannya, dapat dikelompokkan sesuai jenjang penerapan dari SOP yang bersangkutan yaitu mulai dari tingkat eselon I, eselon II, eselon III dan eselon IV Informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain: 1. Halaman Judul Halaman judul disesuaikan dengan kepentingan satuan organisasi/kerja yang menyusun, berisi informasi mengenai: Logo/lambang Kementerian Agama/PTAN; Judul dokumen SOP; Satuan Organisasi; Tahun Pembuatan; Informasi lain yang diperlukan

33 Dokumen SOP Contoh Halaman Judul Dokumen SOP

34 LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN BULELENG Klungkung Kepala Kemenag Kabupaten Klungkung ___________________________ Suryadharma Ali

35 Dokumen SOP 2. Penetapan SOP Keputusan Menteri Agama yang termuat dokumen merupakan bentuk kekuatan hukum pada dokumen SOP 3. Daftar Isi Dokumen SOP Daftar isi dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi yang diperlukan dalam dokumen SOP terkait

36 Dokumen SOP 4. Penjelasan Singkat Penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi pedoman, dokumen SOP memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian penjelasan ini antara lain: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan dibuatnya prosedur dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian Umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan 5. Prosedur-prosedur Sebagai bagian dari dokumen SOP, sebaiknya SOP dibagi ke dalam jenis tertentu, sesuai dengan kebutuhan satuan organisasi/kerja

37 Muatan SOP a. Satuan Kerja/Unit Kerja b. Nomor SOP
nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat a. Satuan Kerja/Unit Kerja nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian Agama b. Nomor SOP tanggal pertama kali SOP dibuat berupa tanggal selesainya SOP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya c. Tanggal Pembuatan tanggal SOP direvisi atau tanggal ditinjau ulangnya SOP yang bersangkutan d. Tanggal Revisi tanggal mulai diberlakukan e. Tanggal Efektif Item pengesahan berisi nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP f. Pengesahan pejabat Satuan Kerja nama prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki g. Nama SOP

38 Muatan SOP h. Dasar Hukum i. Kualifikasi Pelaksana j. Keterkaitan
berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta aturan pelaksanaannya h. Dasar Hukum memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu aktor pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian) bersifat massal untuk semua aktor dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal i. Kualifikasi Pelaksana memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang terkait secara langsung) j. Keterkaitan memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan k. Peralatan dan Perlengkapan

39 Muatan SOP l. Peringatan m. Pencatatan & Pendataan
memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-than) l. Peringatan memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan. Atas dasar formulir ini akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP). Setiap pegawai yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.Yang dimaksudkan pencatatan dalam hal ini adalah berupa dokumen kontrol dari prosedur yang di-SOP-kan, baik buku kontrol, kartu kendali, formulir pengecekan, ataupun check list (daftar simak), seperti: Buku Ekspedisi, Buku Log, Buku Dokumen Kegiatan m. Pencatatan & Pendataan

40 Muatan SOP berupa flowcharts yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan; Uraian Aktivitas yang berisi kegiatan-kegiatan; Pelaksana yang merupakan aktor kegiatan; Keterangan n. Uraian SOP (Prosedur)

41 BENTUK SOP

42 BENTUK SOP Prosedur

43 SOP MENURUT TEKNOLOGI YANG DIGUNAKAN :
MANUAL SOP: DILAKUKAN SECARA MANUAL CONTOH: PENYERAHAN SURAT PELANGGARAN LALU LINTAS, SIDANG PENGADILAN, PENGURUSAN IJIN, DSB. COMPUTERISASI: ONLINE/ MENGGUNAKAN SISTEM SOFTWARE UNTUK MENGATUR ALUR KERJA CONTOH: SISTEM OPERATOR TELEPON, HOTLINE, RESERVASI PENERBANGAN/HOTEL, PEMBAYARAN VIA CREDIT CARD, DSB SEMI KOMPUTERISASI : CAMPURAN ANTARA MANUAL DAN COMPUTERIZED CONTOH: PELAYANAN KTP/SIM/STNK.

44 TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP
Merumuskan tujuan sop/protap Menentukan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan sop/protap: menterjemahkanpolicy/kebijakan dengan maksud untuk : terjaminnya suatu kegiatan pelayanan dan membuat standar kinerja Membuat aliran proses Menyusun prosedur atau pelaksanaan kegiatan

45 TATA CARA PENGELOLAAN SOP
Ketua tim akreditasi  orang yg berwenang utk mengelola SOP Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SOP Buat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan & evaluasi & revisi SOP

46 PERENCANAAN SOP Hal-hal yang perlu diingat : Siapa yang menulis
Bagaimana SOP akan direncanakan & dikembangkan Bagaimana prosedur dapat dikenali Bagaimana memperkenalkan prosedur kepada personil Bagaimana pengendaliannya (nomor, revisi, distribusi)

47 SYARAT PENYUSUNAN SOP Identifikasi kebutuhan  apakah yg digunakan saat ini ada, apakah masih efektif SOP harus ditulis oleh mereka yg melakukan pekerjaan bersama dng pejabat yg memiliki tanggung jawab utama Komitmen terhadap SOP hanya diperoleh dng adanya keterlibatan dlm penyusunan SOP

48 SYARAT PENYUSUNAN SOP Mencatat proses itu sendiri & orang lain disuruh memberi tanggapan Prosedur harus jelas ringkas & dpt dilaksanakan Merupakan flow chart dari suatu kegiatan

49 TATA CARA PENYUSUNAN SOP
Format SOP  menggunakan Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts) Siapa yang menyusun ? Tetapkan siapa yang akan menandatangani dokumen, bila yg menandatangani bukan Direktur agar dibuatkan SK pelimpahan tugas Tetapkan siapa yang akan mengecek dokumen mutu sebelum di tandatangani pimpinan  utk menghindari tumpang tindih dokumen antar unit kerja

50 PENULISAN SOP Untuk memperoleh pengertian yg jelas bagi subyek, penulisan SOP dimulai dng membuat flow chart dari kegiatan yg dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yg menggambarkan langkah penting dari seluruh proses. Penulisan SOP Pada kertas berukuran A4 (210 x 297 mm) Arah kertas (paper orientation) penulisan tegak (portrait) Jenis huruf adalah Arial dengan ukuran disesuaikan

51 SIAPA YANG HARUS MENYUSUN SOP ?
SOP BUKAN PRODUK INDIVIDU TAPI TIM/KELOMPOK YANG MEWAKILI LEMBAGA DIBUAT OLEH MEREKA YANG MEMILIKI PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN YANG CUKUP DALAM BIDANG PEKERJAAN DI LINGKUNGANNYA. SOP DIBUAT UNTUK LINGKUNGAN KERJA TERTENTU. SOP YANG DIBUAT DI SUATU LEMBAGA AKAN BERBEDA DENGAN SOP DI LEMBAGA LAIN

52 KEBERHASILAN PENYUSUNAN SOP
YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN PENYUSUNAN SOP Ada staf yg mampu & mau  aspek pekerjaan & aspek psikologis Ada target waktu  target & jadwal agar disusun & disepakati Ada komitmen pimpinan  dukungan fasilitas & sumber daya lainnya Ada anggaran Ada pemantauan & pelaporan evaluasi kemajuan penyusunan dokumen

53 TATA CARA PENOMORAN Semua SOP harus diberi nomor, tetapkan siapa yang melakukan penomoran  susun tata cara penomoran Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan yang digunakan dalam menyusun SOP  bisa mengikuti tata persuratan Kemenag Kabupaten Klungkung dengan nomor digit Judul & nomor SOP agar dibuatkan indeks Indeks dibuat sentral  buat katalog SOP

54 PENDISTRIBUSIAN SOP Yg dimaksud dng distribusi adalah kegunaan atau usaha menyampaikan SOP kepada seluruh karyawan atau staf yg memerlukan SOP tsb sbg panduan utk melaksanakan pekerjaan Tetapkan penanggung jawab pendistribusian dokumen  sentralisasi atau desentralisasi Jenis SOP yg didistribusikan * SOP hanya utk unit kerja tertentu * SOP utk seluruh unit kerja

55 PENDISTRIBUSIAN SOP SOP yang di lapangan adalah yg berlaku, SOP lama tidak boleh ada di unit kerja lagi tetapi harus disimpan di sekretarist Tim akreditasi/Tata usaha Pendistribusian memakai buku ekspedisi atau dng formulir tanda terima

56 PENYIMPANAN Yg dimaksud dng penyimpanan disini adalah bagaimana SOP tersebut disimpan Tim akreditasi/Tata usaha wajib mempunyai copy dari seluruh SOP yang ada  perlu ada SOP penyimpanan Unit kerja hanya menyimpan SOP yg sah sesuai jenis kegiatan yg saat ini dilakukan  SOP yg sdh tdk dipakai dikembalikan ke Tim akreditasi/Tata Usaha utk disimpan sebagai arsip dng batas waktu yg ditentukan

57 PENYIMPANAN Tetapkan siapa penanggung jawab
penyimpanan  Tim akreditasi atau tata usaha Lama penyimpanan SOP yang sudah tidak berlaku Penyimpanan di unit kerja  diletakkan ditempat yg mudah dilihat, diambil & dibaca oleh pelaksana

58 EVALUASI Tujuan : membudayakan internal audit Evaluasi dilaksanakan
- berkala, maksimal 3 th sekali - sesuai kebutuhan  misal karena ada kesulitan dalam melaksanakan SOP tersebut Tetapkan pelaksana evaluasi  bisa oleh Tim Akreditasi Buat protap tata cara evaluasi SOP Kembangkan format/check list evaluasi Hasil evaluasi  perbaikan/revisi atau pembaharuan SOP

59 PERUBAHAN ATAU REVISI Yg dimaksud dng revisi adalah kegiatan atau usaha utk memperbaiki suatu SOP, yg perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOP Revisi perlu dilakukan bila : * prosedur kerja/urutan kerja tdk sesuai lagi dng keadaan yg ada * adanya perkembangan ilmu & teknologi * adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru Pergantian Kepala Kemenag Kabupaten Kelungkung, SOP tidak perlu direvisi

60 YANG HARUS DIPERHATIKAN :
Sop harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah. Tampilan sop harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat. Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Sop harus tetap mutakhir (up-to-date), harus dievaluasi secara periodik. Disarankan ditinjau minimal setiap satu tahun sekali, untuk bidang kesehatan (clinic) minimal 18 bulan sekali.

61 HAMBATAN PELAYANAN: Sop tidak didokumentasikan/disampaikan kepada masyarakat (hanya diketahui pihak internal) Sop tidak jelas/tidak mudah dipahami Petugas/pejabat berwenang kurang disiplin: Meninggalkan tempat pada jam kerja Beristirahat terlalau lama Lambat dalam melayani (tidak ada target waktu) Orientasi kewenangan yang tidak jelas, khususnya pada situasi tertentu: Cuti Sakit Tidak masuk mendadak Ijin Libur lebaran

62 TERIMA KASIH