PANDUAN PENYUSUNAN SOP

Presentasi berjudul: "PANDUAN PENYUSUNAN SOP"— Transcript presentasi:

1 PANDUAN PENYUSUNAN SOP
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP Joseph Setiawan-Pedoman Penyusunan SOP

2 Tulisan pada Header KETERANGAN LOGO NAMA PERUSAHAAN/ UNIT KERJA
Dibuat oleh: Disetujui oleh: No. Dokumen : Revisi Tanggal Berlaku Halaman KETERANGAN LOGO Kolom “dibuat oleh” diisi oleh nama yang membuat dan paraf NAMA PERUSAHAAN/ UNIT KERJA Kolom “disetujui oleh” diisi oleh nama yang menyetujui dan paraf Kolom “No Dokumen” diisi oleh nomor dokumen NAMA PROSEDUR Kolom “Revisi” diisi oleh jumlah revisi yang telah dilakukan Kolom “Tanggal Berlaku” diisi oleh tanggal Prosedur dilaksanakan Kolom “Halaman” diisi oleh nomor Halaman UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

3 KANTOR DINAS X ADMINISTRASI UMUM PROSEDUR KEARSIPAN
Dibuat oleh: Disetujui oleh: PROSEDUR KEARSIPAN No. Dokumen : PAU-7-03 Revisi : 0 Tanggal Berlaku : 1 Februari 2011 Halaman : 1 dari 14

4 Halaman pertama Berisi lembar Pengesahan, disertai kolom untuk tanda tangan pejabat terkait: DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Diisi Nama Pembuat Diisi Nama dan Jabatan Diisi tanggal

5 SOP KEARSIPAN CONTOH: PROSEDUR KEARSIPAN LEMBAR PENGESAHAN DIBUAT OLEH
PROSEDUR KEARSIPAN DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Asep Suhada Hasan Oki Siddik MBA Kabag Administrasi Umum Robin Suryanto, SE, MM, MBA Kepala Dinas 13 Januari 2011 19 Januari 2011 21 Januari 2011

6 Halaman Selanjutnya Daftar Isi
Daftar Isi merupakan gambaran dari unsur-unsur SOP yang dijelaskan nomor halamannya. Melalui Daftar Isi dapat diketahui apa saja yang dimuat dalam SOP

7 SOP KEARSIPAN CONTOH: UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP

8 Halaman lebih lanjut.... Pendahuluan
Pendahuluan berisi tentang latar belakang mengapa SOP ini disusun Maksud dan Tujuan Menjelaskan untuk apa dan mengapa SOP tersebut disusun Definisi Menjelaskan pengertian-pengertian dari istilah yang dianggap tida lazim atau tidak dikenali secara umum. Tujuannya agar semua pihak yang membaca SOP akan mengetahui artinya UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP

9 SOP KEARSIPAN CONTOH: Pendahuluan Dalam rangka melestarikan rekaman kegiatan perusahaan dan memenuhi kebutuhan informasi bagi perusahaan, dalam jangka waktu tertentu maka diperlukan suatu sistem pengelolaan kearsipan yang sekaligus dapat memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Kegiatan kearsipan di Kantor Dinas X dilaksanakan secara desentralisasi menurut masing-masing departemen namun dikelola menurut standar Kantor Dinas X. Prosedur ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip serta manfaat bagi kelancaran operasi perusahaan, yang meliputi: penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. Dalam SOP ini ditetapkan pula Jadwal Retensi Arsip sehingga seluruh unit kerja baik di pusat maupun cabang memiliki panduan masa wajib pemeliharaan dan penyimpanan arsip serta tata cara pemusnahan arsip.

10 Mewujudkan efisiensi tempat dan ruang penyimpanan.
SOP KEARSIPAN CONTOH: Maksud dan Tujuan Menciptakan kesamaan persepsi dalam menentukan jenis dan macam arsip (klasifikasi). Mewujudkan kemudahan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang tersimpan. Mewujudkan efisiensi tempat dan ruang penyimpanan. Mewujudkan penyaluran dan pemusnahan arsip secara berkala dalam program retensi arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP

11 SOP KEARSIPAN CONTOH: UPM IPDN - Pedoman Penyusunan SOP

12 Berisi dokumen atau sumber yang menjadi rujukan dalam penyusunan SOP
Referensi Berisi dokumen atau sumber yang menjadi rujukan dalam penyusunan SOP Prosedur Operasional Berisi rangkaian aktivitas dari awal hingga akhir yang disusun secara tetap urutannya, karena itu SOP sering pula disebut PROTAP (Prosedur Tetap). Biasanya Prosedur operasional digambarkan dengan Flowchart UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP

13 Kitab Undang-undang Hukum Perdata.
SOP KEARSIPAN CONTOH: Referensi Kitab Undang-undang Hukum Perdata. UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. PP No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mirofilm atau Dokumen lainnya dan Legalisasi. UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP

14 Prosedur Operasional SOP KEARSIPAN CONTOH:
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

15 Berisi Daftar Terkait dengan Prosedur dimaksud
Petunjuk Operasional Menguraikan secara kalimat, Flow Chart yang digambarkan pada Prosedur operasional Daftar Dokumen Berisi Daftar Terkait dengan Prosedur dimaksud Daftar dan Alur Distribusi Memuat Nama atau Unit Kerja terkait dengan SOP yang sedang disusun Lampiran-lampiran Memuat Dokumen/Formulir terkait SOP yang sedang disusun UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

16 Menerima/membuat arsip
Petunjuk Operasional 6.1. Uraian Tugas Unit Kerja Menerima/membuat arsip Menyimpan arsip di follow up file untuk sementara, selama arsip tersebut belum ditindaklanjuti. Dst... SOP KEARSIPAN CONTOH: UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

17 Daftar Dokumen SOP KEARSIPAN CONTOH: NO NAMA DOKUMEN FUNGSI
PENANG-GUNG JAWAB PENANDA TANGAN DISTRIBUSI 1. Daftar Arsip Inaktif Alat kontrol terhadap arsip inaktif yang disimpan di gudang arsip Unit Kerja Unit terkait 2. Surat Tugas Pembentukan Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip Dasar hukum pembentukan tim. President Director (Kantor Pusat) atau Branch Manager (Kantor Cabang) Unit Terkait Tim 3. Berita Acara Pemusnahan Arsip Alat bukti pemusnahan arsip Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip Ketua dan Anggota Tim UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

18 Daftar Alur Distribusi
Seluruh Bagian di Kantor Pusat dan Kantor Cabang SOP KEARSIPAN CONTOH: Dapat juga berupa daftar, seperti: No Departemen/Bagian Personel Tanda Tangan Tanggal 1 Kepala Dinas Kepala Kantor Wakil Kepala Kantor 2 Kepala Bagian Kepala Bagian Adm Umum Kepala Bagian Kepegawaian Kepala Bagian Perlengkapan Kepala Bagian perijinan dst 3 Kepala Urusan Manajer Urusan Kearsipan 4 Staf Staf Administrasi Umum UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP

19 SOP KEARSIPAN CONTOH: UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

20 Making “The Leap” is where you do it every single night
Making “The Leap” is where you do it every single night. It’s expected of you, and you do it Not one game, not two games. It’s consistent Michael Jordan UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP