TATA USAHA KEARSIPAN Moekijat : proses penyusunan & penyimpanan warkat shg warkat tsb dpt diketemukan kembali apbl diperlukan Komaruddin : proses penyusunan.

Presentasi berjudul: "TATA USAHA KEARSIPAN Moekijat : proses penyusunan & penyimpanan warkat shg warkat tsb dpt diketemukan kembali apbl diperlukan Komaruddin : proses penyusunan."— Transcript presentasi:

1 TATA USAHA KEARSIPAN Moekijat : proses penyusunan & penyimpanan warkat shg warkat tsb dpt diketemukan kembali apbl diperlukan Komaruddin : proses penyusunan & penyimpanan warkat asli/copy shgdgn cara itu warkat dpt ditemukan dgn mdh jk diperlukan Segala dokumen yang mempunyai manfaat bagi organisasi sehingga perlu untuk disimpan 4/16/2017 meirinawati 1

2 Jenis-Jenis Arsip 1. Jenis arsip menurut subjek/isinya :
- arsip keuangan - arsip kepegawaian - arsip pemasaran - arsip pendidikan 2. jenis arsip menurut bentuk/wujud : - surat - disket - mikrofilm - pita rekaman - compact disk 4/16/2017 meirinawati 2

3 3. Jenis arsip menurut nilai/kegunaan : - Nilai Informasi (pengumuman)
- Nilai Adm (SK,prosedur kerja) - Nilai Hukum - Nilai Sejarah (lap tahunan) - Nilai Ilmiah (hsl penelt) - Nilai Keuangan (bon penjualan, kuitansi) - Nilai Pendidikan (satpel,karya ilmiah) 4/16/2017 meirinawati 3

4 4. Jenis arsip menurut sifat kepentingan
- arsip esensial (memo,srt undangan) - arsip berguna (srt permohonan cuti, srt pesanan brg) - arsip penting (SK, daftar riwayat hdp, lap keuangan, buku kas) - arsip vital (akte pendirian, buku induk pegawai) 4/16/2017 meirinawati 4

5 5. Jenis arsip menurut fungsi : - arsip dinamis
yang msh dipergunakan scr langsung dlm kegt perkantoran sehari-hari - arsip statis yang sdh tdk dipergunakan scr langsung dlm kegt perkantoran sehari-hari 4/16/2017 meirinawati 5

6 6. Jenis arsip menurut tempat/tingkat pengelolaan - arsip pusat
- arsip unit 7. Jenis arsip menurut keasliannya - arsip asli - arsip tembusan - arsip salinan - arsip petikan 4/16/2017 meirinawati 6

7 SISTEM KEARSIPAN 1. Pengarsipan berdasar beberapa aspek :
a. Penyimpanan scr alfabet : arsip disimpan mnrt abjad nama orang/orgs dengan berpedoman pada peraturan indeks 4/16/2017 meirinawati 7

8 Beberapa aturan dalam mengindeks
Nama biasa, yi tdk termasuk gol nama keluarga/marga/baptis, mk diindeks sebagaimana nama itu ditulis Contoh: Sifa Fatmawati diindeks S Ria Kusuma diindeks R 4/16/2017 meirinawati 8

9 George R. Terry diindeks T John Kennedy diindeks K
Nama perseorangan yg memakai nama keluarga, mk unit pertama adl nama keluarga Contoh: George R. Terry diindeks T John Kennedy diindeks K David Beckham diindeks B 4/16/2017 meirinawati 9

10 Nama perseorangan memakai nama marga mk unit pertama adl nama marga
Contoh: Paolo Maldini diindeks M Haris Nasution diindeks N 4/16/2017 meirinawati 10

11 Franciscus Suherman diindeks S Antonius Sunomo diindeks S
Nama perseorangan yg memakai nama baptis, mk yang dipakai adl nama aslinya Contoh : Franciscus Suherman diindeks S Antonius Sunomo diindeks S Cecilia Yuliana diindeks Y 4/16/2017 meirinawati 11

12 Nama perseorangan yang disingkat maka yg dipakai nama jelasnya
Contoh: Sambas A.M. diindeks S I. Rudianti diindeks R 4/16/2017 meirinawati 12

13 Ny. Ike Sugondo diindeks S Ny. Nanik Herlambang diindeks H
Nama wanita yg diikuti nama suaminya maka yg digunakan adl nama suaminya Contoh: Ny. Ike Sugondo diindeks S Ny. Nanik Herlambang diindeks H Ny. Tien Soeharto diindeks S 4/16/2017 meirinawati 13

14 Raden Mas Bambang Sudarman diindeks B Ir. Yanuar Budiman diindeks Y
Nama perseorangan yg memakai gelar (gelar adat, keagamaan,kesarjanaan, kepangkatan) mk gelat tdk diperhatikan dan nama diindeks sesuai aturan dgn peraturan mengindeks Contoh: Raden Mas Bambang Sudarman diindeks B Ir. Yanuar Budiman diindeks Y 4/16/2017 meirinawati 14

15 Lembaga Administrasi Negara diindeks A
Nama instansi pemerintahan yang diutamakan adl kata pengenal yang terpenting dr nama instansi,sedangkan bentuk orgs dijadikan sbg unit terakhir Contoh: Lembaga Administrasi Negara diindeks A Departemen Pendidikan nasional diindeks P 4/16/2017 meirinawati 15

16 Kota Surabaya diindeks S Kabupaten Magetan diindeks M
Pada bbrp instansi pemerintahan atau nama/wilayah yg diutamakan adl nama tempat/daerah Contoh: Kota Surabaya diindeks S Kabupaten Magetan diindeks M Kota Bandung dioindeks B 4/16/2017 meirinawati 16

17 Nama kantor/orgs yg sering disingkat & sudah populer dgn nama singkatnya tdk perlu dipanjangkan dan diindeks dr nama singkatnya Contoh: Pertamina diindeks P MPR diindeks M Telkom diindeks T 4/16/2017 meirinawati 17

18 Rumah Sakit Dr. Sutomo diindeks S Rumah Sakit Hasan Sadikin diindeks H
Nama perusahaan dan yayasan yg menggunakan nama orang sbg salah satu unit dr nama itu, mk yg dijadikan unit pertama adl nama orangnya dan nama org tsb diindeks sesuai dgn peraturan mengindeks Contoh: Rumah Sakit Dr. Sutomo diindeks S Rumah Sakit Hasan Sadikin diindeks H 4/16/2017 meirinawati 18

19 Hotel Panghegar diindeks P Bank BNI 46 diindeks B
Nama perusahaan yg dijadikan unit pertama adl kata-kata pengenal yg terpenting dr nama perusahaan tsb dan bentuk perusahaannya dipakai sbg unit terakhir Contoh: Hotel Panghegar diindeks P Bank BNI 46 diindeks B 4/16/2017 meirinawati 19

20 Persatuan Wartawan Indonesia diindeks W
Nama organisasi, badan sosial dan sejenisnya yg dijadikan unit pertama adl kata pengenal yg terpenting dr nama orgs tsb dan bentuk orgsnya dijadikan sbg unit terakhir Contoh: Persatuan Wartawan Indonesia diindeks W Ikatan Dokter Indonesia diindeks D 4/16/2017 meirinawati 20

21 b. Penyimpanan mnrt pokok soal :. arsip disimpan mnrt pokok soal
b. Penyimpanan mnrt pokok soal : arsip disimpan mnrt pokok soal yang menjadi isi arsip kemudian diurut scr alfabet misal : Alat kantor Asuransi bangunan Cuti 4/16/2017 meirinawati 21

22 c. Penyimpanan mnrt wilyh geografis :
arsip disimpan mnrt urutan abjad nama tempat/wilayah tertentu d. Penyimpanan mnrt nomor : arsip disimpan mnrt urutan nomor dr yang terkecil hingga yang terbesar Sistem nomor persepuluhan/sistem klasifikasi persepuluhan Dewey e. Penyimpana scr kronologis : arsip disimpan mnrt urutan tanggal yang tercantum dlm surat 4/16/2017 meirinawati 22

23 2. Pengarsipan dgn Buku Agenda
Data penting perihal srt msk dan srt keluar dicatat dlm suatu buku dan diberi nomor urut Satu buku agenda digunakan 1 thn Bk agenda dilengkapi kartu agenda yi lembaran kartu yang memuat srt msk/srt keluar 4/16/2017 meirinawati 23

24 Macam Buku Agenda Buku Agenda Tunggal
mencatat srt msk dan srt keluar sekaligus dgn nomor berurutan Buku Agenda Berpasangan mencatat srt msk di hal kiri dan srt keluar pd hal kanan dgn nomor urut sendiri Buku Agenda Kembar 2 buku msg-msg khusus srt msk atau srt keluar saja 24 meirinawati 4/16/2017

25 3. Pengarsipan Kartu Kendali
Semua surat perlu diklasifikasikan sebagai surat biasa/rutin, surat penting dan surat rahasia 4/16/2017 meirinawati 25

26 Manfaat Kartu Kendali Krn dibuat rangkap 3 mk dpt mengurngi pencatatan berulang2x dan berbeda2 Dpt membedakan srt biasa,srt penting dan srt rahasia Mempermdh tt cara penyusutan arsip yang ada pd unit pengolah,mempermdh pelaks inventarisasi arsip,penataan arsip dan penilaian arsip u/ keperluan pemusnahan Berbentuk lembaran mk lbh mdh diatur cra penyimpanannya 4/16/2017 meirinawati 26

27 Perlengkapan Kearsipan
1. Map, yaitu lipatan karton dengan helai-helai penutup pada ketiga sisinya, biasanya digunakan untuk menyimpan arsip. Macam map: Map biasa disebut stopmap/stofmap dikenal stopmap folio. Stopmap tali disebut stopmap portapel yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya Map jepitan disebut snelhecter, adalah map yang dilengkapi dengan penjepit arsip dari logam Briefordner atau ordner map tebal dilengkapi penjepit logam melengkung shg bisa memuat byk arsip 4/16/2017 meirinawati 27

28 2. Folder (dgn tab) : lipatan karton u/ menyimpan arsip biasanya dilengkapi tab yaitu sisi folder yang menonjol u/ menempatkan kode 3. Guide : lembaran berfungsi pembatas folder sekaligus pedoman klasifikasi arsip dlm laci arsip 4. Lemari arsip :lemari yang terbuat dari kayu atau dari baja/besi yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip. 4/16/2017 meirinawati 28

29 Filing Cabinet disebut juga file cabinet, adalah lemari arsip yang terdiri dari laci- laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal Berkas Kotak (Box File), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat, kartu indeks, kartu peminjaman arsip dan sebagainya Rak Arsip, adalah sejenis lemari tetapi tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari berbagai keping papan, 4/16/2017 meirinawati 29

30 Baki Surat (Letter tray), adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja Rotary Filing, adalah peralatan yang berbentuk bundar serta dapat berputar yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama berupa kartu) 4/16/2017 meirinawati 30

31 4/16/2017 meirinawati 31

32 Pemeliharaan Arsip Usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tdk rusak selama masih mempunyai nilai guna Penyebab kerusakan arsip : - faktor intrinsik : penyebab kerusakan yg berasal dr benda arsip sendiri - faktor ekstrinsik : penyebab kerusakan yg berasal dr luar benda arsip yakni : * lingkungan fisik * organisme perusak * kelalaian manusia 4/16/2017 meirinawati 32

33 Usaha Pencegahan Kerusakan :
- Faktor intrinsik : bahan bermutu baik agar awet - Faktor ekstrinsik : ruangan penyimpanan arsip hrs dibangun dan diatur sebaik mungkin : a. lokasi ruang/gedung arsip b. konstruksi bangunan tdk menggunakan kayu yg langsung menyentuh tanah c. ruangan dgn temperatur dan penerangan baik d. ruangan hrs bersih dr debu, sisa makanan, puntung rokok, kertas bekas 4/16/2017 meirinawati 33

34 Perawatan Arsip Ialah :
usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah 4/16/2017 meirinawati 34

35 Pengamanan Arsip Usaha penjagaan agar benda arsip tdk hilang dan agar isi/informasinya tdk sampai diketahui oleh orang yg tdk berhak Usaha pengamanan dgn cara : * petugas arsip betul2 org yg dpt meyimpan rahasia * hrs dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip * diberlakukan larangan bg semua org selain petugas arsip u/ mengambil arsip dr tempatnya * arsip diletakkan pd tempat yg aman dr pencuri 4/16/2017 meirinawati 35

36 Penyusutan Arsip Tindakan membuang arsip yang tidak berguna / penghapusan arsip penentuan retensi (jadwal retensi) yaitu suatu daftar yang memuat kebijakan ttg seberapa jauh/seberapa lama arsip dapat disimpan/dimusnahkan 4/16/2017 meirinawati 36

37 Tahap Penyusutan Arsip
Penilaian arsip : 1. Arsip Vital (persentase nilai 90 – 100) Arsip tergolong arsip statis sehingga tidak bisa dimusnahkan dan disimpan selamanya. 2. Arsip penting (persentase nilai 50 – 89) Arsip ini disimpan pada arsip aktif selama lima tahun dan pada arsip in-aktif selama 25 tahun 4/16/2017 meirinawati 37

38 3. Arsip berguna (persentase nilai 10 – 49)
Arsip ini disimpan pada arsip aktif selama dua tahun dan pada arsip in- aktif selama sepuluh tahun 4. Arsip tidak berguna (persentase nilai 0 – 9) Arsip ini disimpan paling lama tiga bulan pada arsip aktif. 4/16/2017 meirinawati 38

39 Metode Kearsipan Metode Horisontal
suatu metode kearsipan dimana dokumen ditaruh yg satu diatas yg lain dlm laci. Metode Vertikal suatu metode kearsipan dimana dokumen ditaruh yg satu dibelakang yg lain menurut urutan klasifikasi yg diambil 4/16/2017 meirinawati 39

40 Arsip Terpusat derajat kedalaman
Semua/sebagian besar arsip tetap dikelola departemen, ttp arsip diawasi oleh dan mempunyai staf dr sentral (pusat) Semua arsip u/ kepentingan umum disimpan terpusat, sdgkan yg murni kepentingan depart disimpan o/ depart ybs. Semua arsip (tampa kecuali) disimpan dlm satu tepmat (pusat) 4/16/2017 meirinawati 40

41 Penilaian Arsip Ukuran bernilai/tidak suatu arsip dapat dinyatakan dgn patokan angka pemakaian Persentase = jumlah permintaan srt x 100 % pemakaian jumlah srt dlm arsip 4/16/2017 meirinawati 41

42 Apabila ratio < 5 %, maka arsip termasuk dalam kategori arsip in- aktif.
Rasio arsip aktif sekitar 15 – 20 %. Dalam arti arsip dikatakan baik apabila persentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15 %), masih mempunyai nilai guna, masih membantu jalannya instansi atau perusahaan. 4/16/2017 meirinawati 42

43 Angka = jml arsip yg tdk ditemukan x 100 %
Kecermatan jml arsip yg dpt ditemukan Semakin tinggi angka kecermatan, berarti semakin buruk penyelenggaraan arsipnya. 4/16/2017 meirinawati 43

44 Untuk sistem penyimpanan yang sempurna, rasio kecermatan tidak lebih dari 0,5 %.
Angka 3 % merupakan patokan umum untuk menentukan baik tidaknya penyelenggaraan arsip 4/16/2017 meirinawati 44

45 Pemindahan Arsip Kegiatan memindahkan arsip dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena tdk atau jarang sekali dipergunakan dlm kegt sehari-hari Kegiatan memindahkan arsip yg telah mencapai jangka waktu atau umur ttt ke tempat lain (gudang arsip) 4/16/2017 meirinawati 45