Andi Dwi Riyanto, S.Kom.,M.Kom Rizal Krisdiyanto, S.Kom

Presentasi berjudul: "Andi Dwi Riyanto, S.Kom.,M.Kom Rizal Krisdiyanto, S.Kom"— Transcript presentasi:

1 Andi Dwi Riyanto, S.Kom.,M.Kom Rizal Krisdiyanto, S.Kom
Materi Kuliah [02] Enterprice Resource Management Pengembangan ERP Sistem Informasi STMIK AMIKOM Purwokerto 2015 Andi Dwi Riyanto, S.Kom.,M.Kom Rizal Krisdiyanto, S.Kom ERM 2015

2 Evolusi SI Pada awalnya Sistem Informasi hanya mendukung aktivitas pada satu area fungsional pada bisnis (marketing information system, production information system). Masing-masing memiliki hardware, software, dan metode pengolahan data dan informasi yang dikenal dengan istilah Silo. Masalah yang timbul: 1. Duplikasi biaya untuk penginputan 2. Tingkat kesalahan yang lebih tinggi 3. Keterlambatan update informasi 4. Format penyimpanan yang berbeda-beda

3 Evolusi ERP Evolusi sebagai hasil dari: 1. Kemajuan teknologi hardware dan software (tenaga komputasi, memori, dan komunikasi). 2. Perkembangan visi untuk sistem informasi terintegrasi. 3. Reenginering dari perusahaan untuk beralih dari fokus fungsional kepada fokus proses bisnis.

4 Perkembangan Hardware
Awal tahun 60-an adalah mainframe, yang mengubah cara melakukan bisnis, tetapi tidak cukup kuat untuk integrasi, dan realtime data untuk keputusan bisnis. Sesuai dengan hukum Gordon Moore bahwa jumlah transistor didalam chip akan meningkat dua kali lipat dalam 24 bulan, sehingga compute semakin cepat dan semakin kecil.

5 Perkembangan Software
Perkembangan software mengambil manfaat dari perkembangan hardware seperti: 1. RDBMS pada tahun 70-an yang menyediakan kemampuan penyimpanan, pengambilan, dan analisa data dalam volume besar. 2. Software spreadsheet pada tahun 80-an yang menjadi tool bisnis fundamental hari ini, dengan spread sheet manager dapat melakukan analisa bisnis yang kompleks tanpa membutuhkan programer untuk membuat program aplikasi.

6 Upaya Berbagi Sumber Daya
Perkembangan teknologi komunikasi memperbolehkan pemakai untuk berbagi data dan peralatan pada LAN yang melahirkan arsitektur client-server. Server menjadi semakin kuat dan murah dan menyediakan skalabilitas. Skalabilitas berarti suatu perangkat dapat ditambah perangkat baru untuk meningkatkan kemampuan.

7 Manufakturing Merupakan Akar dari ERP
Konsep dari sistem informasi terintegrasi mengambil bentuk dari lantai pabrik. Software manufacturing berkembang pada awal an, berevolusi dari: 1. Inventory Tracking System 2. Material Requirement Planning 3. Electronic Data Interchange (EDI)

8 MRP & EDI MRP adalah metodologi penjadwalan produksi yang menentukan waktu dan kuantitas dari produksi, purchase order yang dilepas untuk memenuhi master production schedule (MPS). MRP memungkinkan manajer pabrik untuk merencanakan produksi dan kebutuhan bahan baku secara backward dari peramalan penjualan. Forecasting dilakukan berdasarkan data Demand Customer oleh Marketing dan Sales, dan dilakukan penjadwalan produksi untuk memenuhi demand, kebutuhan bahan baku, dan proyeksi biaya untuk bahan baku. Pada perusahaan dengan banyak produk, bahan baku, dan sumber daya produksi yang dipakai bersama, adalah sulit dilakukan tanpa bantuan komputer. Proses dilakukan pada Main Frame, dan menghasilkan data untuk bagian pembelian yang dilewatkan dengan EDI kebagian SCM.

9 Arah menuju kepada Adopsi ERP
Krisis ekonomi di Amerika akhir 1980-an dan awal 1990-an menyebabkan banyak perusahaan mengurangi ukuran dan melakukan reorganisasi. Model organisasi functional efektif untuk pasar yang memiliki persaingan terbatas. Model bisnis functional menunjukan terjadinya Silo, dimana membatasi pertukaran informasi pada level dibawah. Pertukaran informasi dilakukan oleh level atas.

10 Arah menuju kepada Adopsi ERP
Persaingan membutuhkan kecepatan dan fleksibilitas didalam pengambilan keputusan pada tahun 1990-an yang tidak dapat diimbangi dengan model functional, sehingga lahirlah model process dimana infomasi mengalir secara horizontal dan vertikal sejalan dengan aliran barang dan produk.

11 Perkembangan Software ERP
Lima system Analis IBM mendirikan SAP (System Analyst and Program Development) untuk mengembangkan standard sistem informasi, dan data tersedia realtime, sehingga user dapat bekerja didepan layar daripada volume cetak yang tinggi. Kontrak pertama mereka adalah dengan ICI untuk mengembangkan material dan logisctics management system. Pada ICI juga dikembangkan software paket pertama mereka yaitu R dan RF (realtime financial accounting), dan R/1 pada 1980-an. Tahun 1982 dikeluarkan software paket R/2, penjualan mereka meningkat, dan bergerak kepasar internasional, sehingga ditambahkan bahasa, multi currency, dan aturan pajak. Pada tahun 1988, SAP mendirikan beberapa cabang diluar negeri, dan bekerjasama dengan perusahaan konsultan Arthur Andersen, dan menjual 1000 system. SAP berubah menjadi SAP AG, sebuah perusahaan publik.

12 SAP R/3 Sistem SAP sebelumnya dikembangkan diatas Mainframe, pada tahun 1988, SAP menyadari potensi dari arsitektur Client Server dan memulai mengembangkan sistem R/3. Versi R/3 pertama dilepas taubn Permasalahan Y2K menjadi peluang bagi ERP, karena perusahaan dihadapkan pada mempertahankan software lama (angka tahun dua digit) dengan mengaji programmer melakukan koreksi atau beralih ke software ERP yang bebas masalah Y2K ditambah dengan keunggulan integrasi proses. Pada tahun 2000, SAP AG memiliki karyawan di 50 negara dengan 10 juta pemakai pada instalasi.

13 Pesaing SAP PeopleSoft Oracle Microsoft Dynamic

14 Pertanyaan Strategy Terkait Marketing
What product should we produce? How much of each product should we produce? How can we best promote and advertise our products? How should we distribute our products for maximum customer satisfaction? What proce should we charge for our product?

15 Sales Process

16 Sales Quotations and Orders
Sales Quotations, penawaran harga kepada customer. Sales Orders, pesanan penjualan dari customer. Hal yang perlu diperhatikan: 1. Pemberian Diskon 2. Order tidak langsung dilakukan setelah Quotations diberikan. 3. Pertanyaan terkait dengan tanggal pengiriman pada saat customer mau melakukan Order. 4. Posisi Credit Limit customer Departemen apa saja yang terlibat?

17 Order Filing Departemen apa saja yang terlibat?
Packing list dan shipping labels dicetak pada departemen sales dan diberikan kepada bagian warehouse untuk dilakukan picking, packing dan delivery. Hal yang perlu diperhatikan: 1. Customer menginginkan partial shipment terhadap apa yang tersedia, dan sisanya sebagai backorder. 2. Customer hanya membeli apa yang tersedia, sisanya dibatalkan, dan dibuka order baru. 3. Customer bersedia menunggu sampai seluruh order terpenuhi untuk menghemat biaya pengiriman. Departemen apa saja yang terlibat?

18 Accounting and Invoicing
Data dari sales order akan menjadi dasar untuk pembuatan invoice. Kadang-kadang koreksi terhadap invoice diperlukan terkait dengan partial shipment ataupun perubahan lainnya terkait dengan perubahan pada sales order.

19 Payment and Returns Customer yang membayar dibawah 10 hari mendapat diskon 2 persen. Nota Debit dari customer terkait dengan retur, maupun klaim produk cacat juga perlu menjadi perhatian.

20 Sales and Distribution pada ERP
Sistem ERP dapa meningkatkan proses terkait dengan sales order process, karena menggunakan database terpusat, sehingga dapat mengurangi tingkat kesalahan entri, dan meningkatkan akurasi informasi secara realtime bagi semua user. Sistem ERP juga dapat melakukan track terhadap seluruh transaksi seperti (invoice, packing list, RMA Number, dan pembayaran) RMA = Return Merchandise Authorization.

21 Event pada SAP ERP Presales activities Sales order processing
Inventory sourcing Delivery Billing Payment

22 Presales Activity Langkah pertama pada SAP ERP sales and distribution process adalah presales activities. Customer dapat bisa mendapatkan penawaran harga melalui inquiry ataupun quotation. Beda inquiry dengan quotation, quotation sifatnya tertulis dan mengikat untuk suatu jangka waktu tertentu. Inquiry sekedar penawaran harga, dan tidak ada ikatan. Aktifitas presales juga meliputi kegiatan marketing seperti menghubungi customer melalui telepon, kunjungan, dan surat-menyurat.

23 Sales Order Processing
Sales order processing adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan untukmencata sales order. Pada sales order processing dicatat item yang dipesan, harga jual, dan kuantitas. Diskon dapat didefinisikan meurut jumlah kuantitas, produk dan customer. Saat order processing, dilakukan pemeriksaan tabel AR untuk konfirmasi credit customer. Nilai order dijumlahkan dengan saldo kredit dan dibandingkan dengan credit limit customer. Jika kredit tidak mencukupi sistem akan menolak order.

24 Inventory Sourcing Ketika pencatatan order, sistem memeriksa catatan persediaan dan catatan perencanaan produksi apakah material tersedia dan dapat dikirim pada tanggal yang diinginkan konsumen, Available-to-Promise (ATP) termasuk juga waktu pengiriman, perlu diperhatikan akhir minggu dan liburan. Sistem dapat juga merekomendasikan penambahan pada rencana produksi jika terjadi kekurangan. Order dicatat sebagai terbuka.

25 Delivery Delivery berarti melepas dokumen kepada warehouse untuk melakukan picking, packing, dan pengiriman order (daripada pengertian tradisional pengiriman barang). Proses pengiriman dibuat sehingga aktivitas warehouse dapat efisien (seperti kombinasi order yang sama untuk picking, pengelompokan order berdasarkan metode dantujuan). Dokumen picking, packing, dan shipping akan ditransfer ke Module Materials Management, sehingga aktifitas picking, packing, dan shipping dapat dilakukan.

26 Billing Selanjutnya sistem membuat invoice berdasarkan data sales order kedalam dokumen invoice. Accounting mencetak dan mengirim kepada customer. Catatan Accounting diperbaharui pada titik ini untuk mencatat penjualan (Debit AR, dan Kredit Sales), selanjutnya catatan account terupdate secara otomatis.

27 Payment Ketika customer melakukan pembayaran, pembayaran dicatat pada sistem ERP (Debit Cash, dan Kredit AR).

28 Sekian & Terima Kasih