Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

WORKSHOP Slide 2 Agenda Pelatihan Materi Sistem Dokumentasi Program Audit Daftar Pertanyaan Pelaksanaan Audit Investigasi Audit Pelaporan Audit Latihan.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "WORKSHOP Slide 2 Agenda Pelatihan Materi Sistem Dokumentasi Program Audit Daftar Pertanyaan Pelaksanaan Audit Investigasi Audit Pelaporan Audit Latihan."— Transcript presentasi:

1

2 WORKSHOP

3 Slide 2 Agenda Pelatihan Materi Sistem Dokumentasi Program Audit Daftar Pertanyaan Pelaksanaan Audit Investigasi Audit Pelaporan Audit Latihan Program Audit Daftar Pertanyaan Simulasi Pertemuan Pembukaan (Opening Meeting) Simulasi Pertemuan Penutupan (Closing Meeting)

4 Slide 3 Tujuan Audit untuk melihat kesesuaian implementasi SMM terhadap persyaratan standar ISO 9001:2008 untuk menentukan efektifitas dari implementasi ISO terhadap tujuan Sekolah untuk mengidentifikasi area-area yang perlu diperbaiki dalam manajemen Sekolah

5 Slide 4 3. Instruksi Kerja (SOP) 1.Pedoman Mutu/ Manual Mutu 2. Prosedur Mutu sistem Prosedur Mutu Proses 4. Catatan Mutu Dokumen yang diaudit

6 Slide 5 Fungsi-fungsi dalam Audit Internal Manajemen Penanggung jawab (WMM) Auditor Ketua Tim Auditor Auditee

7 Slide 6 Tanggung Jawab Manajemen Menunjuk penanggung jawab program audit (WMM) Memberi wewenang untuk merencanakan audit internal kepada penanggung jawab Menyelesaikan masalah yang menyangkut kebijakan Menyediakan sumber daya

8 Slide 7 Penanggung jawab Program Audit Internal/WMM Membuat rencana audit internal Memilih, melatih dan membuat kualifikasi untuk auditor internal Menunjuk Tim Audit Memonitor dan memastikan pelaksanaan audit internal Memelihara catatan audit internal Melaporkan hasil audit pada saat rapat tinjauan manajemen

9 Slide 8 Tugas Lead Auditor Mengatur semua proses audit Membantu menunjuk anggota tim audit Memimpin pertemuan pembukaan Memimpin pelaksanaan audit Mempresentasikan hasil audit Memimpin pertemuan penutupan Membuat laporan hasil audit

10 Slide 9 Tugas Auditor Bekerjasama dan membantu Lead Auditor dalam melaksanakan audit Melaksanakan audit sesuai dengan standar dan ruang lingkup yang ditetapkan Mempersiapkan dokumen dan pendukung Menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi yang penting

11 Slide 10 Auditee Koordinasi dengan Tim Audit tentang jadual audit internal Menjamin kehadiran personel yang relevan Menyediakan fasilitas yang diperlukan Menindaklanjuti hasil audit dengan tindakan perbaikan Mendokumentasikan hasil audit serta tindakan perbaikan yang diperlukan

12 Slide 11 Penunjukkan Auditor Auditor tidak boleh mengaudit departemennya sendiri atau pekerjaannya yang menjadi tanggung jawabnya Auditor harus memiliki: PengetahuanKetrampilanKepribadianPendidikanPelatihanPengalaman

13 Slide 12 Pengetahuan Prosedur, alat dan metodologi audit Dokumen sistem manajemen Situasi sekolah atau bagian yang diaudit Perundang-undangan, peraturan dan persyaratan lainnya yang relevan

14 Slide 13 Ketrampilan VERBAL VERBAL Cara bertanya dan intonasi suara Kejelasan pertanyaan Kejelasan tutur kata Level komunikasi NON VERBAL NON VERBAL Roman muka Body language Penempatan diri

15 Slide 14 Kepribadian ETIS -

16 Slide 15 Pendidikan, Pelatihan & Pengalaman Rekomendasi

17 Slide 16 Pelaksanaan Audit Pertemuan pembukaan Pelaksanaan audit Pertemuan penutup

18 Slide 17 Pertemuan Pembukaan Opening Meeting Memperkenalkan Tim Auditor Menjelaskan Tujuan Audit, Standar dan Metode yang digunakan serta Ruang Lingkup Audit Konfirmasi Jadwal Audit Konfirmasi Auditee per bagian Memberikan penjelasan kepada Auditee tentang hal-hal yang masih dipertanyakan

19 Slide 18 Pelaksanaan Audit Menggunakan checklist yang telah dipersiapkan Melakukan audit berdasarkan pada jadwal yang telah ditentukan Menggunakan Teknik Audit dan Metode Audit

20 Slide 19 Teknik Audit Klarifikasi atas pernyataan auditee yang kurang jelas Wawancara dengan menggunakan kata tanya 5 W dan 1 H ObservasiVerifikasi Pengambilan contoh secara acak

21 Slide 20 Teknik Bertanya 5W dan 1H Apa?Mengapa?Kapan?Siapa? Di mana? Bagaimana?Tunjukkan?

22 Slide 21 Keterampilan Audit Bertanya Secara Efektif Mengamati/MendengarMelakukan Pemeriksaan

23 Slide 22 Kode Etik Auditor Yang Harus Dilakukan : Menjaga kerahasiaan Auditee Bersikap netral Selalu positif thinking Mendengar penjelasan Auditee Sopan santun dan ramah Melaporkan hasil audit berdasarkan fakta Yang Tidak Boleh Dilakukan : Menekan Auditee dengan jabatannya Mengadu domba antar Auditee Mengejek, melecehkan Auditee Emosi, lepas kendali, berkata kasar, memaki

24 Slide 23 Rapat Penutupan Mengucapkan terima kasih Mengkonfirmasi lingkup audit yang sudah dilaksanakan Menyampaikan hasil audit Menentukan waktu penyelesaian tindakan perbaikan Memberi kesempatan untuk bertanya

25 Slide 24 Pelaporan Audit Laporan audit meliputi: Ruang lingkup dan sasaran audit Jadwal audit Anggota tim audit Auditee Identifikasi dokumen rujukan terhadap audit yang dilakukan Observasi audit dengan bukti pendukung Ketidaksesuaian Kesimpulan/keputusan audit Rekomendasi pada tindak lanjut atau verifikasi pada audit berikutnya

26 Slide 25 Kategori Temuan Audit Ketidaksesuaian Minor :  Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan dalam sistem manajemen mutu (mis : prosedur kerja atau instruksi Kerja) dengan pelaksanaan di lapangan  Bila salah satu dari persyaratan pada standar ISO 9001:2000 tidak konsisten diterapkan Ketidaksesuaian Major :  Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi tertentu sehingga dapat disimpulkan adanya sistem yang Total Breakdown  Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan

27 Slide 26 Distribusi Laporan Audit Top Manajemen Anggota tim tinjauan manajemen Tim audit dan auditee Personel yang bertanggung jawab untuk tindakan perbaikan

28 Terima Kasih


Download ppt "WORKSHOP Slide 2 Agenda Pelatihan Materi Sistem Dokumentasi Program Audit Daftar Pertanyaan Pelaksanaan Audit Investigasi Audit Pelaporan Audit Latihan."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google