Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: DFD Deskripsi Materi: Konsep dasar teknik dokumentasi Konsep dasar DFD Simbol-simbol DFD Batasan-batasan DFD.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: DFD Deskripsi Materi: Konsep dasar teknik dokumentasi Konsep dasar DFD Simbol-simbol DFD Batasan-batasan DFD."— Transcript presentasi:

1 Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: DFD Deskripsi Materi: Konsep dasar teknik dokumentasi Konsep dasar DFD Simbol-simbol DFD Batasan-batasan DFD Levelisasi DFD

2 Pendahuluan Dokumentasi mencakup siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana: Memasukkan data (Data entry) Memproses data (Processing) Penyimpanan data (Storage) Output informasi (Information output) Pengendalian sistem (System controls)

3 Pendahuluan Bagaimana akuntan menggunakan dokumentasi? Pada tingkat minimum, mereka membaca dokumentasi untuk memahami bagaimana kerja sistem Untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan dari pengendalian internal Untuk menentukan apakah sistem yang diajukan sesuai dengan kebutuhan pengguna dll

4 Pendahuluan - Pada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi yang sering digunakan, yaitu: Data flow diagrams Menggambarkan secara grafis aliran (sumber-tujuan) data dalam suatu organisasi. DFD menunjukkan : Dari mana data tersebut berasal Bagaimana aliran datanya Proses yang merubah data tersebut Kemana data tersebut setelah diproses

5 Pendahuluan - Pada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi yang sering digunakan, yaitu: Data flow diagrams Flowcharts Teknik analisa yang digunakan untuk menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Flowchart dibagi menjadi 3, yaitu: Document flowcharts menggambarkan aliran dokumen dan informasi antara departemen-departemen atau unit-unit. System menggambarkan hubungan antara input, pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem informasi Program flowcharts menggambarkan urutan pengoperasian secara logis yang dilakukan komputer saat menjalankan sebuah program

6 Pendahuluan Alat-alat dokumentasi ini membantu akuntan dengan cara: Mengorganisir sistem yang kompleks kedalam suatu formulir yang dapat dibaca dengan mudah Membantu anggota baru untuk memahami sistem yang sudah ada

7 Pendahuluan Data flow diagram fokus pada aliran logis dari data Flowcharts, lebih menekankan pada detail fisik

8 DATA FLOW DIAGRAMS A data flow diagram (DFD) menggambarkan secara grafis aliran data dalam suatu organisasi. Digunakan untuk : Mendokumentasikan sistem yang sudah ada Merencanakan dan mendesain sistem baru DFD terdiri dari 4 elemen dasar, yaitu: Sumber dan tujuan data Arus data Proses transformasi Penyimpanan data

9 Contoh DFD: Customer 1.0 Process Payment 2.0 Update A/R Credit Manager Bank Accounts Receivable Customer payment Remittance data Receivables Information Deposit

10 Simbol DFD

11 DFD: Sumber & Tujuan Data Diwakili oleh bujur sangkar Dapat berupa orang, organisasi atau unit-unit dalam organisasi yang mengirimkan data atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh suatu sistem Tujuan data disebut juga sebagai kotak penampungan data (data sink) Biasanya menggunakan kata benda, misal: pelanggan, bank, manajer kredit, dll Customer

12 DFD: Arus Data Diwakili oleh tanda panah Menggunakan kata benda Mewakili arus data antara pemprosesan, penyimpanan, serta sumber dan tujuan data Arus data dapat pula digunakan untuk pembuatan, pembacaan, penghapusan, atau pembaruan data dalam suatu file atau database (penyimpanan data) Anak panah arus data harus diberi nama untuk menunjukkan jenis data yang lewat. Jadi pembaca mengetahui dengan tepat informasi apa yang mengalir

13 DFD: Arus Data Jika arus data terjadi dua arah, maka digunnakan tanda panah kedua arah Update Receiv- ables General Ledger

14 DFD: Arus Data Jika dua elemen data terjadi secara bersamaan, misal slip pembayaran dan tanda terima uang kas dalam proses pembayaran, maka cukup digunakan satu simbol arus data. Customer Process Payment Cash Rec’d & Remittance Slip

15 DFD: Arus Data Sedangkan apabila elemen-elemen data tersebut tidak terjadi secara bersamaan, misal pertanyaan pelanggan tentang proses pembayaran mereka dan pembayarannya, maka digunakan dua alur data. Customer Process Payment Customer Inquiry Customer Payment

16 DFD: Proses Transformasi Disimbolkan dengan lingkaran Mewakilkan transformasi data Harus diberi nomor dan nama dengan menggunakan kata kerja, misal: proses pembayaran, proses penggajian, dll Process Payment 1.0

17 DFD: Penyimpanan Data Merupakan tempat penyimpanan data yang diwakili oleh dua garis horisontal Menggunakan kata benda, misal: buku besar, file karyawan/penggajian, file piutang dagang Aliran data keluar dari data store berarti mendapatkan kembali informasi (retrieve) Aliran data keluar dari data store berarti memasukkan atau memperbarui data Dapat berupa suatu file atau suatu sistem, database dari suatu komputer, suatu arsip/dokumen, suatu agenda/buku` Account Receivable

18 Batasan-batasan Umum DFD: 1. Seluruh proses harus memiliki nama yang unik yang dapat membedakan antara elemen yang satu dengan yang lainnya 2. Input dari suatu proses harus berbeda dengan output yang dihasilkan 3. Suatu DFD sebaiknya tidak lebih dari 7 proses

19 Batasan: Proses 4) Setiap proses tidak mungkin hanya memiliki output saja (yang dapat memiliki output saja hanyalah sumber data) Incorrect Correct Incorrect Correct Edit 5)Setiap proses tidak mungkin hanya memiliki input saja (yang dapat memiliki input saja hanyalah tujuan data) 6)Proses diberi nama dengan kata kerja (verb)

20 Batasan: Data Stores Incorrect Correct Incorrect Correct 8)Data dari data source tidak dapat langsung disimpan dalam data store, akan tetapi harus melalui suatu proses terlebih dahulu baru kemudian dapat disimpan dalam data store 7)Data tidak dapat berpindah langsung dari data store yang satu ke data store lainnya. Akan tetapi harus melalui suatu proses terlebih dahulu.

21 Batasan: Data Stores Correct Incorrect 9)Data dalam data store tidak dapat mengalir secara langsung ke data destination 10) Data store diberi nama dengan menggunakan kata benda CUSTOMER

22 Batasan: Source/Sink 11) Data tidak dapat berpindah secara langsung dari sumber data ke tujuan data. Akan tetapi harus melalui suatu proses terlebih dahulu Incorrect Correct Customer 12) Sumber atau tujuan data diberi nama dengan menggunakan kata benda.

23 Batasan: Data Flow 13) Suatu data flow yang bercabang menggambarkan aliran data yang sama (misal beberapa lembar copy dari invoice) yang berasal dari lokasi yang sama menuju ke proses, data store, atau tujuan data yang berbeda. A A Correct A B Incorrect

24 Batasan: Data Flow 14)Alur data menuju data store berarti memperbarui data (menghapus, menambah, atau merubah) 15)Alur data dari data store berarti menggunakan data 16)Alur data menggunakan kata benda dan dapat terdiri lebih dari 2 label selama data tersebut terjadi secara bersamaan.

25 Levelisasi DFD - DFD dapat dibagi dalam suatu tingkatan- tingkatan untuk memudahkan dalam mengelola kompleksitas dari masing-masing tingkatan- tingkatan tersebut - Tingktan yang paling awal disebut sebagai tingkatan konteks (context diagram) dan merupakan tingkatan yang paling tidak detail

26 Levelisasi DFD - Tingkatan-tingkatan berikutnya (level 0, 1, 2, dst) membagi satu proses dari diagram sebelumnya menjadi diagram baru yang lebih detail - Setiap tingkatan harus dijaga keseimbangannya. Dalam artian alur masuk dan keluar dari sumber/tujuan data haruslah sama dari level yang satu ke level lainnya

27 Subdividing the DFD

28 CONTEXT LEVEL - Merupakan level tertinggi/paling atas dalam DFD - Memberikan pandangan secara ringkas kepada pembaca atas suatu sistem - Diagram tersebut menggambarkan hubungan antara sistem pemprosesan data dan entitas eksternal (sumber & tujuan data) - Tidak menggambarkan hubungan antar terminator dan data store. - Simbol proses diberi nomor “0”

29 CONTEXT DIAGRAM PELANGGAN Laporan Manajemen DAPUR MANAJER RESTAURAN Data Pesanan Makanan Data Pesanan Pelanggan Data Penerimaan Pembayaran SISTEM PEMESANAN MAKANAN 0

30 LEVEL 0 DFD - Diagram level 0 merupakan proyeksi proses-proses yang terdapat dalam diagram konteks. - Pada diagram level 0, eksternal entity ditulis ulang, proses-proses yang ada dijabarkan menjadi beberapa sub-proses, data store mulai ditampilkan - Diagram level 0 ini harus “seimbang” dengan diagram konteks. Artinya keduanya harus memiliki ekternal entity yang sama. Dan aliran data dari dan ke ekternal entity tersebut juga harus sama.

31 DFD Balance PELANGGAN Laporan Manajemen DAPUR MANAJER RESTAURAN Data Pesanan Makanan Data Pesanan Pelanggan Data Penerimaan Pembayaran Database Persediaan Database Barang Terjual Data Barang Terjual Data Persediaan Formatted Goods Sold Data Formatted Inventory Data Data Harian Jumlah Persediaan Data Harian Jumlah Barang Terjual Proses Pengolahan Pesanan Pelanggan 1.0 Proses Update Persediaan 3.0 Proses Update Barang Terjual 2.0 Proses Pembuatan Laporan 4.0

32 LEVEL 1 DFD - Diagram level 1 merupakan proyeksi dari proses yang terdapat di level 0 - Diagram level 1 menunjukkan semua proses yang terdapat dalam suatu proses pada level 0 - Menunjukkan bagaimana informasi bergerak/mengalir dari dan ke masing-masing proses - Diagram level 1 tidak perlu selalu ada pada saeluruh proses di level 0 - Pada diagram level 1 kita tidak perlu mengulang penulisan entitas eksternal. Data store juga boleh tidak diulang penulisannya

33 Level 1 Diagram Process Customer Order 1.1 Customer Order Proses 1 pada Diagram Level 0 Sub Proses 1 dari Level 1 Diagram Transform Order to Kitchen Format 1.3 Customer Order Food Order Generate Customer Receipt 1.2 Customer Order Generate Inventory Decrements Customer Order Generate Good Sold Increments Inventory Data Goods Sold Data Receipt NOTE HOW WE HAVE THE SAME INPUTS AND OUTPUTS AS THE ORIGINAL PROCESS SHOWN IN THE LEVEL 0 DIAGRAM

34 Contoh: (h.192) Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis. Merupakaan aktivitas diluar sistem penggajian. Sehingga tidak dimasukkan ke dalam DFD

35 Contoh: (h.192) Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis. Terdapat dua aliran data (data flow) menuju ke proses penggajian (formulir pegawai baru & formulir perubahan pegawai). Sumber aliran datanya adalah Departemen SDM.

36 DATA FLOW DIAGRAMS Data InputsProcessesData Outputs formulir pegawai baru & formulir perubahan pegawai (dari Dept. SDM)

37 Contoh: (h.192) Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis. Merupakan suatu proses (memperbarui catatan pegawai) dengan data outflow menuju ke penyimpanan data (data store) yaitu file pegawai/penggajian

38 DATA FLOW DIAGRAMS Data InputsProcessesData Outputs formulir pegawai baru & formulir perubahan pegawai (dari Dept. SDM) Memperbarui dataFile pegawai/penggajian yang sudah diperbarui

39 Contoh: (h.192) Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis/berdasarkan abjad. Merupakan informasi bagaimana data secara fisik disimpan. Informasi seperti ini digunakan dalam flowchart.

40 DATA FLOW DIAGRAMS 1.0 Update File peg./ penggajian 2.0 Pay Employ- ees 5.0 Update Gen. Ledger 4.0 Pay Taxes 3.0 Prepare Reports File pegawai/ penggajian General Ledger Depart. SDM Depart- ments Employees Bank Govt. Agencies Manage- ment Data perubahan pegawai Data pegawai baru Time cards Employee paychecks Payroll check Payroll disburse- ment data Payroll tax disb. voucher Tax report & payment Payroll report

41 Universitas Narotama Surabaya


Download ppt "Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: DFD Deskripsi Materi: Konsep dasar teknik dokumentasi Konsep dasar DFD Simbol-simbol DFD Batasan-batasan DFD."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google