WORKSHOP KANTOR MAYA DIKLAT TI (OPERATOR ADMIN WEBSITE)

Presentasi berjudul: "WORKSHOP KANTOR MAYA DIKLAT TI (OPERATOR ADMIN WEBSITE)"— Transcript presentasi:

1 WORKSHOP KANTOR MAYA DIKLAT TI (OPERATOR ADMIN WEBSITE) PEMERINTAH KABUPATEN BOJONEGORO Presented By Politeknik Elektronika Negeri Surabaya 2013

2 Pengenalan Kantor Maya
OTOMATISASI KANTOR (OFFICE AUTOMATION) Semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan Awal otomatisasi kantor adalah tahun 1960-an ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk mengungkapkan kegiatan kantor berpusat pada pengolahan kata-kata. KANTOR MAYA (VIRTUAL OFFICE) Kemampuan otomasi kantor menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor Pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis mana pun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik

3 Keuntungan Kantor Maya
Pengurangan biaya fasilitas Pengurangan biaya peralatan Jaringan komunikasi formal Pengurangan penghentian pekerjaan Kontribusi sosial

4 Kerugian Kantor Maya Rasa tidak memiliki Takut kehilangan pekerjaan
Semangat kerja rendah Ketegangan keluarga

5 Strategi Kantor Maya (Linda T. Risse)
Sediakan sumberdaya komputer Sediakan akses ke sumberdaya komputer Sediakan perlengkapan non komputer Sediakan fasilitas forwarding telepon Gunakan konferensi telepon Jadwalkan pertemuan rutin Lakukan rutinitas kerja

6 Aplikasi Otomatisasi Kantor (1)
Pengolahan Kata (Word Processing) Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan umtuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak Surat Elektronik (Electronic Mail – ) Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan Voice Mail Serupa dengan surat elektronik kecuali bahwa pesan dikirim dengan mengucapkannya ke dalam telepon daripada mengetiknya Kalender Elektronik (Electronic Calendaring) Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer

7 Aplikasi Otomatisasi Kantor (2)
Konferensi Audio Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi Konferensi Video Penggunaan peralatan multimediauntuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis Terdapat 3 konfigurasi konferensi video : Video satu arah dan audio satu arah Video satu arah dan audio dua arah Video dan audio dua arah Konferensi Video Desktop : peralatan video dan audio ditempelkan pada tiap workstation dalam jaringan, memungkinkan komunikasi gambar dan suara dua arah Konferensi Komputer Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu Teleconferencing : mencakup tiga bentuk konferensi elektronik – audio video, dan komputer

8 Aplikasi Otomatisasi Kantor (3)
Transmisi Faksimili Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca gambaran dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain Videotex Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan Pencitraan (imaging) Penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder Desktop Publishing Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter

9 WORKSHOP KANTOR MAYA

10 Informasi Dasar KANTAYA
Name : KANTAYA Recomended Browser : 1. Chrome Opera 2. Safari Firefox *Gunakanlah versi yang terbaru

11 Panduan Akses KANTAYA 1. Buka browser. Kami menganjurkan untuk menggunakan Chrome 2. Masukan dan buka alamat pada address bar

12 Panduan Akses KANTAYA 3. Setelah halaman selesai dimuat, masukan Username dan password ada. Tekan tom-bol “Forgot Password” apabila anda kehilangan password akun. 4. Apabila anda belum memiliki sebuah akun, tekan tombol “Create an account”. Kemudian lengkapi form yang tersedia. Setelah form telah lengkap, tekan tombol “Register”

13 Fitur dan Program / Aplikasi
File Manager Adalah berfungsi untuk mengelola file atau berkas yang telah sebelumnya disimpan dalam server. Documents Adalah berfungsi untuk mengelola, mengubah dan membuat File berupa Document. Sysmon Adalah berfungsi untuk memonitoring program apa saja yang sedang aktif, berikut beserta den-gan data log waktu program dijalankan.

14 Fitur dan Program / Aplikasi
Calendar Adalah Aplikasi yang dapat digunakan untuk mencatatkan daftar agenda dan beberap keter-angan lain menurut tanggal atau hari yang di-inginkan. DCHAT Adalah aplikasi yang akan menghubungkan antara pengguna satu dengan pengguna lain-nya. Dalam penggunaan, perlu dilakukan proses pertemanan terlebih dahulu. Notepad Adalah aplikasi teks editor yang digunakan un-tuk mengolah dokumen teks.

15 Fitur dan Program / Aplikasi
Calculator Adalah aplikasi yang dapat digunakan untuk mengolah angka dalam bentuk matematika perhitungan. Shared by me & Shared by my contacts Adalah fitur berbagi pakai file, yang dapat di-fungsikan untuk membagikan file kepada orang orang yang telah sebelumnya ditambahkan se-bagai teman dan atau dalam wilayah group. People & Groups Anda dapat menambahkan teman, bergabung ke dalam group dan atau membuat group baru. Berguna untuk dapat saling berbicara, berbagi pakai file dan lainnya.

16 Fitur dan Program / Aplikasi
Upload File & New Link Tambahkan file dari mesin komputer anda. Agar lebih cepat mengakses program yang anda inginkan, buat shortcut pada halaman desktop.

17 File Manager Upload File Delete File
Difungsikan untuk mengatur file file yang sebel-umnya telah anda buat atau upload ke server. Upload File Cara : 1. Menu Applications -> Buka File Manager 2. Klik tombol Upload 3. Pilih berkas yang akan di Upload 4. Tekan tombol upload 5. Tunggu proses hingga selesai Delete File 1. Select File 2. Klik kanan pada file 3. Pilih menu delete

18 File Manager Open, Rename, Cut, Copy, Paste, Delete, Download dan Share File Keseluruhan fungsi diatas dapat di-lakukan dengan : 1. Select File 2. Klik Kanan pada file 3. Pilih menu yang akan diberlaku-kan

19 File Manager Upload File, Create new folder/Document/ Link, Paste File Keseluruhan fungsi diatas dapat dilakukan den-gan : 1. Klik kanan pada area blank 2. Pilih menu yang anda perlukan

20

21 Documents Dalam kegunaan, aplikasi “Documents” ada-lah sebuah dokumen editor, yang dapat digu-nakan untuk mengolah data teks dan gambar dalam sebuah file dokumen. Anda dapat menyimpannya dalam format yang anda inginkan. Membuat Document baru 1. Buka aplikasi Documents 2. Tuliskan isi dokumen 3. Kemudian simpan, file > save

22 Membuat Table Dalam membuat table kita dapat melakukannya den-gan cara, klik tombol table dan pilih “insert table” , atau klik menu “ inser->insert table” Setelah jendela insert table muncul, lengkapi formu-lir yang tersedira. 1. Isi rows dan cols sebagai jumlah baris dan jumlah kolom. 2. Tentukan ukuran lebar table, dengan mengisi for-mulir width dan height 3. Tentukan pula Padding dan spacing 4. Apabila anda menginginkan table dengan bor-der, lengkapi pada form berikutnya. 5. Jika formulir telah siap seluruhnya, tekan tombol accepts

23 Menambahkan Gambar Insert gambar atau menambahkan gam-bar sangat mudah dilakukan, yakni dengan cara menekan tombol “image” atau melalui menu “inser > insert image”, setelah itu pilih source file gambar yang akan anda guna-kan, kemudian tekan okeuntuk menampil-kannya pada lembar dokumen. Atur ukuran sesuai yang diinginkan secara drag drop.

24 Calendar Calendar adalah aplikasi yang digunakan untuk mencatatkan aktifitas yang telah, sedang atau akan dijalani. Mulai aktifitas resmi, non resmi, pemakaian akun, pemakaian aplikasi lain sesuai apa yang kita inginkan.

25 Menambahkan Event Baru
Untuk menambahkan event atau kegiatanbaru hanya perlu dengan melakukan double klik pada lokasi waktu dimana ingin kitatambahkan. Agar memper-mudah penambahan, anda bisa me-milih terlebih dahulu mode penampilan sesuai keinginan anda, dari mulai hari, minggu atau bulan.

26 Mengatur Penanggalan Untuk menyesuaikan tanggal dan jam dengan lokasi anda, anda bisa melakukannya dengan cara membuka aplikasi calendar -> klik menu calendar -> pilih menu setting -> aktifkan tab General. Kemudian atur sesuai waktu yang anda ingin aktifkan.

27 Notepad Notepad berfungsi sebagai teks editor, meng-atur dan mengelolah teks. Membuat Document baru 1. Buka aplikasi Notepad 2. Tuliskan isi dokumen 3. Kemudian tekan tombol simpan untuk menyimpannya.

28 Kalkulator Kalkulator adalah aplikasi yang digunakan untuk menghitung angka dalam fungsi matematis . Menjalankan kalkulator Klik menu aplications -> Pilih kalkulator

29 Sistem Monitor Sistem Monitor berfungsi Menjalankan kalkulator untuk mengetahui aplikasi atau sofwtare apa saja yang sedang dijalankan dalam session akun user. Untuk menjalankannya Klik menu aplications -> Pilih sysmon

30 Instant Messaging Instant Messagng dalah aplikasi chat, yang dapat digunakan untuk melakukan obrolan antar user. Untuk dapat menikmatinya, anda perlu melakukan pertemanan terlebih dahulu dengan pengguna lain.

31 User Setting User Setting digunakan untuk mengatur akun anda. Anda dapat merubah data diri melalui jendela ini. Perbaiki selu-ruh data pada formulir yang tersedia, kemudian tekan tom-bol save & close untuk menyimpan. Anda dapat menemukan jendelaini pada menu kantaya pada footer dan pilih “Prefer-ences”

32 Desktop / Dashboard Untuk mengatur Desktop / Dashboard, penataan kolom dan background, dapat anda lakukan melalui jendela User Set-ting, kemudian pilih tab “Desktop/Dashboard”. Lakukan perubahan kolom tampilan dan background melalui jendela ini.

33 Events Events adala catatan peristiwa apa saja yang sedang ber-langsung. Jendela ini menjadi jendela notifikasi anda, untuk mengetahui apa saja yang perlu anda ketahui. Semisalnya adalah notifikasi permintan pertemanan, setiap proses perte-manan, perlu adanya proses permintaan dan konfirmasi, dan pada proses konfirmasi akan melalui pada jendela Events ini. Anda dapat menemukannya melalui menu Kantaya pada footer, pilih events

34 Sharing File Untuk melakukan sharing file, klik kanan pada file yang akan anda bagikan, kemudian pilih menu “Share by URL”. Sete-lah itu anda akan menemukan jendela seperti gambar dia-tas, isikan beberapa formulir yang anda perlukan, anda da-pat membuka dan atau membatasi akses dari file yang anda bagikan pada orang lain.

35 How to add Friends Untuk menambahkan teman baru, dapat melalui menu People kemudian masukan nama teman yang ingin anda tambahan. Setelah itu pilih beberapa hasil pencarian, mana teman yang anda maksut untu ditmbahkan, se-lanjutnya tunggu proses konfirmasi peretemanan oleh teman anda.

36 How to create a Group STEP 1 Klik menu group pada menu atas, kemudian klik tombol “Create group”. Pilih tipe privacy yang ingin anda terapkan, jika sudah tekan tombol “next”.

37 How to create a Group STEP 2 Isikan deskripsi group. Isi nama group yang akan anda buat Tuliskan deskripsi penjelasan singkat mengenai group anda kemudian upload foto atau logo dari group anda. Setelah itu tekan kembali tekan kembali tombol “next’’

38 How to create a Group STEP 3 Pada STEP selanjutnya masukan tag penandaan untuk group yang da buat. Ini digunakan untuk mempermudah group anda ditemukan dalam pencarian dengan kata kunci tertentu.

39 How to create a Group FINISH Pada proses terakhir anda akan diberikan form untuk mengundang beberapa teman yang ingin anda tambah-kan dalam group baru anda. Jika seluhnya telah selesai, tekan tombol create.

40 KANTAYA AdministratorPage

41 User Management Pada akun root atau akun administrator, memiliki keistimewaan dapat mengatur seluruh keberadaan user, yakni pada jendela “User Management”. Dalam jendela ini, admin dapat mengatur data User. Menambah, menghapus dan mengubah data User, menambah menghapus atau mengubah Group dan mengatu sistem registrasi. Untuk membuka jendela User Management dapat dilakukan dengan cara login terlebih dahulu sebagai akun administrator, kemudian tekan menu Applica-tions, dan pilih menu User Management.

42 How to edit user Untuk mengubah data user, aktifkan jendela “User Management”, kemudian aktifkan nama user yang ingin anda edit. Untuk menemukannya, anda bisa menggunakan pencarian user pada kolom kiri.

43 How to edit user Kemudian, pada sebelah kanan akan tampil beberapa form data dari user yang telah anda pilih, lakukan beberapa perubahan sesuai yang anda inginkan. Setelah melakukan perubahan, tekan tombol “simpan”.

44 How to create User Untuk membuat user baru, pada kolom kiri jendela User Management, tekan tombol “Buat”. Kemudian, isikan data user pada formulir di kolom sebelah kanan. Setelah mengisi seluruh formulir, tekan tombol simpan untuk menyimpannya.

45 How to Delete User Untuk menghapus user, ak-tifkan terlebih dahulu jendela “User Management”, kemudi-an pilih user mana yang akan anda hapus. Setelah itu, tekan tombol hapus pada kolom kiri bagian bawah.

46 How to Manage Group Untuk mengatur group. Aktifkan terlebih dahulu jendela “User Management”, kemudian aktifkan tab “Group eyeOS”. Untuk melihat siapa saja anggota dari group tertentu, lihat pada tab “Tangani” pada kolom sebelahkanan.

47 Mengatur Registrasi Untuk membuka dan menutup registrasi, dapat dilakukan pada jendela “User Management”, Aktifkan tab eyeOS System. Anda dapat mengubah sistem pendaftaran pada jendela ini.

48 Conference Area

49 Bagaimana untuk mengaksesnya
Untuk mengakses “Conference Area” dapat dilakukan dengan membuka menu Files -> Documents, pada jendela Documents buka atau jalankan “Conference”. Setelah Conference terbuka, login sesuai dengan akun anda, jangan lupa untuk memilih ruang diskusi yang diinginkan dan tekan Enter.

50 Panduan sebelum penggunaan
Sebelum anda menjalankan progam ini, pastikan pada komputer sudah terinstal Flash Player dan telah terin-tegrasi pada browser anda, jika belum kunjungi htttp:// get.adobe.com/flashplayer/ . Pastikan pula telah terinstall Java, jika belum kunjungi . Setelah kedua plugin tersebut terpasang, saat mengakses halaman Conference, anda akan menemukan window seperti gambar diatas, tekan tombol Allow untuk mengijinkan progam mengakses Kamera dan Microphone pada komputer anda.

51 Panduan sebelum penggunaan
Setelah anda menyetujui penggunaan kamera dan microphone, anda akan menemukan jendela seperti diatas, Jendela ini adalah jendela awal untuk mencoba perangkat anda apakah sudah berjalan dengan normal. Jika perangkat anda telah berjalan normal, tekan tombol “Gabung Suara” atau “Join Audio”.

52 Panduan sebelum penggunaan
Jendela Pengguna / User Jendela ini menampilkan User yang sedang aktif dalam ruangan yang anda gunakan. Anda dapat berbicara secara individu melalui jendela ini. Jendela Pendengar/Listener Jendela ini menampilkan daftar user yang sedang aktif menjadi pendengar didalam room yang anda pilih

53 Panduan sebelum penggunaan
Jendela Dok Video Pada jendela ini akan tampil box Video yang dibagikan dan anda bagikan ole-hdan untuk pengguna lain. Anda bisa terhubung dengan hanya satu pengguna atau lebih. Jendela Obrolan / Chat Jendela ini adalah progam percakapan antar user dengan 1 user atau lebih. Anda dapat menemukannya pada kolom sebelah kanan.

54 Video Conference Untuk memulai konfersasi atau percakapan mela-lui video dapat dimulai dengan menekan tombol “Bagikan video saya”, kemudian tekan tombol seperti pada gambar diatas yakni “Mulai Berbagi”. Konfersasi dapat dimulai jika sudah ada 2 user aktif bersamaan.

55 Berbagi Desktop Anda dapat membagikan tampilan dan aktifitas progam melalui jendela share desktop. Untuk membukanya, tekan icon share desktop kemudian tekan tombol bagikan. Dalam hal ini anda harus telah menginstall plugin progam java sebelumnya.

56 Troubleshooting Troubleshooting 1. Bagaimana jika user lupa password. #1 User bisa menggunakan fitur “Forgot Password” #2 Admin dapat melakukan reset melalui cara sebagai berikut: 1. Login sebagai root 2. Buka menu “Aplication” > “User Management” 3. Pilih tab EyeOS User 4. Carilah nama user yang akan direset. Dapat melalui form pencarian yang tersedia 5. Reset password, dengan mengisikan password secara bebas. Dan tekan tombolyang ada pada samping form password, hingga keluar teks berisi “Done!”

57 Troubleshooting 2. Bagaimana jika ingin menambah user. #1 Dapat dilakukan oleh user, dengan mendaftar dihalaman depan. #2 Dapat ditambahkan oleh amin dengan cara sebagai berikut : 1. Login sebagai root 2. Buka menu “Application”>”User Management” 3. Pilih tab EyeOs User 4. Tekan Tombol “Buat” 5. Isikan form yang tersedia dengan lengkap setelah itu klik simpan

58 Troubleshooting 3. Bagaimana jika ingin menghapus user.
1. Login sebagai root Buka menu “Aplication” > “User Management” 3. Pilih tab EyeOS User 4. Carilah nama user yang akan dihapus. Dapat melalui form pencarian yang tersedia 5. Select user, kemudian tekan tombol “Hapus”

59 Troubleshooting 4. Bagaimana cara membuat group. 1. Login sebagai root 2. Buka menu “Groups” 3. Kemudian tekan tombol “Create Group” 4. Kemudian ikuti langkah dan alur yang telah disediakan. 5. JIka sudah mengikuti seluruh langkah, tekan tombol “Create”

60 Troubleshooting 5. Bagaimana jika ingin mengundang user ke group 1. Buka menu Groups, pilih salah satu group yang ingin dibuat undangan pada user 2. Tekan tombol obeng yang ada pada samping nama group 3. Pilih menu invite 4. Masukan nama user yang ingin diundang. Perlu dike-tahui bahwa, user yang dapat diundang adalah user yang telah berteman terlebih dahulu sebelumnya 5. Jika sudah menemukan user yang bersangkutan, beri centang dan invite

61 Troubleshooting 6. Bagaimana jika ingin mengundang user ke group 1. Login sebagai root 2. Buka menu “Aplication” > “User Management” 3. Buka tab “Group EyeOS” 4. Kemudian pilih group yang ingin ditambah penggunannya 5. Pada window sebelah kanan, tekan tab “Tangani” 6. Kemudian tekan tombol “Assign User” 7. Cari nama user yang ingin ditambahkan 8. Centang user yang ingin ditambahkan 9. Kemudian tekan Add Selecte, untuk menambahkan yang telah di centang. Atau tekan Add All, untuk menambahkan seluruh user yang ditemukan. 10. Kemudian tekan simpan

62 Troubleshooting Oleh Administrator : Oleh Owner :
7. Cara kick user from group atau mengeluarkan user dari group Yang bisa melakukan kick pada user adalah hanya Owner dari group dan Administrator root. Dengan cara sebagai berikut. Oleh Administrator : 1. Login sebagai user root 2. Kemudian, tekan menu “applications” - > “User management” 3. Klik tab “Group EyeOS” 4. Kemudian pilih group yang ingin dikurangi penggunannya 5. Pilih tab “Tangani” 6. Kemudian tekan tombol “Hapus” pada kolom user yang ingin dihapus. Oleh Owner : 1. Tekan menu groups 2. Pilih group yang dimaksut 3. Tekan tombol/simbol obeng 4. Kemudian masuk ke tab Menage 5. Pilih useryang bersangkutan dan tekan tombol hapus

63 Troubleshooting 8. Bagaimana jika salahsatu aplikasi mengalami deadlock / Hang 1. Buka menu applications 2. pilih menu sysmon 3. pilih aplikasi yang ingin dimatikan. Penggunaan fitur ini hampir sama dengan task manager pada windows.

64 Troubleshooting 9. Bagaimana cara membuat group Video Converence per departemen / SKPD 1. Masuk sebagai root 2. Pilih conf admin Masuk dengan Username : admin Password : adminkantaya Untuk menambahkan group, klik tombol tambah 4. Pastikan bahwa password untuk peserta dan moderator harus TIDAK BOLEH SAMA

65 Troubleshooting 10. Bagaimana cara login sebagai root 1. Akses kantaya melalui browser yang telah direkomendasikan 2. Login dengan User : root pass : rootkantaya Tekan tombol login, dan tunggu proses hingga selesai.