Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

I-P2P: Vendor Management Overview i-P2P: Vendor Management Overview 23 Desember 2014.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "I-P2P: Vendor Management Overview i-P2P: Vendor Management Overview 23 Desember 2014."— Transcript presentasi:

1 i-P2P: Vendor Management Overview i-P2P: Vendor Management Overview 23 Desember 2014

2 Didorong dari kebutuhan bisnis dan memperhatikan kendala yang ada, diperlukan sistem yang terintegrasi untuk menjawab tantangan bisnis Continuous Improvement untuk meningkatkan nilai-nilai Perusahaan Aplikasi terkait proses bisnis Procurement yang belum terintegrasi. (ERP-SAP, BI-PEG, RKAP, P2P, E-Proc, E-Auction, PIS, E-Lids, Procurement Catalog, OE-Online, Vendor Development, Remind Me, Monitoring pengadaan, ATK Online, Monitoring Contract, Penilaian CSMS, Vendor tracking, SIDA, dll) Tuntutan Good Corporate Governance (GCG) sebagai imbas regulasi dan globalisasi. Efisiensi dan efektifitas proses procurement dalam rangka meningkatkan operational excellence perusahaan. Pemanfaatan Teknologi Informasi sebagai business enabler. Keselarasan dengan ICT Master Plan PT Pertamina (Persero). Pemenuhan aturan perusahaan (PTK 007 Rev 2, SK 034 dan SK 051 Rev 1) Jika terjadi perubahan (kebijakan, organisasi), perubahan harus dilakukan di SAP maupun di web application (front-end). Latar Belakang Sistem procurement yang terintegrasi (end-to-end) yang menerapkan prinsip SRM Sistem ini nantinya akan terintegrasi baik untuk korporat dan anak perusahaan Pertamina Solusi  Kesulitan registrasi dan update data vendor karena harus datang langsung ke lokasi Pertamina.  Inefisiensi akibat proses procurement melibatkan banyak dokumen hard copy  Kesulitan memonitor status kontrak, tagihan serta payment.  Mengacu pada best practice, vendor idealnya harus dapat melakukan update sendiri beberapa data administratif perusahaan (self service) Kendala External (Vendor)  Banyak UID dan Password yang harus diingat dlm berbagai aplikasi procurement  Dokumen proses procurement terpisah dari sistem aplikasi Procurement  Fungsi Procurement terbebani pekerjaan administratif  Tidak dapat mengetahui posisi progress pengadaan secara cepat Kendala Internal (Pertamina)

3 Apakah i-P2P itu?

4 Apakah “ i-P2P “ itu? Aplikasi online untuk membantu pencatatan proses bisnis pengadaan barang dan jasa (terutama non Hydro) mulai dari permintaan, penentuan supplier (Lelang), realisasi, invoicing, pembayaran dan pajak yang terintegrasi langsung dengan sistem ERP dan akan digunakan oleh Pertamina beserta anak perusahaannya. Integrated Procure to Pay (i-P2P) diharapkan dapat menjadi solusi untuk meningkatkan efektivitas proses pengadaan barang dan jasa di Pertamina Dapat diakses melalui alamat portal:

5 Modul yang tersedia di i-P2P i-P2P Vendor Managem ent Sourcing Collabora tive Contract Managem ent Invoice, Payment, Tax Spend Analysis 4 Pengelolaan master data vendor, dimana vendor dapat mengelola beberapa datanya sendiri. Proses pemilihan penyedia barang & jasa secara online Adanya electronic catalog (shopping cart), kemudahan proses approval serta update supplier performance Membentuk sistem yang mencakup Contract Repository, Creating Contract & Contract Monitoring. Transparansi proses invoice serta monitoring outstanding SA/GR Proses mendapatkan data pembayaran yang dilakukan lewat MIRO SAP Mengelola perpajakan seperti kode jenis pajak serta perhitungannya Mengklarifikasi & menganalisa data purchasing activity serta monitoring compliance dalam hal pengadaan barang/jasa

6 Baseline: i-P2P Baseline adalah modul yang mencakup fungsi untuk: Konsep, template, tampilan aplikasi high level, user management serta workflow definition. Master Data Mgmt Pengelolaan master data terkait proses procurement termasuk di dalamnya data vendor Vendor Mgmt Pengelolaan master data vendor, dimana vendor dimungkinkan dapat mengelola beberapa datanya sendiri. Contract Mgmt Membentuk sistem yang mencakup Contract Repository, Creating Contract & Contract Monitoring. Sourcing Proses pemilihan penyedia barang & jasa secara OL serta memberikan notifikasi kpd penyedia secara electronic. Collaborative Procurement Adanya electronic catalog (shopping cart), kemudahan proses approval serta update supplier performance Spend Analysis Mengklarifikasi & menganalisa data purc activity serta monitoring compliance dalam hal pengadaan barang/jasa Invoice Mgmt Transparansi proses invoice serta monitoring outstanding SA/GR/GI consigment Payment Mgmt Proses mendapatkan data pembayaran yang dilakukan lewat MIRO SAP Tax Mengelola perpajakan seperti kode jenis pajak serta perhitungannya, Reporting Sifatnya operational seperti report data vendor, contract management, spend Analysis serta invoice dan payment Fitur yang tersedia di i-P2P akan digunakan oleh internal Pertamina dan external (Vendor) Membutuhkan aktivitas yang akan dilakukan oleh vendor di sistem

7 Implementasi i-P2P Modul Vendor Management Modul Vendor Management adalah fungsionalitas di i-P2P yang ditujukan untuk manajemen data vendor secara online dan mandiri Berlaku mulai Desember 2014 untuk vendor yang sudah terdaftar di Pertamina Paperless-ready: Dokumen untuk registrasi vendor baru, update data, pendaftaran SKT, dll akan diupload dalam bentuk softcopy. Setelah pendaftaran disetujui, vendor hanya perlu mengirimkan hardcopy pakta integritas yang sudah ditandatangani dan bermeterai ke unit procurement terdaftar Desember 2014 a b c d

8 Fitur/fungsionalitas yang tersedia pada Modul Vendor Management Fitur/Fungsionalitas Vendor SKT Vendor Non SKT Vendor Baru 1Re-RegistrasiRe-Registrasi Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor Pertamina (vendor SKT maupun Non SKT) untuk melengkapi data di i-P2P Ya - 2RegistrasiRegistrasi Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan mendapatkan nomor vendor --Ya 3Upgrade SKTUpgrade SKT Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT (SKT merupakan syarat untuk diundang dalam proses procurement di Pertamina) -Ya- 4Update dataUpdate data Digunakan oleh vendor SKT untuk meng-update data di i-P2P Ya-- 5Penambahan Lokasi Aktif (extend Registered Location)Penambahan Lokasi Aktif (extend Registered Location) Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau antar perusahaan di Pertamina Ya-- 6CSMSCSMS Digunakan oleh vendor SKT dan Non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS) Ya - 7

9 1 Re-Registrasi Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor di Pertamina (SKT dan Non SKT) untuk memiliki akun di i-P2P dan mengupdate data-data tambahan yang dibutuhkan 8 Prerequisite: 1.NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-P2P 2.Sudah memiliki nomor vendor di Pertamina

10 Re-Registrasi: Normal Flow 9 Re-Registrasi Verifikasi & Approval Admin Reg Loc Proses Utama Users dan Roles Vendor (SKT / non SKT) mengisikan data nomor Vendor dan NPWP Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina Output Utama yang dihasilkan Vendor menerima notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i-P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data Vendor (SKT) menerima notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P (update data atau mengikuti pengadaan) Vendor (non SKT) dapat melanjutkan ke proses upgrade SKT

11 Re-Registrasi: Return Flow 10 Input data re- registrasi Verifikasi OK? No / Rejected Yes Re-Registration completed Vendor Pertamina (Admin Reg Loc)

12 2 Registrasi Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan mendapatkan nomor vendor 11 Prerequisite: NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-P2P

13 Registrasi: Normal Flow 12 Registrasi Verifikasi & Approval Admin Reg Loc Proses Utama Users dan Roles Vendor baru mengisikan data perusahaan secara umum (Nama, Alamat, Rekening, dst) Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina Output Utama yang dihasilkan Vendor menerima notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i- P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data Verifikasi & Approval MDM Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP Vendor menerima notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P. Vendor dapat login tapi belum dapat melakukan proses apapun di i-P2P Nomor vendor dihasilkan dari MySAP (status: Non SKT) dapat dilanjutkan ke proses Upgrade SKT Vendor menerima notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa Vendor dapat melakukan proses selanjutnya di i-P2P

14 Registrasi: Return Flow 13 Input data registrasi Verifikasi OK? No / Rejected Verifikasi Yes OK? No / Return to adm reg loc Registration completed Vendor Pertamina (Admin Reg Loc) Pertamina (MDM) Yes

15 3 Upgrade SKT Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT (SKT – Surat Keterangan Terdaftar, merupakan syarat untuk diundang dalam proses procurement di Pertamina) 14 Prerequisite: Vendor non SKT telah memiliki nomor vendor di Pertamina dan account i-P2P

16 Upgrade SKT: Normal Flow 15 Upgrade SKT Verifikasi & Approval Admin Reg Loc Proses Utama Users dan Roles Vendor non SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan secara detail (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*) Output Utama yang dihasilkan Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE. Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM Pertamina (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendor Pertamina (Keuangan) melakukan verifikasi data keuangan vendor Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMS Pertamina (Procurement) melakukan verifikasi data procurement Pertamina (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP Fungsi Keuangan, Legal, dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi Vendor terdaftar sebagai SKT

17 Upgrade SKT: Return Flow 16 Input data registrasi Verifikasi OK? No / Return Verifikasi Yes OK? No / Return to adm reg loc Upgrade SKT completed Vendor Pertamina (Admin Reg Loc) Pertamina (MDM) Yes Pertamina (Legal, Finance, HSE, Procurement) Verifikasi (Legal) Verifikasi (Finance) Verifikasi (HSE) OK? Verifikasi (Procurement) Verifikasi OK? Pertamina (Admin RegLoc) No / Reject SKT Upgrade SKT rejected Yes

18 4 Update Data Digunakan oleh vendor (SKT) untuk meng-update data di i-P2P 17 Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P

19 Update Data: Normal Flow 18 Update Data Verifikasi & Approval Admin Reg Loc Proses Utama Users dan Roles Vendor SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan yang ingin diupdate (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*) Output Utama yang dihasilkan Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE. Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM Pertamina (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendor Pertamina (Keuangan) melakukan verifikasi data keuangan vendor Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMS Pertamina (Procurement) melakukan verifikasi data procurement Pertamina (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP Fungsi Keuangan, Legal, dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi Perubahan data vendor tercatat di sistem i-P2P

20 Update Data: Return Flow 19 Input data update Verifikasi OK? No / Return Verifikasi Yes OK? No / Return to adm reg loc Update data completed Vendor Pertamina (Admin Reg Loc) Pertamina (MDM) Yes Pertamina (Legal, Finance, HSE, Procurement) Verifikasi (Legal) Verifikasi (Finance) Verifikasi (HSE) OK? Verifikasi (Procurement) Verifikasi OK? Pertamina (Admin RegLoc) No / Reject SKT Update data rejected Yes

21 5 Penambahan Lokasi Aktif (Extend Registered Location) Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan sub bidang/lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau antar perusahaan di Pertamina. Vendor hanya dapat mengikuti pengadaan pada lokasi/sub bidang yang terdaftar 20 Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P

22 Extend Registered Location: Normal Flow 21 Extend Registered Location Verifikasi & Approval Admin Reg Loc Proses Utama Users dan Roles Vendor SKT mengisikan data yang akan diextend: Company Code Registered Location Sub Bidang Fitur extend digunakan untuk: menambah sub bidang, menambah lokasi terdaftar di satu perusahaan Pertamina maupun antar perusahaan Pertamina Output Utama yang dihasilkan Pertamina (Admin Reg Loc yang dituju) melakukan verifikasi data permintaan extend. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data Verifikasi & Approval MDM Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP Vendor terdaftar di lokasi/sub bidang yang diminta dan dapat dilanjutkan ke proses pengadaan Vendor menerima notifikasi status permohonan extend

23 Extend Registered Location: Return Flow 22 Input data extend Verifikasi OK? No / Rejected Verifikasi Yes OK? No / Return to adm reg loc Extend data completed Vendor Pertamina (Admin Reg Loc) Pertamina (MDM) Yes

24 6 CSMS Digunakan oleh vendor SKT dan non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS) 23 Prerequisite: 1.Vendor SKT/Non SKT sudah memiliki akun i-P2P 2.Sub bidang / pekerjaan di Pertamina mensyaratkan adanya penilaian CSMS

25 CSMS: Normal Flow 24 CSMS Verifikasi & Approval Admin Reg Loc & HSE Proses Utama Users dan Roles Vendor SKT & Non SKT mendownload daftar pertanyaan CSMS Vendor SKT & Non SKT mengisikan jawaban pertanyaan CSMS dan mengupload jawaban ke i- P2P Vendor SKT & Non SKT mengupload dokumen pendukung/evidence untuk setiap pertanyaan CSMS Output Utama yang dihasilkan Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data administrasi dan survei lapangan. Setelah data diverifikasi, akan disubmit ke MDM Verifikasi & Approval MDM Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh HSE dan men- submit status CSMS ke MySAP Status CSMS vendor terupdate di MySAP Vendor menerima notifikasi status permohonan CSMS

26 CSMS: Return Flow 25 Input data extend Verifikasi OK? No / Rejected Verifikasi Yes OK? No / Return to HSE CSMS completed Vendor Pertamina (HSE) Pertamina (MDM) Yes

27 26 Telepon ext 4537 Pertanyaan dan Informasi

28 27


Download ppt "I-P2P: Vendor Management Overview i-P2P: Vendor Management Overview 23 Desember 2014."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google