Yohana Dewi Lulu W,S.Si, MT.  a focus on the assessment and improvement of business processes—so-called process orientation  One aspect of this legacy.

Presentasi berjudul: "Yohana Dewi Lulu W,S.Si, MT.  a focus on the assessment and improvement of business processes—so-called process orientation  One aspect of this legacy."— Transcript presentasi:

1 Yohana Dewi Lulu W,S.Si, MT

2  a focus on the assessment and improvement of business processes—so-called process orientation  One aspect of this legacy is that business process, or simply process, has taken on a specific meaning—“a complete end-to-end set of activities that together create value for a customer.”[

3  The Age of the Craftsworker  one person often accomplished the entire process—and not just the manufacturing, but the marketing, sales, design, and service as well.  The Age of the Factory  division of labor into specialties.  The Age of the Specialist  arising from the Industrial Revolution took hold, organizations required growing numbers of specialists, not just in manufacturing, but in areas such as finance,accounting, legal, personnel, marketing, and sales.

4  Enter reengineering: 1985-1993  insight of reengineering was that by identifying, making visible, rethinking, and radically redesigning end-to-end business processes, they could be dramatically improved.  Exit Reengineering 1994-1995

5  Terjadi pada kurun waktu pertengahan abad 18, sebelum revolusi industri  Kebanyakan produk dihasilkan oleh pengrajin  Proses dan produk tidak ada bedanya, sehingga mengukur pekerjaan sama halnya dengan mengukur hasil dari pekerjaan itu  Seluruh pekerjaan dikerjakan di satu tempat  Satu pekerja dapat mengerjakan keseluruhan proses mulai dari membuat produk, memasarkan, merancang dan memberi pelayanan kepada pelanggan

6  Kelebihan  Pekerja mengetahui dengan jelas siapa konsumen produknya apa barang dan jasa yang diproduksi dan apa tujuannya.  Konsumen hanya perlu menghubungi satu kontak untuk permasalahan apapun  Pengrajin mengetahu proses yang terjadi dari awal hingga akhir  Tidak terjadi miskomunikasi antara spesialisasi yang berbeda.

7  Kelemahan  Terdapat satu titik penyebab kegagalan  Kualitas menurun, pekerja tidak seluruhnya memiliki kemampuan yang baik di semua aspek  Output terbatas  Pengrajin baru sudah harus memiliki kemampuan yang baik

8  Didorong oleh penemuan mesin uap oleh James Watt  Mulai ada pembagian pekerjaan (spesialisasi) dalam organisasi  Jumlah produksi setiap pekerja meningkat drastis. Efisiensi produksi meningkat  Suksesnya pembagian kerja meningkatkan efisiensi, divisi kerja dibentuk dengan spesialisasi yang lebih focus

9  Revolusi industry menyebabkan kebutuhan akan spesialis pada organisasi meningkat. Spesialis yang dibutuhkan tidak hanya pada bidang manufaktur, tapi juga pada area-area seperti keuangan, akutansi, hukum,sumber daya manusia, pemasaran dan lainnya.  Mulai dilakukan usaha penyempurnaan produk dengan pemanfaatan research & development, teknik dan perencanaan manufaktur.  Mulai ada manajer professional yang bertugas untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian dan pengontrolan.  Organisasi mulai dibangun dengan struktur yang berdasarkan pembagian fungsi (organisasi fungsional)

10  Kelebihan  Output bertambah denga kualitas yang tetap konsisten  Lebih mudah mengatur pekerja  Pekerja memiliki keahlian yang baik pada spesialisasi yang bersangkutan  Spesialisasi dapat dikurangi/ditambah dengan mudah  Organisasi diatur dengan manajemen professional  Kelemahan  Fokus pada efisiensi local  Pelayanan menurun karena customer tidak dapat melihat proses  Kurang komunikasi  Merendahkan akuntabilitas individual  Pekerjaan dapat menjadi membosankan

11  Kelemahan  Organisasi adalah struktur yang mengelompokkan manusia dan sumbar daya untuk mencapai tujuan umum  Fungsionalitas adalah bidang usaha menyangkut kerja, mengunakan keahlian tertentu dan pengetahuan  Organisasi memiliki tujuan umum, sedangkan orientasi fungsionalitas tidak memiliki tujuan umum. Timbul masalah “sumbu kompor/stovepipe”. Setiap bagian hanya peduli pada dirinya sendiri, tidak saling mendukung dan tidak menyadari keterkaitan satu sama lain.  Kerugian:  Proses yang kontinu terbagi-bagi antara fungsionalitas kerja. Masalah ini sering disebut “fungsional silo/stovepipe”  Pekerjaan pada suatu divisi dapat dinegasikan oleh devisi lain atau tidak menghasilkan nilai tambah apapun.  Terjadi waktu tunda pada proses ketika pekerjaan pindah dan satu fungsionalitas/divisi ke divisi lain.

12  Enter Reengineering 1985-1993  Dilakukan dengan mengindentifikasi dan merancang ulang proses bisnis dari awala hingga akhir secar radikal untuk meningkatkan peformansinya.  Organisasi berorientasi proses mengurangi akumulasi efisiensi dan irrasionalitas  Dalam reengineering, proses-porse dibagi menjadi fungsi dalam organisasi fungsional yang muncul pada revolusi industry disatukan kembali.  Reengineering dilakukan dengan berorientasi pada proses bukan fungsi  Exit Reengineering 1994-1995  Bisnis Process Reengineering(BPR) tidak semenjanjikan seperti yang diharapkan. Perancangan ulang proses memang mudah, tetapi implementasinya sangat sulit  Banyak terjadi kegagalan, hampir 70 – 80 % proyek BPR gagal  Bisa disimpulkan orinetasi prose tidak bagus dan tidak juga buruk. Begitu pula orientasi fungsionalitas.

13  Kelebihan  Fokus yang cukup terhadap customer dan outcome  Keberulangan proses terdefinisi berarti proses terukur dan dapat disempurnakan  Efisiensi meningkat jauh  Birokrasi lebih sederhana sehingga persentase usaha yang lebih besar dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan customer  Kelemahan  Lebih sulit diatur  Pekerjaan individu lebih luas  Sulit diimplementasikan  Membutuhkan investasi teknologi yang besar

14 Medalami proses bisnis perlu memperhatikan hal-hal :  Kerangka Proses  Mengerti saat ini ( as is)  Mendesign proses baru (to be)  Membangun use case scenario

15  Proses adalah kumpulan dari beberapa kegiatan/tugas yang saling terkait dan diinisialisasi oleh sesuatu/sebuah event untuk menghasilkan hasil yang khusus bagi customer dan stakeholder lain dari proses.  Proses merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dilihat dalam perjalanan bukan hasil akhir. Elemen – elemen dalam proses adalah event yang mentriger, hasil dan customer yang mengharapkan.  Proses tidak perlu ada jika tidak ada hasil yang dapat diindentifikasi dan dihitung

16  Membuat peta dari keseluruhan proses melalui sekumpulan proses yang berelasi.  Memilih dan menggambarkan proses target yaitu :  Event, hasil dan costumer  Actor dan mekanisme  Milestone utama  Dokumen perusahaan seperti misi, strategi, goal dan objektif  Penafsiran tentang awal proses dari stakeholder (customer, pemain, pemilik/manager, lainnya) serta pengaruh pada misi.  Menggambarkan proses Goal berdasarkan pandangan stakeholder, mengukur objektif  Menggambarkan lingkungan yang ada seperti catatan, kebudayaan, skill dan manajement style.  Memperkuat awal proses berdasarkan konsep model data.

17  Menggambarkan diagram swimlane dan progressive detail dari yang berperan dan logic atau tasknya  Mengerti sedetail mungkin hingga kebiasaan proses bisnis dimengerti  Membuat penafsiran tentang kondisi yang ada melalui :  Catatan gagasan awal proses  Mengidentifikasikan poin-poin yang pengaruh  Menginvestigasi semua enabler dan mengaktifkannya  Mengecek setiap tugas atau pekerjaan dari setiap orang dalam perusahaan (bila diperlukan untuk dapat mengerti proses)

18  Menentukan karakteristik proses  Melihat ide-ide yang ada  Melalui kemungkinan yang dari proses sebelumnya  Brainstorming dari enabler  Tantangan baru  Mengangkat ide yang ada dari penafsiran yang telah dilakukan terhadap proses.  Memutuskan pendekatan dan arah seperti tetap pada kondisi yang ada, mendesign ulang, meningkatkan, mengambil dari luar atau bebas.  Mendefinisikan ciri-ciri dari proses yang akan dikembangkan dengan cara  Menghilangkan ide yang tidak dapat dijalankan  Meminta saran dari semua enabler (workflow, IT, motivasi, pengaruh dan kebijakan politik, sumber daya manusia, dan fasilitas yang ada  Mengkonsilidasikan dan memilih karakteristik akhir dari proses yang akan dibangun.

19  Inisialisasi : Kebutuhan akan kartu kredit  Customer: Masyarakat  Hasil: Kartu Kredit  Kegiatan yang dilaksanakan:  Melengkapi aplikasi kartu kredit  Menentukan persyaratan kartu kredit  Memeriksa kelengkapan aplikasi  Mencetak kartu kredit  Mengaktifkan kartu kredit  Memberikan kepada kartu kredit  Actor:  Pelamar  Sales Representatif  Credit Representatif  Admin Bank  Admin pencatat  Mesin Pencetak  Penilaian: Kartu Kredit diterima tepat waktu (sudah didefinisikan diawal sebagai control misalnya sebulan sejak aplikasi diterima)dan dapat digunakan segera.

20

21  Masalah dalam proses bisnis haruslah tidak terlalu kecil, terlalu besar atau terlalu luas, tidak spesifik dan tidak didasarkan fungsi organisasi. Fungsi selalu ada namun proses bisa ada bisa juga tidak.  Definisi berdasarkan kamus  Proses: serangkaian tindakan yang ditujukan untuk tindakan tertentu  Fungsi: Profesi atau pekerjaan  Aktifitas: suatu bentuk alamiah yang dilaksanakan dalam fungsi tersebut.  Task:bagian dari pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu  Pengertian dalam pemprograman komputer  Proses: program yang tereksekusi  Fungsi: bagian dari sebuah program yang menghitung sesuatu atau disebut sebagai subprogram

22  Proses bisnis adalah kumpulan dari beberapa kegiatan/tugas yang saling terkait dan diinisialisasi oleh sesuatu/sebuah event untuk menghasilkan hasil yang spesifik bagi customer dan stakeholder lain dari proses.

23  ….untuk menghasilkan hasil yang spesifik….  Hasilnya harus dapat diidentifikasi dan dihitung. Nama proses yang baik harus dapat mengindikasikan hasil.  ….bagi customer dan stateholder lain dari proses…  Customer adalah orang, oganisasi atau kegiatan. Customer harus dapat diindentifikasi dan dapat memberikan penilaian tentang hasil dan proses.

24  ….diinisialisasi oleh sesuatu/sebuah event…..  Proses harus dapat ditelusuri kembali apa yang menjadi alasan/penyebab proses tersebut.  ….beberapa kegiatan/tugas….  Bisnis proses adalah kumpulan aksi, aktifitas, step, task atau apapun istilahnya. Task/tugas untuk mengidentifikasi sebagian dari pekerjaan, dilakukan oleh aktor atau seseorang yang mengerjakan hal yang khusus.

25  ….kumpulan yang saling terkait….  Langkah-langkah dalam proses harus saling terkait dan berhubungan untuk beberapa pekerjaan.  ….proses bisnis….  Proses mengantarkan hasil kepada customer.

26  Terukur  Kita harus dapat mengukur proses bisnis karena hal ini sangat penting bagi stakeholder. Contohnya: Pemilik atau manager ingin melihat alur keluarnya biaya, kepuasan customer dan variabel lain.  Otomasi  Task/aktifitas dapat dilakukan secara manual ataupun otomatis. Hal ini tergantung pada proses apa yang dilakukan, fasilitas, serta sumber daya lain.  Level  Proses digambarkan dalam beberapa level sehingga dapat lebih detail, mengidentifikasi proses, mengidentifikasi milestone, serta menggambarkan workflow.  Customer (internal dan eksternal)  Proses yang berfokus pada external customer merupakan project, sedangkan yang berfokus pada internal customer merupakan proses pendukung baik pendukung teknikal maupun pendukung sosial.

27  Kirim file dan subyek dengan nama probis_Nama mhs.doc  Proses Penggajian sebuah organisasi atau perusahaan  Paling lambat 10 Februari 2010 Jam 06.30