Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Pertemuan VI, Modul 6.  Retensi --- retention yang berarti menyimpan.  Retensi Arsip -- jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Pertemuan VI, Modul 6.  Retensi --- retention yang berarti menyimpan.  Retensi Arsip -- jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai."— Transcript presentasi:

1 Pertemuan VI, Modul 6

2  Retensi --- retention yang berarti menyimpan.  Retensi Arsip -- jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai gunanya.  Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat sekurang kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip

3  JRA merupakan program retensi arsip yaitu suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip organisasi yang berupa memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna ( Betty R. Rick ; 1992 ).  JRA adalah suatu daftar series arsip organisasi yang berisi arahan berapa lama arsip disimpan dan juga mengandung instruksi kapan arsip dipindahkan ke tempat penyimpanan in aktif. ( Jay Kennedy; 1998 )

4  Kalau lihat pengertian dari dua pakar kerasipan di atas bisa disimpulkan bahwa JRA adalah suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip dan nasib akhir apakah suatu arsip tersebut musnah atau permanen yang berguna sebagai arahan dalam program penyusutan arsip.

5  Menurut UU Kearsipan No. 43 tahun 2009, JRA adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelatan arsip.

6 Contoh Jadwal Retensi Arsip NO Jenis/seri arsip Jangka waktu simpan Keterangan Aktif Aktif Inaktif Inaktif I. I HUKUM Produk hukum a. Peraturan Perundangan yang mengatur instansi b. Produk hukum internal Dokumentasi hukum Kontrak/ perjanjian Sampai dengan diperbaharui sampai dengan tidak berlaku sampai dengan tidak berlaku sampai dengan tidak berlaku 4 tahun 4 tahun - 9 tahun PermanenMusnah Dinilai kembali

7 KODEDESKRIPSI SERIES REKODNILAI GUNA RETENSI KETERANGAN AKTIFINAKTIF KEU PENDAFTARAN MAHASISWA/REGISTRASI Dokumen yang berhubungan dengan registrasi (pendaftaran mahasiswa baru dan pendaftaran ulang bagi mahasiswa lama), mulai dari surat permohonan, pelaksanaan sampai pelaporannya. Administrasi Keuangan 1 tahun setelah mahasiswa lulus 1 tahunMusnah KEU BIAYA KULIAH Dokumen yang berkaitan dengan slip pembayaran uang sumbangan pembinaan pendidikan (SPP)/biaya operasional pendidikan (BOP), dana kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa (DKFM), dana peningkatan kualitas pendidikan (DPKP), keringanan biaya kuliah, penundaan pembayaran dan kembalian uang kuliah mahasiswa. Keuangan 1 tahun setelah mahasiswa lulus 1 tahunMusnah KEU 01.02BIAYA WISUDA Dokumen yang berkaitan dengan slip bukti pembayaran wisuda. Keuangan1 tahun setelah wisuda1 tahunMusnah

8 NoJenis ArsipRetensiPenetapan AktifInaktif 1Program Kegiatan pendidikan dan Pengajaran1 tahun Permanen 2Perumusan Kurikulum (GBPP)1 tahun Permanen 3Pengembangan Penyempurnaan Kurikulum1 tahun2 tahunPermanen 4Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri1 tahun3 tahunMusnah 5Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri1 tahun3 tahunMusnah 6Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri1 tahun3 tahun Permanen (Barang tidak bergerak) 7Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan Agama Swasta 1 tahun3 tahunMusnah

9 a) Terhindar dari pemborosan (inefisiensi) b) Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan (Memudahkan penyusutan) c) Terjaminnya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional. d) Memudahkan temu kembali arsip/rekod e) Memenuhi perundang-undangan

10  Manfaat Jadwal Retensi Arsip menurut Ira dkk adalah: (1) Pengurangan rekod, menghemat waktu dalam penelusuran informasi rekod, (2) Meghindari masalah hukum, (3) Melakukan efisiensi dalam menetapkan rekod yang sangat penting, (4) Menghemat tempat, dengan memindahkan rekod yang tidak digunakan saat ini, (5) Mengidentifikasi rekod yang memiliki nilai permanen.

11 Jadwal Retensi Arsip Mencakup Dalam 3 Kategori, yaitu: 1.Retensi waktu khusus 2.Arsip yang disimpan secara permanen 3.Rekod yang harus ditinjau ulang

12 Disposal adalah pengolahan waktu yang berkaitan dengan penerapan keputusan penilaian, yaitu mencakup retensi, penghapusan/penghancuran rekod dari/bentuk sistim tata kearsipan; juga mencakup migrasi/transmisi rekod-rekod dari sistem tata kearsipan, dan penggunaan transfer ke perlindungan/kepemilikan rekod.

13 Karena dengan proses penilaian dapat menentukan berapa lama dan rekod apa saja yg dapat dimusnahkan/akan menjadi arsip. sehingga Jadwal retensi rekod dapat merupakan jadwal kewengan, yaitu daftar yang memuat rekod series organisasi dengan penunjukan untuk bagaimana rekod dimusnahkan sesudah diciptakan dan digunakan. Kedua Definisi di atas sangat berkaitan

14 Formulir Kewenangan √ Formulir ini akan memberikan bukti bahwa unit-unit pencipta atau pengolah mana yang sudah melakukan kegiatan penyusutan arsip. √ Formulir kewenangan juga memberikan informasi siapa yang berwenang atau menjadi saksi pada saat pemusnahan atau transfer arsip.

15 1. Pemindahan rekod dari unit pencipta ke unit kearsipan. 2. Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke arsip nasional. 3. Pemusnahan rekod yang tidak mempunyai nilai guna.

16 Jadwal Retensi Umum Jadwal Retensi Spesifik  Di Indonesia, jadwal retensi umum yang sudah dikembamgkan adalah dalam bentuk Surat Keputusan Bersama Antara ANRI dengan BKN untuk menentukann nilai guna dan masa simpan arsip yang berkaitan dengan kepegawaian dan pertanggungjawaban keuangan.  Dikembangkan sesuai dengan fungsi kegiatan organisasi, khususnya kegiatan substansial untuk memudahkan penentuan masa simpan pada arsip yg lebih khusus.  Jadwal ini harus disertakan dengan formulir kewenangan yang di sahkan oleh masing- masing kebutuhan unit pencipta arsip.

17 Pertemuan VI, Modul 7

18

19

20 Modul 8

21  Sesuai dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 dan PP No. 28 Tahun 2012 Penyusutan Arsip adalah merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara: a) Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b) Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna; c) Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

22 Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif 1) Inaktif 2) Pengelompokkan 3) Pendaftaran, pembuatan Daftar Arsip 4) Penataan, sesuai dengan Daftar Arsip dimasukkan ke dalam boks 5) Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan menjadi Pembuatan Berita Acara Pemindahan 6) Pelaksanaan pemindahan arsip

23 Pengepakan dan Pemindahan Arsip ke Ruang Penyimpanan  Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan harus dilakukan secara teratur sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Instruksi yang jelas perlu diberikan untuk pengepakan arsip ke dalam boks, seperti: pemindahan arsip dari pembungkus yang keras ke lunak, pemberian label untuk arsip yang akan dimusnahkan di luar boks, pembuatan daftar isi boks dengan nomor berkas dan boks, pembuatan indeks, pastikan ada sedikit ruang di dalam boks (jangan terlalu padat)  Menurut PP Nomor 43 Tahun 2011 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan PP tentang Penyusutan Arsip, pemindahan arsip perlu dibuatkan: daftar arsip inaktif, daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan/ diserahkan, dan daftar waktu penyimpanan arsip

24 Teknik pemindahan arsip inaktif PEMERIKSAAN PENDAFTARAN PENATAAN FISIK PEMINDAHAN UNIT PENGOLAH melakukan UNIT KEARSIPAN PEMERIKSAAN PENERIMAAN PENYIMPANAN melakukan BA dan Daftar Jadwal Retensi Arsip Lihat kolom aktif

25 Instansi: Alamat : Telepon : NomorJenis ArsipTahunJumlahNo. Boks Daftar Pertelaan Arsip In Aktif yang Dipindahkan

26 Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif No. ……………………………………… Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip Inaktif dari unit pengolah … 1. Nama : … NIP : … Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit pengolah … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama : … NIP :… Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit kearsipan yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkanseperti tercantum pada Daftar Pertelaan terlampir Bogor, ………….. Pihak Kedua Pihak Pertama ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP Mengetahui Kepala Unit Pengolah ttd nama terang NIP

27 Prosedur Pemusnahan Arsip 1) Pemeriksaan  JRA 2) Pendaftaran memisahkan arsip-arsip pada tempat tersendiri kemudian dicatat dalam daftar arsip usul musnah (DAUM) rangkap dua. satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit Kearsipan

28 3) Pembentukan Panitia Pemusnahan Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan retensi > 10 tahun. Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit yang secara fungsional bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip 4) Penilaian dan Persetujuan Retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

29  Khusus untuk arsip keuangan perlu pertimbangan dari Kepala BPK  Khusus untuk arsip kepegawaian perlu pertimbangan dari Kepala BKN 5) Pembuatan Berita Acara 6) Pelaksanaan pemusnahan : - dicacah - dibakar - menggunakan bahan kimia - di daur ulang

30 Catatan: PPemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/ perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara/Badan- badan Pemerintahan yang bersangkutan

31 Ketentuan Pemusnahan Arsip:  Telah melewati ketentuan wajib simpan sesuai pedoman Jadwal Retensi Arsip  Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan organisasi  Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan nasional  Tidak ada perundang-undangan yang melarang  Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana/perdata yang masih dalam proses  Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah, dibakar habis atau dilebur secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

32  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan  berisi jenis arsip yang dimusnahkan, jumlah lembarnya dan periode tahun dari arsip yang dimusnahkan  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaaan pemusnahan oleh penanggung jawab dengan saksi-saksi (2 orang)  Pemusnahan dilakukan dengan cara, : pembakaran penghancurn dengan mesin penghancur kertas atu proses kimiawi

33 Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik Persetujuan Kepala Unit Kearsipan Pengesahan Pelaksanaan 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan

34 Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik Persetujuan Ka ANRI untuk arsip 10 tahun ke atas Pengesahan Pelaksanaan 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan

35 Teknik Penyerahan arsip Pemeriksaan Pendaftaran Penataan fisik Pemberitahuan ke ANRI Penilaian ANRI Pelaksanaan Berita acaraDaftar arsip Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan

36 Nilaiguna Arsip  Nilaiguna Primer : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi penciptanya yang meliputi nilaiguna adm, hukum, keuangan, ilmiah & teknologi.  Nilaiguna Sekunder : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain & / atau kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi nilaiguna kebuktian dan informasional.

37 Instansi: Alamat : Telepon : NomorJenis ArsipTahunJumlahNo. Boks Daftar Arsip yang Dimusnahkan

38 Berita Acara Pemusnahan Arsip BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP No. ………………………….. Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan di bawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir. Dengan cara: a. Pembakaran b. Pencacahan c. Peleburan secara kimia Saksi-saksi: Pimpinan unit kearsipan 1. Jabatan ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP 2. Jabatan ttd nama terang NIP

39 Prosedur Penyerahan Arsip Statis 1). Pemeriksaan memeriksa arsip statis (yang memiliki nasib akhir permanen di kolom keterangan JRA) 2) Pendaftaran memisahkan arsip statis tersebut pada tempat tersendiri dan didaftar dalam Daftar Arsip Usul Serah, rangkap 2 3) Penilaian dan Persetujuan 4) Pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis 5) Pelaksanaan Penyerahan

40 Berita Acara Penyerahan Arsip Statis BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS No. ……………………………. Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, bertempat di … kami yang bertandatangan di bawah ini: 1. Nama : … NIP : … Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan instansi … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. 2. Nama : … NIP : … Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan ANRI yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA. Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip instansi … yang memiliki nilaiguna nasional seperti yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir untuk disimpan di ANRI. Bogor …………… Pihak Kedua Pihak Pertama Kepala ANRI Kepala KAPD ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP


Download ppt "Pertemuan VI, Modul 6.  Retensi --- retention yang berarti menyimpan.  Retensi Arsip -- jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google