Sistem Basis Data / Arsip

Presentasi berjudul: "Sistem Basis Data / Arsip"— Transcript presentasi:

1 Sistem Basis Data / Arsip
Basis Data (Database), dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki lemari arsip dan berwenang/bertugas untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti : memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan, menentukan kelompok/jenis arsip, memberi nomor dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.

2 Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

3 Basis data di sebuah harddisk
Sistem Perngarsipan Mahasiswa Matakuliah Absen Nilai Lemari arsip sebuah ruang Disk / Storage File Mahasiswa File Matakuliah File Absen File Nilai Basis data di sebuah harddisk

4 Sistem Perngarsipan Konvensional
Rektorat Sekretariat PDE Dengan PC Stand Alone Bank Bukopin

5 Sistem Perngarsipan Modern

6 Sistem Perngarsipan Terdistribusi

7 Sistem Perngarsipan Terdistribusi
SIAM UPI-YPTK Bank Bukopin

8 Sistem Perngarsipan Terdistribusi

9 Sistem Perngarsipan Online-Realtime
SIAM UPI “YPTK”

10 Sistem Perngarsipan Online-Realtime
Pemerintah Propinsi LAMPUNG

11 Homepage Arsip Nasional RI

12 Sistem Pengarsipan

13 Komponen Sistem Kearsipan
Basis Data (Database), Data tersimpan secara terintegrasi dan dipakai secara bersama-sama Hardware, Perangkat keras yang digunakan dalam mengelola sistem database Software, perangkat lunak perantara antara pemakai dengan data fisik. Perangkat lunak dapat berupa Data Base Management System dan berbagai program aplikasi User, sebagai pemakai sistem Sistem Operasi (Operating System)

14 Tujuan Disain Pengarsipan
Mencegah Data redudancy dan Inconsistency Mempermudah dalam melakukan akses terhadap data Mempertimbangkan Data Isolation Mencegah Concurent access anomaly Mempertimbangkan masalah ke-amanan data Mempertimbangkan masalah integritas

15 Struktur Arsip & Akses

16 Perkembangan Sofrware Arsip
Stand-alone database diakses pada komputer personal misalnya Microsoft access, foxbase, dbase, dll Server database diakses oleh jaringan komputer misalnya Oracle, IBM DB2, Microsoft SQL Server, MYSQL, SYBASE, INTERBASE, PARADOX, PROGRESSQL, .

17 Membangun Bank Arsip (Data Warehouse) Bank Arsip Pemko
Dinas Industri & Perdagangan Bag. Pembangunan Dinas Pemuda & Olah Raga Dinas KimPrasWil Bag. Tata Pemerintahan Dinas Kependudukan Badan Pengawas Bag. Hukum dan Ortal Sekretariat Kota Dinas Kantor Arsip & Perpusta- kaan Ass. Adm. Pem. & pembangunan Bappeda Payakumbuh Dinas Inkom & Humas Bag. Kuangan Dinas Kebersihan & Taman Kantor Satpol & Pamong Praja Dinas Pendidikan Dinas Pertanahan Dinas PemMasyKop & UKM Dinas KelPerikanan&Pertanian Dinas Kesejahteraan Sosial Bag. Protokol Dinas Pasar Ass. Adm dan Umum Badan Penanaman Modal Dinas Tenaga Kerja Badan KesBang & Pel. Masy. Dinas Pendapatan Dinas Perhubungan Bank Arsip Pemko Implementasi e-Government berbasis IT diarahkan untuk membangun Bank Data (Data Warehouse) yang didukung oleh Sistem Informasi Eksekutif dan Informasi Pendukung Pengambil Kebijakan secera cepat dan tepat melalui pengintegrasian data/informasi dari seluruh Instansi dilingkungan PemKo Payakumbuh

18 Membangun Aplikasi Operasional Instansi
Otonomi Daerah Aplikasi Ketataprajaan Asisten Ketataprajaan OrTal Pemerintahan Per- ekonomian Aplikasi Ekonomi & Pembangunan Asisten Ekonomi & Pembangunan Pem- bangunan Bina Sosial Aplikasi Pembinaan Hukum & Sosial Asisten Pembinaan Hukum Pemberd. Perempuan Perleng- kapan Aplikasi Administrasi Asisten Administrasi Adm & Umum Keuangan SIM Sekretariat Kota Aplikasi Pelaporan Ke Pemprop. & Pusat KOORDINASI KE BAWAH

19 Sampel: Aplikasi Operasional Instansi BAPPEDA
e-Gov PemKo Aplikasi Sekretariat Subbag Kepegawaian Subbag Keuangan Subbag Umum Subbag Organisasi & Hukum Aplikasi Perencanaan Ekonomi & Keuangan Subbid Pertanian Subbid Keuangan, PDU, & Parawisata Subbid Perdagangan Koperasi & Jasa Subbid Industri, Sumber Daya Alam & Kelautan SDM & Sosial Budaya Subbid Kependudukan, TK & PP Subbid Pemerintahan, Hukum & Komunikasi Subbid Pendidikan,Mental Spritual & udaya Subbid Kesehatan & Kesejah.Masyarakat Aplikasi Sarana & Prasarana Subbid Perhubungan Subbid Tata Ruang & Lingkungan Hidup Subbid Pengairan & Sumber daya Air Subbid Pengembangan Wilayah Pembangunan Aplikasi RenBang & BangTek Subbid Kerjasama Luar Negeri Subbid Kerjasama Antar Daerah & Lembaga Masyarakat Subbid Teknologi & Informasi

20 Jenis aplikasi e-Gov. BANK DATA e-Government PemKo INTERNET INTRANET
SIM Kepegawaian Terpadu SIM Perencanaan dan Pembangunan Kota SIM Monitoring dan Pengawasan Proyek SIM Tanaman Pangan dan Peternakan SIM Keuangan Terpadu SIM Pertambangan & Peng. Energi SIM Koperasi, PKM dan Penanaman Modal Aplikasi Profil & Prospek Kota Batam SIM Kependudukan & Kemasyarakatan SIM Perlengkapan & Barang Daerah SIM Kelautan dan Perikanan Sis. Informasi Eksekutif dan LPJ Walikota Sistem Informasi Legislatif BANK DATA e-Commerce INTERNET e-Government PemKo INTRANET e-Election e-Learning e-Sport e-Library e-Services Unit Pelayanan Masyarakat Terpadu Sistem Informasi Potensi Daerah Sistem Informasi Investasi Sistem Informasi Profil & Prospek Kota Pusat Informasi Layanan Masyarakat Pusat Informasi Kependudukan Pusat Informasi Bisnis Sistem Informasi Pariwisata Sistem Informasi Sektor-sektor Unggulan Sistem Informasi Industri Kecil Menengah dan Kerajinan Informasi Pemilu

21 Pilihan Akses ke layanan UP2T
JARINGAN InterNet/intraNet PEMKO PROPINSI Akses via internet/warnet KECAMATAN Unit layanan terdapat di kecamatan dan/atau Kota, berupa loket Pelayanan dan Perijinan Terpadu (UP2T), dapat dilakukan dengan memberdayakan Warnet. Datang langsung via telepon Unit Layanan Datang ke PemKo Pilihan Akses ke layanan UP2T

22 Membangun Relasional Sistem Arsip Intelligent
Vehicle_tabel Buatan Model Tahun Warna Vehicle_ID # Penduduk_ID (FK) Penduduk_tabel Nama Alamat Pekerjaan Status Kepemilikan Dll. Penduduk_ID Owns / Owns by Asuransi_tabel Asuransi_ID # Insured by/ Insures SIM_tabel Nomor Polres Issued Expiry date SIM_ID # Has Number Passport_tabel Imigrasi Pass_ID # Bank_tabel Visa Bank_ID # Membangun Relasional Sistem Arsip Intelligent Dll._tabel ??????? ?????? ????? ????_ID #

23 Design Kearsipan Conceptual model 2. Logical database design
Meliputi perancangan pemilihan DBMS baik secara conceptual, logical dan phisical. Langkah-langkah dalam mendesign database (database design). Ada 3 langkah utama dalam design database yaitu: Conceptual model Adalah mendefenisikan data-data yang diperlukan. Pada langkah pertama ini perlu diperhatikan adalah data apa yang dibutuhkan sebagai output, baik melalui screen (layar) atau printer, yang datanya harus disimpan dalam file database. 2. Logical database design Adalah menentukan data yang akan dikelompokan dalam suatu file database. Hal yang penting dalam pengembangan adalah logika disain database, model relasi dan proses normalisasi yaitu pengelompokan data menjadi satu tabel berdasarkan entity dan relasinya. Design Kearsipan

24 3. Physical database design
Adalah pertimbangan kemampuan sistem yang akan dipakai jika diperlukan pembahasan yang sesuai dengan informasi sistem. Pada tahap ini adalah untuk mempertimbangkan, penyisipan dan penghapusan jika tidak terjadi maka tebel-tabel yang telah dinormalisasikan harus digabungkan kembali yang disebut penormalisasian.

25 Contoh Database Bank

26

27 Konsep Model Database Mengapa mengambil dan memproses data yang sama berulang kali? Pertanyaan inilah yang menjadi alasan utama mengapa data warehouse diperlukan.Ada alasan lain, akibat situasi diatas, yang selalu menimbulkan keraguan pemakai tingkat-atas nior manager, misalnya kepala wilayah) akan kebenaran informasi yang diperolehnya. Laporan harian pada contoh bank-bank diatas diatas dijadikan sumber data oleh fungsi-fungsi dikantor cabang dan wilayah, untuk membuat laporan yang lain untuk keperluan masing-masing. Akibat berantainya penggunaan dan pemrosesan individu ini (terutama re-entry manual, perbedaan pengertian nilai data (definisi dan makna) dan formula perhitungan), maka bila mereka mengadakan rekonsiliasi kembali berdasar laporan individu tersebut (misalnya waktu rapat manajemen antar ungsi), hampir selalu muncul masalah inconsistenc informasi. Sistem gudang data (Data Warehouse) dibangun untuk mengatasi masalah teknis dan bisnis dalam kasus-kasus sejenis diatas, yaitu kasus kasus yang berkaitan dengan pengunaan data dan informasi untuk mengambil keputusan bisnis dan manajemen. Bandingkan gambar 2 berikut ini dengan gambar 1.

28

29 Perkembangan Hardware
IBM PC bersaing dengan Apple Macintosh dalam memperebutkan pasar komputer Pada tahun 1981, IBM memperkenalkan penggunaan Personal Computer (PC) untuk penggunaan di rumah, kantor, dan sekolah Pada masa sekarang, kita mengenal perjalanan IBM compatible dengan pemakaian CPU: IBM PC/486, Pentium, Pentium II, Pentium III, Pentium IV (Serial dari CPU buatan Intel). Juga kita kenal AMD k6, Athlon, dsb. Ini semua masuk dalam golongan komputer generasi keempat.

30 KOMPUTER GENERASI KELIMA
Mendefinisikan komputer generasi kelima menjadi cukup sulit karena tahap ini masih sangat muda. Contoh imajinatif komputer generasi kelima adalah komputer fiksi HAL9000 dari novel karya Arthur C. Clarke berjudul 2001:Space Odyssey. HAL menampilkan seluruh fungsi yang diinginkan dari sebuah komputer generasi kelima. Dengan kecerdasan buatan (artificial intelligence), HAL dapat cukup memiliki nalar untuk melakukan percapakan dengan manusia, menggunakan masukan visual, dan belajar dari pengalamannya sendiri.

31 KOMUNIKASI DATA DAN JARINGAN KOMPUTER
Kemajuan teknologi komunikasi sekarang mempunyai pengaruh pada perkembangan pengolahan data. Data dari satu tempat dapat kirim ke tempat lain dengan alat telekomunikasi. Media Transmisi Data Kapasitas Kanal Transmisi . Model peer to peer Komunikasi Data Ethernet menggunaan satu kawat (kabel) Topologi Star atau Hub Model Client/Server

32 Penggunaan Mouse Penggunaan Keyboard
Penciptaan keyboard komputer di ilhami oleh penciptaan mesin ketik yang dasar rancangannya di buat dan di patenkan oleh Christopher Latham pada tahun 1868 dan banyak dipasarkan pada tahun 1877 oleh Perusahaan Remington. Penggunaan Mouse Pada dasarnya, penunjuk (pointer) yang dikenal dengan sebutan "Mouse" dapat digerakkan kemana saja berdasarkan arah gerakan bola kecil yang terdapat dalam mouse. Jika kita membuka dan mengeluarkan bola kecil yang terdapat di belakang mouse, maka akan terlihat 2 pengendali gerak di dalamnya. Kedua pengendali gerak tersebut dapat bergerak bebas dan mengendalikan pergerakan penunjuk, yang satu searah horisontal (mendatar) dan satu lagi vertikal (atas dan bawah).

33 Penggunaan Scanner Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung kamu lihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar

34 Digital Camera OUTPUT DEVICE
Salah satu input device yang sedang marak belakangan ini adalah digital camera. Dengan adanya alat ini, kita dapat lebih mudah memasukan data berupa gambar apa saja, dengan ukuran yang relatif cukup besar, ke dalam komputer kita. Digital camera yang beredar di pasaran saat ini ada berbagai macam jenis, mulai dari jenis camera untuk mengambil gambar statis, sampai dengan camera yang dapat merekam gambar dinamis seperti video. OUTPUT DEVICE Output yang dihasilkan dari pemroses dapat digolongkan menjadi empat bentuk, yaitu tulisan (huruf, angka, simbol khusus), image (dalam bentuk grafik atau gambar), suara, dan bentuk lain yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form). Tiga golongan pertama adalah output yang dapat digunakan langsung oleh manusia, sedangkan golongan terakhir biasanya digunakan sebagai input untuk proses selanjutnya dari komputer.

35 Printer dan Plotter Peralatan output dapat berupa:
Hard-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk mencetak tulisan dan image pada media keras seperti kertas atau film. Soft-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk menampilkan tulisan dan image pada media lunak yang berupa sinyal elektronik. Drive device atau driver, yaitu alat yang digunakan untuk merekam simbol dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media seperti magnetic disk atau magnetic tape. Alat ini berfungsi ganda, sebagai alat output dan juga sebagai alat input. Printer dan Plotter Printer dan plotter adalah jenis hard-copy device, karena keluaran hasil proses dicetak di atas kertas. Printer memiliki berbagai macam bentuk dan ukuran, serta ketajaman hasil cetak. Ukuran kertas yang dapat digunakan pun beragam.

36 Monitor adalah salah satu jenis soft-copy device
Monitor adalah salah satu jenis soft-copy device, karena keluarannya adalah berupa signal elektronik, dalam hal ini berupa gambar yang tampil di layar monitor. Gambar yang tampil adalah hasil pemrosesan data ataupun informasi masukan. Monitor memiliki berbagai ukuran layar seperti layaknya sebuah televisi. Tiap merek dan ukuran monitor memiliki tingkat resolusi yang berbeda. Resolusi ini lah yang akan menentukan ketajaman gambar yang dapat ditampilkan pada layar monitor. Jenis-jenis monitor saat ini sudah sangat beragam, mulai dari bentuk yang besar dengan layar cembung, sampai dengan bentuk yang tipis dengan layar datar (flat). Infocus Monitor adalah salah satu jenis soft-copy device

37 CPU terdiri dari dua bagian utama yaitu unit kendali (control unit) dan unit aritmatika dan logika (ALU). Disamping itu, CPU mempunyai beberapa alat penyimpan yang berukuran kecil yang disebut dengan register CU (Control Unit) / Unit Kendali CPU (CENTRAL PROCESSING UNIT) Register Register merupakan alat penyimpanan kecil yang mempunyai kecepatan akses cukup tinggi, yang digunakan untuk menyimpan data dan instruksi yang sedang diproses sementara data dan instruksi lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di dalam memori utama. Secara analogi, register ini dapat diibaratkan sebagai ingatan di otak bila kita melakukan pengolahan data secara manual, sehingga otak dapat diibaratkan sebagai CPU, yang berisi ingatan-ingatan, satuan

38 MEMORI Random Access Memory (RAM) Array Processor
Bila sejumlah besar dari perhitungan harus dilakukan, maka untuk mempercepat proses biasanya dipergunakan unit tambahan yang disebut dengan array processor atau co-processor MEMORI CPU hanya dapat menyimpan data dan instruksi di register yang berukuran kecil sehingga tidak dapat menyimpan semua informasi yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses program. Random Access Memory (RAM) Semua data dan program yang dimasukkan melalui alat input akan disimpan terlebih dahulu di memori utama, khususnya RAM, yang dapat diakses secara acak (dapat diisi/ditulis, diambil, atau dihapus isinya) oleh pemrogram. Struktur RAM terbagi menjadi empat bagian utama.

39 BUS Read Only Memory (ROM)
Dari namanya, ROM hanya dapat dibaca sehingga pemrogram tidak bisa mengisi sesuatu ke dalam ROM. ROM sudah diisi oleh pabrik pembuatnya berupa sistem operasi yang terdiri dari program-program pokok yang diperlukan oleh sistem komputer, seperti misalnya program untuk mengatur penampilan karakter di layar, pengisian tombol kunci papan ketik untuk keperluan kontrol tertentu, dan bootstrap program. Program bootstrap diperlukan pada saat pertama kali sistem komputer diaktifkan. Proses mengaktifkan komputer pertama kali ini disebut dengan booting, yang dapat berupa cold booting atau warm booting. BUS Hubungan antara CPU dengan memori utama ataupun dengan alat-alat input/output (I/O) dilakukan melalui suatu jalur yang disebut dengan bus. Hubungan antara CPU dengan memori utama melalui jalur bus yang dilekatkan pada MDR, MAR, dan unit kendali dalam CPU. Sedangkan bus yang menghubungkan CPU dengan alat-alat I/O tidak dilekatkan langsung ke alat-alat I/O, tetapi dapat

40 MEDIA PENYIMPANAN (MEMORI) EKSTERNAL
Floppy Disk Floppy disk drive yang menjadi standar pemakaian terdiri dari 2 ukuran yaitu 5.25” dan 3.5” yang masing-masing memiliki 2 tipe kapasitas Double Density (DD) dan High Density (HD).

41 DVD (Digital Versatile Disc)
DVD adalah generasi lanjutan dari teknologi penyimpanan dengan menggunakan media optical disc. DVD memiliki kapastias yang jauh lebih besar daripada CD-ROM biasa, yaitu mencapai 9 Gbytes. Teknologi DVD ini sekarang banyak dimanfaatkan secara luas oleh perusahaan musik dan film besar, DVD menyediakan format yang dapat ditulis satu kali ataupun lebih, yang disebut dengan Recordable DVD, dan memiliki 6 macam versi, yaitu : DVD-R for General, hanya sekali penulisan DVD-R for Authoring, hanya sekali penulisan DVD-RAM, dapat ditulis berulang kali DVD-RW, dapat ditulis berulang kali DVD+RW, dapat ditulis berulang kali DVD+R, hanya sekali penulisan

42 Sistem Operasi Aplikasi Aplikas Office Sistem Operasi Brbasis Grafis
Sistem Operasi Berbasis Teks Sistem Operasi Brbasis Grafis Aplikas Office Word : Program Pemroses Kata Excel : Program Pemroses Tabel Player Suara / Musik

43 BrowserInternetExplorer
Web Programming Player Film BrowserInternetExplorer komunikasi melalu teks (messsage), juga bisa berupa suara (voice) mapun film (webcam)

44 SIAM UPI-YPTK

45

46 SIAM UPI-YPTK SERVER SIAM UPI-YPTK

47 SERVER SIAM UPI-YPTK

48 SIAM UPI-YPTK Univ. Putra Indonesia “YPTK”

49

50

51

52

53

54

55

56

57 SIAM UPI-YPTK Bank Bukopin

58 SIAM UPI-YPTK Bank Bukopin

59 Perlindungan Terhadap Arsip
Keamanan Setiap transaksi, arsip dan informasi di encrypted, Vendor bertanggung jawab atas keamanan server. Kepercayaan Apakah Vendor Legitimate ? (Hanya berdasarkan informasi yang tertera pada homepage). Apakah konsumen legitimate ?. (Hanya berdasarkan no. credit card, beberapa vendor hanya mengirim produk ke alamat penagihan credit card)

60 Perlindungan Terhadap Arsip
Services Keamanan secara Elektronik Authentication Access Control Confidentiality Integrity Non-Repudiation Services Keamanan secara Non-Elektronik Identitas Foto, Nama lengkap, dll Pembuka Pintu dan kunci Masternya, check point Surat Tersegel tinta yang tidak terlihat Tinta tidak terhapus, hologram pada credit card Tanda tangan notaris surat yang terintegrasi

61 ARSIP PANDANG DENGAR Arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beranega ragam. ARSIP PERMANEN Arsip yang mempunyai nilai guna yang tinggi bagi kehidupan kebangsaan dan pertanggungjawaban nasional ARSIP REKAMAN SUARA Arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan mempergunakan sistem perekam tertentu ARSIP SEMI AKTIF Arsip yang frekwensi penggunaannya secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. ARSIP STATIS Arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

62 Arsip yang uraian informasinya berbentuk tulisan atau teks.
ARSIP TEKSTUAL Arsip yang uraian informasinya berbentuk tulisan atau teks. ARSIP TERATUR Arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut: 1. Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang dipergunakan misalnya ;Sistem Buku Agenda, Sistem Kartu/Srstem Kaulbach. 2. Drtertibkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembalinya dapat lancar. 3. Arsip yang tidak diperlukan balk oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan sebagai bahan bukti pertanggungiawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesual ketentuan yang berlaku. 4. Arsip yang diperlukan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintah yang bersangkutan tetapi diperlukan dan penting sebagai bahan bukti pertanggungiawaban nasional, dibuatkan daftar pertelaannya untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku. 5. Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, ditentukan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar Penyimpanari Arsip 6. Apabila waktu penyimpanan berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional. 7. Apabila jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan maka daftar waktu penyimpanan arsip disesuaikan dengan ketentuan dalam jadwal retensi arsip.

63 AZAS DESENTRALISASI KEARSIPAN
ARSIP VIDEO Arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images) terekam dalam rangkaian garnbar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik. ARSIP VITAL Arsip yang dipergunakan untuk menjamin berlangsungnya kegiatan pemerintahan atau kegiatan usaha, sehingga perlindungan atas arsip-arsip tersebut menduduki posisi sentral dan merupakan tuntutan yang primer AZAS DESENTRALISASI KEARSIPAN Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. AZAS GABUNGAN SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI KEARSIPAN Pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dan desentralisasi. AZAS PENYIMPANAN ARSIP 1. Azas Sentralisasi 2. Azas Desentralisasi 3. Azas Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi

64 AZAS SENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengeloalan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip BADAN PEMERINTAH Seluruh aparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini Perusahaan-perusahaan yang modalnya sebagian atau seluruhnya berasal dan pemerintah. BADAN SWASTA Bidang kegiatan yang mempunyai pengaruh terhadap pelaksanaan pemenintahan dan atau pembangunan serta perkembangan kehidupan kebangsaan pada umumnya, seperti Badan-badan atau Organisasi - organisasi dibidang sosial politik atau ekonomi. BAKI SURAT (LETTER TRAY) Semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk meletakan/menyimpan surat yang biasanya disimpan diatas meja. BERKAS Himpunan dokumen / arsip yang isinya saling berkaitan sehingga membentuk satu kesatuan informasi. BRANKAS (SAFE KEEPING DOCUMENT) Lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman dan biasanya untuk menyimpan arsip-arsip penting / rahasla.

65 BROSUR Terbitan yang mengandung infomasi tertentu yang bersifat aktual. CANDI DEWA MATROEN Tempat penyimpanan dokumen-dokumen negara, catatan sidang, peraturan-peraturan buku catatan dan lain-lain di kota Athena, Yunani sekitar abad 5 dan 6 sebelum Masehi, dianggap merupakan lembaga kearsipan pertama di dunia. CARA PEMUSNAHAN Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan dengan sepengetahuan Pimpinan Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan. Arsip-arsip yang tidak diperlukan baik oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan yang bersangkutan maupun untuk bahan bukti pertanggungjawaban nasional dapat dimusnahkan, dengan ketentuan bahwa : a. Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengar dengan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan. b. Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawalan Negara. c. Untuk arsip yang menyangkut material dan kepemilikan perlu memperhatikan ketentuan - ketentuan yang berlaku untuk itu

66 Pemusnahan Arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh. dua orang pejabat dari bidang hukum / perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dan lembaga- lembaga / badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan. Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip. Pemusnahan arsip hasil penyusutan harus dengan persetujuan Pusminda dan Kantor Arsip Daerah Propirisi DKI Jakarta. CARA PENATAAN Sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut: Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang dipergunakan, misalnya : sistem buku agenda, sistem kartu / sistem kaulbach dan lain-lain. Diterbitkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembalinya lancar. Arsip yang tidak diperlukan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan maupun sebagai bahan bukti pertanggungiawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku. 4. Arsip yang tidak diperlukan oIeh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, tetapi diperlukan dan penting sebagai bahan bukti.pertanggungjawaban nasional, dibuatkan daftar pertelaannya untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku.

67 1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu atau peristiwa;
5. Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, ditentukan jangka waktu Penyimpanan Arsip. 6. Apabila waktu penyimpanannya berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional. 7. Apabila Jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, maka Daftar Waktu Penyimpanan Arsip disesuaikan dengan ketentuan yang tersebut dalam Jadwal Retensi Arsip. GUNA ARSIP REKAM 1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu atau peristiwa; 2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip/dokumentasi yang efektif; 3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat dan gambling; 4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan (shadow archief)

68 HUKUM PIDANA 1. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. 2. Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan senagaj memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun. 3. Tindak pidana yang diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan. INFORMASI Informasi pada dasarnya adalah data yang telah diolah atau merupakan hasil pengkajian yang kemudian dikirimkan kepada orang/unit kerja lain yang memerlukan layanan informasi. Informasi sebagai satu kesatuan berfungsi untuk mengurangi ketidakpastian. Informasi merupakan suatu keluaran dari suatu proses yaitu proses kegiatan yang dimulai dari pengumpulan data, penyusunan data, meringkas dan mengambil intisarinya untuk kebutuhan si penrima atau pengguna layanan informasi.

69 JARINGAN INFORMASI Jaringan kerjasama pelayanan informasi kearsipan yang dilaksanakan secara terpadu dan diolah secara professional. JENIS DAN BENTUK ARSIP REKAM Arsip rekam dibedakan dalam beberapa jenis yaitu film movie, film foto, suara dan mikrofilm. 1. Pada arsip film movie, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol, ukuran 8, 16,35,70 dan 105 mm dengan kepekaan cahaya ASA, berwarna atau hitam putih, dengan atau tanpa suara. 2. Sasaran film movie adalah kronologi proses suatu peristiwa atau kejadian dan dokumen korporil, dalam thema tertentu atau jurnal. 3. Pada arsip film foto, film yang dipergunakan adalah ukuran mm dengan kepekaan cahaya ASA, berwarna atau hitam putih. 4. Hasil pemotretan berbentuk frame atau set, berwujud foto berukuran poscard, salon/statie dan cabinet. 5. Sasaran rekam film foto adalah tahap-tahap dalam proses suatu kejadian status peristiwa, benda dan dokumen korporil. 6. Pada arsip suara, bahan perekam yang dipergunakan adalah pita magnetic berbentuk real atau assette dan piringan dengan ukuran kecepatan (speed) tertentu. 7. Sasaran rekam arsip suara adalah bunyi/suara akustik yang bernilai administrasi, hokum, sejarah dan ilmiah. 8. Pada arsip microfilm, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol atau potongan, ukuran 8, 16, 35, 70, 105 mm dengan kepekaan cahaya ASA, berwarna atau hitam putih. 9. Sasaran mikrofilmisasi adalah arsip/dokumen.

70 KEGIATAN KEARSIPAN Kegiatan dalam bidang pembinaan, pengolahan dan pelayanan kearsipan, penilaian dan penyelesaian arsip serta pemasyarakatan kearsipan. KEGIATAN PENATAAN 1. Urutan kegiatan dalam penataan adalah sebagai berikut: a. Penyiangan/penyortiran menurut materi dan keadaan fisik b. Penyusutan/retensi c. Restorasi d. Pengelompokan menurut kesamaan masalah dalam suatu berkas. e. Penghimpunan arsip mengenai suatu urusan yang masalahnya satu sama lain saling berkaitan berturut-turut dalam suatu dosir candak, dosir iras dan dosir tuntas. f. Inventarisasi isi berkas dan dosir 9contoh model pada lampiran III) g. Indexasi isi berkas dan dosir (contoh model pada lampiran IV dan V) h. Pengemasan dalam/folder dan box. i. Pengkodean (codenering). j. Penyimpanan berkas atau dosir. 2. Lembar arsip tulis inaktif pada map/folder doletakkan dalam box secara wilahan (lateral) 3. Penyimpanan arsip pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta diatur sebagai berikut: a. Berkas menurut Satmikal; b. Dosir menurut judul urusan. KEGUNAAN ARSIP REKAM 1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu kejadian atau peristiwa; 2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip/dokumen yang efektif; 3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat, dan gamblang; 4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan.

71 KERUGIAN AZAS SENTRALISASI
1. Dapat menimbulkan keterlambatan didalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, menginat pada waktu bersamaan beberapa unit kemungkinan meminta arsip. 2. Petugas arsip yang kurang tampil dan kurang memahami masalah yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau sistematis 3. Terpisahnya letak gedung/kantor dirasakan sebagai hambatan karnea jarak yang berjauhan KERUGIAN AZAS DESENTRALISASI Pengawasan agak sulit dilakukan, dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat. KEUNTUNGAN AZAS SENTRALISASI 1. Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh 2. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis arsip yang dimiliki secara keseluruhan 3. memudahkan perawatan dan penyusutan arsip.

72 KEUNTUNGAN AZAS DESENTRALISASI
Arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit. KERUGIAN MICRO FILM 1. Perawatan yang mahal 2. Adanya penambahan komponen lain 3. Nilai instrinsik dari dokumentasi tersebut hilang KLASIFIKASI Suatu kegiatan pengelompokan arsip berdasarkan kelompok masalah. KODE ARSIP Tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip. KOMPUTER Serangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan serta dapat menampilkan dan menyimpan keterangan bilamana diperlukan. KURIR Pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantarkan surat-surat. LABEL Petunjuk yang memuat keterangan tentang berkas-berkas atau arsip yang ada didalam tempat penyimpanan arsip (map, boks dan lemari arsip).

73 MANFAAT ARSIP 1. Dalam bentuk kegiatan organisasi: • Sebagai bahan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi; • Sebagai bahan pengambilan keputusan/kebijaksanaan • Sebagai bahan membuat perencanaan • Sebagai bahan untuk penyusunan program • Sebagai bahan acuan melaksanakan kegiatan • Sebagai bahan evaluasi dan laporan 2. Bahan pertanggungjawaban antar generasi 3. Bahan penulisan sejarah

74 NILAI GUNA ARSIP 1. Nilai guna administarsi 2. Nilai guna hukum 3. Nilai guna keuangan 4. Nilai guna kebijaksanaan 5. Nilai guna pelaksanaan kegiatan 6. Nilai guna sejarah 7. Nilai guna penelitian

75 NILAI GUNA KEBIJAKSANAAN
NILAI GUNA HUKUM Bahwa arsip/dokumen mempunyai nilai yang sangat diperlukan dalam upaya melengkapi alat bukti utama dalam proses peradilan. NILAI GUNA KEBIJAKSANAAN Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya setiap pimpinan structural selalu terlibat dalam proses penentuan kebijaksanaan dan pengamilan keputusan. NILAI GUNA KEUANGAN Setiap instansi pemerintah wajib mempertanggungjawabkan setiap kegiatan yang dananya bersumber dari uang negara yang digunakan untuk membiayai kegiatan yang dilaksanakan. NILAI GUNA PENELITIAN Arsip/dokumen mempunyai nilai sangat penting dalam mendukung berhasilnya kegiatan penelitian khususnya dalam rangka penyediaan data, fakta dan informasi yang relevan dengan obyek penelitian. NILAI GUNA PELAKSANAAN KEGIATAN Berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah merupakan pelaksanaan rangkaian program yang saling berkaitan antar aprogram terdahulu, program sekarang dan program yang akan datang. NILAI GUNA SEJARAH Arsip/dokumen mempunyai nilai sangat penting dalam penulisan sejarah agar dapat lebih mendekati kebenaran dan dapat dipercaya.

76 PEMUSNAHAN ARSIP, DENGAN CARA:
Pemusnahan arsip adalah tindakan kegiatan secara fisik yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik maupun bentuknya. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan 10 (sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan ketetapan pimpinan lembaga negara/badan pemerintah masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan panitia penilai arsip serta dari Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau dari Badan Administrasi setelah mendapat persetujuan dari Arsip nasioanl. Pemusnahan arsip kepegawaian dari Badan Pemerintahan yang berbentuk Badan Negara atau Badan-badan usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepada Badan Administrasi Kepegawaian Negara, tetapi tetap dengan memperhatikan pendapat dari Arsio Nasional.

77 PERALATAN DAN PERLENGKAPAN UNTUK MENYIMPAN ARSIP
Filing Kabinet Ordner Baki surat (Letter Tray) Brankas (Safe Keeping Document) Rak buku (lemari terbuka) Lemari Arsip Visible record cabinet Compact rolling shelving (roll o-pact) Rotary Filing System 10. Compact rotary filing 11. Vertikal plan filing system 12. Data plan tray filing system (kardex) 13. Retrix 14. Memory writer 15. Microfilm 16. Komputer 17. Desk tray 18. Rollafile trolley

78 PERSONIL ARSIP (SYARATNYA)
1. Ketelitian 2. Kecerdasan 3. Kecermatan 4. Kerapihan 5. Tekun dalam melaksanakan tugas 6. Tidak mudah bosan 7. Mampu memegang/menyimpan rahasia 8. Peramah, sopan santun 9. Kesabaran/tidak emosional 10. Memiliki keahlian dibidang kearsipan

79 Arsip rusak karena faktor: · Biologis (iklim tropis, kelembaban)
PERUSAK ARSIP Arsip rusak karena faktor: · Biologis (iklim tropis, kelembaban) · Phisik (cahaya, panas, air) · Kimiawi (gas acidic) · Banjir, kebakaran, ulah manusia POLA KLASIFIKASI ARSIP Pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah sistematis dan logis serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. FOGGING/PENGASAPAN Suatu cara untuk mengkaliskan atau membebaskan arsip/dokumen dari hama/serangga, dengan cara menyemprotkan pestisida ke dalam ruangan arsip. PUBLIC RECORD OFFICE Kantor Arsip Nasional di Inggris, didirikan tanggal 14 Agustus 1838. PRESERVASI Usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.

80 PROSES PENYIMPANAN  1. Memisah-misahkan arsip (segregating) 2. Meneliti arsip (examining) 3. Memasukkan arsip (assembling) 4. Mengklasifikasikan arsip 5. Mengindeks arsip 6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) 7. Menyusun arsip 8. Memfile arsip PROSEDUR KEGIATAN PENATAAN ARSIP 1. Penyortiran 2. Retensi 3. Klasifikasi 4. Inventarisasi 5. Indeks 6. Label/Tiket 7. Penyimpanan

81 SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK
1. Mudah dilaksanakan 2. Mudah dimengerti 3. Murah/ekonomis 4. Tidak memakan tempat 5. Mudah dicapai 6. Cocok bagi organisasi 7. Luwes 8. Dapat mencegah kerusakan 9. Mempermudah pengawasan

82 SISTEM KEARSIPAN POLA BARU
1. Penanganan urusan kearsipan pengorganisasiannya diatur secara tegas (Kep. Gubernur KDKI Jakarta nomor 1024 tahun 1994) 2. Prosedur surat menyurat digunakan sistem kartu kendali (tidak menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi). Diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 3 tahun 1976. 3. Tata simpan arsip menggunakan system klasifikasi masalah sehingga mempermudah proses penemuan kembali, diatur melalui Keputusan Gubernur nomor 4 tahun 1976 4. Penyusutan arsip dilaksanakan secara kontinyu, berdasarkan jadwal umum simpan arsip (Jadwal Retensi Arsip diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 100 tahun1984). 5. Sarana kearsipan ditetapkan standarisasinya. 6. Penyelamatan arsip ditunjang microfilm (Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 2989 tahun 1984)

83 SISTEM TANGGAL/URUTAN WAKTU (CHRONO-LOGICAL SYSTEM)
Sistem penataan arsip berdasarkan tempat/lokasi, daerah atai wilayah tertentu. SKEMA PENGATURAN KEARSIPAN Kerangka yang dipergunakan sebagai pedoman pengelompokan pemberian arsip. SURAT PENTING Surat yang isinya mengandung kepentingan-kepentingan yang mengikat memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama atau tetap (permanen) dan bernilai sejarah, hokum, ilmiah, administrative, keuangan, politis dan sebagainya bagi instansi. Bila surat tersebut terlambat pengurusannya atau hilang dapat menimbulkan akibat-akibat yang merugikan instansi, mengganggu kelancaran dan keberhasilan pekerjaan, dan sebagainya dan tidak mudah memperoleh gantinya. SURAT BIASA Surat isinya tidak mengikat, tidak mengharuskan adanya tindak lanjut. Jika surat tersebut terlampir pengurusannya ataupun hilang tidak menimbulkan kerugian dan tidak mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan kerja.

84 SURAT TERBUKA Surat yang sebelum oleh yang bersangkutan harus dibuka dicatat oleh petugas kearsipan. SURAT TERTUTUP Surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan tanpa dibuka (tetap bersampul) SYARAT PETUGAS KEARSIPAN 1. Ketelitian 2. Kecerdasan 3. Kecermatan 4. Kerapihan 5. Tekun dalam melaksanakan tugas 6. Tidak mudah bosan 7. Mampu memegang/meyimpan rahasia 8. Kesadaran dan tidak emosional 9. Memiliki keahlian di bidang kearsipan

85 TEXTUAL Arsip/Dokumen yang berupa naskah tulis/ketik/cetak. TRANSKRIPSI ARSIP PALEOGRAFIS Penyalinan naskah dari tulisan kuno ke tulisan sekarang. TRANSFER Kegiatan memindahkan arsip-arsip ke arsip inaktif, karena arsip tersebut tidak digunakan lagi atau jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan perkantoran. TRANSLITERASI ARSIP Penyalinan arsip dengan penggantian huruf dari abjad yang satu ke abjad yang lain. TRANSKRIPSI REKAMAN WAWANCARA Penyalinan dari rekaman suara ke dalam bentuk tulisan. TUGAS CABANG TATA USAHA Membantu pelaksanaan tugas Induk Tata Usaha.

86 TUGAS INDUK TATA USAHA 1. Membantu/melaksanakan tugas-tugas setiap unit Satminkal. 2. Mengkoordinasikan Cabang Tata Usaha. UNIT KEARSIPAN Unit organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis dalam lingkungan suatu organisasi atau perusahaan yang bertugas mengendalikan arsip aktif juga sebagai pusat arsip inaktif. UNIT PENGOLAH Satuan kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi yang bertugas mengelola dan memanfaatkan arsip aktif. VISIBLE RECORD CABINET Tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam kabinet. VERTICAL PLAN FILING SYSTEM Lemari yang terbuat dari besi plan digunakan untuk menyimpan gambar dengan system penyimpanan yang vertical (digantungkan). WAJIB SERAH ARSIP Satminkal/organisasi perangkat daerah wajib menyerahkan dokumen, arsip inaktif/statis yang dikuasainya kepada Kantor Arsip Daerah propinsi DKI Jakarta. Arsip yang diserahkan tersebut dalam bentuk dosir atau warkat beserta daftar isi.

87 WAJIB SERAH (PELAKSANAANNYA)
Organisasi pernagkat DAErah atau Satminkal berkewajiban menyerahkan arsip/dokumen inaktif yang dikuasainya kepada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta. Arsip/dokumen yang diserahkan dalam bentuk dosir atau warkat beserta daftar isinya yang berisi arsip/dokumen hasil penyusutan dengan berpedoman pada Daftar dan Jadwal Retensi. Setiap penyerahan harus melalui/sepengetahuan Pusminda Serah Terima diproses dalam Berita Acara. Penyimpanan dan penyelenggaraan pelayanan dokumen, arsip inaktif/statis yang telah diserahkan tanggungjawab sepenuhnya berada pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta. WARKAT Kumpulan arsip berdasarkan kelompok masalah.

88 WEWENANG ARSIP NASIONAL
Arsip Nasional Republik Indonesia berwenang untuk menyelenggarakan koordinasi bimbingan dan pengawasan tehnis terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan. WEWENANG DAN TANGGUNGJAWAB ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS 1. Sekretaris Daerah bertanggungjawab dalam bidang administrasi kearsipan Pemerintah propinsi DKI Jakarta 2. Sekretaris Daerah bertugas mengawasi pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta. 3. Pusat Administrasi Daerah bertugas mengkoordinasikan dan membina tehnis kearsipan Satminkal. 4. Biro Umum bertindak selaku Pusminda 5. Satuan Administrasi Pangkal bertugas: Mengendalikan pengelolaan kearsipan Menyimpan arsip inaktif Memilah-milah arsip dalam rangka penyusutan

89 Kesimpulan Arsip tidak cukup hanya melalui teks dan grafik saja. Sekarang Arsip mencakup teks, grafik, animasi gambar, dan video, yang disertai dengan sajian audio berasal dari teknologi Database (Kearsipan) Era Globalisasi, para pimpinan organisasi dalam mengambil keputusan (decision making) tertentu untuk pengembangan solusi yang baru maupun perubahannya akan digantikan oleh peranan Bank Data (Data Warehouse) yang didukung oleh TI yang tepat guna dan database. Salah satu modal yang harus ditingkatkan untuk menghadapi hal tersebut adalah efektifitas pemanfaatan TI. Regulasi, Globalisasi dan teknologi database merupakan driving forces perubahan yang mempunyai dampak terhadap perubahan gaya hidup (life style) dan gaya bekerja (work style) yang menghendaki perubahan tuntutan layanan dengan karakteristik : Speedly, Simplicity, effeciency, dan excellency. Tuntutan layanan Speedly, Simplicity, effeciency, dan excellency hanya dapat terpenuhi dengan memanfatkan sistem informasi dan teknologi Arisp dan Akses (File & Access) yang berbasiskan Teknologi Informasi.

90 Sumber-Sumber dan Informasi Lebih Lanjut
·   Laudon, “Management Information Systems; Organization and Technology”, Mcmillan Publishing Co., 1993.  ·   Marchand, A. Donald, "Competing with Information", Wiley, 2000  ·   M. Roche, “Managing Information Technology in Multinational Corporations”, Mcmillan Publishing Co., 1992.  ·   Schultheis, M. Sumner, “ File Organization, Processing and Accessing ”, Irwin, 1995.  ·   Internet Resources: