Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

LOGO DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV 1 Fasilitator : Drs. Surjadi, M.Si.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "LOGO DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV 1 Fasilitator : Drs. Surjadi, M.Si."— Transcript presentasi:

1 LOGO DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV 1 Fasilitator : Drs. Surjadi, M.Si.

2 LOGO 1.PROJECT CHARTER 2.DOKMEN YANG TERKAIT : a.Hasil Diagnostic Reading; b.Undangan Rapat Pembahasan Rancangan Proyek Perubahan dengan Tim / Stakeholders (Kalau ada); c.Daftar Hadir Tim / Stakeholders dlm pertemuan yang diadakan dll yang dipandang relevant. 3.FORM ISIAN UNTUK MENTOR 4.FORM ISIAN UNTUK COACH 5.FOTO-FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN (Kalau ada). 2 Lnjt

3 LOGO DIAGNOSTIC READING 1.Dalam bekerja, pemimpin perubahan pada dasarnya mirip seorang dokter, NAMUN yang DIDIAGNOSA bukanlah tubuh manusia, melainkan ORGANISASI YANG DIPIMPINNYA. 2.Dalam melakukan diagnosa, pemimpin terlebih dahulu menilai kinerja organisasi saat ini, menemukan area yang bermasalah, kemudian melakukan intervensi agar kinerja organisasi meningkat

4 LOGO DR……. 3.Kemampuan mendiagnosa organisasi secara akurat menentukan berhasil tidaknya pemimpin dalam membawa perubahan bagi organisasinya. 4.Diklatpim pola baru menghasilkan pemimpin perubahan (adaptif) dan asumsi yang dirujuk adalah peserta diklatpim telah memiliki pengetahuan, sehingga diklatpim diarahkan untuk menggali tacit knowledge. 4

5 LOGO DR……. 5.Diklatpim lebih menekankan pada keterampilan memimpin dari pada memberikan pengetahuan tentang teori dan instrumen. 6.Agenda diagnostik organisasi diarahkan untuk melakukan identifikasi area perubahan dan stakeholder agar dapat dilaksanakan intervensi menuju organisasi berkinerja tinggi. 5

6 LOGO NAMA PROYEK PERUBAHAN MERUPAKAN JUDUL KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN  Ingat Area Perubahan ?  Ingat apa yang menjadi Fokus Perubahan ?  Fokus Perubahan adalah hasil Diagnostic Reading, yaitu Solusi Alternatif yang dipilih untuk memecahkan masalah organisasi yang dipilih untuk diselesaikan; JUDUL  “ AREA PERUBAHAN + FOKUS PERUBAHAN + SASARAN PERUBAHAN” 6

7 LOGO FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL  JUDUL :  Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan.  LATAR BELAKANG :  Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi  PERMASALAHAN (diperoleh dari Diagnosa):  Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal.  Masalah inti yang menjadi perhatian utama.  Analisis Kondisi Saat ini dan upaya Benchmarking.

8 LOGO FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL (LANJUTAN)  PERUBAHAN YANG AKAN DIWUJUDKAN :  Menjelaskan out put dan outcome dari perubahan yang diinginkan.  Menjelaskan area, isi dan lingkup Proyek Perubahan.  Menjelaskan keuntungan dan kerugian.  Menjelaskan kendala yang diantisipasi terjadi.  Menjelaskan strategi pelaksanaan.

9 LOGO FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL (LANJUTAN)  STAKE HOLDER :  Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder.  Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder.  Memetakan FREQUENSI hubungan kerja Stakeholder.  RENCANA AKSI :  Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan  Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan.  Menjelaskan Faktor-Faktor KEBERHASILAN  Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya.  Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN  PENUTUP.

10 LOGO MEKANISME / TAHAPAN PRAKTEK DIAGNOSTIC READING 1. MULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN 2. TENTUKAN SASARAN REFORM 3.PERTAJAM FOKUS SASARAN 4. MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN SASARAN REFORM TAHAPANDIAGNOSTICREADINGTAHAPANDIAGNOSTICREADING 10

11 SASARAN REFORM CONTOH : PELAYANAN BIDANG KESEHATAN 1.MULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan 2.TENTUKAN SASARAN REFORM Peningkatan Standar Pelayanan Kesehatan / Kepuasan Pelanggan Meningkat dalam memperoleh Pelayanan Kesehatan 3.PERTAJAM FOKUS SASARAN Waktu Pendaftaran Pelayanan kesehatan Rawat Jalan di Rumah Sakit, sehingga terwujud perbaikan Standar Pelayanan Publik. 4.MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN SASARAN REFORM Terwujudnya percepatan waktu pendaftaran pasien dari 30 menit menjadi 8 menit. CONTOH PERCEPATAN WAKTU PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN GUNA MENINGKATKAN STANDAR KUALITAS PELAYANAN

12 LOGO CONTOH LAIN LOKUS : KECAMATAN Bidang : “Pelayanan Administrasi Umum” IDENTIFIKASI KONDISI YANG DIHARAPKAN : a.Prosedur mudah, cepat dan tepat (85%) b.biaya berdasar Perda (100%); c.Petugas trampil, menerapkan 3S (80%); d.Terpenuhinya sarana pelayanan (80%); e.Terpenuhinya prasarana yang representatif (80%) f.Kepastian hukum (80%). 12 CONTOH

13 LOGO IDENTIFIKASI KONDISI SEKARANG a.Prosedur mudah, cepat dan tepat (30%) b.biaya berdasar Perda (50%); c.Petugas trampil, menerapkan 3S (45%); d.Terpenuhinya sarana pelayanan (55%); e.Terpenuhinya prasarana yang representatif (55%) f.Kepastian hukum (50%). 13 CONTOH

14 PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KANTOR KECAMATAN KONDISI YANG DIHARAPKAN KONDISI SEKARANG a.PROSEDUR MUDAH, CEPAT DAN TEPAT. b.BIAYA BERDASAR PERDA. c.PETUGAS TRAMPIL, MENERAPKAN 3S d.TERPENUHINYA SARANA PELAYANAN e.TERPENUHINYA PRASARANA YANG REPRESENTATIF f.KEPASTIAN HUKUM (85%) (100%) (80%); (80%) (80%). (30%) (50%) (45%) (55%) (50%) MEMBANDINGKAN KONDISI YANG DIHARAPKAN DENGAN KONDISI SEKARANG 14 CONTOH

15 SASARAN REFORM PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KECAMATAN 1.MULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN Pelayanan Administratif yang cepat, tepat dan mudah. 2.TENTUKAN SASARAN REFORM Meningkatnya Kepuasan Penerima Manfaat Pelayanan (Pelayanan Prima) 3.PERTAJAM FOKUS SASARAN Penyederhanaan persyaratan Adm. dari 7 form menjadi 5 form 4.MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN SASARAN REFORM Meningkatkan IKM dari 65 % menjadi 75 % 15 Judul : (Penyederhanaan Persyaratan dalam Pelayanan Administratif Guna Mewujudkan Pelayanan Prima). CONTOH

16 FORMAT PROJECT CHARTER 1.0 IDENTITAS PROYEK NAMA (Penyederhanaan Persyaratan dalam Pelayanan Administratif Guna Mewujudkan Pelayanan Prima). DESKRIPSIBerdasar identifikasi masalah, isu strategis yang diusulkan adalah : Prosedur Pelayanan Administrasi Umum yang mudah, cepat dan tepat, kondisi saat ini masih rendah yaitu 30 % SPONSORAtasan Langsung (Mentor) PROJECT LEADER Penanggung Jawab Proyek Perubahan (Peserta Diklat) SUMBER DAYA TIM Sumber Daya Kunci : Dukungan Stake holder yang dilegitimasi oleh Mentor. Penanggungjawab proyek meyakinkan kepada stake holder dan mentor bahwa proyek perubahan ini layak untuk ditindaklanjuti dan mendapat dukungan. 16 CONTOH

17 RENCANA AKSI PERUBAHAN (Project Charter) 01. IDENTITAS PROYEK NAMANama Proyek Perubahan yang akan dilakukan DESKRIPSIGambaran singkat mengenai Proyek Perubahan. SPONSORAtasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung Proyek Perubahan. PROJECT LEADER Penanggung Jawab Proyek Perubahan SUMBER DAYA TIM Sumber dukungan dan legitimasi bagi Tim untuk menjalankan Proyek Perubahan Penjelasan Singkat Penanggung Jawab Pro.Per. Sehingga mendapatkan dukungan yang legitimate. ( Lampiran : 1 ) (Produk Tahap – 1 : Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi)

18 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM) Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari Kondisi yang Ideal atau Normatif yang akan dicapai dan Permasalahan yang dihadapi. Penetapan Fokus Proyek Perubahan sesuai hasil Identifikasi Masalah. 03. TUJUAN Tujuan Pro.Per. Yang akan dicapai baik secara Jangka Panjang (satu atau dua tahun), Jangka Menengah (satutahun) dan Jangka Pendek (tiga minggu/sampai berakhirnya Diklat. Pim. Tk. IV) Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya Jangka Pendek dan Jangka Menengah.

19 MANFAAT Manfaat Pro. Per. Dalam mendukung Reformasi Birokrasi dan Perbaikan Kinerja Kebijakan serta Kualitas Pelayanan Publik yang menjadi tanggung jawab Instansinya. 05. RUANG LINGKUP Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam Proyek Perubahan. Rumusan Kegiatan tersebut disesuaikan dengan Rumusan Tujuan pada Bagian 03.

20 UTPUT KUNCI (Key Project Deliverables) NAMADESKRIPSI Nama output kunci yang akan dihasilkan; Output berupa Output Antara (yang akan dicapai Jangka Pendek dan Menengah) dan Output Akhir (yang akan dicapai Jangka Menengah). Penjelasan singkat Output yang hendak dihasilkan dalam Proyek Perubahan.

21 PENTAHAPAN (Milestone) No.TAHAP UTAMAWAKTU 1.Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian-2 yang sangat penting, sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda dengn Time Schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada Laporan Breakthrough-2; 2.Milestone bisa dibedakan antara tahapan Jangka Pendek dan Panjang. Target waktu pelaksanaan (minggu, bulan, tahun)

22 TATA KELOLA PROYEK STRUKTURDESKRIPSI Gambaran Struktur Tim / orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan. Contoh : Penjelasan peran masing-masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan. Sponsor : Project Leader : Pokja : Coach : Sponsor Project Leader Coach Pokja

23 ANGGARAN JUMLAHDESKRIPSI (Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan) (Penjelasan Peruntukan) 10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER No. Identifikasi Instansi / Individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari Proyek Perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara Stakeholder Internal (masih dalam satu instansi) atau Stakeholder Eksternal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh di luar Instansi Peserta.

24 IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH No. DESKRIPSI Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan. 12. RESIKO No. DESKRIPSI Penjelasan tentang tentang resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek prubahan sesuai target waktu, yang telah ditetapkan.

25 KRITERIA KEBERHASILAN Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur. Misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dsb. 14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK) Faktor-faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan tepat waktu. 15. DISETUJUI Tempat, tgl. / bulan / tahun. Project Sponsor (Atasan Peserta) (tanda tangan)

26 FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP Nama Peserta: 2. Instansi: 3. Topik yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV) : Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta : Rekomendasi : Surabaya, ………………………………. MENTOR, ( ) ( Lampiran : 2 )

27 FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP Nama Peserta: 2. Instansi: 3. Topik yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV) : Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta : Rekomendasi : Surabaya, ………………………………. COACH, ( ) ( Lampiran : 3 )

28 LOGO FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

29 LEMBAR KERJA RENCANA NAMA PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV N ama Peserta: NDH: Instansi: Jabatan: Area Perubahan: Fokus Perubahan : (Hasil Diagnostic Reading) Rencana Nama/Judul Proyek Perubahan (Nama Proyek Chater): (Area Perubahan + Fokus Perubahan + Sasaran Perubahan ) 29

30 FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL JUDUL PROYEK PERUBAHAN : Diambil dari Nama Proyek Perubahan yang ada pada Rencana Aksi Perubahan/Project Charter (Identitas Proyek). Kata Pengantar Daftar Isi Bab I : Pendahuluan A.Latar Belakang B.Area dan Fokus Proyek Perubahan C.Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan D.Ruang Lingkup Proyek Perubahan E.Kriteria Keberhasilan

31 Lanjutan……… Bab II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A.Output Kunci Proyek Perubahan B.Pentahapan Proyek Perubahan C.Tata Kelola Proyek Perubahan D.Steakholder Proyek Perubahan E.Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan F.Target Capaian Kinerja (berisi target kuantitatif/ persentase pencapaian output sesuai kriteria keberhasilan) G.Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice.

32 BAB III : PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN Bab IV : PENUTUP (Bab III dan Bab IV Disampaikan dalam Pembekalan Breakthrough II) 32 Lanjutan………

33 PENJELASAN BAB-PERBAB 33

34 BAB I PENDAHULUAN A.LATAR BELAKANG 1.Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan kondisi eksisting yang riil terjadi (didukung dengan data dan fakta); 2. Identifikasi permasalahan yang dihadapi (ini penting untuk menentukan fokus proyek perubahan); 3. Kembangkan dari uraian latar belakang yang ada pada Project Charter. 34

35 BAB - I …………. B.AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN 1.Area Proyek Perubahan adalah Pelaksanaan Kegiatan Instansi (TUPOKSI Eselon IV) yang telah dipilih pada waktu Diagnostic Reading; 2. Fokus Poyek Perubahan adalah hasil Diagnostic Reading yang dijadikan Judul/Nama Project Charter; 3. Beri penjelasan seperlunya. 35

36 BAB - I …………. C.TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN – Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan diambil dari Project Charter Point 3.0 dan 4.0. D.RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN 1.Ruang Lingkup Proyek Perubahan diambil dari Project Charter Point Beri uraian seperlunya ! 36

37 BAB - I …………. E.KRITERIA KEBERHASILAN 1.Kriteria Keberhasilan usahakan bersifat kuantitatif/ measurable/dapat diukur (indikator kinerja kegiatan) 2. Usahakan berupa Outcome / hasil kegiatan 3. Ambil dari Project Charter Point

38 BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A.OUTPUT KUNCI PROYEK PERUBAHAN 1.Output kunci adalah output yang akan dihasilkan dalam proyek perubahan, baik output Jangka Pendek, Jangka Menengah maupun Jangka Panjang; 2. Diambil dari Project Charter Point 6.0. B.……….. 38

39 BAB II ………..… B.PENTAHAPAN PROYEK PERUBAHAN 1.Pentahapan Proper adalah merupakan Milestone; 2. Pentahapan Proper adalah capaian-capaian yang ditarget dapat dicapai tepat waktu dan tepat sasaran; 3. Terdiri atas Tahapan jangka Pendek, Jangka Menengah dan Jangka Panjang; 4. Diambil dari Project Charter Point

40 BAB II ………..… C.TATAKELOLA PROYEK PERUBAHAN 1.Berisi struktur peran masing-masing tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan; 2. Ambil dari Project Charter Point 8.0 dan berikan uraian tatalaksananya. D.STEAKHOLDER PROYEK PERUBAHAN 1. Ambil dari Project Charter Point Beri penjelasan peran, pengaruh dan hubungan kerjanya. 40

41 BAB II ………..… E.FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN 1.Faktor yang dianggap menjadi kunci keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan tepat waktu; 2. Diambil dari Project Charter Point 14. F.TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN – …………………………. 41

42 BAB II ………..… F.TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN 1.Berisi target hasil yang ingin dicapai oleh Proyek Perubahan; 2. Target ini bersifat kuantitatif sehingga dapat diukur tingkat keberhasilannya; 3. Berdasarkan ukuran output kunci dan kriteria keberhasilan Proyek Perubahan. G.HASIL ADOPSI BENCHMARKING – Berisi Best Practice yang dapat diadopsi dari kegiatan benchmarking dan sesuai dengan Fokus Proyek Perubahan. 42

43 LAMPIRAN Produk dari Pembelajaran Tahap – 1 Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi 43 Lampiran – 1 : RENCANA AKSI PERUBAHAN (Project Charter) Lampiran – 2 : FORMULIR BAGI MENTOR (Pada Tahap Taking Ownership) Lampiran – 3 : FORMULIR BAGI COACH (Pada Tahap Taking Ownership)

44 LOGO BIMBINGAN VIA E_MAIL LEARNING PRODUCT DIKIRIMKAN VIA E_MAIL DENGAN ALAMAT Sbb. No. HP –

45 LOGO Add your company slogan 45


Download ppt "LOGO DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV 1 Fasilitator : Drs. Surjadi, M.Si."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google