2 RESERVATION PANDANGAN UMUM Reservation merupakan proses kegiatan awal sebelum pelanggan menggunakan jasa yang disediakan oleh perusahaan- perusahaan.

Presentasi berjudul: "2 RESERVATION PANDANGAN UMUM Reservation merupakan proses kegiatan awal sebelum pelanggan menggunakan jasa yang disediakan oleh perusahaan- perusahaan."— Transcript presentasi:

1

2

3 2 RESERVATION PANDANGAN UMUM Reservation merupakan proses kegiatan awal sebelum pelanggan menggunakan jasa yang disediakan oleh perusahaan- perusahaan yang bergerak dibidang jasa pelayanan, umumnya angkutan dan atau jasa terkait dengannya. Proses Reservation dapat dijadikan indikator atas mutu pelayanan selanjutnya. Bila pelayanan Reservation baik, maka dapat diperkirakan pelayanan selanjutnyapun akan baik pula.

4 3 RESERVATION Manfaat Reservation Systems antara lain untuk mencapai ; “Maximum Load Factor & Revenue” yang dapat berhasil bila, perusahaan jasa angkutan dan perusahaan jasa terkait dengannya menerapkan sistim reservasi yang dikelola dengan baik.

5 4 RESERVATION Dua kelompok kerja yang sangat berperan menangani sistim Reservations : Reservation Sales; yang langsung melayani pelanggan. Reservation Controller; yang dengan segala teknik dan kebijaksanaanya membantu meningkatkan penjualan “reservation sales”.

6 5 Reservation - Sales Proses I : BOOKING Bkng / Tkt Offc Bkng space Change Res. Bkng Cnld Req.info schd/avail Recfm Retrieve Create Space avail Enter Name / itinerary Other Info. Space not avail Enter Name / Itinerary, alternative, Other Info - CHK DATAS - CHANGE ITIN - RECFM - CANCEL ON PSGRS REQ TLT - EXPRD Consult A systems A OAG A ABC A HOST Time TBL INFO CALLERS/ VISITORS Name Record File

7 6 Reservation - Sales Bagi Reservation Sales ada tiga kelompok Pelanggan yang perlu dicermati dan dilayani dengan baik : APelanggan yang akan melakukan Transaksi Reservasi ( Booking ) APelanggan yang akan melakukan perubahan atau peninjauan ulang atas booking-nya. APelanggan yang sekedar mencari informasi untuk merencanakan perjalanan dan wisatanya. Sarana penunjang kerja yang diperlukan : Reservation Systems ( Mechanize Res. Offices ) Buku O A G Buku A B C Time Table Buku A V S ( availability status ) Buku Tarif “Sales Technique” yang tinggi bagi semua petugas di Reservation Sales, untuk mencapai tujuan utamanya memperoleh hasil penjualan yang maksimal (to obtain maximum sales), sangat diperlukan. Non mechanize Res. offices

8 7 Reservation - Sales Tkt issueance - Read back Res. Issues that was taken - Complete Trans. - Adv. Name record addr. RETRIEVING Name Record CREATED FIRM (ing) Time Limit Siap release ke A/P Proses II : FIRM - ing.

9 8 Reservation - Sales Proses II : FIRM (-ing ): Suatu kebijaksanaan yang diterapkan oleh hampir semua perusahaan jasa, khususnya jasa angkutan udara. Tujuan utama dari kebijaksanaan ini untuk memperoleh kepastian / ketegasan bagi pengguna dan penyedia jasa. Bagi pengguna jasa akan merasa pasti bahwa semua yang akan dilakukannya sesuai dengan rencana, sedangkan bagi penyedia jasa, hampir dapat memastikan bahwa produk yang dipasarkan memenuhi keinginan pasar. Kegiatan Firm (-ing) yang umum dilakukan adalah “pre flight check”. Kegiatan ini dilakukan secara berkala, dan sangat penting, mengingat bahwa transaksi reservasi atau yang lebih dikenal dengan “booking”, dapat dilakukan jauh hari sebelum hari keberangkatan ; pada hari H sampai H -341 bahkan H - 2 tahun atau lebih. “Pre Flight Check” dilakukan pada H - 60, H - 28, H - 21, H - 14, H - 10, H - 7, H - 3.

10 9 Reservation - Sales Proses III : Finalizing. (dilakukan h-1) Penyelesaian akhir proses Reservation, harus diyakini bahwa pekerjaan Reservation telah dilakukan dengan benar, dan data Reservation siap untuk dialihkan ke station keberangkatan sebagai bahan dalam melaksanakan proses pemberangkatan. Name Record Name List Manifest Check in - 24 hours

11 10 Automated - Reservation - System O/A SYS GA/SYS B K N G O F C ‘s CRS C R C Reservation Controller INVENTORY CONTROLLER SALES CONTROLLER SPECIAL RES. COORD. YIELD Control. INVENTORY HOLDER RES. MSGS DISPATCHER PSGR DATA HOLDER etc

12 11 Flight Inventory CAP. Y CLS SOLD REQ. C CLS CAP. SOLD REQ. F CLS CAP. SOLD REQ. Inventory Controlling

13 12 RESERVATION - CONTROLLER (RC) Sebagai pengendali penjualan diberi wewenang dan tanggung jawab untuk bertindak sebagai pelaku kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Mengatas namakan pimpinan perusahaan reservation controller melakukan langkah2 kebijaksanaan antara lain :

14 13 Reservation - CONTROLLER (RC) 1Tutup penjualan saat tingkat utilisasi mencapai 90% 2Membatasi penjualan sektor pendek, mengutamakan sektor panjang. 3Bekerjasama dg. Unit lain menyiapkan pengadaan “permintaan khusus”. (Spec. meal, Med. Cases etc). 4Kelak menjadi pemantau “high yield” dan “ low yield “ passengers. 5Pelaku kebijaksanaan “flexible response” dan “overbooking policy “.

15 14 Reservation - CONTROLLER (RC) Butir : 1, 2, 3, 4, cukup jelas. 5Flexible Response. Y CLS Capacity plan Actual capacity Kebijaksanaan untuk “increasing / decreasing capacity” sesuai perkembangan / fluktuasi pasar. Pelaksanaan : seasonal Pertimbangan: market strength market area market segment Hasil dari: market analysis Saat peluncuran product : pada kesempatan pertama, lebih dini lebih baik. Data pendukung lain yang memperkuat pelaksanaan kebijaksanaan ini.

16 15 Reservation - CONTROLLER (RC) Y CLS SOLD K Salah satu upaya mencapai “maximum load factor & revenue Seat Sold > Capacity K Pelaku harus sudah sangat berpengalaman sebagai ” Reservation Controller”. K Pertimbangan: Noshow rate tinggi : Last minute cnld rate tinggi : back up capacity tersedia : disinyalir terdapat praktek “blocking seats for expecting demand”. Note. Kasus Noshow amat sangat sulit untuk dihindarkan. 5Overbooking Policy. CAP.

17 16 COMPUTER RESERVATION SYSTEMS MEGA CRS GLOBAL DISTRIBUTION SYSTEMS

18 17 Computer Reservation Systems Adalah Sistim komputerisasi yang menyajikan jasa kemudahan melakukan publikasi, promosi dan distribusi bagi perusahaan jasa yang menjadi anggota dan yang berpartisipasi dengannya. Meningkatkan efektifitas, efisiensi dan produktifitas agen-agen perjalanan yang menjadi pelanggannya.

19 18 Computer Reservation Systems KEBERADAAN CRS DI INDONESIA. Penandatanganan Code of Conduct ICAO. Indonesia membuka diri bagi jenis usaha Teknologi Informasi. Tujuan. Memperkenalkan Teknologi Informasi kepada para pelaku usaha khususnya jasa angkutan dan yang terkait dengannya. ( Hotel, Car Rental, Tours ) Membantu Pemerintah dlm upaya meningkatkan arus wisman, sebagai salah satu penghasil devisa negara bagi Indonesia.

20 19 Computer Reservation Systems Tujuan (lanj) Berusaha membantu Pemerintah mewujudkan program, angkutan publik yang terpadu (darat, laut, udara). Memberikan kemudahan kepada perusahaan jasa angkutan dan pariwisata di Indonesia, untuk melakukan promosi bahkan distribusi produknya ke wilayah yang sangat luas, meliputi wilayah TC1, TC2, TC3. Dengan perluasan wilayah pemasaran, diharapkan wisman yang datang akan lebih mengenal Indonesia serta mandapat pelayanan yang lebih baik selama berada, atau melakukan perjalanan di Indonesia.

21 20 JARINGAN KERJA CRS ABACUS T/A TC3 T/A TC2 T/A TC1 SUBSCRIBERS HOTELS AIRLINES CAR RENTAL TOURS V E N D O R S C R S

22 21 MEGA CRS Kewajiban / tanggung jawab Vendors: Menyimpan informasi produknya dalam CRS Menjamin aktualisasi informasi produknya Tunduk pada isi perjanjian dengan CRS ( Airline Participating Agreement ) Memenuhi kewajiban ADM. KEU. Menerima setiap transaksi Reservasi yang terjadi diTravel Agencies walaupun mengakibatkan flight overbooked.

23 22 MEGA CRS Kewajiban / tanggung jawab Subscriber : Patuh pada perjanjian dengan pelaku usaha CRS di Indonesia PT. Abacus Distribution Systems Indonesia. Menjaga kelestarian penggunaan perangkat terpasang milik PT. Abacus DSI Perangkat milik PT. Abacus DSI hanya digunakan untuk keperluan Booking danTicketing. Patuh pada peraturan yang dikeluakan oleh para Vendors ( Airlines,Hotels, Car Rental dan penyelengara Tours). Kerusakan pada perangkat milik PT. Abacus DSI agar dilaporkan untuk dapat segera dilakukan upaya perbaikan. Memenuhi kewajiban ADM / KEU terhadap PT. Abacus DSI.

24 23 MEGA CRS Profil PT, Abacus Distribution Systems Indonesia. Didirikan pada April 1995 Perangkat PT. Abacus. Display Terminals: 1288 Ticket Printers: 343 Message Printers: 479 Lokasi : 544 di 21 kota JKT, BDO, TIM, SUB, SRG, MES, PKU, BDJ, Bogor / Tangerang/Bekasi, DPS, AMI, UPG, JOG, BPN, BTH, PLM,SOC,MDC,PDG,SRI,BIK. (Data Jan. 2001) Pelayanan terhadap Subscribers : Perbaikan pada perangkat lunak dan perangkat keras dilakukan oleh PT. Abacus DSI tanpa biaya. Users course bagi Staff Travel AGT. di dan oleh PT. Abacus DSI.

25 24 MEGA CRS Pengembangan Systems. Sejak 2 MARET 1998 Abacus “hosted” ke Sabre, CRS terbesar saat ini Tidak kurang dari 450 Airlines menjadi anggota atau berpartisipasi dalam CRS ini. Jaringan Abacus/Sabre meliputi wilayah TC1- TC2 - TC3, (Eropa, Amerika dan Asia Pacific). Lembar DRS. Adalah fasilitas yang terdapat dalam Abacus Systems untuk menyebar luaskan berbagai informasi keseluruh jaringan Abacus. Fasilitas ini sangat penting bagi para pelaku usaha perjalanan & pariwisata sebagai sarana publikasi & promosi.

26