1 KONSEP DASAR INFORMASI

2 Bagi sebuah sistem, informasi akan menjadi penentu hidup matinya. Berakhirnya suatu sistem disebut dengan entropi Informasi berguna untuk menghindari proses entropi atau negative entropy atau negentropy

3 Definisi (1) Informasi data yg diolah menjadi bentuk yg lebih berguna dan lebih berarti bagi penerima/penggunanya Siapakah penerima/pengguna?  Para pengelola organisasi yakni manajemen Apa ukuran berguna bg manajemen?  Mendukung tugas utamanya yi decision making (pembuatan keputusan) Data yg diolah mjd bentuk yg lebih berguna bagi manajemen untuk mengambil keputusan

4 Definisi (2) Data adl fakta real/fakt mentah/apa adanya adl kenyataan yg menggambarkan suatu kejadian adl kumpulan catatan kejadian Kejadian: sesuatu yg terjadi pd saat tertentu dlm dunia bisnis, kejadian yg sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yg disebut transaksi

5 Istilah dalam organisasi(3) Data: Semua dokumen yg dipakai untuk mencatat kejadian/transaksi adl dokumen data Formulir pendaftaran, nota pembayaran, faktur penjualan dll Informasi: Semua dokumen hasil olahan dari dokumen data yg dipakai oleh manajemen untuk mengelola organisasinya Laporan-laporan

6 Siklus informasi (1) Untuk mendukung pengambilan keputusan, data harus diolah mjd bentuk lain yg lebih berguna (informasi). Pengolahan data menjadi informasi memerlukan suatu model proses tertentu. Contoh: Data perusahaan berupa faktur-faktur penjualan suatu periode blm berfungsi untuk ambil keputusan perlu diolah menjadi informasi berupa: laporan penjualan tiap-tiap salesman  --> guna memutuskan besar komisi dan bonus untuk pr sales laporan penjualan tiap daerah  ---> guna memutuskan pelaksanaan promosi dan penjualan periode berikutnya laporan penjualan tiap jenis barang  --> guna memutusakan jumlah stok yg hrs tersedia

7 Contoh lain: suhu ruangan diukur dg termometer Fahrenheit. Datanya : suhu dlm Fahreinhet data tsb tidak berguna bagi orang yg biasa dg suhu Celcius agar berguna perlu dilakukan pengolahan menjadi derajad Celcius yaitu dg model matematik rumus perhitungan konversi Suhu

8 Jika proses pengolahan tsb berulang kali terjadi mk akan terjadi siklus informasi atau siklus pengolahan data

9 Dasar data Data (ditangkap) --> proses (model) --> Output (information) --> Penerima --> Keputusan tindakan --> Hasil tindakan --> Data (ditangkap) --> proses(model) --> Output (information) --> Penerima --> dst

10 Kualitas Informasi Variabel penentu kualitas Akurasi Ketepatan waktu Relevansi Informasi dikatakan berkualitas jika Akurat, relevan & tepat waktu

11 Akurat  Sesuai dg kondisi senyatanya  bebas dr kesalahan  tidak bias/menyesatkan  jelas mencerminkan maksudnya

12 Tepat pd waktunya  Sesuai dg waktu dibutuhkannya  Sesuai dg waktu keputusan akan dibuat  Informasi yg sama jika diterima dlm waktu yg berbeda, akan berbeda maknanya.  informasi usang tidak akan ada gunanya  Apa ukuran informasi dikatakan usang/tidak?  tgt waktu pengambilan keputusan  faktor waktu inilah yg menjadikan informasi menjadi mahal  --> diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkannya

13 Relevan sesuai dg siapa yg membutuhkan (pemakainya) misal:  informasi sebab kerusakan mesin  tidak berguna bagi akuntan perusahaan  ttp sangat relevan untuk ahli teknik perusahaan  informasi harga pokok produksi  tidak relevan bagi ahli teknik  tetapi sangat relevan untuk akuntan perusahaan

14 Nilai Informasi Ditentukan dua hal: manfaat (benefit) biaya (cost) Informasi dikatakan bernilai jika: Manfaat > biaya manfaat yg dirasakan lebih besar drpd biaya mendapatkannya

15 Untuk menilai diperlukan analisis cost benefit ratio (cost effectiveness) (perbandingan biaya manfaat) Untuk bisa menghitung perbandingan tsb, idealnya digunakan pendekatan kuantitatif Realitanya, menghitung biaya secara kuantitatif adl mudah, ttp menghitung manfaat scr kuantitatif tidak mudah Solusinya? Gunakan gabungan pendekatan kuantitatif dan pendekatan kualitatif

16 Fungsi entropi informasi Entropi = ketidakteraturan/acak/ketidakpastian Informasi mrpk fungsi entropi Informasi = f(entropi) Informasi sebanding dg entropi Jika entropi bernilai tinggi, informasi juga akan tinggi, sebaliknya jika entropi rendah, informasi juga rendah Artinya banyaknya informasi yg dibutuhkan mencerminkan banyaknya ketidakteraturan yg terjadi, semakin tinggi entropi semakin banyak dibutuhkan informasi

17 Redudancy data/informasi Redudancy = kerangkapan/duplikasi Secara teoritik, redudancy data adalah hal yg buruk Mengapa? karena akan menyebabkan pemborosan (ruang simpan & waktu proses) shg perlu dihilangkan, ttp kenyataannya redudancy tdk mungkin dihilangkan sepenuhnya Redudancy masih diperlukan untuk menjaga keterkaitan (hubungan) antar data solusi : Diminimalkan

18 Reduksi data/informasi reduksi kuantitas data/informasi tersimpan dan tampilan untuk penggunaan manusia terjadi krn adanya keterbatasan kapasitas sistem informasi dan manusia sbg pengolah data

19 Metode : klasifikasi dan kompresi peringkasan dan penyaringan keorganisasian

20 Klasifikasi & kompresi model penggolongan dan tingkat peringkasan tgt pada kebutuhan/tingkatan pengambil keputusan, penggolongan dan peringkasan ini berfungsi untuk mengurangi volume data tersimpan

21 peringkasan dan penyaringan keorganisasian efisiensi komunikasi tgt pd metode keorganisasian untuk mendapatkan data dan saluran komunikasi yg disediakan bagi mereka bila tidak ada prosedur resmi untuk menggolongkan, meringkas, dan menyampaikan pada para pengambil keputusan, maka isyarat- isyarat dapat tersaing oleh elemen-elemen keorganisasian

22 misal, keluhan pelanggan atas pelayanan wiraniaga cabang, mungkin akan dihambat masuk ke tingkat pusat oleh manajer cabang krn tak ingin informasi tsb menjadi bumerang bagi dirinya.

23 Penyajian informasi Demi efektifitas & efisiensi, diperlukan metode dalam pengiriman dan penerimaan summarization : peringkasan, ini dibuat sesuai kepentingan pihak manajemen mana yg membutuhkan message routing : pemberian informasi kepada hanya yang memerlukan