EFFECTIVE MEDIA EVENT MANAGEMENT Heri Rakhmadi Bamboedoea

Media Event dan Konsep Manajemen Menggunakan kaidah-kaidah manajemen: 1. Planning 2. Organizing 3. Actuating 4. Controlling

Perencanaan? 1. Untuk menetapkan target-target yang akan menjadi parameter keberhasilan 2. Untuk memperhitungkan biaya, waktu dan sumberdaya manusia yang diperlukan 3. Untuk menyusun skala prioritas 4. Untuk menentukan feasibility/kelayakan program

Langkah Perencanaan Media Event 1.Menganalisis Situasi/Masalah : monitoring media, analisis isu 2.Menetapkan Tujuan/Sasaran dan Pesan. 3.Menetapkan Media 4.Memilih Teknik Media Event 5.Implementasi Media Event 6.Monitoring dan Evaluasi

“PAKEM” WAJIB  Ketahui apa yang ingin ditunjukkan pada publik (melalui media).  Kenali dengan sangat baik wartawan yang didedikasikan khusus untuk KPU/ Pemilu – karena merekalah mediator KPU - Publik

Kegiatan Rutin

Press Conference Tujuan Press conference dalam berbagai event yang dibuat oleh sebuah organisasi atau institusi adalah untuk menginformasikan kepada publik hasil kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau institusi mereka  Output - Kehadiran Media - Hasil pemberitaan - Citra positif dari pemberitaan yang ditampilkan oleh media

Kunjungan ke Media Massa (Media Visit)  Tujuan  Memahami kerja redaksional  Memahami bisnis di media massa  Membangun jaringan media massa  Merupakan program tanya jawab langsung  Output Menjalin kemitraan dengan media untuk jangka panjang

Editor Forum  Tujuan Memaparkan sistem kerja redaksional Pengalaman di bidang redaksional yang berguna sebagai saluran komunikasi Up dating kondisi ekonomi, politik, sosial dan budaya Indonesia dan dunia Merupakan program tanya jawab langsung  Output Hasil editorial dipublikasikan kepada publik untuk kepentingan positif dari kegiatan yang dilakukan

Press Background Tujuan : Menyediakan kesempatan pada pers untuk mendapatkan informasi yang lebih dalam, bisa disampaikan info off the record Format: informal Durasi: 1 – max 2 jam Saran: Pilih tema-tema menarik (memiliki news value tinggi) dan berdampak strategis untuk pencitraan jangka panjang Diikuti oleh:Semua media Out put: Media lebih memahami hal-hal teknis/kendala yang dihadapi KPU

Crisis Issues Management Tujuan  Program pelatihan untuk menghadapi crisis issues management mulai dari : o Menyusun crisis issues handling team o Crisis issues development o Menyusun third party endorsement o Kerangka kerja Output  Mengangkat citra positif perusahaan dalam meningkatkan kinerja perusahaan atau institusi

PROGRAM MEDIA RELATIONS Pelaksanaan program Media Relations dapat dimulai dengan melakukan Merencanakan dan Memilih Media Penentuan khalayak sesuai dengan tujuan kegiatan humas yang akan dipublikasikan Merancang tujuan program media relations yang akan dilakukan Pemahaman tentang jenis, karakter, bentuk dan segmentasi media Tentukan Media yang tepat yang dapat digunakan Monitoring Media dan Evaluasi Efektivitas Media Rekapitulasi berita (klipping berita) Mengikuti pemberitaan media Menggunakan metode content analysis (latent dan manifest analysis) untuk mengevaluasi kandungan isi media Membuat rekomendasi Menentukan prediksi dengan mencipatakan trend pemberitaan media

Berdasar hal diatas, adapun program- program yang dapat dijalankan dan tehnik yang harus dilakukan : 1.Press Release Kegiatan pembuatan dan penyebaran siaran pers yang ditujukan kepada media Berupa lembaran berita yang ditulis oleh pihak humas yang bersifat informatif Buat selayaknya tulisan berita. Tulisan berita haruslah singkat dan padat Gunakan tehnik penulisan berita 5W + 1H (What, Where, Who, Why, When dan How) 1.Press Release

Jika perlu, sertakan pula ilustrasi foto, gambar tabel data ataupun grafik Keahlian dalam menulis berita sangat dibutuhkan bagi pejabat humas Perhatikan nilai berita dan nilai jurnalistik Tulislah dalam kertas yang berkop surat, karena sifatnya resmi Cantumkan nama pejabat yang paling berwenang sehingga isinya dapat dipertanggung-jawabkan Lampirkan juga bahan-bahan tertulis untuk memperkaya data dan kedalaman isi siaran pers Kirimkan melalui fax, lewat kurir surat ataupun segala cara yang bersifat cepat dan praktis, mengingat aktualitas berita harus diperhitungkan

Informasikan usaha penanganan yang telah dilakukan oleh perusahaan/lembaga atas masalah tersebut Ungkapkan bahwa perusahaan/lembaga mencoba untuk meningkatkan kualitasnya lebih baik lagi dimasa yang akan datang Informasikan pula ketika usaha penanganan itu telah selesai dilakukan, secara terpisah. Hal ini penting, tidak hanya bagi pihak yang bersangkutan, namun bagi perusahaan/lembaga maupun khalayak umum Kirim tanggapan tersebut di media yang sama, secepatnya Kecepatan dan kesiapan dalam menghadapi surat pembaca sangat dibutuhkan Pantau dan monitor media, hal ini memungkinkan kecepatan dalam penanganan surat pembaca.

Suatu pertemuan khusus dengan pihak media yang bersifat resmi dan dijalankan oleh pihak humas lembaga sebagai nara-sumber dalam rangka menjelaskan suatu rencana atau permasalahan tertentu. Bersifat resmi dan informatif Hindari pelaksanaan pada hari libur Siapkan Data-data pendukung Wartawan menyukai acara press conference yang dimulai pagi hari. Usahakan sebelum makan siang acara telah selesai, jika berlanjut sediakan makan siang bagi wartawan undangan. 2.Press Confrence

Undanglah wartawan dari media yang telah ditentukan Jika ada wartawan dari media yang tak diundang hadir, hargailah, karena mereka membutuhkan informasi untuk berita Hargailah waktu wartawan. Usahakan pelaksanaan yang tepat waktu, walaupun ada wartawan undangan yang belum datang Siapkan pejabat atau orang yang berkompeten dengan objek permasalahan Jika mungkin, hadirkan orang yang memiliki kredibilitas dan dikenal oleh media. Hal ini dapat menambah kualitas acara Atur tata ruangan dalam penyelenggaraan press conference secara efisien dan efektif

Harus terjadi tanya jawab dengan pihak media. Hindari komunikasi satu arah Sertakan juga release dan berbagai data serta materi tertulis yang menunjang dalam sebuah map atau amplop besar Jawab dengan baik semua pertanyaaan dari wartawan, apapun juga pertanyaannya, bahkan pertanyaan diluar materi yang disampaikan Hindari kata “No Comment” karena hal ini menyatakan pembenaran dari pertanyaan wartawan Hindari penyampaian informasi diluar dari materi yang telah ditentukan

Suatu pertemuan nonformal yang bersifat sosial dan menghibur dengan mengundang media yang bertujuan untuk mempererat hubungan perusahaan/lembaga dengan pihak media. Sediakan tempat yang nyaman, santai dan menghibur. Hal ini biasa dilakukan di restoran maupun hotel yang menyediakan jasa penyewaan tempat resepsi Tetapkan waktu yang tepat, mengingat wartawan adalah orang-orang yang menghargai waktu Tentukan media yang diundang Hargailah wartawan dengan menyiapkan pimpinan tertinggi yang dapat hadir dalam acara tersebut Jika memungkinkan, tidak ada release yang dikeluarkan 3.Press Receptions

Jangan pernah menutup kesempatan bagi wartawan yang ingin mengajukan pertanyaan, karena acara ini juga dijadikan sebagai press gathering event bagi media Dapatkan informasi yang berkembang dalam masyarakat dan persepsi wartawan tentang segala hal yang berkaitan dengan perusahaan/lembaga secara informal dari para wartawan dalam acara tersebut. Siapkan hiburan bagi wartawan sebagai pelepas ketegangan kerja. Usahakan hiburan yang meninggalkan kenangan ataupun pesan tersendiri bagi wartawan, hal ini baik bagi peningkatan kualitas hubungan.

Suatu kegiatan humas yang berbentuk kunjungan wisata dengan mengundang beberapa media yang dikenal baik pada suatu acara khusus, diharapkan media akan mempublikasikan secara objektif Tentukan tempat atau kegiatan yang menjadi tujuan tour Rancang jadwal tour dengan baik Tentukan media yang diundang beserta jumlah wartawan yang diperbolehkan ikut Tentukan waktu pemberangkatan dan lama tour secara tepat Sediakan pemandu yang kompeten dengan objek yang dikunjungi 4.Press Tour

Sediakan akomodasi yang layak dan memadai, jika mungkin berikan uang saku Sediakan bahan-bahan tertulis sebagai panduan untuk melengkapi informasi wartawan Berikan wartawan kebebasan untuk berbincang-bincang dengan petugas setempat, selama masih dalam kebijakan yang telah ditentukan.

Suatu bentuk jumpa pers yang dilakukan secara periodik oleh pihak humas yang bertujuan berdialog dan berdiskusi dengan media serta saling berbagi informasi Dilakukan secara periodik pada sebuah kegiatan besar atau akbar yang memakan waktu lebih dari dua hari. Acara akbar tersebut dapat berupa kongres Dapat dilakukan setiap pagi atau sore hari, sebelum atau sesudah jadwal acara harian tersebut dilaksanakan Siapkan semua data dan bahan tentang informasi yang akan disampaikan Siapkan tempat khusus bagi pelaksanaan press briefing Siapkan orang yang memiliki skill berkomunikasi dalam menghadapi wartawan Jawablah semua pertanyaan wartawan, apapun bentuknya Hindari berbicara yang tidak sesuai dengan materi yang ingin disampaikan untuk menghindari pemberitaan yang salah. 5.Press Briefing/ Diskusi Media

Keterangan pers dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja oleh pihak humas melalui telephone Usahakan orang yang memiliki kompetensi untuk memberikan keterangan pers kepada media Gunakan alat komunikasi yang praktis dan efisien, seperti telepon, handphone ataupun mesin fax Berikan keterangan dengan singkat dan jelas Tetap berdasarkan pada fakta dan data Gunakan bahasa yang lugas tanpa mengurangi makna yang ingin disampaikan 6.Press Statement

Wawancara pers dapat dibagi menjadi dua, yaitu wawancara yang dipersiapkan dan wawancara spontan Wawancara yang dipersiapkan. Pihak wartawan menghubungi terlebih dahulu nara-sumber (bagi pejabat perusahaan) untuk melakukan perjanjian penentuan waktu dan tempat wawancara Wawancara spontan. Biasanya doorstop interview. Pertanyaan dari pada wartawan secara spontan muncul yang ditujukan kepada pihak yang berkepentingan. Usahakan dapat menerima interview dari wartawan media terpilih, secepatnya Permudah wartawan mengakses pimpinan atau pejabat yang kompeten 7.Press Interview

Wawancara tidak selamanya tatap muka, sering juga dilakukan melalui telepon Wartawan lebih menyukai wawancara melalui telepon. Hindari sikap dan gaya bicara yang arogan Ciptakan suasana tenang dan santai Persiapkan diri untuk menjawab berbagai issue atau persoalan yang sedang hangat Jawablah semua pertanyaan dengan baik dan jujur, walaupun tidak semua informasi harus diberikan Hindari kata “No Comment” Gunakan bahasa yang lugas dan sederhana serta mudah dipahami

Tetap berdasar data dan fakta Jangan terlalu berputar-putar dalam menjawab pertanyaan Jawablah pertanyaan, bukan menambah kemungkinan pertanyaan Hati-hati dengan pertanyaan konfirmatif, jangan sampai terjebak

Wartawan “bodrex” adalah gelar yang diberikan pada wartawan yang memiliki SIUPP namun konsistensi jadwal terbit tidak jelas atau bahkan hanya berbekal SIUPP semata. Sedangkan wartawan tanpa surat kabar kerap digelari wartawan gadungan. Menghadapi Wartawan “bodrex” atau Wartawan Tanpa Surat Kabar

Biasanya media tempat si wartawan bekerja tidak dikenal secara luas oleh publik (tidak terlalu berpengaruh dalam menggalang opini publik) Biasanya tidak dibekali identitas resmi dari kantor surat kabar yang bersangkutan Tidak dibekali identitas keanggotaaan persatuan wartawan seperti PWI atau AJI Dalam memburu nara-sumber cenderung memaksa, mengancam atau menakut-nakuti Kalau tidak dilayani cenderung marah atau bila tulisanya dimuat cenderung tidak sesuai dengan fakta di lapangan. Tidak ragu-ragu meminta uang dengan menghalalkan berbagai cara. Ciri-ciri umum Wartawan Bodrex atau Wartawan Tanpa Surat Kabar

Terlebih dahulu kenali mereka dengan ciri-ciri umum di atas Berusaha menghindar, sebab bila si wartawan “bodrex” ini menulis tentang perusahaan/lembaga dan upaya penghindaran yang kita lakukan, tidak usah khawatir sebab daya persuasi (pengaruh) media ini dalam menggalang publik tidak terlalu kuat Bila terpaksa menerima wawancara, beberkan fakta-fakta umum saja dan jangan terbawa ke dalam alur komunikasi yang dia ciptakan (setting wartawan) Tidak perlu dilibatkan dalam program media relations yang lain Jangan diladeni bila mereka meminta uang atau bentuk jasa yang lain. Lagi-lagi, upayakan terus untuk menghindar. Taktik menghadapi wartawan jenis ini :

Tanggapan terhadap surat pembaca yang dimuat, pada dasarnya bukan mutlak fungsi media relation. Namun demikian tanggapan tersebut membutuhkan media dan harus dipublikasikan secara umum, mengingat dampaknya terdapat kepentingan perusahaan/lembaga Beberapa hal yang perlu diperhatikan: Merupakan sebuah release Ingat, gunakan bahasa yang lugas, padat dan jelas, karena keterbatasan ruang di media Pertama, ungkapkan rasa terimakasih atas dimuatnya surat tersebut. Hal ini menyiratkan perhatian perusahaan/lembaga terhadap khalayaknya dan terbukanya iklim komunikasi demi kepentingan proses kerja perusahaan/lembaga Jangan melempar masalah pada pihak ketiga atau mengada-ada. Tetap kemukakan fakta dan data dalam memberikan tanggapan Menanggapi Surat Pembaca