SESI 2 Kebijakan dan Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen SOP Kebijakan IT Universitas 1

Bisnis Proses SOP Kebijakan IT Universitas 2

Kerangka Pengembangan SOP Kebijakan IT Universitas 3

Pengelompokkan Aplikasi Manajemen Proses Akademik; bertujuan untuk mengurangi, kompleksitas pengelolaan dan operasional proses akademik, meningkatkan efisiensi sumber daya manusia, finansial dan waktu serta kualitas informasi yang dihasilkan. Termasuk dalam kelompok aplikasi ini adalah : Sistem Informasi Ujian Masuk mengelola proses pendaftaran calon mahasiswa secara online, termasuk didalamnya adalah verifikasi pembayaran. Sistem Informasi Registrasi mengelola kegiatan registrasi calon mahasiswa dan heregistrasi mahasiswa aktif, mulai dari pendataan hingga administrasi pembayaran. Sistem Informasi Akademik mengelola administrasi dan data akademik pada unit kerja akademik (fakultas/program studi) meliputi data kurikulum, matakuliah, rencana dan hasil studi, transkrip, penjadwalan, prasyarat, dan sebagainya. SOP Kebijakan IT Universitas 4

Aplikasi Manajemen Ilmu Pengetahuan; bertujuan untuk mengelola aset pengetahuan, meningkatkan nilai (value) seluruh civitas akademika dengan fitur-fitur pembelajaran dan pengelolaan data aset ilmiah secara elektronis (seperti: jurnal, buku, penelitian). Termasuk dalam kelompok aplikasi ini adalah : Sistem ELearning mengelola proses dan konten pembelajaran secara elektronis. Sistem Informasi Riset mengelola proses penelitian beserta hasil-hasilnya. Sistem Informasi Perpustakaan mengelola keanggotaan, koleksi fisik maupun digital, aktivitas sirkulasi pustaka, serta menyediakan layanan akses koleksi secara online. SOP Kebijakan IT Universitas 5

Aplikasi Manajemen Sumber Daya; merupakan aplikasi- aplikasi yang berfungsi untuk mengelola aset-aset dalam sebuah organisasi perguruan tinggi, baik aset fisik, aset finansial, aset SDM, hingga perencanaan, pengelolaan, dan menghasilkan informasi-informasi eksekutif (laporan, statistik dsb). Termasuk dalam kelompok aplikasi ini adalah : Sistem Informasi Kepegawaian mengelola data induk pegawai akademik maupun non-akademik beserta seluruh rekaman kepangkatan. Sistem Informasi Aset mengelola pendataan atas aset fisik seperti: bangunan, ruang, inventarisir ruangan. Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi mengelola penerimaan dan pengeluaran keuangan serta pemantauan penyerapan anggaran. SOP Kebijakan IT Universitas 6

Aplikasi Kolaborasi dan Manajemen Komunitas; merupakan media komunikasi yang dapat dijadikan sebagai media pertukaran maupun penyajian informasi antar civitas akademika kampus (mahasiswa, dosen, alumni, karyawan, dsb). Termasuk dalam kelompok aplikasi ini adalah: Portal Web Universitas media resmi profil universitas serta publikasi informasi, juga berperan sebagai gerbang akses utama atas layanan akademik. Sistem Informasi Alumni dan Karir media pertukaran informasi antar alumni sekaligus memfasilitasi potensi pengembangan karir (rekruitmen kerja) di berbagai industri. Paperless Office media kolaborasi informasi antar karyawan dalam suatu unit kerja maupun lintas unit kerja, termasuk didalamnya adalah pengelolaan arsip surat masuk, keluar dan disposisi Sistem Informasi Eksekutif; merupakan sistem yang digunakan oleh level eksekutif universitas untuk mendukung proses pengambilan keputusan. SOP Kebijakan IT Universitas 7

Sifat Pengelolaan Tertutup – aplikasi dikelola secara eksklusif oleh suatu unit kerja. Aplikasi yang termasuk dalam kelompok ini adalah: Sistem Informasi Ujian Masuk. Sistem Informasi Registrasi Portal Web Universitas Terpusat – aplikasi dikelola oleh suatu unit kerja, dan data didalamnya diperbaharui secara kolaboratif oleh berbagai unit kerja Aplikasi yang termasuk dalam kelompok ini adalah: Sistem Informasi Kepegawaian Sistem Informasi Aset Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Penelitian Sistem Informasi Alumni dan Karir Terdistribusi – aplikasi dikelola secara eksklusif oleh masing-masing unit kerja. Aplikasi akan secara rutin mengirimkan data terbaru ke pengelola data primer. Aplikasi yang termasuk dalam kelompok ini adalah: Sistem Informasi Akademik Paperless Office SOP Kebijakan IT Universitas 8

Data Primer - Kunci SOP Kebijakan IT Universitas 9

Integration SOP Kebijakan IT Universitas 10

Point Penting Pengadaan Data Titik krusial dalam pengelolaan dan operasional sistem informasi manajemen universitas adalah pengadaan dan pengkoleksian data. Hal ini menjadi salah satu konsentrasi dokumen ini agar pada akhirnya tidak terjadi garbage in garabage out. Untuk itu harus ada fokus untuk ; record, frekuensi, perioda dan wilayah. SOP Kebijakan IT Universitas 11

Record Record dalam data yang akan dikoleksi mengandung maksud bahwa pihak departemen/unit TI harus memiliki mekanisme kelengkapan data dan kebenaran sumber data. Untuk itu pola pengkoleksian data, pemasukan data ke sistem harus mengikuti pola recored yang fixed dan tidak tertentu. Fixed Pola record data yang fixed adalah record data yang memiliki pola data ketika dimasukkan kedalam sistem baik sumber dan bentuk data relatif sama. Sebagai contoh nilai ujian mata kuliah, identitas mahasiswa dan lainnya. Pola record yang fixed memudahkan bagi desainer database untuk mengimplementasikan ke dalam sistem database managementnya. Pola ini juga mengakibatkan tidak akan terlalu dinamis peruabahan-perubahan dari struktur data dan content data didalamnya. Tidak Tertentu Pola record data yang tidak tertentu adalah record data yang memiliki pola data yang masing sangat dinamis dan berubah-ubah struktur dan sumber data. Sebagai contoh pola data seperti ini dapat ditemui dalam data-data penelitian. Pola manajemen bagi record tidak tertentu ini direkomendasikan membuat dan mengidentifikasi field-field data primer selain data variabel yang bisa berubah-ubah. SOP Kebijakan IT Universitas 12

Frekuensi Penangganan data di database management system dan aksesibilitas dari sistem sangat direkomendasikan untuk memperhatikan pola frekuensinya. Pada beberapa kasus, tidak memungkinkan hanya mengandalkan pola on-line penuh ketika terjadi transaksi data. Untuk itu, disarankan untuk melakukan analisa pola yang tepat untuk menangani transaksi-transaksi data berdasarkan kebutuhan sistem informasi masing-masing. Pola-pola penanganan transaksi dapat mengikuti pola sebagai berikut: Menit Jam Harian Mingguan Bulanan Triwulan Caturwulan Semester Tahunan SOP Kebijakan IT Universitas 13

Perioda Salah satu faktor yang harus dipertimbangkan dalam men-capture data terutama untuk kebutuhan kolaborasi data, adalah waktu pemotretan data. Hal ini bisa menjadi masalah karena perbedaan point of view pengambilan data, kepentinga pengambilan data misalnya untuk memenuhi laporan tertentu. Untuk itu sebelum melakukan pengambilan data tersebut, perlu memperhatikan pola historis data. Minimal ada 2 (dua) pola historis data yang harus menjadi pertimbangan, yaitu: Musiman Pola musiman bermakna data tersebut dibutuhkan dalam kurun waktu, periode tertentu yang terus berulang. Terdapat yang cut off yang jelas kapan data itu dimulai dan berakhir ketika dilakukan pemotretan data. Hal ini akan memudahkan pola pengambilan keputusan untuk situasi-situasi dan kejadian dalam periode data tertentu. Akan lebih mudah, apabila setiap pemangku/pemilik data memiliki persamaan dalam periode/masa data ini. Kontinyu Pola historis adalah pola yang memang mengharuskan data diambil mengikutkan historis data secara keseluruhan, Apabila tidak mengikutkan pola historisnya, maka dianggap data yang diambil berkurang level kualitas dan validitasnya. SOP Kebijakan IT Universitas 14

Wilayah Guna menegakkan konsistensi informasi pada skala universitas, serta untuk mendukung dinamika perkembangan proses bisnis unit kerja, maka sifat pengelolaan data dapat dikelompokkan berdasarkan wilayan sebagai berikut: Tertutup – data dikelola secara eksklusif oleh suatu unit kerja. Data-data yang termasuk dalam kelompok ini bersumber dari aplikasi sebagai berikut: Sistem Informasi Ujian Masuk. Sistem Informasi Registrasi Portal Web Universitas Terpusat – Data dikelola oleh suatu unit kerja, dan data didalamnya diperbaharui secara kolaboratif oleh berbagai unit kerja Data-data yang termasuk dalam kelompok ini bersumber dari aplikasi sebagai berikut: Sistem Informasi Kepegawaian Sistem Informasi Aset Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Penelitian Sistem Informasi Alumni dan Karir Terdistribusi – Data dikelola secara eksklusif oleh masing-masing unit kerja dan akan secara rutin mengirimkan data terbaru ke pengelola data primer. Data-data yang termasuk dalam kelompok ini bersumber dari aplikasi sebagai berikut: Sistem Informasi Akademik Paperless Office SOP Kebijakan IT Universitas 15

Reporting Pelaporan yang sempurna dan dihasilkan dari sistem informasi-sistem informasi manajemen universitas yang baik menjadi dukungan yang ideal menuju world class research university. Pelaporan juga bukan hanya didasarkan pada informasi yang disajikan. Perlu ada perangkat-perangkat pendukung yang disebut border yang bisa mengiring penyaji-penyaji laporan mengikuti pola standar tertentu dan desain proses yang teruji sehingga dengan data yang minim-pun dapat dihasilkan laporan yang berguna. Elemen-elemen kamus data, penetapan perioda pelaporan dan kewenangan harus didesain dengan baik diawal. SOP Kebijakan IT Universitas 16

Penetapan …. !!!! *harus formal SOP Kebijakan IT Universitas 17