MONITORING DAN EVALUASI PROYEK Dr. Harry Hikmat

Pengertian Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi (berdasarkan indikator yg ditetapkan) secara sistematis dan kontinu tentang kegiatan program/proyek sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk penyempurnaan program/proyek itu selanjutnya. Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah kinerja program/proyek untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja program/proyek.

Pertanyaan kunci monitoring 1.      Masalah—masalah apa yang timbul ? 2.      Apakah proyek berjalan sesuai jadwal ? Apakah proyek menghasilkan Output yang direncanakan ? 4.      Apakah anggarannya sesuai dengan rencana ? 5.     Apakah strateginya berjalan sesuai dengan rencana? 6.   Apakah kelompok sasaran (target group) terlibat dalam aktivitas proyek ?

Tujuan Monitoring 1. mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana 2.  mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi 3. melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek. 4.  mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan, 5.  menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.

Manfaat monitoring Bagi pihak Penanggung Jawab Program :   Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi. Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya. Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya.

  Bagi pihak Pengelola Proyek, yaitu : Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik. Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek.

Tipe dan Jenis Monitoring     Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup : tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan, manajemen dsb. yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan proyek. Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti penelitian, pelatihan, proses produksi, pemberian bantuan dsb.      Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang mencakup hasil dari proses yang terutama berkaitan dengan kuantitas (jumlah)

Pentingnya Evaluasi -memperlihatkan keberhasilan atau kegagalan proyek   -memperlihatkan keberhasilan atau kegagalan proyek -menunjukkan di mana dan bagaimana perlu dilakukan perubahan-perubahan -menentukan bagaimana kekuatan atau potensi dapat ditingkatkan. -memberikan informasi untuk membuat perencanaan dan pengambilan keputusan. -membantu untuk dapat melihat konteks dengan lebih luas serta implikasinya terhadap kinerja pembangunan.

Tujuan evaluasi untuk mendapatkan informasi dan menarik pelajaran dari pengalaman mengenai pengelolaan proyek, keluaran, manfaat, dan dampak dari proyek pembangunan yang baru selesai dilaksanakan, maupun yang sudah berfungsi, sebagai umpan balik bagi pengambilan keputusan dalam rangka perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian proyek selanjutnya.

Jenis evaluasi 1.      Evaluasi awal kegiatan, yaitu penilaian terhadap kesiapan proyek atau mendeteksi kelayakan proyek. 2.      Evaluasi formatif, yaitu penilaian terhadap hasil-hasil yang telah dicapai selama proses kegiatan proyek dilaksanakan. Waktu pelaksanaan dilaksanakan secara rutin (per bulan, triwulan, semester dan atau tahunan) sesuai dengan kebutuhan informasi hasil penilaian. 3.      Evaluasi sumatif, yaitu penilaian hasil-hasil yang telah dicapai secara keseluruhan dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan. Waktu pelaksanaan pada saat akhir proyek sesuai dengan jangka waktu proyek dilaksanakan. Untuk proyek yang memiliki jangka waktu enam bulan, maka evaluasi sumatif dilaksanakan menjelang akhir bulan keenam. Untuk evaluasi yang menilai dampak proyek, dapat dilaksanakan setelah proyek berakhir dan diperhitungkan dampaknya sudah terlihat nyata.  

(PRE-EXISTING CONDITIONS)     FAKTOR EKSTERNAL KONDISI AWAL (PRE-EXISTING CONDITIONS) KOMPONEN PROYEK     MASUKAN      AKTIVITAS   DAMPAK (IMPACTS) +/- KELU-ARAN (OUT-PUTS) MAN-FAAT (OUT-COMES) FAKTOR INTERNAL   UMPAN BALIK MODEL SISTEM MONEV

Indikator program berbasis masyarakat 1. Goals Kualitas hidup Keberdayaan masyarakat (aktualisasi diri dan koaktualisasi eksistensi komunitas) Kemandirian masyarakat Ketahanan masyarakat 2. Outcomes - Apresiasi (kesadaran, tanggung jawab & peran aktif) - Pemanfaatan sumber sosial berkelanjutan - Mekanisme penanganan & pencegahan oleh masyarakat 3. Outputs - Pengendalian (bobot dan pertumbuhan) masalah sosial - Peningkatan cakupan pelayanan (coverage rate) - Derajat penggunaan potensi dan sumber masyarakat - Peran aktif masyarakat

  Dimensi Indikator Cara dan sumber data Kondisi Awal -          Peningkatan populasi anak jalanan -          Peningkatan anak jalanan yang terancam putus sekolah -          Penurunan status kesehatan dan gizi -          Peningkatan anak jalanan yang bekerja dalam kondisi yang membahayakan hidup, keamanan dan moral -          Peran LSM dalam pemberdayaan anak jalanan -          Kebijakan dan program yang sejenis -          Komitmen pemerintah daerah terhadap JPS -          Studi dokumentasi hasil pemetaaan dan survai anak jalanan Depsos & LP Atmajaya -          Studi dokumentansi hasil-hasil penelitian terdahulu -          Studi dokumentasi laporan-laporan proyek Input -          Rumah singgah -          Dana beasiswa -          Dana permakanan -          Dana pelatihan -          Petugas/ pekerja sosial -          Juklak/ juknis/ leaflet -          Fasilitas pelayanan -          Sosialisasi dan supervisi -          Tim sekretariat -          Studi dokumentasi laporan proyek -          Pedoman wawancara bagi sekretariat, pimpinan dan staf proyek -          diskusi kelompok terarah (FGD) dengan pengurus dan pengelola proyek

Aktivi tas   Pokok: -          Pendampingan -          Bantuan beasiswa SD, SLTP, SLTA -          Tutorial -          Pelatihan keterampilan -          Bantuan tambahan penghasilan untuk peserta pelatihan keterampilan -          Bantuan permakanan -          Bantuan kesehatan -          Rekreasi -          Home visit dan pendampingan orang tua -          Pelatihan kewirausahaan untuk orang tua Penunjang: -          Penyuluhan sosial -          Penyiapan program -          Penyiapan tenaga pelaksana -          Operasionalisasi Rumah singgah -          diskusi kelompok terarah (FGD) dengan pengurus dan pengelola proyek -          wawancara mendalam dengan penerima bantuan -          studi dokumentasi laporan proyek

Out-puts   -          Jumlah anak yang mendapat bantuan beasiswa -          Jumlah anak yang ikut tutorial -          Jumlah anak yang sudah dilatih -          Jumlah anak yang memperoleh \ bantuan tambahan penghasilan -          Jumlah anak yang memperoleh bantuan permakanan dan kesehatan -          Jumlah anak yang ikut rekreasi -          Jumlah orang tua yang dikunjungi -          Jumlah orang tua yang ikut pelatihan kewirausahaan -          Banyaknya penyuluhan sosial -          Kesiapan program -          Rumah singgah operasional -          Studi dokumentasi laporan proyek -          Wawancara mendalam dengan penerima bantuan -          FGD dengan pengurus dan pengelola proyek

Outcomes   -          Peningkatan kehadiran anak di sekolah -          Peningkatan rata-rata prestasi belajar anak -          Penurunan lamanya keberadaan anak di jalanan -          Peningkatan akses anak terhadap pelayanan pendidikan dasar -          Peningkatan akses anak terhadap pelayanan kesehatan dasar -          Peningkatan tanggung jawab orang tua terhadap anaknya -          Berkurangnya kebiasaan buruk -          Perubahan sikap dan perilaku -          Peningkatan peran aktif masyarakat dalam pelayanan rumah singgah -          Studi dokumentasi laporan proyek -          Wawancara mendalam dengan penerima bantuan -          FGD dengan pengurus dan pengelola proyek Impacts Positif: -          Penurunan populasi anak jalanan (dalam 2 tahun terakhir) -          Kelangsungan pendidikan anak -          Terciptanya alternatif pekerjaan selain di jalanan -          Berkembangnya usaha ekonomi orang tua -          Terhindarnya anak dari tindak kekerasan, perlakuan salah, eksploitasi, keterlantaran, dan perlakuan diskriminatif dari lingkungan sosialnya -          Penurunan tindak kejahatan yang dilakukan anak yang berada di sekitar rumah singgah Negatif: -          Peningkatan jumlah anak jalanan baru

Faktor eksternal dan inter-nal   Faktor eksternal -          dukungan keluarga -          dukungan pihak sekolah -          dukungan pengelola -          peran aktif masyarakat lokal -          komitmen pemerintah daerah -          peran LSM Faktor internal - motivasi anak -          kemampuan dasar anak -          Wawancara mendalam dengan penerima bantuan -          Wawancara dengan orang tua, tokoh masyarakat dan instansi terkait -          FGD dengan pengurus dan pengelola proyek

Evaluasi konvensional Evaluasi partisipatif Tabel 2. Perbandingan evaluasi konvensional dan partisipatif   Aspek Evaluasi konvensional Evaluasi partisipatif Siapa Ahli dari luar Anggota masyarakat, staf proyek, fasilitator Apa Indikator keberhasilan, efisiensi biaya dan keluaran hasil/ produk yang telah ditentukan Masyarakat mengidentifikasi sendiri indikator keberhasilan, termasuk hasil/ produk yang akan dicapai Bagaimana Fokus pada “objektivitas ilmiah”, ada jarak antara evaluator dengan partisipan, ada pola seragam, prosedur kompleks, akses terbatas pada hasil Evaluasi sendiri, metode sederhana yang diadaptasi dengan budaya lokal, terbuka, ada diskusi hasil dengan melibatkan partisipan dalam proses evaluasi Kapan Biasanya tergantung jadwal, kadangkala juga ada evaluasi midterm Tergantung dari proses perkembangan masyarakat dan intensitas relatif sering Mengapa Pertanggungjawaban, biasanya sumatif, menentukan biaya selanjutnya Pembangunan masyarakat lokal untuk inisiasi, mengontrol, melakukan tindakan koreksi

  Format Desain Latar belakang (jelaskan analisis situasi, pemasalahan, tujuan dan kegiatan proyek) Tujuan (umum dan khusus) Kegunaan (substansi dan ditujukan bagi pengguna yang mana) Cakupan (aspek-aspek di monitor/ evaluasi) Metode - Teknik monitoring dan evaluasi (misal : LFA & PRA) - Indikator dan alat ukur (hasil LFA & PRA) - Sumber Data - Teknik pengumpulan data - Teknik pengolahan data Lokasi Pelaksana dan Struktur organisasi Pelaporan dan diseminasi Waktu dan tahapan Evaluasi   Lampiran : - Instrumen - Dokumen proyek yang relevan