SISTEM INFORMASI A. Ridwan Siregar

Modul-13: Sistem Informasi SUB POKOK BAHASAN Menejelaskan tentang sistem informasi dan perannya di dalam organisasi Menguraikan tingkatan manajemen, lima fungsi dasar manajer, dan jenis keputusan yang dibuat pada setiap tingkatan Membedakan antara sistem pemrosesan transaksi, sistem informasi manajemen untuk manajemen menengah, sistem pengambilan keputusan, sistem informasi eksekutif, dan sistem pakar Menguraikan secara ringkas apa yang dilakukan oleh pusat informasi Menjelaskan perbedaan antara fasilitas komputer terpusat, terdesentralisasi, dan tersebar PTIK Modul-13: Sistem Informasi

Modul-13: Sistem Informasi Sistem informasi berbasis komputer (CBS) terdiri dari 6 bagian: Perangkat keras Perangkat lunak Data/informasi Prosedur Komunikasi, dan Manusia Komponen keempat termasuk panduan (manual) dan prosedur dan standar untuk pemrosesan data ke dalam bentuk informasi yang dapat dipergunakan PTIK Modul-13: Sistem Informasi

Modul-13: Sistem Informasi Prosedur adalah serangkaian langkah-langkah spesifik yang dilakukan untuk menyelesaikan satu atau lebih kegiatan pemerosesan informasi Prosedur pemrosesan tersebut bisa hanya dilakukan oleh pengguna atau kombinasi dari pengguna dan spesialis komputer Suatu bisnis terbentuk dari banyak prosedur, dikelompokkan secara logis ke dalam sistem Jenis sistem informasi dalam organisasi adalah bervariasi tergantung pada sifat dan struktur organisasi tersebut Sistem umum yang terdapat pada hampir semua organisasi termasuk: sistem penggajian, kepegawaian, akuntansi, dan inventaris PTIK Modul-13: Sistem Informasi

Modul-13: Sistem Informasi Organisasi menerima data dari berbagai sumber, termasuk pelanggan yang membeli produk atau jasa, vendor yang memasok bahan-bahan, bank, badan pemerintah, dan perusahaan asuransi, dsb Sistem informasi membantu organisasi memeroses semua data ke dalam informasi yang lengkap dan dapat dipergunakan Salah satu tujuan terpenting dari sistem informasi adalah memenuhi kebutuhan manajemen terhadap pengetahuan PTIK Modul-13: Sistem Informasi

Modul-13: Sistem Informasi MANAJEMEN Manajemen biasanya merujuk pada semua individu dalam suatu organisasi yang memberikan kepemimpinan dan pengarahan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian, supervisi (penyeliaan), dan pengawasan seluruh kegiatan organisasi Setiap fungsi manajemen terlibat dalam pengambilan keputusan Untuk membuat keputusan, manajer membutuhkan informasi yang disediakan oleh sistem informasi PTIK Modul-13: Sistem Informasi

FUNGSI UTAMA MANAJEMEN Kegiatan perencanaan mengharuskan manajer memformulasikan tujuan dan sasaran dan mengembangkan rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan tersebut Tanggung-jawab manajemen dalam hal pengorganisasian termasuk pengembangan struktur organisasi dan kerangka standar, prosedur, dan kebijakan yang dirancang untuk menjalankan kegiatan organisasi yang berjalan Tanggung-jawab manajemen dalam hal kepegawaian adalah mengidentifikasi kebutuhan personil organisasi dan menseleksi personil dan melatih staf PTIK Modul-13: Sistem Informasi

FUNGSI UTAMA MANAJEMEN Penyeliaan merujuk pada tanggung jawab manajemen untuk mensuvervisi pegawai, bimbingan dan konseling yang merupakan suatu keharusan untuk menjaga para pekerja tetap memiliki motivasi kerja yang tinggi dan bekerja produktif menuju pencapaian sasaran organisasi Pengawasan berkaitan dengan tanggung-jawab manajemen untuk memantau kinerja organisasi dan ekonomi serta lingkungan bisnis sehingga langkah-langkah dapat diambil untuk memperbaiki kinerja dan keuntungan, dan memodifikasi rencana jika diperlukan sebagai respons terhadap pasar PTIK Modul-13: Sistem Informasi

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem informasi manajemen (MIS) terdiri dari prosedur pemerosesan berbasis komputer atau manual yang menyajikan informasi berguna, lengkap, dan tepat waktu Cakupan suatu MIS secara umum meliputi organisasi secara keseluruhan dan melayani para manajer pada 3 tingkatan: Manajemen tingkat bawah (operasional) Manajemen menengah (taktis) Manajemen puncak (strategis) Tujuan utama MIS adalah memenuhi kebutuhan manajer terhadap informasi yang Lebih ringkas dan relevan terhadap keputusan spesifik yang diperlukan untuk dilakukan Tersedia segera dan bernilai dalam proses pengambilan keputusan PTIK Modul-13: Sistem Informasi

TINGKAT MANAJEMEN DAN KEPUTUSAN YANG DIAMBIL Manajemen tingkat bawah (lower management) adalah yang terbesar, menangani keputusan yang kebanyakan dalam kerangka waktu yang relatif sempit disebut juga manajemen penyeliaan (suvervisory management) mengaktualisasikan rencana menajemen menengah dan mengontrol operasi harian yaitu aktifitas sehari-hari yang menjaga deruman organisasi contoh: kepala pelayanan sirkulasi, kepala pengadaan, dan kepala pengatalogan dalam suatu perpustakaan Manajer pada level ini mengambil keputusan terstruktur yang yang telah diatur sebelumnya dan bersifat rutin Contoh keputusan yang diambil misalnya apakah keanggotaan seseorang masih berlaku atau tidak PTIK Modul-13: Sistem Informasi

TINGKAT MANAJEMEN DAN KEPUTUSAN YANG DIAMBIL Manajemen tingkat menengah (middle management) menangani keputusan yang mencakup sesuatu yang lebih luas dalam hal waktu dan memerlukan pengalaman yang lebih Manajemen menengah memerlukan informasi untuk melakukan reviu, peringkasan, dan analisis terhadap data historis untuk membantu perencanaan dan pengawasan operasi dan pengimplementasian kebijakan yang telah diformulasikan oleh manajemen puncak Informasi diberikan kepada manajemen menengah dalam bentuk Laporan ringkas yang menunjukkan jumlah dan kecenderungan Laporan eksepsi (pengecualian) yang menunjukkan data yang tidak biasa (normal) Laporan disampaikan secara periodik, atas permintaan (on-demand), atau yang dibuat hanya ketika kondisi tertentu terjadi Keputusan yang diambil biasanya bersifat semi-terstruktur (sebagian tersturuktur dan sebagian di luar prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya PTIK Modul-13: Sistem Informasi

TINGKAT MANAJEMEN DAN KEPUTUSAN YANG DIAMBIL Manajemen puncak (top management) menangani keputusan yang mencakup sesuatu yang sangat luas dalam hal cakupan dan kerangka waktu Contoh: chief executive officier (CEO), presiden, inspektur, chief information officier (CIO), executive vice president,dan mitra senior Manajemen puncak terdiri dari beberapa orang yang berpengaruh dalam empat fungsi dasar dalam suatu bisnis yaitu pemasaran, akuntansi dan keuangan, produksi, dan penelitian dan pengembangan SIM organisasi harus mampu menghasilkan informasi untuk manajemen puncak sesuai kebutuhan baik secara periodik, atas permintaan, maupun berdassarkan suatu peristiwa Keputusan yang diambil biasanya tidak tertstruktur, suatu keputusan yang bersifat sangat kompleks PTIK Modul-13: Sistem Informasi

PERAN SIM DALAM ORGANISASI Menyediakan informasi (laporan) untuk membantu manajer melakukan aktifitas yang berkaitan dengan bidang sepesifik yang menjadi tanggung-jawab mereka Menyediakan informasi bidang di fungsi bisnis yang membuat manajer dapatmengkoordinasikan aktifitas bagian-bagian dalam bidang tersebut Fungsi-fungsi yang umum dalam suatu organisasi, termasuk Akuntansi dan keuangan Produksi Pemasaran dan penjualan Sumber daya manusia Pelayanan informasi (desain dan sistem informasi pendukung) Penelitian dan pengembangan PTIK Modul-13: Sistem Informasi

PENGAMBILAN KEPUTUSAN Gaya manajemen adalah bervariasi Seorang manajer adakalanya mengikuti instink mereka dan menangani situasi berdasarkan kasus demi kasus, atau melakukan pendekatan sistematis Lima langkah dalam pengambilan keputusan Pengenalan masalah dan identifikasi Identifikasi dan evaluasi alternatif Pemilihan alternatif Bertindak Menindak-lanjuti keputusan yang diambil PTIK Modul-13: Sistem Informasi

JENIS INFORMASI YANG DIBUTUHKAN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN Informasi dihasilkan oleh pemerosesan data yang berasal dari 3 sumber: Data yang dihasilkan secara internal (dihasilkan dengan sistem pemerosesan data organisasi) Data yang disediakan oleh manajemen tingkat bawah dan menengah Data yang dihasilkan secara eksternal (dihasilkan oleh sumber-sumber di luar organisasi) Informasi yang dihasilkan pada semua level manajemen harus: Benar (akurat) Lengkap (mencakup semua data yang relevan) Mutakhir (current) Ringkas (mencakup hanya data yang relevan) Jelas (dapat dimengerti) Cost-effective (diperoleh dengan efisien) Time-sensitive (didasarkan pada historis, mutakhir/informasi ke depan) Bermakna dan berguna PTIK Modul-13: Sistem Informasi

JENIS SISTEM INFORMASI DAN KELOMPOK YANG DILAYANI PTIK Modul-13: Sistem Informasi

JENIS SISTEM INFORMASI Sistem Pemerosesan Transaksi (TPS)  mendukung aktifitas harian Sistem Informasi Manajemen (MIS)  memberikan informasi kepada manajemen menengah dengan informasi yang diambil dari semua database organisasi Sistem Pendukung Keputusan (DSS)  serangkaian program komputer khusus yang menyediakan alat dan untuk membantu manajer dalam menganalisis informasi dari manajemen level bawah dan menengah dan dari luar organisasi Sistem Pakar (ES)  serangkaian program komputer yang melakukan suatu tugas pada suatu tingkat kepakaran manusia PTIK Modul-13: Sistem Informasi

Modul-13: Sistem Informasi JENIS SISTEM PTIK Modul-13: Sistem Informasi

Modul-13: Sistem Informasi HUBUNGAN ANTAR SISTEM ESS MIS DSS KWS TPS PTIK Modul-13: Sistem Informasi

PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SUATU SIM Dalam pengembangan suatu SIM, tim pengembangan proyek mengikuti tahapan siklus pengembangan sistem (SDLC) Suatu pengembangan SIM yang berhasil memerlukan: Rencana jangka pendek dan panjang organisasi Komitmen dari manajemen untuk mengalokasikan personil dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan pengembangan Staf spesialis teknis dengan keterampilan yang diperlukan untuk mengembangkan bagian-bagian berbasis komputer dari sistem didasarkan pada masukan dari pengguna PTIK Modul-13: Sistem Informasi

Modul-13: Sistem Informasi PUSAT INFORMASI Pusat informasi adalah sebuah bagian dalam bagian SIM organisasi yang menawarkan kepada karyawan perangkat keras dan perangkat lunak, pelatihan perangkat lunak dan membantu mendapatkan data dari sistem komputer lain dan memberikan batuan teknis Pusat informasi didirikan sebagai bagian dari sistem informasi organisasi Orang yang bertanggung-jawab pada pusat informasi adalah CIO PTIK Modul-13: Sistem Informasi

PENGORGANISASIAN FASILITAS KOMPUTER Fasilitas komputer tersentralisasi  ketika satu bagian komputer menyediakan pemerosesan data dan pelayanan sistem informasi Fasilitas komputer terdesentralisasi  ketiga suatu organisasi menggunakan fasilitas komputer terpisah untuk melayani kebutuhan dari setiap unit organisasi utama Fasilitas komputer terdistribusi  kombinasi dari fasilitas komputer tersentralisasi dan terdesentralisasi PTIK Modul-13: Sistem Informasi

Modul-13: Sistem Informasi Terima kasih PTIK Modul-13: Sistem Informasi