Interpretasi Bidang Pendidikan Melalui IWA 2 DELTA CONSULTANT Pelatihan Sistem Manajemen Mutu I SO 9001:2008 Interpretasi Bidang Pendidikan Melalui IWA 2 Disampaikan oleh : Kresno Budiyono

JADUAL PELATIHAN Day 1 Day 2 09.30-12.00 Opening, quality concept , Quality Assurance & ISO 90001 08.00-10.00 Developing quality documentation 12.00-13.00 Break 10.00-10.15 13.00-15.00 ISO 9001:2008 requirement 10.15-12.00 Group Presentation 15.00-.15.30 Implementing & certification process 15.00-15.30 Conclusions & Action Plan 15.30-17.00 15.30-15.40 Closing

National Education Department Republic of Indonesia Pengertian Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak lain yang berkepentingan) memperoleh kepuasan

PERBAIKAN TERUS MENERUS ORGANISASI SEHAT MANAJEMEN KEPEMIMPINAN INPUT (KBK) (SCL) PROSES LULUSAN KOMPETEN OUTPUT Efisien Produktif RELEVAN JAMINAN KUALITAS OUTPUT JAMINAN KUALITAS INPUT JAMINAN KUALITAS PROSES PERBAIKAN TERUS MENERUS

Kesimpulan : Mutu perguruan tinggi yang menilai adalah masyarakat atas terpenuhinya: societal, industrial, and professional needs, kepuasan layanan pendidikan, dan kepuasaan pengguna lulusannya. Gatra akademis otonomi perguruan tinggi adalah kebebasan menentukan pilihan program studi, kompetensi lulusannya, kurikulum, sesuai dengan visi, misi, dan kemampuan penyelenggaraannya agar mutu yang diinginkan dapat tercapai. Gatra akademis otonomi perguruan tinggi dan mutu perguruan tinggi juga menyatu dengan akuntabilitas penyelenggaraan pendidikan karena masyarakat menetapkan persyaratan mutu hasil didik dan terlibat dalam menyusun kurikulum.

Apa itu IWA 2 ? Panduan bagi organisasi pendidikan dan sejenisnya untuk implementasi sistem manajemen mutu yang efektif dalam hubungannya dengan dan berdasarkan ISO 9001:2008. Didokumentasikan sebagai petunjuk untuk organisasi pendidikan. Menjalankan dan perbaikan berkesinambungan pendidikan kepada pelajar. Tidak untuk keperluan sertifikasi atau keperluan kontrak.

Perbedaan ISO 9001 & IWA 2 ISO 9001:2000, Persyaratan Standar Internasional untuk Sistem Manajemen Mutu 8 Prinsip Manajemen Generik, dapat diaplikasikan dalam berbagai bentuk organisasi IWA 2, Pedoman Internasional untuk Proses Peningkatan Pelayanan Pendidikan 8 Prinsip Manajemen seperti ISO 9001 4 Prinsip Tambahan

The Quality management Principles in Education Service Organizations (8 Prinsip Manajemen) + 4 Tambahan ISO 9001:2008 IWA 2:2007 Fokus Pelanggan Kepemimpinan Keterlibatan Personel Pendekatan proses Pendekatan Sistem ke Manajemen Perbaikan berkesinambungan Pendekatan Fakta Kerjasama dengan mitra Menambah velue pelajar Fokus pada nilai sosial Kecerdasan dan Kecakapan Otonomi 4 Prinsip Tambahan

Struktur ISO 9001/ IWA 2

ISO 9001:2000 Requirement Vs IWA 2

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 8 Klausul : Lingkup Acuan Normatif Istilah dan Definisi Sistem Manajemen Mutu Tanggung Jawab Manajemen Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk atau Jasa Pengukuran, Analisa dan Perbaikan 8 Klausul : Lingkup Acuan Normatif Istilah dan Definisi Sistem Manajemen Mutu dalam Organisasi Pendidikan Tanggung Jawab Manajemen dalam Organisasi Pendidikan Manajemen Sumber Daya dalam Organisasi Pendidikan Realisasi Layanan Pendidikan Pengukuran, Analisa dan Perbaikan dalam Organisasi pendidikan + 2 Lampiran

Sistem Manajemen Mutu Tambahan 2 Lampiran : Tambahan 2 Lampiran : IWA 2 : 2007 Tambahan 2 Lampiran : Lampiran A Penilaian sendiri untuk organisasi pendidikan (self assessment) Lampiran B Contoh Untuk Pendidikan B. 1 Proses B. 2 Pengukuran B. 3 Rekaman B. 4 Alat (Tools) Tambahan 2 Lampiran : Lampiran A Penilaian sendiri untuk organisasi pendidikan (self assessment) Lampiran B Contoh Untuk Pendidikan B. 1 Proses B. 2 Pengukuran B. 3 Rekaman B. 4 Alat (Tools)

1. Ruang Lingkup ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 Seluruh Fungsi/ Bagian/ Departemen pada Organisasi Pengendalian persyaratan-persyaratan ISO 9001 : 2008 khususnya pada klausul 7 yaitu Realisasi Produk Pedoman penerapan sistem manajemen mutu dalam organisasi pendidikan. Tidak menambahkan, merubah, dan memodifikasi persyaratan ISO 2001 : 9008 Tidak diperuntukkan untuk kontrak, untuk pengecekkan kesesuaian atau alat untuk sertifikasi.

2. Acuan Normatif ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 ISO 2001 : 9001 Requirement ISO 18001 : 2005 ISO 14001 ISO 18001 ISO 2005: 2005 QMS – Fundamentals and Vocabulary ISO 9001 : 2008 Requirements

Istilah yang dipergunakan dalam SMM adalah : 3. Istilah Dan Definisi Istilah yang dipergunakan dalam SMM adalah : ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 Organisasi Pendidikan (Organisasi yang menyediakan layanan pendidikan baik yang dapat berdiri sendiri atau menjadi bagian dari organisasi) Penyedia Pendidikan (Orang yang menyampaikan pendidikan antara lain berprofesi sebagai guru, pengajar, trainer, Doktor, Profesor) Organisasi = Perusahaan Subkontraktor = Supplier

4. Sistem Manajemen Mutu IWA 2 : 2007 ISO 9001 : 2008 4.1 Persyaratan Umum 4.2 Persyaratan Dokumen 4.2.1 Umum 4.2.2 Pedoman Mutu 4.2.3 Pengendalian Dokumen 4.2.4 Pengendalian Rekaman 4.1 Pedoman Umum 4.2 Dokumentasi 4.2.1 Umum 4.2.2 Pedoman Mutu 4.2.3 Pengendalian Dokumen 4.2.4 Pengendalian Rekaman

4. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 4.1 Persyaratan Umum Ditetapkan-Dokumentasi-Implementasi-Pelihara Perbaikan berkelanjutan Proses-Identifikasi-Urutan & Interaksi Sumber Daya diperhatikan Pengawasan-Pengukuran & Analisis Proses Subkontraktor dikendalikan 4.1 Pedoman Umum Identifikasi proses yang terkait dengan: Perencanaan Pendidikan Pengembangan Kurikulum Penyampaian Pendidikan Evaluasi proses pendidikan Proses didalam organisasi pendidikan dapat dilihat dalam lampiran B.1 Kesesuaian persyaratan yang diaplikasikan terhadap perundang-undangan, peraturan, dan persyaratan akreditasi

4. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 4.2 Persyaratan Dokumen 4.2.1 Umum Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Pedoman Mutu Prosedur yang disyaratkan standar Dokumen yang diperlukan organisasi Catatan / Rekaman 4.2 Dokumentasi 4.2.1 Umum Manual Mutu untuk organisasi pendidikan mencakup: Istilah dan definisi Undang-undang & Peraturan Program Akreditasi Layanan Pendukung

4. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 4.2.2 Pedoman Mutu Dokumentasi SMM tergantung ukuran dan jenis dan kompleksitas Media dokumentasi (hard dan soft copy) Deskripsi Pedoman Mutu Ruang lingkup & pengecualian Kebijakan & Sasaran Mutu Peta proses Profil organisasi & struktur organisasi Tanggung jawab & wewenang Acuan prosedur 4.2.2 Pedoman Mutu Menggambarkan lingkup dan interaksi pendidikan dengan proses pendukung Termasuk rujukan untuk prosedur yang digunakan dan kriteria lain berdasarkan SMM

4. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 IWA 2 : 2007 4.2.3 Pengendalian Dokumen Persetujuan dan Pengesahan Dokumen Peninjauan/ Revisi Dokumen Identifikasi Status Tersedia, Dapat Dibaca, Dikenali Identifikasi Dokumen Eksternal Pengendalian Distribusi Dokumen Pengendalian Dokumen Kadaluarsa 4.2.3 Pedoman Mutu Pengendalian dokumen eksternal, peraturan yang relevan, perundang-undangan, peraturan, surat edaran pemerintah, akreditasi, perhatian pihak yang terkait Pengelolaan dan pengendalian dokumen legal siswa Pemeriksaan kecukupan persyaratan dalam kegiatan pendidikan

4. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 IWA 2 : 2007 4.2.4 Pengendalian Rekaman Identifikasi Nomor Dokumen Sistem Penyimpanan Masa Simpan Dokumen Pemusnahan Dokumen 4.2.4 Pengendalian Rekaman Pengendalian setiap tahapan pendidikan Menetapkan masa simpan dan pemusnahan sesuai dengan peraturan perundang-undangan Siswa dan rekaman pembelajaran yang termasuk dalam petunjuk perlindungan pribadi tercantum dalam lampiran B.3 disimpan oleh organisasi pendidikan Rekaman yang harus tersedia lihat Lampiran B.3

5. Tanggung Jawab Manajemen ISO 9001 : 2000 IWA 2 : 2007 5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus pada Pelanggan 5.3 Kebijakan Mutu 5.4 Perencanaan 5.4.1 Sasaran Mutu 5.4.2 Perencanaan SMM 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang & Komunikasi 5.5.1 Tanggung Jawab Wewenang 5.5.2 Wakil Manajemen 5.5.3 Komunikasi Internal 5.6 Tinjauan Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus pada Pelanggan 5.3 Kebijakan Mutu 5.4 Perencanaan 5.4.1 Sasaran Mutu 5.4.2 Perencanaan SMM 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang & Komunikasi 5.5.1 Tanggung Jawab Wewenang 5.5.2 Wakil Manajemen 5.5.3 Komunikasi Internal 5.6 Tinjauan Manajemen

5. Tanggung Jawab Manajemen ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 5.1 Komitmen Manajemen Manajemen Puncak harus: Mengkomunikasikan persyaratan pelanggan Memenuhi undang-undang yang berlaku Menetapkan kebijakan mutu Menetapkan Sasaran Mutu Melakukan Tinjauan Manajemen Penyediaan Sumber Daya Perbaikan Berkelanjutan 5.1 Komitmen Manajemen Manajemen Puncak harus: Mengidentifikasikan layanan pendidikan Memenuhi kebutuhan dan harapan siswa Perencanaan strategi organisasi pendidikan sesuai tujuan jangka panjang Mendorong pemakaian cara praktis

5. Tanggung Jawab Manajemen ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 5.2 Fokus Pada Pelanggan Persyaratan pelanggan harus DITENTUKAN dan DIPENUHI untuk meningkatkan KEPUASAN PELANGGAN Tertera pada klausul 7.2.1, 7.2.3, 8.2.1 5.2 Fokus Pada Pelanggan Persyaratan siswa harus DITENTUKAN dan DIPENUHI untuk meningkatkan KEPUASAN antara lain KEBUTUHAN DAN HARAPAN SISWA serta PERSYARATAN KURIKULUM

5. Tanggung Jawab Manajemen ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 5.3 Kebijakan Mutu Sesuai dengan tujuan organisasi Komitmen untuk memenuhi persyaratan Dikomunikasikan dan dimengerti Disahkan dan disetujui oleh Manajemen Puncak 5.3 Kebijakan Mutu Konsisten dengan standar profesional pendidikan, peraturan pemerintah dan perundang-undangan, persyaratan akreditasi dan kebijakan lainnya

5. Tanggung Jawab Manajemen ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 5.4 Perencanaan 5.4.1 Sasaran Mutu Ditetapkan di tingkat fungsi Spesifik (S) Terukur (M) Dapat dicapai (A) Realistis (R) Ada batas waktu (T) Konsisten dengan Kebijakan Mutu 5.4 Perencanaan 5.4.1 Sasaran Mutu Terukur dan terintegrasi dalam sasaran umum organisasi pendidikan, spesifikasi layanan pendidikan termasuk pengukuran kinerja (Lampiran B.2)

5. Tanggung Jawab Manajemen ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 5.4 Perencanaan 5.4.2 Perencanaan SMM Dibuktikan dengan Perencanaan Mutu agar organisasi tetap KONSISTEN terhadap: Persyaratan sistem Mutu Persyaratan Pelanggan dan Mutu Produk Pengendalian perubahan proses 5.4 Perencanaan 5.4.2 Perencanaan SMM Termasuk aktivitas dan sumber daya yang diperlukan untuk memastikan efektifitas SMM dalam pencapaian sasaran

5. Tanggung Jawab Manajemen ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 5.5.1 Tanggung Jawab & Wewenang Ditetapkan Dikomunikasikan dalam organisasi 5.5.2 Wakil Manajemen SMM ditetapkan dan dipelihara Melaporkan kinerja SMM ke Manajemen Puncak Memastikan kesadaran tentang Persyaratan Pelanggan Hubungan dengan pihak pelanggan 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 5.5.1 Tanggung Jawab & Wewenang Termasuk tanggung jawab dan wewenang yang didelegasikan ke area fungsional personal yang terlibat 5.5.2 Wakil Manajemen Mengkomunikasikan dengan siswa dan pihak terkait yang lain mengenai SMM

5. Tanggung Jawab Manajemen ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 5.6 Tinjauan Manajemen (TM) 5.6.1 Umum Dilakukan periode tertentu Rekaman TM dipelihara 5.6.2 Masukan Tinjauan Hasil audit & TM lalu Umpan balik pelanggan Kinerja proses Kesesuaian produk Status tindakan perbaikan dan pencegahan Perubahan SMM dan saran perbaikan 5.6 Tinjauan Manajemen (TM) Kompleksitas dan tingkat kekritisan dalam layanan organisasi pendidikan dan pendukung merupakan faktor yang signifikan untuk kepentingan penentuan frekuensi tinjauan 5.6.2 Masukan Tinjauan Jadwal tinjauan berkala pelajaran Hasil evaluasi Kepuasan siswa Kriteria penilaian Penyusunan tinjauan ketika kurikulum baru dibuat Dokumentasi perbaikan dan desain

5. Tanggung Jawab Manajemen ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 5.6.3 Keluaran Tinjauan Keputusan dan Tindakan Perbaikan Efektivitas SMM dan Proses Perbaikan produk terkait persyaratan pelanggan Sumber Daya yang diperlukan Dikomunikasikan kepada semua personel

6. Manajemen Sumber Daya ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 6.1 Penyediaan Sumber Daya 6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum 6.2.2 Kemampuan, Kesadaran & Pelatihan 6.3 Prasarana 6.4 Lingkungan Kerja 6.1 Penyediaan Sumber Daya 6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum 6.2.2 Kemampuan, Kesadaran & Pelatihan 6.3 Prasarana 6.4 Lingkungan Kerja

6. Manajemen Sumber Daya ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 6.1 Penyediaan Sumber Daya Menerapkan dan memelihara SMM Meningkatkan kepuasan pelanggan 6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum Personel harus KOMPETEN sesuai dengan: Pendidikan Pelatihan Keterampilan & pengalaman 6.1 Penyediaan Sumber Daya Organisasi hendaknya: Menentukan masukan informasi untuk menyusun sumberdaya yang dibutuhkan Menjalankan rencana jangka pendek, sedang dan panjang Melakukan verifikasi dan tugas penilaian Menyediakan sumber daya untuk komunikasi efektif (staf pengajar, staf administrasi, pegawai, siswa) Menyediakan sumber daya untuk memastikan kebutuhan siswa terpenuhi 33

6. Manajemen Sumber Daya ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 6.2.2 Kompetensi, Pelatihan, & Kesadaran Menentukan kompetensi personal Menyediakan pelatihan Menilai efektifitas pelatihan Memastikan tugas dan peran karyawan Memelihara rekaman sesuai Pendidikan, Pelatihan dan Pengalaman 6.2.2 Kompetensi, Pelatihan, & Kesadaran Organisasi hendaknya melakukan aktivitas yang sistimatika yaitu membandingkan kebutuhan kompetensi terhadap persyaratan kurikulum (Lampiran B.1) 34

6. Manajemen Sumber Daya ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 6.3 Prasarana Menetapkan , Menyediakan, dan memelihara prasarana Prasarana tersebut adalah: Gedung, ruang kerja Peralatan proses (Komputer) Pendukung (Transportasi & Komunikasi) 6.3 Prasarana Mengidentifikasi prasarana khusus, fasilitas, lingkungan, dan peralatan yang mendukung proses belajar mengajar seperti: kelas, lab, workshop, perpustakaan, taman, kantin, fasilitas kesehatan, ruang komputer Menentukan tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan: Penawaran, pembelian, penerimaan Penyimpanan, penjaminan, instalasi Pemakaian dan pemeliharaan 35

6. Manajemen Sumber Daya ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 6.4 Lingkungan Kerja Menetapkan dan mengelola lingkungan kerja Lingkungan kerja tersebut adalah: Kebersihan dan keamanan Kebisingan, pencahayaan Polusi, getaran, suhu Lokasi kerja Interaksi sosial 6.4 Lingkungan Kerja Penyediaan layanan pendidikan termasuk membuat dan memelihara kondisi yang kondusif untuk lingkungan belajar yang memenuhi persyaratan siswa Menyediakan bukti penilaian berkala lingkungan kerja Hasil dari penilaian nantinya akan dibahas dalam TM dan menjadi bagian perbaikan berkelanjutan 36

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan IWA 2 : 2007 ISO 9001 : 2008 7.1 Perencanaan Realisasi Produk 7.2 Proses berkaitan dengan pelanggan 7.3 Perencanaan & Pengembangan 7.4 Pembelian 7.5 Produksi dan penyediaan jasa 7.6 Pengendalian Peralatan Pemantauan & Pengukuran 7.1 Perencanaan realisasi 7.2 Proses yang berhubungan dengan siswa 7.3 Perencanaan & Pengembangan Dalam Organisasi Pendidikan 7.4 Pembelian 7.5 Penyediaan Pelayanan Pendidikan 7.6 Pengendalian Peralatan Pemantauan & Pengukuran 37

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7.1 Perencanaan Realisasi Produk Organisasi harus menetapkan : Sasaran mutu & persayratan produk Proses, Dokumen, dan Sumber Daya yang spesifik Kegiatan Verifikasi, Validasi, Pemantauan, Inspeksi, dan Pengujian Produk Bukti Rekaman Proses dan Produk dipelihara Rencana Mutu sebagai Acuan 7.1 Perencanaan realisasi Organisasi pendidikan: Rencana pada tingkatan yang berbeda pada layanan pendidikan Proses realisasi (mengubah kurikulum dalam prilaku siswa) dalam Lamp B.1 Proses pembelajaran terkendali Metode pengontrolan harus menjadi bagian dalam tinjauan manajemen 38

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7.2 Proses yang berkaitan dengan pelanggan: 7.2.1 Penentuan persyaratan yang berkaitan dengan produk Organisasi harus menetapkan: Persyaratan pelanggan, pengiriman dan pasca pengiriman Persyaratan yang tidak ditentukan pelanggan, tetapi untuk penggunaan tertentu Persyaratan lain yang ditentukan oleh organisasi 7.2 Proses yang berhubungan dengan siswa 7.2.1 Penentuan persyaratan yang berhubungan dengan layanan pendidikan Organisasi menyediakan layanan pendidikan dengan ciri-ciri tidak tersentuh, tidak dapat disimpan maka ketika terjadi proses belajar mengajar, harapan siswa adalah: Aman dan fasilitas bersih Komnikasi dua arah Setiap orang diperlakukan dengan hormat Aktivitas dilakukan oleh personel dengan kualifikasi cukup 39

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7.2.2 Tinjauan persyaratan terkait dengan produk Organisasi harus menetapkan: Persyaratan produk ditentukan Persyaratan yang berbeda diselesaikan Mampu memenuhi persyaratan yang ditentukan Persyaratan yang tidak ditentukan pelanggan, tetapi untuk penggunaan tertentu Contoh: Bukti rekaman (Kontrak, spesifikasi, shopdrawing) Konfirmasi/ approval jika persyaratan tidak tertulis Perubahan persyaratan pastikan dokumen diubah dan disetujui 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan pendidikan Persyaratan dinyatakan Rekaman harus disimpan, lihat rekaman B.3 Persyaratan diwujudkan untuk memenuhi harapan Persyaratan yang spesifik dari siswa Memenuhi persyaratan perundang-undangan 40

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7.2.3 Komunikasi Pelanggan Organisasi harus menetapkan Informasi produk Pertanyaan Pesanan Penanganan kontrak Perubahan kontrak Umpan balik pelanggan Keluhan pelanggan 7.2.3 Komunikasi Pelanggan Informasi mata pelajaran Rencana belajar, termasuk kurikulum Umpan balik siswa Keluhan siswa 41

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7. 3 Perencanaan dan pengembangan 7.3.1 Perencanaan desain dan pengembangan Organisasi harus menetapkan : Tahapan proses Tinjau ulang, validasi dan verivikasi Tanggung jawab & wewenang Rekaman desain & pengembangan harus dipelihara 7. 3 Perencanaan dan pengembangan organisasi pendidikan 7.3.1 Perencanaan Desain pengendalian pendidikan harus sesuai tujuan layanan pendidikan Tinjprosedur memastikan materi pelajaran sesuai persyaratan Kalibrasi peralatan yang dipakai dalam pembelajaran Penilaian potensi atau ketercapaian dan efektivitasnya 42

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7. 3.2 Masukan desain dan pengembangan Organisasi harus menetapkan : Persyaratan fungsi dan proses Peraturan dan perundangan Informasi dari desain sebelumnya Persyaratan lainnya Rekaman desain & pengembangan harus dipelihara 7. 3.2 Masukan desain Mengidentifikasi input untuk mendesain kurikulum Menyimpan rekaman, lihat lamp. B.3 43

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7. 3.3 Keluaran desain dan pengembangan : Memenuhi persyaratan masukan Informasi untuk pembelian, produksi, dan penyediaan jasa mengacu pada kriteria keberterimaan produk Menentukan karakterisitik produk untuk pemakaian yang benar dan aman 7. 3.3 Keluaran desain Termasuk skill dan pengetahuan yang diperlukan Strategi pembelajaran Penilaian kinerja Lihat Lamp. B.3 44

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7. 3.4 Tinjauan desain dan pengembangan Evaluasi kemampuan Identifikasi masalah dan tindakan yang diperlukan Tinjauan dari berbagai ilmu Rekaman harus dipelihara 7. 3.4 Tinjauan desain Tinjauan hasil terhadap persyaratan yang berhubungan dengan siswa dari setiap tahapan Dipakai untuk disain pelajaran Didasarkan atas pengalaman dan informasi yang sesuai 45

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7. 3.5 Verifikasi desain dan pengembangan Pemastian desain keluaran memenuhi persyaratan masukan Rekaman hasil verifikasi dipelihara 7. 3.5 Verifikasi Dilakukan secara internal oleh spesialis Dilakuan secara eksternal oleh pihak independen Output sesuai input Lihat lamp. B.3 46

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7. 3.6 Validasi desain dan pengembangan Memastikan produk memenuhi persyaratan penerapan dan penggunaan Bila perlu, validasi diselesaikan sebelum pemakaian produk Rekaman dan tindakan hasil validasi harus dipelihara 7. 3.6 Validasi Dilihat dari hasil kurikulum dan silabus Metode validasi dengan cara melakukan tes secara kecil (pilot test) dan sertfikasi 47

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7. 3.7 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan Identifikasi, tinjau ulang, verifikasi dan validasi Evaluasi dampak perubahan desain dan pengembangan Rekaman harus dipelihara 7. 3.7 Pengendalian perubahan Termasuk evaluasi efek dari masuknya kurikulum baru 48

7. Realisasi Produk ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7. 4 Pembelian 7.4.1 Proses pembelian Organisasi harus memastikan: Produk yang dibeli sesuai spesifikasi Pemilihan supplier Pengendalian supplier Evaluasi kemampuan supplier (harga, mutu, pengiriman, jaminan) Proses pembelian harus sesuai dengan peraturan dan persyaratan perundang-undangan Rekaman harus dipelihara 49

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7. 4.2 Informasi pembelian Persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses pemilihan Persyaratan kualifikasi personel (apabila diperlukan) Persyaratan sistem manajemen mutu 50

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7. 4.3 Verifikasi produk yang dibeli Inspeksi kedatangan produk yang dibeli Bila perlu dilakukan verifikasi atau tes dan metode percobaan di tempat supplier Rekaman harus dipelihara 51

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7.5.2 Validasi proses produksi dan pelayanan Validasi dilakukan bila keluaran tidak dapat diverifikasi kecuali setelah diserahkan : Kriteria peninjauan dan persetujuan proses Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel Pemakaian metode dan prosedur tertentu Persyaratan rekaman Validasi ulang 7.5.2 Validasi proses Validasi dilakukan bila keluaran tidak dapat diverifikasi kecuali setelah diserahkan 52

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7.5.3 Idetifikasi dan Mampu Telusur Identifikasi dan Mampu Telusur dilakukan bila keluaran tidak dapat diverifikasi kecuali setelah diserahkan : Identifikasi status produk Pengendalian rekaman dipelihara 7.5.3 Idetifikasi dan Mampu Telusur Identifikasi dan Mampu Telusur mencakup : Kurikulum Nomor induk siswa Jadwal pelajaran Buku pegangan, buku pelajaran Peralatan laboratorium Hasil penelitian dll 53

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7.5.4 Barang milik pelanggan Organisasi harus: Mengidentifikasi dan memelihara Mencatat dan melaporkan kerusakan dan kehilangan Mencakup pula hak intelektual 7.5.4 Barang milik pelanggan Barang milik pelanggan, termasuk ijazah, raport, hasil penelitian, buku kerja/ lembar kerja, software, dan fasilitas yang dititipkan di organisasi 54

7. Realisasi Layanan Pendidikan 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan Pendidikan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7.6 Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran Pengendalian peralatan mencakup: identifikasi peralatan Kalibrasi/ verifikasi per jangka waktu tertentu Penyetelan/ penyettingan Identifikasi status kalibrasi Perlindungan dari kerusakan dan penurunan mutu 7.6 Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran Menetapkan test/ penilaian yang valid untuk pendidikan Memastikan test yang aman dan valid Pemantauan dilakukan selama pengajaran untuk memastikan kesesuaian dengan rencana belajar, kurikulum dan program pendidikan Jika ditemukan alat penilaian tidak valid maka harus diperbaiki, lihat lampiran B.3 55

7. Realisasi Produk ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 7.5..5 Pemeliharaan produk Organisasi harus memelihara kesesuaian produk selamaproses internal sampai pengiriman yang mencakup: Identifikasi Penanganan dan pengemasan Penyimpanan perlindungan 7.5.5 Pemeliharaan Pemeliharaan dokumen akademik seperti kurikulum, silabus, program komputer Termasuk laboratorium Termasuk juga untuk siswa yang tinggal di asrama perlu disediakan fasilitas kesehatan, konseling, keamanan, akomodasi dan trasnportasi 56

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 8.1 Umum 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.2 Internal Audit 8.2.3 Pemantauan-Pengukuran Proses 8.2.4 Pemantauan-Pengukuran Produk 8.3 Produk yang tidak sesuai 8.4 Analisis Data 8.5 Peningkatan 8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan 8.5.2 Tindakan Perbaikan 8.5.3 Tindakan Pencegahan 8.1 Umum 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pembelajar 8.2.2 Internal Audit 8.2.3 Pemantauan-Pengukuran Proses 8.2.4 Pemantauan-Pengukuran Layanan Pendidikan 8.3 Produk yang tidak standar 8.4 Analisis Data 8.5 Peningkatan 8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan 8.5.2 Tindakan Perbaikan 8.5.3 Tindakan Pencegahan 57

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 8.1 Umum Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Proses Peningkatan Mutu dilakukan untuk: Kesesuaian Produk Memastikan Kesesuaian SMM Memastikan Terus Menerus SMM 8.1 Umum Hasil pemantauan digunakan untuk mengidentifikasikan area peningkatan SMM dan proses pendidikan, lihat lampiran B.1 58

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan Organisasi harus memperoleh informasi persepsi pelanggan mengenai pemenuhan persyaratan. Metode informasi Kepuasan Pelanggan: Komplain/ keluhan Analisis data Survei/ kuisioner Komunikasi langsung (wawancara) 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pembelajar Menetapkan presepsi siswa tentang layanan pendidikan Data kepuasan siswa didukung oleh data yang obyektif (statistik) Diskusikan dengan siswa sesuai dengan kepuasan persepsi, lihat lampiran B.3 59

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 8.2.2 Internal Audit Prosedur Audit Internal Ruanglingkup, jenis & frekwensi audit Program/ rencana audit internal Pelatihan auditor/ kualifikasi auditor Wewenang auditor dan auditee Laporan audit Rekaman audit 8.2.2 Internal Audit Menilai kinerja SMM dan proses pendidikan Membuktikan penggunaan metode untuk proses pendidikan , lihat lampiran B.1 Umpan balik untuk mengidentifikasi kebutuhan tindakan perbaikan dan pencegahan, lihat lampiran B.4 60

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses Pemantauan & Pengukuran Proses SMM Jika hasil yang direncanakan tidak tercapai, dilakukan tindakan perbaikan terhadap persyaratan 8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses Menggunakan alat evaluasi spesifik Metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan efektivitas proses, lampiran B.1 & B.3 61

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 8.2.4 Pemantauan & Pengukuran Produk Verifikasi persyaratan/ karakteristik produk Dilakukan pada tahapan yang sesuai Bukti kesesuaian dengan spesifikaasi Produk tidak boleh dilepas sebelum verifikasi Persetujuan personel yang berwenang 8.2.4 Pemantauan & Pengukuran Produk Untuk seluruh type pendidikan. Penilaian digunakan untuk mengukur perkembangan ketercapaian persyaratan kurikulum Penilaian kinerja penyedia pendidikan juga dilakuan sebagai bagian dari layanan pendidikan Rekaman dipelihara 62

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai Prosedur pengembalian produk tidak sesuai Identifikasi dan Pengendalian Produk NC Personel yang bertanggung jawab Bukti rekaman Penanganan Produk NC melalui: - mengurangi ketidak sesuaian - konsesi dengan pelanggan - pencegahan pemakaian material diluar spesifikasi 8.3 Pengendalian Produk Tidak Standar ProsAlternatif untuk memperbaiki ketidak sesuaian Untuk proses, lihat lampiran B.1 Simpan hasil laporannya, lihat lampiran B.3 63

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 8.4 Analisis Data Organisasi harus menganalisis: Kesesuaian persyaratan produk Kepuasan pelanggan Karakteristik dan kecenderungan proses/ produk Pemasok/ supplier Penaganan produk NC 8.4 Analisis Data Variabel yang dianalisis seperti indikator kinerja, catatan pencapaian, kepausan siswa, analisis kecenderungan siswa masuk yang semuanya melalui teknik statistik Lihat lampiran B.4 64

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 8.5 Peningkatan 8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan Organisasi harus meningkatkan : Kebijakan mutu Sasaran mutu Hasil audit Analisis data Tindakan Perbaikan & Pencegahan Tinjauan Manajemen 8.5 Peningkatan 8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan Mendorong personel untuk mengidentifikasi dan menetapkan perbaikan langkah perbaikan Proses perbaikan termasuk penanganan komplain. Saran, komentar dari siswa 65

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan ISO 9001 : 2008 IWA 2 : 2007 8.5.2 Tindakan Perbaikan Prosedur tindakan perbaikan untuk: Peninjauan ketidak sesuaian Keluhan pelanggan Penyebab ketidak sesuaian Ketidak sesuaian berulang Penetapan dan penerapan tindakan Bukti rekaman tindakan Tinjauan bukti tindakan 8.5.2 Tindakan Perbaikan: Mengimplementasikan tindakan koreksi berdasarkan analisis ketidak sesuaian, lhat lampiran B.1 dan B.2 66

8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan IWA 2 : 2007 ISO 9001 : 2008 8.5.3 Tindakan Pencegahan Prosedur tindakan pencegahan untuk: Penentuan ketidak sesuaian potensi dan penyebabnya Evaluasi kebutuhan untuk mencegah ketidak sesuaian Penetapan dan penerapan tindakan Bukti rekaman tindakan Tinjauan bukti tindakan 8.5.3 Tindakan Pencegahan Mengimplementasikan tindakan pencegahan berdasarkan analisis ketidaksesesuaian potensial, lihat lampiran B. 2 Hasil pembelajaran harus ditinjau dan dikomunikasikan ke seluruh bagian organisasi, lihat lampiran B.3 67

Dokumentasi ISO/ IWA 2 68

Hirarki Dokumen Manual Mutu Prosedur Mutu Instruksi Kerja, Dokumen Teknis, Standar, Dll Catatan Mutu Menyatakan filosofi/ kebijakan Perusahaan terhadap mutu Menyatakan bagaimana menerapkan Kebijakan sistem manajemen mutu Menyatakan langkah-langkah/ Instruksi untuk produk, mesin atau pekerjaan tertentu Merupakan bukti dari penerapan sistem 69

Penulisan Prosedur Mutu 70

Proses Dokumentasi SMM yang sudah ada Persyaratan ISO 9001/ IWA 2 Kebutuhan internal Tuntutan/ kebutuhan Eksternal Menunjuk Koordinator & Tim Pembuat Dokumentasi Menilai/ membandiingkan dokumen yang sudah ada dengan kebutuhan standar & pelaksanaan internal Analisa proses dan keterkaitan Menentukan skala prioritas, pembagian tugas dan penjadwalan Manual Mutu Form & Rekaman Prosedur & instruksi kerja Pembuatan draf dokumen Sirkulasi draft dokumen untuk mendapatkan umpan balik Perbaikan dan pengesahan serta pelatihan Penerapan dan pengendalian 71

Implementasi, Sertifkasi dan Pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu

Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu Langkah Implementasi ISO 9001:2008 Masalah-masalah yang sering dihadapi dalam Penerapan ISO 9001 Pemeliharaan dan Peningkatan Sistem Mutu yang berkesinambungan

Program Implementasi ISO 9001: 2008 Persiapan Dokumentasi Implementasi Audit Sertifikasi Program Peningkatan Mutu ORGANISASI

Tahapan Implementasi ISO 9001 Persiapan: Komitmen dari manajemen puncak Ikut pelatihan/briefing ISO 9001:2008 Tetapkan ruang lingkup penerapan Tetapkan rencana proyek termasuk Steering Committee (komite Pengarah) dan Working Committee (Komite Kerja). Pelatihan ISO 9001:2008 untuk Working Committee Tetapkan Kebijakan Mutu Promosi 8 Prinsip Manajemen Mutu

Tahapan Implementasi ISO 9001 Dokumentasi: Lakukan Penjabaran Kebijakan (Policy Deployment) termasuk Program Peningkatan Mutu Lakukan pemetaan proses Identifikasi dan tetapkan dokumentasi yang baru modifikasi (peluang improvement) Desain dan pengembangan dokumentasi

Tahapan Implementasi ISO 9001 Komunikasikan ke seluruh karyawan (kebijakan, sasaran, prosedur yang baru, program peningkatan, dll) Penerapan ISO 9001:2008 termasuk Program Peningkatan Mutu Pantau dan tinjau penerapan Tindakan dan revisi dokumentasi (bila diperlukan)

Tahapan Implementasi ISO 9001 Audit: Pelatihan untuk auditor internal Lakukan audit internal Lakukan tinjauan manajemen untuk melihat efektivitas sistem manajemen mutu Jalankan tindakan koreksi

Tahapan Implementasi ISO 9001 Sertifikasi: Hubungi badan sertifikasi Diskusikan ruang lingkup penerapan “permissible exclusion” (bila ada) Desk audit oleh badan sertifikasi Site assessment oleh badan sertifikasi Surveillance audit (tiap 6 bulan/1 tahun) Resertifikasi (tiap 3 tahun)

badan sertifikasi

Masalah-masalah yang sering dihadapi dalam Penerapan ISO 9000 Kurangnya pemahaman akan aktivitas dan prinsip Sistem Manajemen Mutu Kurangnya pemahaman akan persyaratan ISO 9001 Kesulitan dalam dokumentasi Kesulitan dalam mengatasi masalah dari dokumentasi ke implementasi/penerapan Kurangnya kerjasama antar staf senior Kurangnya komitmen dari Manajemen Mutu bukanlah prioritas utama dalam aktivitas kerja sehari-hari Kurangnya sumber daya untuk penerapan dan pemeliharaan sistem mutu

Masalah yang dialami dalam Pemeliharaan ISO 9000 Menjaga dokumen sistem mutu tetap up-to date Menambah kerja administrasi (paperwork) Kesulitan memelihara audit internal yang efektif Pekerja sering tidak mengikuti prosedur yang sudah tertulis jika sedang bekerja di bawah tekanan (beban kerja bertambah)

Pemeliharaan dan Peningkatan Sistem Mutu yang berkesinambungan Melalui : Perencanaan audit mutu internal Mengambil tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian Menindaklanjuti tindakan perbaikan dalam jangka waktu yang sudah disepakati Peningkatan yang berkesinambungan melalui audit mutu internal Melaporkan masalah mutu yang belum terselesaikan dalam tinjauan manajemen dan diikuti dengan tindakan perbaikan

TERIMA KASIH Hatur Nuhun Matur Nuwun Merci bien Arigatoo Thank You Matur se Kelangkong Syukron Kheili Mamnun Danke Tsie-Tsie Kamsia 84