PERTEMUAN 10 ASPEK KELEMBAGAAN DAN PRODUKTIVTAS

Faktor dalam upaya peningkatan produktivitas kerja ialah aspek kelembagaan Artinya upaya meningkatkan produktivitas kerja harus dikaitkan dengan pemilihan dan penggunaan tipe dan struktur yang tepat. Prinsip-prinsip dasar organisasi Pentingnya pendekatan kesisteman Pengenalan, pemilihan dan penggunaan struktur yang tepat

1. Prinsip-prinsip Dasar Organisasi Organisasi merupakan gabungan sekelompok orang yang terkait secara formal dan hierarkis, serta bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kejelasan tujuan Fungsionalisasi sebagai prinsip organisasi ada dua hal pokok: Segala jenis fungsi yang akan diselenggarakan oleh berbagai komponen organisasi ditempatkan dalam wadah tertentu sehingga tidak ada fungsi yang tidak jelas pewadahannya.

Sebaliknya tidak ada satupun fungsi yang bernaung di bawah lebih dari satu kotak dalam organisasi Penerapan prinsip fungsionalisasi maksudnya untuk menghilangkan dikotomi dalam organisasi, yang timbul akibat persepsi yang tidak tepat dari satuan kerja pelaksana tugas pokok lebih penting dari satuan kerja pelaksanaan tugas pendukung Dikotomi harus dihilangkan dengan upaya peningkatan produktivitas kerja dan dikotomiberdampak negatif.

Pentingnya penerapan prinsip fungsional terlihat dari upaya menghindari terjadinya duplikasi dan tumpang tindih dalam pelaksanaan berbagai jenis kegiatan dalam organisasi. Akibatnya pada pemborosan tenaga, waktu, dan sarana kerja yang berakibat pada terjadinya inefisiensi, hal yang tidak boleh dibiarkan terjadi dalam organisasi.

Pembagian Tugas prinsip ini berlaku dari bidang kegiatan, struktur, tipe dan besarnya organisasi. Apalagi kalau berbicara tentang organisasi yang besar dan modern dengan spesialisasi sebagai ciri utamanya : Ada Pembagian Tugas Secara tradisional organisasi merupakan wadah Manajemen mutakhir organisasi merupakan wahana yang dinamis artinya sebagai proses interaksi, interrelasi, dan interdependensi antara berbagai komponen organisasi, termasuk pada tingkat individual.

Penyelenggaraan berbagai bidang fungsional dalam organisasi modern pada umumnya menuntut pengetahuan dan keterampilan yang bersifat spesialisasi Diperlukan penciptaan dan pemeliharaan sistem informasi manajemen yang berisikan : Klasifikasi jabatan Deskripsi pekerjaan Spesifikasi pekrjaan Standar penyelesaian pekerjaan

Penempatan Yang Tepat Kinerja seseorang – dan produktivitas kerjanya – ditentukan oleh tiga faktor utama : Motivasinya (daya dorong yang dimiliki, baik secara intrinsik dan ekstrinsik untuk mencapai tujuan dan berbagai sasaran. Kemampuan (bersifat fisik dengan otot dan intelektual dengan otak) Ketepatan penugasan dengan menggunakan Rumus : P = M x K x T P = Performance/Kinerja M = Motivasi T = Tugas yang tepat

Maka dalam MSDM terdapat Rumus : “ The right man in the right place doing the right job at the right time, and getting the right pay” atau “ penempatan orang yang tepat pada tugas yang tepat pada waktu yang tepat dan memperoleh imbalan yang tepat pula” Koordinasi koordinasi sebagai salah satu prinsip organisasi yang jauh lebih mudah ketimbang menerapkannya. Artinya : Meskipun para anggota secara formal mengakui pentingnya koordinasi, namun hanya merupakan pengakuan .

Ada 3 sumber potensial kesulitan dalam penerapan : Peresepsi bahwa tugas fungsional satuan kerja dimana seseorang berkarya dipandang sebagai tugas yang paling penting. (merasa tugasnya tidak perlu bantuan orang lain) Timbul pandangan “territorial imperative” dimana pekerjaan yang seharusnya dikerjaan oleh satuan kerja tertentu namun tidak boleh dimasuki oleh para anggota organisasi lain dan hanya mereka yang boleh menguasainya.

Adanya peresepsi yang tidak tepat dimana jika seseorang mau berkoordinasi dengan orang lain atau fihaklain maka yang bersangkutan akan kehilangan sebagian dari wewenangnya.

Departementalisasi ada 5 prinsip : Berdasarkan jenis produk Berdasarkan fungsi yang paling populer Berdasarkan tipologi konsumen dikaitkan dengan produk tertentu (contoh pakaian anak, remaja, dewasa) Berdasarkan kawasan geografis (mempunyai karakteristik yang khas) Berdasarkan proses (misal : Pengurusan masuk RS) Depatementalisasi ini dilakukakn karena tuntutan spesialisasi dan pembagiantugas yang tepat.

Kesatuan arah prinsip ini berisi bahwa seseorang bawahan hanya bertanggung jawab kepada dan menerima perintah dari seorang atasan langsung. Jika prinsip ini dilanggar maka sulit bagi karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Rentang Kendali prinsip ini berkaitan dengan supervisi. Dan penerapan prinsip ini memperhatikan karakteristik para bawahannya :

Ajaran Douglas McGregor yang terkenal dengan teori X dan Y Ajaran Douglas McGregor yang terkenal dengan teori X dan Y. dimana ciri2 teori kategori “ X “ adalah : Tidak senang bekerja dan mengelaknya jika mungkin Perlu selalu dorongan atau bahkan paksakan Orientasinya adalah pemusatan kebutuhan yang bersifat materi Harus selalu diawasi.

ciri2 teori kategori “ Y“ adalah : Senang bekerja dan dorogan intrinsiknya kuat Tidak mengutamakan, meskipun pada tingkat tertentu ada dorongan ekstrinsik yang bersumber dari luar dirinya Ukuran keberhasilannya tidak berupa materi melainkan kepuasan kerja yang tinggi, serta Menyenangi otonomi yang besar dalam melaksanakan tugas dan tidak perlu selalu diawasi dengan ketat Jelas bahwa upaya meningkatkan produktivitas kerja menuntut kemampuan manajer untukmenjadikan para bawahannya menjadi tipe “ Y” dan memodifikasi bawahannya yangtadinyatergolongtipe “X”.

Artinya menghargai kinerja yang memuaskan dan mengenakan sanksisecara objektif dan rasional terhadap mereka yang menampilkan perilaku yang disfungsional. Pola Pengambilan Keputusan terdiri dari pengambilan keputusan Sentralisasi (pengambilan keputusan secara terpusat) Desentralisasi. (manajemen puncak menggunakan pendekatan manajemen partisipatif dengan memberikan kesempatan yang luas kepada para manajer untuk mengambil keputusan)

Kombinasi antara keduanya dimana ; Keputusan yang bersifat stratgik diambil oleh manajemen puncak Keputusan yang mempunyai nilai taktis,karena merupakan rincian strategi, diambil oleh para manajer tingkat rendah Keputusan yang sifatnya operasional diambil oleh para tenaga pelaksana.

TUGAS MANDIRI BUAT CONTOH BAGAN & JELASKAN TIPE ORGANISASI MEMPUYAI CIRI KHS YANG DI JADIKAN DASAR UNTUK MEMILIH DAN MENGGUNAKAN TIPE TERTENTU.

2. Pengenalan, pemilihan dan penggunaan struktur organisasi yang tepat Tipe organisasi mempuyai ciri khs yang dijadikan dasar untuk memilih dan menggunakan tipe tertentu. Tipe lini Tipe lini dan staf Tipe fungsional Tipe matriks Tipe ad hoc Tipe tim Tipe virtual Organisasi tanpa batas Tipe feminin

Pengertian : Struktur organisasi adalah suatu cara bagaimana menetapkan tugas pekerjaan dibagi, dikelompokan, dan dikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi: konfigurasi peran formal, prosedur, mekanisme kontrol, kewenangan & proses pengambilan kebijakan Ada enam unsur kunci yang perlu disampaikan kepada manajer bila mereka merancang struktur organisasinya.

Spesialisasi pekerjaan Departementalisasi Rantai komando Rentang kendali Sentralisasi dan disentralisasi Formalisasi

Strategi & Pola Pertumbuhan Struktur Multidivisional Strategi & Pola Pertumbuhan Struktur Pola pertumbuhan struktur terjadi akibat perubahan hubungan antara formulasi strategi & struktur organisasi yg digunakan untuk mendukung & memfasilitasi implementasi strategi Koordinasi Pertumbuhan Penjualan & Masalah Kontrol Penerapan strategi yang telah dirumuskan secara efisien Struktur Fungsional Koordinasi Pertumbuhan Penjualan & Masalah Kontrol Penerapan strategi yang telah dirumuskan secara efisien Struktur Sederhana 5

Struktur organisasi yang merata Struktur Sederhana CEO C A B Struktur organisasi yang merata

Struktur Sederhana

Chief Executive Officer Perencanaan Stratejik Struktur Fungsional Chief Executive Officer Produksi Keuangan Teknik Akuntansi Penjualan & Pemasaran SDM Keuangan Perusahaan R&D Perusahaan Pemasaran Perusahaan SDM Perusahaan Perencanaan Stratejik 18

Struktur Fungsional untuk Strategi Kepemimpinan Biaya Kantor Presiden Pemasaran Teknik Operasional Personalia Akuntansi R & D pada produk baru Operasional adalah fungsi utama Prosedur formal memungkinkan untuk budaya biaya rendah Struktur mekanis; peran kerja sangat terstruktur Fungsi koordinasi staf yang terpusat relatif tinggi Staf Terpusat 10

Struktur Matriks Project Manager Unit Produksi Unit Engineering Unit Personalia Unit Accounting PROJECT C PROJECT D

Struktur Multi-Divisional Pimpinan Pusat Keuangan Perusahaan R&D Perusahaan Pemasaran Perusahaan Perencanaan Stratejik SDM Perusahaan Divisi Produksi Keuangan Teknik Akuntansi Penjualan & Pemasaran SDM 18

Variasi Struktur Multi-Divisional (M-form) Struktur Unit Bisnis Stratejik (UBS) Bentuk Kerja sama Bentuk Persaingan 21

Evolusi Struktur Multi-Divisional Chief Executive Officer Kantor Perusahaan (Staf) Amerika Utara Amerika Latin Eropa Asia Afrika Australia Produk A Produk B Produk C Produk D Produk A Evolusi struktural berdasarkan garis Geografis biasanya secara tidak langsung menunjukkan Strategi Internasional Multi-Domestik 40

Struktur Fungsional Organisasi fungsional merupakan bentuk departementalisasi, yaitu setiap orang ditugaskan dalam satu aktivitas fungsional, seperti pemasaran, keuangan, dikelompokkan dalam suatu unit. Cocok untuk perusahaan dengan usaha tunggal atau dominan Memungkinkan spesialisasi tugas * Produksi * Keuangan * Teknik * Akuntansi * Sales & Pemasaran * SDM Mengatasi keterbatasan pemrosesan informasi pemilik/manajer tunggal Kepala bagian fungsional bertanggung jawab kepada CEO yang menggabungkan keputusan dan tindakan dari sudut pandang perusahaan secara keseluruhan Risiko konflik antar tugas manajer yang tidak jelas 17

KELEBIHAN VS KELEMAHAN STRUKTUR FUNGSIONAL Keuntungan Mencapai efisiensi lewat spesialisasi Mengembangkan keahlian fungsional Membedakan dan mendelegasikan keputusan operasi harian Mempertahanklan pengendalian secara sentralistik Mengkaitkan struktur dengan strategi secara ketat dengan mendesain aktivitas kunci sebagai unit terpisah Kekurangan Mendorong spesialisasi yang sempit dan berpotensi menciptakan persaingan/konflik fungsional (fanatisme dinas/departemen) Menciptakan kesulitan dalam koordinasi fungsional maupun pengampilan keputusan antarfungsi Membatasi general managers Berpotensi kuat menciptakan konflik lintas fungsional karena skala prioritas pada fungsi tertentu dan tidak seluruh bisnis

Stuktur Multi Divisional Struktur matriks berusaha menggabungkan manfaat dari kedua tipe desain untuk menghindari kekurangan-kekurangannya. Dalam organisasi matriks, karyawan mempunyai 2 atasan, yaitu mereka dibawah 2 wewenang, satu rantai komando adalah fungsional/divisional, digambarkan secara vertikal dalam bagan organisasi, yang kedua ditunjukkan secara horizontal dalam bagan organisasi.

Struktur Multi-Divisional Pilihan antara sentralisasi dan desentralisasi berdasar pada strategi pada tingkat bisnis yang diterapkan dalam tiap divisi Kepemimpinan Biaya Desentralisasi Diferensiasi Sentralisasi Struktur Multi-Divisional perusahaan yang kompleks dapat terpusat dan terdesentralisasi sekaligus, tergantung pada berbagai strategi pada tingkat bisnis yang dipakai oleh bisnis individual perusahaan Struktur perusahaan Multi-Divisional memakai kombinasi: Pengendalian Keuangan Pengendalian Stratejik 48

TUGAS MANDIRI Pilihan Desain Baru Organisasi Virtual Struktur Tim Organisasi Tanpa Tapal Batas

TERIMA KASIH

Organisasi Virtual agen periklanan kelompok eksekutif perusahaan konsultasi litbang yang independen agen periklanan wakil penjualan berkomisi pabrik dikorea selatan