Management Information Systems (Chapter 1) Valentinus Roby Hananto STIKOM SURABAYA

Learning outcome Mahasiswa mampu menjelaskan organisasi, manajemen dan pengambilan keputusan pada organisasi bisnis. Mahasiswa mampu menguraikan sistem teknologi informasi sebagai keunggulan bersaing.

Organization Organisasi adalah kolektivitas manusia yang aktivitas-aktivitasnya terkoordinasi dan terkontrol dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Mills dan Mills 2000). Organisasi adalah suatu strategi besar yang diciptakan individu-individu dalam rangka dalam mencapai berbagai tujuan yang membutuhkan usaha dari banyak orang. (C. Argyris 1973). Berdasarkan definisi tersebut bahwa organisasi tidak lepas dari 3P (Purpose, People, Plan). Inilah Karakteristik utama dari organisasi, Sesuatu tidak disebut organisasi bila tidak memiliki tujuan(Purpose), anggota(People), dan rencana (Plan). Konsep Sistem Informasi

Organization

Business Organization

MANAGERS AS INFORMATION SYSTEM USERS Manager terdapat pada berbagai managerial levels di dalam berbagai business areas pada suatu organisasi 3 Level Management adalah: Strategic planning level Management control level Operational control level

Management level

Operations, tactics, strategy

Managerial Functions Managerial Functions (Managers do the following): Plan what they are to do Organize to meet the plan Staff their organization with resources Direct them to execute the plan Control the resources, keeping them on course (see Figure 1.13)

Management FUNCTIONS

Traditional Management CEO VP Finance Marketing Accounting HRM MIS Layers of middle managers Customers Commands Analyze data Condensed reports Collect data

Decentralization Management Team CEO Strategy Corporate Database & Finance Team Marketing Accounting HRM Sales Franchise Strategy Methodology/Rules Customers Corporate Database & Network VP Fin Mrkt Acct MIS

Organization And Information Technology System Menurut Markus, Ada 5 (lima) peranan mendasar sistem teknologi informasi di sebuah perusahaan, masing-masing adalah: Fungsi Operasional Fungsi Pengawasan dan Kontrol Fungsi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan Fungsi Komunikasi Fungsi Interorganisasi Tipe dan fungsi peranan sistem teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain: Struktur organisasi perusahaan dan Struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.

Organization And Information Technology System Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping dan jauh dari sifat birokratis karena sejumlah aspek administratif yang ketat dan teratur telah diambil alih fungsinya oleh sistem teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, maka unit terkait dengan manajemen STI akan menjalankan fungsinya sebagai “supporting agency” dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah “firm infrastructure”.

Organization And Information Technology System Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan sistem teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial Embedded di dalam setiap fungsi manajer - sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki “span of control” atau “peer relationship” yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait. Fungsi Planning and Decision mengangkat sistem teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah “knowledge generator” bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.

Organization And Information Technology System Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam “firm infrastructure” dalam era organisasi moderen dimana Sistem teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi. Seperti halnya pada Fungsi Operational, unit teknologi informasi akan menempatkan dirinya sebagai penunjang aktivitas sehari-hari perusahaan. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu belakangan ini oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis sistem teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya.

Organization And Information Technology System Pada dasarnya, sistem organisasi menyangkut di dalamnya perancangan struktur organisasi dan penilaian efektivitas kinerjanya, akan sangat tergantung dari sejumlah faktor spesifik terkait dengan situasi dan kondisi perusahaan. Walaupun berada dalam sebuah industri yang sama, lini bisnis serupa, penghasil produk dan jasa yang tidak jauh berbeda karakteristiknya, beberapa perusahaan dapat memiliki struktur organisasi yang berbeda. Perbedaan tersebut dipicu karena unsur-unsur yang “tidak mungkin tersamakan” seperti: nilai atau value yang dianut masing-masing individu, budaya perusahaan yang telah terbentuk, perilaku para pimpinan dan pengambil keputusan terutama dalam hal leadership (sikap kepemimpinan), visi dan misi perushaan yang telah dicanangkan, konteks keberadaan perusahaan dalam lingkungan sekitarnya, maturity dari perusahaan dalam berbisnis, dinamika pasar yang sangat tinggi, perkembangan sistem teknologi informasi yang pesat, dan lain sebagainya.

Keunggulan bersaing Strategi generik untuk mencapai keunggulan bersaing, diaktifkan dengan menggunakan STI: Low-cost leadership Menghasilkan produk dan jasa dengan harga lebih rendah dari pesaing sekaligus meningkatkan kualitas dan tingkat pelayanan Contoh: Wal-Mart Product differentiation Menyediakan produk atau jasa baru, memberikan kenyamanan dan pengalaman yang baru pada pelanggan Contoh: Google, Nike, Apple Focus on market niche Menggunakan sistem informasi untuk memungkinkan strategi fokus pada ceruk pasar tunggal; spesialisasi Contoh: Hilton Hotel

Keunggulan bersaing Business value chain model Melihat perusahaan sebagai serangkaian kegiatan yang menambah nilai produk atau jasa Mengamati kegiatan dimana strategi kompetitif terbaik dapat diterapkan Kegiatan utama vs kegiatan dukungan Pada setiap tahap, menentukan bagaimana sistem informasi dapat meningkatkan efisiensi operasional dan meningkatkan relasi pelanggan dan pemasok Memanfaatkan benchmarking, industry best practices

Keunggulan bersaing

Keunggulan bersaing (Cost Leadership)

Keunggulan bersaing (product Leadership)