Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen EVY SOPHIA, S.Pd.,MMSI

Konsep Dasar Manajemen Definisi Manajemen Pengelolaan kegiatan untuk menjalankan tugas dan fungsi serta tujuan suatu organisasi Proses memanfaatkan sumberdaya yang tersedia untuk mencapai tujuan Kegiatan dalam manajemen Perencanaan, pengendalian, pengawasan, pengambilan keputusan Sumberdaya Manusia, material, modal Informasi

Sistem Informasi Manajemen (1/3) Definisi SIM Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Model SIM Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan.

Sistem Informasi Manajemen (2/3) Sistem informasi pada tiap organisasi berisikan informasi yang berhubungan dengan tiga tipe dasar operasi, yaitu proses transaksi, kontrol dan perencanaan strategis. ketiga tipe dasar operasi ini dapat dikelompokan ke dalam dua bagian, yaitu: kegiatan pada tingkat manajemen dan kegiatan pada tingkat pengoperasian Kegiatan tingkat manajemen dan tingkat pengoperasian

Tipe Kegiatan Manajemen Perencanaan Manajemen Strategis Tingkat Atas Pengendalian Manajemen Manajemen/Taktis Tingkat Menengah Manajemen Pengendalian Tingkat Bawah Operasi

Tipe Kegiatan Manajemen PERENCANAAN STRATEGIS Pada dasarnya perencanaan strategis meliputi hal-hal sbb : Proses evaluasi lingkungan luar organisasi Penetapan tujuan Penentuan Strategi PENGENDALIAN MANAJEMEN Merupakan tingkatan taktis yaitu bagaimana Manager Tingkat Menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategis dapat dilakukan dengan berhasil PENGENDALIAN OPERASI Proses penerapan program yang telah ditetapkan di Pengendalian Manajemen & difokuskan pada tugas-tugas manajemen tingkat bawah

Tipe Keputusan Manajemen Keputusan Terstruktur (Terprogram) Keputusan terstruktur adalah keputusan yang berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah. Contoh dari keputusan, tipe ini misalnya adalah keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang dan lain sebagainya.

b. Keputusan Setengah Terstruktur (Semi Terprogram ) Keputusan yang masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan dari pengambil keputusan. Keputusan tipe ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci. Contoh dari keputusan tipe ini misalnya adalah keputusan membeli sistem komputer yang iebih canggih. Contoh yang lainnya misalnya adalah keputusan alokasi dana promosi.

c. Keputusan Tidak Terstruktur (Tidak Terprogram) Sifat keputusan ini adalah tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh Manager Tingkat Atas. Informasi untuk pengambilan keputusan ini tidak mudah tersedia untuk didapat & biasanya berasal dari lingkungan luar.

Tipe-Tipe pengawasan Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi (2000, hal. 589). Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain: a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control) b. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control) c.   Pengawasan Feed Back (feed back control)

a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro) Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya. Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.

Pengawasan pendahuluan meliputi: 1.  Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia. 2.  Pengawasan pendahuluan bahan-bahan. 3.  Pengawasan pendahuluan modal 4.  Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial

b. Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control) Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka. Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk: 1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat. 2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.

c. Pengawasan Feed Back (feed back control) Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang. Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu: 1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis) 2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis). 3. Pengawasan Kualitas (Quality Control) 4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

Karakteristik Pengawasan yang efektif Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu : Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi Adanya pengujian pendahuluan Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system

Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu : Pengawasan terhadap kegiatan yang benar Tepat waktu dalam pemakainya Menekan biaya secara efektif System yang digunakan harus tepat dan akurat Dapat diterima oleh yang bersangkutan

Tahap tahap proses pengawasan Tahap Penetapan Standar Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. -standar waktu Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat. 3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer. 5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Pentingnya Pengawasan Perubahan lingkungan organisasi Peningkatan kompleksitas organisasi Meminimalisasikan tingginya kesalahan – kesalahan Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang Komunikasi Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Thank you for listening