PERENCANAAN ORGANISASI DAN PENENTUAN TUJUAN Pertemuan 11

Tujuan Rencana, Perencanaan Tujuan adalah keadaan yang diharapkan di masa depan yang berusaha direalisasikan organisasi Rencana adalah sebuah cetak biru (blueprint) yang merinci pengalokasian sumber daya, jawdal, dan tindakan lain yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan Perencanaan adalah tindakan untuk menentukan tujuan organisasi dan apa yang dibutuhkan untuk mencapainya.

Tingkatan Tujuan/Rencana Misi Rencana/Tujuan Strategis Manajemen Tkt Atas (Org sec keseluruhan) Rencana/Tujuan Taktis Manajemen Tkt Menengah (Divisi utama, fungsi) Rencana/Tujuan Operasional Manajemen Tkt Bawah (Departemen, individu)

MAKSUD DARI TUJUAN DAN RENCANA LEGITIMASI Legitimasi bagi investor, pelanggan, pemasok, dan masyarakat, serta karyawan. SUMBER MOTIVASI & KOMITMEN PANDUAN UNTUK TINDAKAN DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG RASIONAL STANDAR KINERJA

MISI ORGANISASI MISI adalah alasan keberadaan organisasi PERNYATAAN MISI adalah penjelasan yang diberikan secara luas tentang skala usaha umum organisasi dan kegiatan operasional yang berbeda dengan organisasi lain

Pernyataan Misi Mail Boxes Etc. Misi Kami Mempermudah Usaha di Seluruh Dunia Melalui Layanan dan Jaringan Distribusi Kami, Mengantarkan Solusi Usaha Khusus dan Sesuai untuk anda Dengan Layanan Kelas Dunia Nilai Utama Kami Perhatian Kejujuran Keadilan Integritas Kepercayaan Rasa hormat Komitmen Tanggung Jawab

TUJUAN DAN RENCANA Tujuan Strategis Pernyataan yang luas tentang kearah mana organisasi ingin melangkah di masa depan; mengarah ke organisasi secara menyeluruh dan bukan menunjuk pada divisi atau departemen tertentu. Rencana Strategis Langkah nyata yang diambil organisasi untuk mencapai tujuan strategisnya

Tujuan Strategis & Rencana Strategis STTNAS membuat tujuan strategisnya untuk menjadi perguruan tinggi terkemuka di Indonesia bidang tenologi yang didukung oleh teknologi informasi. Untuk itu STTNAS membuat rencana strategis : -melaksanakan program pendidikan teknologi dan untuk menghasilkan profesionalis dan entrepreneur. -melaksanakan penelitian……. -melaksanakan pengabdian kpd masyarakat….

Tujuan Taktis dan Rencana Taktis Tujuan taktis adalah tujuan yang menggambarkan hasil dari apa yang harus diraih oleh divisi dan departemen agar organisasi mencapai tujuannya secara keseluruhan. Contoh : Departemen2 mengimplementasikan tujuan2 strategis perusahaan. Rencana taktis adalah rencana yang dibuat untuk membantu pelaksanaan rencana strategis dan mencapai bagian khusus dari strategi perusahaan. Perusahaan meningkatkan volume penjualan melalui penjualan on-line, atau memanfaatkan event2 tertentu

Tujuan dan Rencana Operasional Tujuan Operasional adalah hasil yang spesifik dan terukur yg diharapkan dari departemen, kelompok kerja, dan individu dalam organisasi. Rencana Operasional adalah rencana yang dibuat oleh organisasi di tingkat bawah yang menjelaskan langkah2 yang diambil dalam mencapai tujuan operasional dan mendukung kegiatan perencanaan teknis.

Kriteria Tujuan Yang Efektif Spesifik dan Terukur Menyentuh area penting Menantang namun tetap realistis Jangka waktu yang jelas Dikaitkan dengan kompensasi

JENIS PERENCANAAN DAN KINERJA Manajement by Objectives pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management (1954) adalah sebuah metode yang digunakan manajer dan karyawan untuk menjelaskan penetapan tujuan dari setiap departemen, proyek dan orang kemudian dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan sampai peninjuaan kembali pelasanaan kegiatan serta akan digunakan untuk mengawasi kinerja berkelanjutan.

4 Kegiatan Utama MBO (Management By Objective) Menetapkan Tujuan -Tujuan strategis perusahaan -Tujuan Departemen -Tujuan Individu Mengembangkan Rencana Pelaksanaan Meninjau Kemajuan Yang Dicapai Penghargaan atas kinerja keseluruhan

Mengambil langkah perbaikan Model Proses MBO Mengembangkan rencana pelaksanaan Menetapkan tujuan -Tujuan Strategis Pershn -Tujuan Departemen -Tujuan Individu Rencana Pelaksanaan Meninjau kemajuan Yang dicapai Meninjau kemajuan Yang dicapai Mengambil langkah perbaikan Menilai Kinerja Penghargaan atas kinerja keseluruhan

Manfaat & Permasalahan MBO Usaha dari para manajer dan karyawan difokuskan pada kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah disusun. Kinerja dapat ditingkatkan di setiap tingkatan dalam perusahaan Karyawan termotivasi Tujuan departemen dan individu akan disesuaikan dengan tujuan perusahaan

Manfaat & Permasalahan MBO Perubahan terus menerus membuat MBO sulit dijadikan pegangan Hubungan yg buruk antara atasan dg bawahan akan mengurangi efektivitas MBO Tujuan strategis dapat tergantikan oleh tujuan operasional Organisasi yg mekanistik dan nilai yg menghambat partisipasi karyawan akan membahayakan proses MBO Administrasi yg terlalu banyak akan menghabiskan energi MBO.

JENIS PERENCANAAN DAN KINERJA Rencana Sekali Pakai adalah renana yang dikembangan untuk mencapai sejumlah tujuan yang tidak akan diulangi/terjadi di masa datang (single-use plan) Rencana untuk Beragam Kegunaan adalah rencana yang sedang dijalankan, digunakan untuk memri bimbingan bagi tugas-tugas yang dilakukan berualng- ulang kali dalam organisasi (standing plan) Rencana Bekesinambungan adalah rencana yang menunjukkan respons perusahaan terhadap situasi tertentu seperti keadaan darurat, kemunduran atau kondisi yang tidak diharapkan lainnya.b(contigency plan)

Rencana Sekali Pakai 1. Program : -Rencana utk mencapai tujuan organisasi yg dilaksanakan sekali -Memakan waktu beberapa tahun penyelesaian -Skala besar; dapat dikaitkan dg sejumlah proyek Contoh : Membangun kantor pusat baru Mengubah kertas menjadi dokumen komputer 2.Proyek : -Sejumlah rencana utk mencapai tujuan yg dilaksanakan sekali -Skala dan kompleksitas lebih kecil drpd program, jangka waktu lebih pendek -Sering merupakan satu bagian dari program yg lebih besar. Contoh : merenovasi kantor menyiapkan jaringan internet perusahaan

Rencana Untuk Beragam Kegunaan Kebijakan : -skala yg luas; petunjuk umum utk pelaksanaan -didsrkan pd tujuan org secara keseluruhan -mendefinisikan batasan utk pengambilan keputusan Peraturan : -skala yg lebih sempit -menjelaskan bagaimana tindakan yg spesifik dilaksanakan -dapat diaplikasikan dalam format tertentu Prosedur : -kadang disebut sebagai prosedur operasi standar -mendefinisikan serangkaian langkah yg tepat utk mencapai tujuan

Perencanaan Manajemen Krisis Perencanaan Manajemen Krisis adalah suatu perencanaan berkesinambungan yang bersifat khusus, beberapa peristiwa terjadi sangat mendadak dan merusak sehingga membutuhkan respon segera.

TAHAPAN PERENCANAAN MANAJEMEN KRISIS Pencegahan -membangun kerja sama -mendeteksi tanda-tanda dari lingkungan Persiapan -mengarahkan tim dan juru bicara manajemen krisis -membentuk rencana manajemen krisis yg rinci -menyiapkan sistem komunikasi yg efektif Penahanan -respon kilat ; aktivasi rencana manajemen krisis -memberikan kebenaran informasi -memenuhi kebutuhan keamanan dan emosional