. Rencana Operasional

Alternatif Pemecahan Masalah Problem Solving Cycle 1 Analisis Situasi 2 Identifikasi Masalah 3 Prioritas Masalah Problem Solving Cycle 4 Tujuan 5 Alternatif Pemecahan Masalah 6 Rencana Operasional

Unsur-Unsur Planning of Action (POA) Tahapan atau rencana kegiatan spesifik yang harus dilakukan. Adanya orang yang bertanggung jawab agar setiap tahap atau tindakan dapat diselesaikan dengan baik. Jadwal untuk menjalankan setiap tahapan atau tindakan Sumber daya yang perlu dialokasikan agar tahapan atau tindakan tersebut dapat diselesaikan dengan baik Adanya mekanisme umpan balik untuk memantau setiap tahapan atau tindakan.

Tujuan Planning of Action (POA) Mengidentifikasi apa yang harus dilakukan Menguji dan membuktikan bahwa: Sasaran dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan Adanya kemampuan untuk mencapai sasaran Sumber daya yang dibutuhkan dapat diperoleh Semua informasi yang diperlukan untuk mencapai sasaran dapat diperoleh Adanya beberapa alternatif yang harus diperhatikan.

Tujuan Planning of Action (POA) Berperan sebagai media komunikasi Hal ini menjadi lebih penting apabila berbagai unit dalam organisasi memiliki peran yang berbeda dalam pencapaian Dapat memotivasi pihak yang berkepentingan dalam pencapaian sasaran.

The Management Process Organizing Determining how best to group activities and resources Controlling Monitoring and correcting ongoing activities to facilitate goal attainment Planning and Decision Making Setting the organiza- tion ’ s goals and deciding how best to achieve them Leading Motivating members of the organization to work in the best interests of the organization Figure 1.2

Rencana operasional MISI TUJUAN RENCANA PERATURAN STRATEGIS RENCANA SEKALI PAKAI RENCANA TETAP A N G R PROSEDUR & METODE STANDAR PROGRAM PERATURAN PROYEK

EMPAT TAHAP DASAR PLANNING U J A N Tahap I Menetap kan Tujuan Tahap II Merumus kan Keadaan Sekarang Tahap III Mengindentifi kasikan Kemudahan & Hambatan Tahap IV Mengembang kan Kegiatan

EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN (PLANNING): Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja Merumuskan keadaan saat ini tahap ini memerlukan informasi terutama tentang keuangan dan data statistik, yang diperoleh melalui komunikasi

Lanjutan.................. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan  segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan  Pengembangan berbagi alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif terbaik dan paling memuaskan

MANFAAT PERENCANAAN Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan Membantu kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama Memungkinkann manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas Membantu penempatan tanggungjawab lebih cepat

Lanjutan........... 5. Memberikan cara pemberian perintah untuk operasi 6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi 7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti Menghemat waktu, usaha dan dana

KELEMAHAN PERENCANAAN Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi yang nyata Cenderung menunda kegiatan Terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi Kadang-kadang hasil yg paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

Kriteria Planning of Action (POA) yang Baik Spesific (Spesifik) Measurable (Terukur) Attainable/ Achievable (Dapat Dicapai) Relevant Timely (Sesuai Waktu)

Kriteria Planning of Action (POA) yang Baik Rencana yang efektif berisi : Tujuan yang objektif Langkah-langkah kegiatannya jelas dan lengkap. Kegiatan dirancang dengan tepat. Waktu memulai dan berakhir ditentukan untuk masing-masing kegiatan. Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk masing-masing kegiatan. Identifikasi sumber-sumber kunci (orang lain) untuk mencapai masing-masing kegiatan. Tentukan tempat, bila perlu untuk masing-masing kegiatan sehingga tujuan tercapai.

Pelaksanaan dan Penggerakan . Pelaksanaan dan Penggerakan

Pelaksanaan dan Penggerakan Alternatif Pemecahan Masalah Problem Solving Cycle 1 Analisis Situasi 2 Identifikasi Masalah 3 Prioritas Masalah Problem Solving Cycle 4 Tujuan 5 7 Pelaksanaan dan Penggerakan Alternatif Pemecahan Masalah 6 Rencana Operasional

. LEADERSHIP

Pelaksanaan dan Penggerakan LEADERSHIP INFORMASI KOMUNIKASI KORDINASI SUPERVISI TRAINING STAFFING MONITORING CONTROLING EVALUATING REPORTING FEED BACK KONFIRMASI

Pelaksanaan dan Penggerakan Alternatif Pemecahan Masalah Problem Solving Cycle 1 Analisis Situasi 2 Identifikasi Masalah 3 Prioritas Masalah Problem Solving Cycle 8 4 Monitoring Tujuan 5 7 Pelaksanaan dan Penggerakan Alternatif Pemecahan Masalah 6 Rencana Operasional

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

LATAR BELAKANG Dengan bergesernya orientasi pembangunan kesehatan, Manajemen yang diterapkan di bidang kesehatan, juga mengacu kepada konsep yang disampaikan G. Terry,). Melalui pengidentifikasian kelemahan system pengendalian manajemen suatu organisasi/unit kerja yang diaudit, auditor akan dapat mengevaluasi serta mengambil keputusan atas bagianbagian mana saja yang perlu diuji lebih mendalam. Hal ini dilakukan dengan satu asumsi yaitu penyimpangan atau kecenderungan terjadinya suatu penyimpangan lebih berpotensi terjadi pada bagian atau segmen yang nyata-nyata memiliki pengendalian manajemen yang lemah.

DEFENISI Pengawasan dan pengendalian, merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas George R. Tery (2006:395) Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) Kertonegoro (1998 : 163) Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) DLL

JENIS PENGENDALIAN MANAJEMEN Pengendalian pencegahan (preventive controls) Pengendalian deteksi (detective controls) Pengendalian koreksi (corrective controls) Pengendalian pengarahan (directive controls) Pengendalian kompensatif (compensating controls)

FUNGSI CONTROLLING (PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN) Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi. Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal

MANFAAT PENGAWASAN meningkatkan efisiensi kegiatan program. mengetahui adanya penyimpangan Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.

TIPE-TIPE PENGAWASAN Pengawasan Pendahuluan (preliminary control). Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control) Pengawasan Feed Back (feed back control)

Tahap Penetapan Standar TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN Tahap Proses Pengawasan : Tahap Penetapan Standar Tahap Penetapan Standar Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

PENTINGNYA PENGAWASAN Suatu pengorganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan : Perubahan lingkungan organisasi Peningkatan kompleksitas organisasi Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang Komunikasi Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi Langkah terakhir

PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu: Merumuskan hasil yang di inginkan Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan. Menetapkan penunjuk hasil Menetapkan standar penunjuk dan hasil. Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL Manajemen Pengecualian (Management by Exception) Management Information System (MIS) Analisa Rasio Penganggaran

OBYEK PENGAWASAN Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik. Keuangan Pelaksanaan program dilapangan Obyek yang bersifat strategis Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan. PRINSIP POKOK Adanya Rencana Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

PENUTUP KESIMPULAN Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. SARAN Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah. Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi

GAMBAR DAN GRAFIK MANAJEMEN PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN Gambar pengawasan dan pengendalian Grafik pengawasan dan pengendalian

controlling

Pelaksanaan dan Penggerakan Alternatif Pemecahan Masalah Problem Solving Cycle 1 Analisis Situasi 2 Identifikasi Masalah 9 3 Controlling Prioritas Masalah Problem Solving Cycle 8 4 Monitoring Tujuan 5 7 Pelaksanaan dan Penggerakan Alternatif Pemecahan Masalah 6 Rencana Operasional

controlling

Jenis-jenis Pengendalian Pengendalian pencegahan (preventive controls) Pengendalian deteksi (detective controls) Pengendalian koreksi (corrective controls) Pengendalian pengarahan (directive controls) Pengendalian kompensatif (compensating controls)

Proses Controlling Pengukuran Kinerja (measure the performance) Membandingkan Prestasi Dengan Standar (compare the performance math the standard) Mengambil Tindakan Korektif (take corrective action)

Karakteristik Pengendalian Akurat Secara ekonomi realistik Tepat waktu Realistik secara organisasi Dipusatkan pada pengendalian strategik Terkoordinasi dengan arus kerja organisasi Objektif dan komprehensif Fleksibel Diterima para anggota organisasi

evaluasi

Pelaksanaan dan Penggerakan Alternatif Pemecahan Masalah Problem Solving Cycle 1 10 Analisis Situasi 2 Evaluating Identifikasi Masalah 9 3 9 Controlling Prioritas Masalah Problem Solving Cycle 8 4 Monitoring Tujuan 5 7 Pelaksanaan dan Penggerakan Alternatif Pemecahan Masalah 6 Rencana Operasional

EVALUATING ( evaluasi )

Evaluasi Adalah Suatu proses untuk menentukan nilai atau jumlah keberhasilan dan usaha pencapaian suatu tujuan yang telah ditetapkan (Perhimpunan Ahli Kesehatan Masyarakat Amerika) Sedangkan menurut pengertian istilah evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan.

Evaluasi bertujuan untuk: 1 Evaluasi bertujuan untuk: 1. Mengidentifikasikan tingkat pencapaian tujuan 2. Mengukur dampak langsung yang terjadi pada kelompok sasaran 3. Mengetahui dan menganalisa konsekuensi-konsekuensi lain yang mungkin terjadi diluar sosial.

Tingkat evaluasi : Pra Evaluasi, ada hubungan dengan pengarahan suatu program. Evaluasi Antara, adalah evaluasi pada pertengahan implementasi, yaitu evaluasi ketika program sedang berjalan. Hasil ini dapat dipakai untuk memodifikasi perencanaan atau strategi program. Misal, merubah sifat input, memodifikasi model intervensi. Evaluasi Akhir, adalah evaluasi ketika program tersebut berakhir. Evaluasi ini memberikan persepsi manfaat program dan dampak terhadap kegiatan. Rekomendasi ini adalah untuk memperbaiki perencanaan selanjutnya dan memiliki hubungan dengan kebijakan.  

Kriteria Evaluasi : Efektifitas : yang mengidentifikasi apakah pencapaian tujuan yang diinginkan telah optimal. Efisiensi : menyangkut apakah manfaat yang diinginkan benar-benar berguna atau bernilai dari program sebagai fasilitas yang dapat memadai secara efektif. Responsivitas : yang menyangkut mengkaji apakah hasil kebijakan memuaskan kebutuhan/keinginan, preferensi, atau nilai kelompok tertentu terhadap pemanfaatan suatu sumber daya.

Langkah-langkah Kegiatan Evaluasi : Menetapkan atau memformulasikan tujuan evaluasi Menetapkan kriteria yang akan digunakan dalam keberhasilan program yang akan dievaluasi Menetapkan cara atau metode evaluasi yang akan digunakan

Lanjut… Melaksanakan evaluasi, mengolah dan menganalisis data atau hasil pelaksanaan evaluasi Menentukan keberhasilan program yang dievaluasi berdasarkan kriteria serta memberikan penjelasannya Menyusun rekomendasi atau saran2 tindakan lebih lanjut terhadap program berikutnya berdasarkan hasil evaluasi tsb.

Jenis Evaluasi : Evaluasi Formatif : dilakukan untuk mendiagnosis suatu program, yang hasilnya digunakan untuk pengembangan atau perbaikan program. Biasanya dilakukan pada proses program Evaluasi Sumatif : dilakukan untuk menilai hasil akhir dari suatu program. Dilakukan pada waktu program telah selesai.

Evaluasi Program Kesehatan Masyarakat Dilakukian terhadap Tiga Hal : Evaluasi Proses : pelaksanaan program, resources Evaluasi Hasil Program : keberhasilan Program, pencapaian tujuan. Evaluasi Dampak Program : dampak program

KESIMPULAN Evaluasi merupakan bagian yang penting dari proses manajemen, karena evaluasi akan diperoleh umpan balik terhadap program atau pelaksanaan kegiatan. Tanpa adanya evaluasi, sulit mengetahui sejauh mana tujuan-tujuan yangdirencanakan itu telah mencapai tujuan atau belum

LATIHAN TERIMA KASIH