Manajemen Proyek Perangkat Lunak Pelaksanaan Proyek Teknik Informatika S1 IST AKPRIND Yogyakarta

INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES WAKTU AWAL FASE AKHIR FASE PROSES MENGAWASI MELAKSANAKAN MERENCANAKAN MEMULAI MENGAKHIRI

MELAKSANAKAN PROYEK Mengambil tindakan yang diperlukan untuk menjamin kegiatan yang ada dalam rencana proyek terlaksana tuntas Dalam fase ini terjadi pembuatan produk proyek

Proses-proses dalam Pelaksanaan Rencana Proyek Melaksanakan Rencana Manajemen Proyek: Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek Melaksanakan Rencana Mutu: Menjalankan penjaminan mutu Melaksanakan Rencana SDM Menunjuk anggota tim proyek Membangun tim Melaksanakan Rencana Komunikasi: Mendistribusikan informasi Melaksanakan Rencana Pembelian dan Penerimaan serta Rencana Kontrak Meminta penawaran dari penjual Memilih penjual

Manajemen Integrasi dalam Pelaksanaan Proyek

Proses-proses dlm manajemen integrasi proyek 1. Penyusunan Project Charter 2. Penyusunan pernyataan cakupan awal PROSES MEMULAI 3. Penyusunan rencana manajm proy PROSES PERENCANAAN 4. Pengarahan & pengelolaan pelaks proy PROSES PELAKSANAAN 5 Monitoring & Pengawsan Pekerj proy 6. Pengendalian perubahan terintegrasi PROSES PENGAWASAN PROSES PENUTUPAN 7. Penutupan proyek

Proses MENGARAHKAN DAN MENGELOLA PELAKSANAAN PROYEK Melaksanakan pekerjaan yang telah ditetapkan dalam rencana manajemen proyek, untuk memenuhi persyaratan sebagaimana dimuat dalam cakupan proyek. Proses ini termasuk dalam bidang pengetahuan: Manajemen integrasi proyek

Masukan MENGARAHKAN DAN MENGELOLA PELAKSANAAN PROYEK 1. Rencana manajemen proyek Masukan terpenting adalah: bagian-bagian dari rencana manajemen (rencana-rencana manajemen cakupan, resiko, pembelian, dll) Basis (baselines) pengukuran kinerja Hal-hal yang telah disetujui: Tindakan preventif Tindakan korektif Permintaan perubahan Perbaikan yang telah disetujui dan divalidasi Prosedur administrasi akhir

Piranti & Teknik MENGARAHKAN DAN MENGELOLA PELAKSANAAN PROYEK Metodologi dalam manajemen proyek Sistem Informasi manajemen proyek

Hasil MENGARAHKAN DAN MENGELOLA PELAKSANAAN PROYEK 1. Hasil kerja yang akan diserahkan (deliverables) 2. Permintaan perubahan Bisa berupa permintaan perluasan cakupan; modifikasi biaya; estimasi jadwal, dll 3. Hal-hal yang telah diimplementasikan: Permintaan perubahan Tindakan korektif Tindakan preventif Perbaikan kesalahan 4. Informasi kinerja, seperti kemajuan pekerjaan, serahan yang sudah selesai, pemenuhan standar mutu, estimasi selesainya kegiatan, dsb

MANAJEMEN MUTU dalam PELAKSANAAN PROYEK

Proses-proses dalam manajemen mutu proyek 1 Perencanakan mutu PROSES PERENCANAAN 2 Pelaksanaan penjaminan mutu PROSES PELAKSANAAN 3 Pelaksanaan pengawasan mutu PROSES MONITORING & PENGAWASAN

PROSES DALAM MANAJEMEN MUTU Perencanaan mutu Mengidentifikasi standar mutu yg relevan dengan proyek dan menentukan bagaimana memenuhi standar mutu Melaksanakan rencana mutu, serta kegiatan sistematik yang menjamin proyek melaksa-nakan semua proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan yg telah ditetapkan Pelaksanaan penjaminan mutu Memantau hasil-hasil spesifik proyek Menentukan penyimpangannya thd standar Mengidentifikasi tindakan untuk meng-hilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan Pelaksanaan pengawasan mutu

Proses PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU Penjaminan mutu adalah pelaksanaan kegiatan mutu yang sistematik sebagaimana telah direncanakan guna menjamin proyek akan melakukan semua proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan. Penjaminan mutu berdasar pada peningkatan berkelanjutan.

Masukan PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU Rencana manajemen mutu Metrik mutu Rencana peningkatan proses Informasi kinerja Quality baseline Berbagai pelaksanaan sesuai prosedur mutu

Pelaksanaan penjaminan mutu Rencana manajemen mutu Menjelaskan bagaimana kebijakan mutu akan diimplementasikan oleh tim manajemen proyek Formal maupun non formal Definisi-definisi operasional (metrik mutu) Penjelasan istilah Cara mengukur untuk pengawasan mutu Hasil pengukuran dalam pengendalian mutu Rekaman pengujian dan pengukuran mutu Format harus memudahkan menganalisa

Piranti & Teknik PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU Analisis biaya-manfaat Benchmarking Rancangan eksperimen Audit mutu Analisis proses Piranti perencanaan dan pengendalian mutu

Pelaksanaan penjaminan mutu Analisis biaya-manfaat Persyaratan mutu terpenuhi  pengulangan kerja minimal  biaya turun, produktifitas meningkat, kepuasan stakeholder meningkat Benchmarking Memperbandingkan praktek / rencana proyek dengan proyek-proyek sejenis untuk mendapatkan ide perbaikan dan menetapkan standar

Pelaksanaan penjaminan mutu Rancangan eksperimen Untuk menentukan variable yang paling berpengaruh terhadap hasil proyek Audit mutu Penilaian secara terstruktur terhadap kegiatan manajemen mutu Terjadwal ataupun tidak Sasaran: mendapatkan hal-hal yg dapat meningkatkan mutu proyek

Keluaran PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU Perubahan yang diminta Tindakan korektif yang direkomendasikan Perbaruan dari: Aset proses organisasi dan rencana manajemen proyek Rencana manajemen mutu

CONTOH PENJAMINAN MUTU (sumber: Schwalbe, 2004) 1. MEMULAI PROYEK PENGEMBANGAN 2. A 10. RANCANGAN PER UNIT 2. KELAYAKAN iteratif 11. PENGKODEAN 3. PERENCANAAN PROYEK 12. PENGUJIAN PER UNIT 4. KEBUTUHAN TERINCI 7. ARSITEKTUR TERINCI 13. UJI INTEGRASI 5. SELEKSI PRODUK 8. MEMBANGUN LINGKUNGAN OPERASI 14. UJI SISTEM 15. UJI PENERIMAAN PENGGUNA 6. RANCANGAN SISTEM 9. RANCANGAN BASISDATA FISIK KEGIATAN PENGUJIAN 16. IMPLEMENTASI 10. RANCANGAN PER UNIT 17. PASCA IMPLEMENTASI

MANAJEMEN SDM dalam PELAKSANAAN PROYEK

Proses-proses dalam manajemen SDM proyek 1 Merencanakan SDM proyek PROSES PERENCANAAN 2 Penerimaan anggota tim proyek PROSES PELAKSANAAN 3 Membangun tim proyek 4 Pengelolaan Tim proyek PROSES MONITORING & PENGAWASAN

Proses PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK Pengertian umum: Mendapatkan staf dan memberikan tugas dalam proyek MASUKAN pada kegiatan akuisisi staf: Faktor-faktor lingkungan organisasi Aset proses organisasi Peran dan tanggung jawab Bagan organisasi proyek Rencana manajemen penjabatan (staffing)

Masukan PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK Faktor lingkungan dalam organisasi Pengalaman sebelumnya Interest (minat) SDM Karakteristik SDM Ketersediaan SDM Biaya

Masukan PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK Aset proses organisasi Panduan Kebijakan Prosedur yang ada dalam organisasi Rencana manajemen penjabatan, yang memuat: Akuisisi staf, jadwal, kriteria penghentian kerja, kebutuhan pelatihan, penghargaan.

Piranti & Teknik PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK Negosiasi Menjamin proyek mendapatkan SDM yang sesuai kebutuhan, kompetensi maupun dari sisi waktu Penugasan awal (pre assignment): Terjadi bila: Proyek sudah harus menggunakan nama personil tsb di proposal Proyek datang dari dalam organisasi, dan penunjukan sudah ada di project charter Akuisisi Virtual team

Hasil PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK Penunjukan staf baru Sumberdaya tersedia Rencana manajemen SDM yang terbaru

Proses MEMBANGUN TIM PROYEK Pengertian umum: Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim untuk memajukan kinerja proyek

Fase pertumbuhan tim proyek Tim baru terbentuk: komunikasi antar anggota tim sering kali penuh basa-basi. Tim mulai bekerja: perbedaan pendapat mulai nampak, masing-masing anggota sering memperlihatkan arogansinya berkaitan dengan pengalaman dan pengetahuannya. Manajer proyek perlu lebih mengarahkan dengan tegas dan mengambil keputusan dengan cepat untuk menghindari menajamnya konflik

Keadaan yang berlarut larut dari fase sebelumnya dapat menyebabkan konflik yang cukup tajam. Tim menemukan bentuk kerjasama yang baik, tujuan tim mulai dapat mengungguli tujuan / kepentingan pribadi. Manajer proyek mulai dapat agak menurunkan tingkat pengarahannya. Tim bekerja sama dengan sangat baik, kekurangan satu anggota akan ditutup oleh yang lain. Komunikasi sangat lancar, dengan dasar tujuan bersama. Proyek selesai, tim dibubarkan.

Masukan MEMBANGUN TIM PROYEK Penunjukkan staf proyek Rencana manajemen staf Ketersediaan sumber daya

Piranti & Teknik MEMBANGUN TIM PROYEK Ketrampilan manajemen, terutama soft skill Kegiatan team building Ketrampilan manajemen secara umum Sistem imbalan dan penghargaan Penempatan Pelatihan

Kegiatan team building Ketrampilan manajemen secara umum (kepemimpinan, memotivasi, berkomunikasi baik, pengambilan keputusan cepat, dll) Kegiatan team building Kegiatan didalam ataupun diluar kantor yang mengasah kerja sama Sistem imbalan dan penghargaan Aturan harus jelas utk setiap pemberian imbalan & penghargaan

Penempatan Lokasi kerja yang berdekatan, mudah berhubungan sangat mempercepat terwujudnya kerja sama yang baik Pelatihan Formal / informal Kelas / diluar kelas Langsung / e_learning

Hasil MEMBANGUN TIM PROYEK HASIL membangun tim proyek dilihat dari hasil asesmen kinerja tim, yang menunjukkan: Kinerja meningkat Ketrampilan perorangan Kerja tim Kiat baru dalam melaksanakan kegiatan proyek Kompetensi meningkat Laju pengunduran diri berkurang

PELAKSANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK

Proses-proses dalam manajemen Komunikasi proyek 1 Perencanaan komunikasi KLP PROSES PERENCANAAN 2 Pendistribusian informasi KLP PROSES PELAKSANAAN 3 Pelaporan kinerja KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 4 Mengelola stakeholder

Proses DISTRIBUSI INFORMASI Pengertian umum: Kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi stakeholder dengan tepat waktu Dalam melakukan pendistribusian informasi perlu memperhatikan MASUKAN antara lain: Rencana manajemen komunikasi (bisa berupa tabel semacam analisis komunikasi, tetapi disajikan urut tanggal)

Piranti & Teknik DISTRIBUSI INFORMASI Ketrampilan berkomunikasi Sistem pengambilan (retrieve) informasi Metode-metode distribusi informasi Proses-proses sesuai pengalaman

1 Ketrampilan berkomunikasi Pengirim informasi punya tanggung jawab tentang: Kejelasan Tidak membingungkan Lengkap Penerima informasi punya tanggung jawab dalam: Memastikan bahwa informasi difahami dg benar 2 Sistem pengambilan informasi : Sistem yang memfasilitasi penggunaan informasi secara bersama. Contoh: sistem file manual; basisdata teks; P/L manajemen proyek; sistem penyimpanan gambar

3. Sistem distribusi informasi, misalnya: Pertemuan/rapat; Distribusi dokumen fisik; Akses ke basisdata lewat jaringan; Fax; E-mail; Voice mail; Video conferencing

Hasil DISTRIBUSI INFORMASI Aset proses organisasional, berupa: Pengalaman Rekaman proyek Laporan proyek Presentasi Umpan balik dari stakeholder Informasi untuk stakeholder 2. Permintaan perubahan : Permintaan ini yang mendasari perubahan rencana komunikasi

PELAKSANAAN MANAJEMEN PEMBELIAN PROYEK

Proses-proses dalam Manajemen Pembelian Proyek 1 Perencanaan pembelian & penerimaan KLP PROSES PERENCANAAN 2 Perencanaan kontrak 3 Penawaran KLP PROSES PELAKSANAAN 4 Seleksi KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 5 Administrasi kontrak 6 Penutupan (akhir) kontrak KLP PROSES PENUTUPAN PROYEK

Proses PENAWARAN Penawaran menyangkut mendapatkan informasi berupa penawaran dan usulan dari pemasok prospektif yang memuat bagaimana kebutuhan proyek dapat dipenuhi. Biaya untuk proses ini dikeluarkan oleh penawar.

Masukan PENAWARAN Aset proses organisasional: Contoh: Daftar pemasok prospektif dan yang pernah lolos seleksi beserta prestasinya. Ini merupakan calon yang akan dikirimi penawaran Rencana manajemen pembelian: menjelaskan bagaimana pembelian akan dilakukan. Memuat a.l. tentang tipe kontrak; evaluator; dokumen standar proposal/penawaran; teknik evaluasi; jadwal pembelian; dll Dokumen pembelian: Dokumen lelang (tender) yang memuat ketentuan mengikuti pelelangan; Format permintaan penawaran harga.

Piranti & Teknik PENAWARAN Pertemuan penjelasan lelang : Dihadiri calon pemasok yang berhak memasukkan penawaran Advertensi Menyusun daftar pemasok yang memenuhi syarat: Sering kali diambilkan dari daftar yang dimiliki perusahaan berdasarkan penyaringan dulu.

Hasil PENAWARAN Daftar pemasok yang lolos pra kualifikasi: Pemasok inilah yang berhak memasukkan penawaran Paket dokumen pembelian: Disiapkan oleh proyek dan diserahkan pada penawar yang berhak. Memuat Kerangka Acuan Kerja (TOR=term of reference) dan Rencana Kerja dan Syarat. Dokumen ini menjadi acuan penulisan proposal Usulan (proposal): Disiapkan oleh pemasok, disusun sesuai ketentuan dalam dokumen pembelian.

Proses SELEKSI Pemilihan pemasok menyangkut kegiatan: penerimaan penawaran atau proposal, dan penerapan kriteria evaluasi untuk memilih penawar. Umumnya proses ini tidak langsung selesai: HARGA: yang murah belum tentu jaminan biaya terkecil, misalnya bila waktu yang diperlukan lebih panjang. PROPOSAL: Umumnya dibagi atas teknis dan komersial, yang masing-masing dievaluasi terpisah. Untuk barang yang sifatnya kritis, ada baiknya dipilih dua sumber.

Masukan SELEKSI Aset proses organisasional : memuat kebijakan umum dalam evaluasi proposal Rencana manajemen pembelian Kriteria evaluasi: dapat mencakup contoh produk pemasok, masukan dari perusahaan yang pernah menggunakan, dll Paket dokumen pembelian: pada paket ini dimuat kriteria evaluasi Proposal. Daftar pemasok yang masuk kualifikasi Rencana manajemen proyek: Berisi a.l. rencana-rencana parsial yang sudah dibuat

Piranti & Teknik SELEKSI Sistem pembobotan: masing-masing komponen yang dinilai diberi bobot sesuai pentingnya komponen tersebut Estimasi-estimasi yang independen, seperti HPS (harga perkiraan sendiri) Sistem penyaringan: Ada persyaratan minimal tentang satu atau beberapa hal yang bila tidak dipenuhi akan menggagalkan pemasok Negosiasi kontrak: dilaksanakan dalam penyusunan kontrak antara proyek dengan pemasok

Piranti & Teknik SELEKSI Sistem ‘rating’ bagi pemasok: Rating ini menggunakan kinerja pemasok di masa lalu, seperti dalam hal mutu, jadwal penyerahan pekerjaan, ketaatan terhadap kontrak, dll Pertimbangan ahli Teknik-teknik evaluasi proposal : Berbagai teknik evaluasi bisa diterapkan, obyektif maupun dikombinasikan dengan subyektif sesuai pendapat ahli.

memuat: kegiatan-kegiatan administrasi kontrak selama masa kontrak Hasil SELEKSI Pemasok terpilih Kontrak Rencana manajemen kontrak, memuat: kegiatan-kegiatan administrasi kontrak selama masa kontrak Ketersediaan sumber daya Rencana manajemen pembelian (terevisi) Permintaan perubahan

Berupa PO atau dokumen yang lengkap, Memuat: Kontrak: Berupa PO atau dokumen yang lengkap, Memuat: Judul SOW Jadwal Periode pelaporan Kinerja Peran & tanggung jawab Harga & pembayaran Penyesuaian thd inflasi Kriteria penerimaan Jaminan Dukungan thd produk Batas pertanggung jawaban Nilai kontrak Nilai tanggungan Penalti Insentif Asuransi Performance bonds Persetujuan ttg subkontraktor Penanganan perubahan Mekanisme penyelesaian masalah.