DASAR-DASAR PUBLIC SPEAKING : PRESENTASI dr. Jephi Yonatha Laboratorium Leadership & Komunikasi FK UGM

SISTEMATIKA Dasar-dasar public speaking Elemen public speaking Teknik presentasi efektif Role-play selama 45 menit Diskusi dan pembahasan

Tujuan Pembelajaran Meningkatkan pemahaman mengenai public speaking Meningkatkan rasa percaya diri Mampu melakukan public speaking secara efektif

Kompetensi Dasar Setelah mengikuti pelatihan ini, diharapkan peserta mampu: Menjelaskan teknik public speaking yang efektif Mempraktekkan teknik public speaking yang efektif

ELEMENT LEVEL Presentation INTERPERSONAL GROUP ORGANIZATION SOCIAL BASIC COMMUNICATION ELEMENT LEVEL PRACTICE COMMUNICATION Presentation INTERPERSONAL GROUP Running Meeting PERSUASIVE COMMUNICATION Lobby Negotiation ORGANIZATION SOCIAL Advocacy Campaign

PERSPEKTIF PUBLIC SPEAKING Peggy Noonan (dalam Tubb and Moss, 2006) penulis pidato terkenal Presiden Reagan, mengemukakan komunikasi publik sbb: Pidato merupakan gabungan antara teater dan pernyataan politik. Pidato merupakan komunikasi pribadi antara pemimpin dan rakyatnya

Beberapa Alasan Kenapa Harus Menguasai Public Speaking? Banyak orang sukses berawal dari good speaker Tuntutan zaman dan teknologi Tuntutan profesi Persaingan

TIPS “Hal terpenting dalam persiapan untuk melakukan public speaking adalah membangun rasa percaya diri, mengendalikan rasa takut, dan mengendalikan emosi kita” Thomas Leech

“ Kemampuan berbicara didepan umum muncul karena bakat “ MITOS “ Kemampuan berbicara didepan umum muncul karena bakat “

FAKTA Kemampuan berbicara di depan umum berkembang dengan latihan dan praktek ! Jika begitu, apa sebenarnya yang menghalangi kita untuk berlatih dan praktek ? Penyebab aslinya : “rasa gugup” akibat berbagai “rasa takut”

Dasar – Dasar Public Speaking Pengertian dan Ruang Lingkup Public Speaking Tujuan Public Speaking Tahapan Public Speaking Teknik Penguasaan Materi Teknik Pembuka, Pembahasan, dan Penutup Simulasi

Presentasi adalah … Merupakan suatu kegiatan untuk menyampaikan atau menunjukkan sesuatu hal/topik kepada seseorang atau sejumlah orang, agar hal tersebut bisa dipahami, dipertimbangkan, digunakan ataupun dilaksanakan oleh orang yang mengikutinya. Menutup Menyampaikan Membuka

Tujuan Presentasi To inform – memberikan informasi baru atau tambahan tentang topik To persuade – membentuk atau mengubah sikap audiens tentang suatu subjek To mobilize – meminta audiens untuk melakukan sesuatu setelah mendengarkan presentasi anda

EFEKTIF v.s TIDAK EFEKTIF

PRESENTASI MENYENANGKAN

The communications loop Message Channel Sender CONTEXT Receiver Sender: person or organization with a message Message: something to convey Channel: method of sending message (meetings, telephone, letters, e-mails, memos, reports) Receiver: target audience Feedback: response/reaction from audience Context: situation, circumstances, environment, culture Feedback Good Communication depends on:   Sender: knowledgeable on subject, prepared, understand the audience Message: clear, simple, accurate, organized Channel: choose the appropriate method—letter, memo, phone call, e-mail, meeting, videoconference, skype, report Receiver: direct the message to the appropriate target audience Feedback: pay close attention to the responses and reactions of the “audience”; paraphrase what you think you hear to double-check that your audience has gotten your message accurately and that you have heard the feedback accurately Context: pay attention to the situation, circumstances, environment, culture when preparing and delivering the message Adapted from “Mind Tools e-book”; http://www.mindtools.com, retrieved May 8, 2009

Faktor penting dalam menyampaikan pesan Kualitas suara Bahasa dan kata-kata yang digunakan Penampilan adalah kesan pertama Komunikasi Non-verbal Persiapan Mental Siapkan pesannya

4 elemen penting Pahami audiens Persiapan materi Sampaikan dengan yakin Kontrol lingkungan / situasi (Controlling the environment)

PROSES PRESENTASI Terjadi Perubahan Mendadak setiap 6 sampai 8 menit Level Baru Terjadi Perubahan Mendadak setiap 6 sampai 8 menit Minat dan Perhatian Tendensi Normal Pembukaan Isi Penutupan

Mengingatnya 1 sampai 2 menit Alami Dapatkan Perhatian KREASI PEMBUKAAN Mengingatnya 1 sampai 2 menit Alami Dapatkan Perhatian Kredibilitas Anda Agenda

ISI Fakta-fakta Urutan-urutan Referensi-referensi Contoh-contoh Analogis Pendapat-pendapat Mudah diikuti Video: HIV Facts

PERTAHANKAN OBYEKTIVITAS Mengapa Kita di sini ? Berartikah itu buat Saya ? Lebih spesifik !

PENJELASAN Ekspresi wajah yang baik Tersenyum Postur yang mendukung (baik) Penjelasan Profesional Hindari distraksi

PENUTUPAN YANG KUAT Mengingatnya tidak lebih dari 2 menit Pokok Menanyakan kesepakatan Menanyakan aksi Menanyakan permintaan

LANGKAH SEBELUM MULAI PRESENTASI pastikan alat bantu bisa dipakai mikrofon dipastikan baik lembar peraga juga baik alat penunjuk dalam keadaan baik pengaturan tempat duduk

Analisis Acara Mengapa Presentasi diadakan ? Bagaimana Presentasi akan dilakukan? Kapan dan Berapa Lama? Dimana? Analisis Peserta Siapa? Berapa Banyak? Apa yang diharapkan? Bagaimana tingkat pemahaman?

 MENGENALI LATAR BELAKANG AUDIENS Daya tarik pribadi terhadap audiens Membuat audiens terkesan PENGUASAAN MATERI PENGUASAAN SITUASI  MENGENALI LATAR BELAKANG AUDIENS - Jenis kelamin - Status sosial - usia - Jabatan / posisi - Pendidikan - Gaya hidup - Latar belakang budaya  MENGUASAI DAYA DUKUNG PERLENGKAPAN / MEDIA

MEMILIKI KECAKAPAN EMOSI (EQ) Berpikir positif  tidak mudah tersinggung Percaya diri  tenang Antusias  mampu memotivasi Peka / proaktif  mengubah suasana Empati  memahami pihak lain Menghargai  bersikap santun, sadar etika Rasa humor  suasana hidup Solusi  mampu menggambil keputusan / sikap / jalan keluar

Analisis Audience Sebelum melakukan presentasi sebaiknya diketahui dulu siapa khalayak pendengarnya. Menurut Cleverger (dalam Myers dan Myers, 1988) metode menganalisis Khalayak : Analisis Demografis Analisis berorientasi tujuan

Analisis Audience Analisis Demografis Sifat khalayak : umur, jenis kelamin, latar belakang geografis, etnik , nilai – nilai yang dianut dll. Faktor demografis dipakai untuk menyesuaikan pesan Analisis ini dilakukan sebelum pelaksanaan pidato

Analisis Audience Analisis Berorientasi Tujuan (Purpose – Oriented Analysis) Menentukan apa yang paling dicari khalayak ketika mendengarkan presentasi. Analisis ini berlangsung selama presentasi. Misalnya mengukur sejauhmana kemampuan khalayak memahami pesan yang disampaikan

Persiapan Presentasi pastikan bahwa catatan hanya memuat kata-kata kunci saja mulai latihan presentasi secara berdiri berikan presentasi yang disimpulkan gagasan demi gagasan berikan presentasi yang lengkap kembali

KEBERHASILAN PUBLIC SPEAKING Mental Materi Media

MENTAL

Non Verbal Bahasa tubuh atau komunikasi non-verbal Riset oleh Professor A.Mehrabian (1971): dimensi perasaan dan tingkah laku manusia sering dikomunikasikan secara lebih efektif melalui isyarat non-verbal: 7% actual word (pemaknaan kata) 38 % vokal 55% non verbal (khususnya ekspresi wajah)

Bahasa Tubuh Senyum Ekspresi wajah Kontak Mata Gesture Berdiri atau berjalan Kebiasaan Buruk

Aspek-aspek bahasa non-verbal Cara Berbicara Artikulasi Ritme berbicara Aksen (penekanan pada suku kata tertentu) Kata – kata tambahan Volume suara Penggunaan bahasa Penggunaan kosa kata

Penampilan Karakteristik Postur tubuh dan gesture Cara berjalan Cara duduk Gesture (ekspresif, representatif)

Postur Tubuh Postur tubuh sering bersifat simbolik. Kita cenderung mengapresiasi postur terkadang berlebihan.

Persiapan Mental Tips Mengurangi Kecemasan (Mandel,effective presentation skills, 1993) Perencanaan yang baik Melakukan visualisasi Latihan dan latihan Bernafas panjang Fokus pada rasa santai Kurangi tegangan Bergerak (amati gejala-gejala fisik anda) Kontak mata dengan hadirin Bila diperlukan minum air putih dahulu

MENYENANGKAN Ramah Hangat Bersahabat Kredibilitas Apakah Anda Setuju ? Akankah anda akan beli (terpengaruh) ?

PARTISIPASI Masukan Audiens Menanyakan pertanyaan Menanyakan opini mereka Menanyakan Kesepakatan

DAYA TARIK DAN PERHATIAN Humoris Testimoni Cerita-cerita Perang Peragaan Contoh-contoh Studi Kasus See video: Hans Rosling on global population growth

Penampilan Menarik Busana Kebersihan & Kerapian Ekspresikan Suasana Hati Sikap Profesional

KONTAK MATA Kontak mata membuka saluran komunikasi antara manusia Jangan menatap terlalu lama pada : Lantai dinding Catatan Layar Ruangan luar Jangan sekedar memandang khalayak, perhatikan, cari individu dan sadarkan bahwa anda memandang ke arah mereka Setiap orang 3-5 detik Berpindah sekeliling ruangan

GERAKAN Jangan berdiri pada satu titik Berbaurlah dengan audiens Gunakan gerakan alami, pentingnya gerak isyarat yang wajar (tidak terhambat oleh rasa cemas, tidak mungkin dinyatakan secara berlebihan) Belajar melakukan gerak isyarat persis seperti yang akan anda lakukan bila mengadakan seorang teman, tdak lebih dan tidak kurang

5 Cara Ampuh Hilangkan Gugup Saat Presentasi

Mengatasi Gugup Pastikan Anda menguasai bahan Pastikan Anda makan dan istirahat cukup Atur pernafasan dan teknik Relaksasi Lakukan latihan, hafalkan urutan poin pembicaraan Latihan eye contact dan tersenyum

Gaya Bicara Audibilitas Intonasi Kecepatan / tempo Tata Bahasa Logat Bicara Pengambilan nafas

SUARA Bersih Bersahabat Variasi dalam dan permukaan Hindari distraksi : “Uh, uh …” “ok,…Ok..” Video: teknis suara Hitler

Volume Suara Sesuaikan suara dengan jumlah pendengar, ukuran dan kualitas akustik ruangan Tekankan yang ingin anda berikan pada kata-kata tertentu untuk dimengerti. Tidak perlu berteriak, tetapi berbicaralah agar komunikasi lebih jelas.

Nada Tidak monoton, datar tanpa ekspresi Gunakan nada berbeda-beda ketika memberi tekanan, efek, akhir atau hubungan antar kalimat. Bila agak meninggikan suara, harus tampak meningkatkan intensitas perasaan pada kata-kata tersebut. Bila berbicara agak lembut, maka konsentrasi pendengar cenderung meningkat.

MENGGUNAKAN SUARA ANDA MONOTON Kebanyakan suara yang monoton oleh karena kecemasan, untuk mengembalikan animasi yang wajar, anda harus rileks dan mengendurkan ketegangan Belajar mendengarkan diri sendiri, tetaplah sadar bukan hanya pada apa yang anda katakan tetapi juga bagaimana anda mengatakannya.

Irama Perubahan irama suara menunjukkan pembicara telah selesai dengan satu pokok bahasan dan akan masuk ke pokok yang berikutnya. Perubahan irama juga dapat memberikan efek dramatis

Tempo Hindari tempo konstan yang membosankan audience Atur tempo bicara, akan lebih baik apabila memulai dengan perlahan Ketika memasuki presentasi kecepatan ditambah

Berbicara Terlalu Cepat berbicara rata-rata percakapan kita sekitar 125 kata per menit ketika kita menjadi cemas, kecepatan itu biasanya meningkat indikasi lain bahwa anda berbicara terlalu cepat adalah ketika kata-kata anda tertumpuk ketika menjadi cemas, kurangi kecepatan anda

Jeda sejenak, dapat digunakan untuk mendapatkan efek yang baik, menciptakan antisipasi dan menggugah perhatian. Dalam menyimpulkan presentasi, lakukanlah secara perlahan Berikan waktu untuk menyerap informasi tersebut.

Mengambil Nafas Ketegangan dapat membuat nafas tidak teratur (Kegelisahan Komunikasi) Berlatih untuk mampu mengucapkan seluruh paragraf yang terpanjang, tanpa harus terengah-engah pada akhir kalimat akan bermanfaat bagi kepercayaan diri anda.

MASALAH DENGAN VOLUME SUARA dapatkan anda mendengar saya dibelakang sana ? bila masalah anda adalah suara yang lembut, ada latihan sederhana untuk anda bagaimana meningkatkan volume suara anda bila suara anda terlalu keras, anda mungkin memeriksakan diri ke dokter

Sukarno “Rakyat Indonesia”

Gaya Bicara Barak Obama Dia juga bisa entertain, melontarkan lelucon mempunyai jiwa entrepreneurship yang baik

Celebrities Singer, Miss Universe sebagai Public Speaking Sebagai penyanyi ataupun Miss Universe juga public speaking yang baik dalam menyampaikan pesan

Public speaker yang menggerakkan massa Pidato Luther King dan Mario Teguh yang membangkitkan massa dan memberikan motivasi

MATERI

Persiapan Materi Pemilihan judul Perencanaan materi menyusun alur cerita Contoh model: Tujuan presentasi Persyaratan presentasi Kerangka presentasi Alat bantu Pengantar Isi Penutup

Design presentasi Pemilihan judul Judul inti pesan, seperti: “Menyampaikan Bagaimana Memenuhi Kebutuhan Tersebut”, tidak akan menjadi judul slide Tujuan Isi Sequence Fase-fase (jaga agar flow selalu bergerak, jangan membosankan, dan sensitif terhadap reaksi audiens) Menyusun alur cerita

Mempelajari bahan presentasi dan ingatlah kalimat pertama/paragraf pertama Mencari dan membaca buku/acuan yang digunakan sebagai referensi Mengumpulkan informasi/bahan bacaan tambahan Menyiapkan catatan kecil

Pengaturan waktu Pengaturan waktu presentasi : * Pengantar 10 % * Pengantar ke dalam tema 20 % * Pengembangan pokok bahasan 40 % * Integrasi pokok bahasan 20 % * Kesimpulan 10 % Penggunaan taktik untuk menarik perhatian Penggunaan kemampuan pribadi

MEDIA

ALAT BANTU Sesuaikan dengan tujuan Pilih yang paling dikuasai Sesuaikan dengan peralatan yang tersedia Buat paling tidak 2 hari sebelum pelaksanaan

Persiapan Media Adakah in-fokus? Adakah OHP? Atau hanya ada papan tulis? Bagaimana dengan lembar bagi atau makalah/papernya

Media Presentasi Media Non-Proyektif Lembar bagi atau hand out Buku atau diktat Brosur, leaflet, gambar atau poster, peta dsb. Papan tulis Lembar balik

Jumlah baris sebaiknya tidak melebihi 10 baris, Media Proyektif : OHP Jumlah baris sebaiknya tidak melebihi 10 baris, Masing-masing baris juga sebaiknya tidak boleh lebih dari 10 kata Warna yang digunakan maksimum 3 warna, Huruf yang digunakan sebaiknya tidak KAPITAL semua

< 10 meter = 4 mm (f 16) Besar huruf 10 – 15 meter = 5 atau 6 mm (f 20) 15 – 20 meter = 9 mm (f 32) Gunakan penutup tulisan bila point yang diterangkan tidak lebih dari 4 point OHP yang baru tidak memerlukan untuk dimatikan setiap 5 menit Berilah nomor pada masing-masing transparan

Bila transparan dibuat dengan program power point, usahakan membuat print outnya, Bila ditulis dengan tangan, usahakanlah menulis dengan jelas, Bila ingin menghemat dengan memotong OHP, usahakanlah memotong dengan pisau yang tajam Sebisa mungkin jangan mendaur ulang transparan

Bila terlalu silau, gunakan pointer, tetapi jangan membelakangi audiens Usahakan melakukan kontak mata dengan audiens, Bila ingin tampak lebih profesional, gunakan bingkai Gunakan plastik untuk menyimpannya

BANTUAN VISUAL Sederhana Bersih Mudah dibaca Seperti Billboard Memakai warna

Font terkecil yang sebaiknya digunakan 24 In-focus Jumlah baris & jumlah kata dalam baris sebaiknya ikuti cara pembuatan transparan Font terkecil yang sebaiknya digunakan 24 Huruf yang dipilih jangan terlalu “nyeni” Antara latar belakang dan huruf warnanya sebaiknya diselaraskan Pemaduan gambar sebaiknya mempertimbangkan dan mendukung materi yang akan disampaikan, Rancangan masing-masing slide sebaiknya sederhana

Pertimbangkan waktu, kejelasan materi & kesesuaian dengan materi utk tayangan gerak/animasi Jangan membelakangi audiens Gerakan-gerakan atau animasi di dalam penyajian sebaiknya “tidak usah terlalu ramai” Sebaiknya selain slide di dalam soft file, print out juga disiapkan Presenter kunci presentasi

Animasi yang mungkin tidak perlu

Komunikasi antar Profesi

Komunikasi A v.s B

7 dosa besar penggunaan ppt Menyampaikan poin-poin tanpa cerita Mencetak rangkaian slide presentasi sebagai handout Membosankan Mengaburkan informasi penting Menyulitkan pembacaan Mengukur lama presentasi berdasarkan jumlah slide Berlindung di balik komputer Isman H.Suryaman,PT Gramedia Pustaka Utama, 2007

Informasi tidak terbaca: terlalu banyak dalam satu slide font kecil

Berbagai Tindakan/Terapi untuk Menjawab Alasan Menolak Perubahan. ALASAN Penolakan TINDAKAN/”TERAPI” Jika Mereka: Lakukan: Takut/Kaget/Bingung Beri informasi (Mengapa berubah, dan Manfaatnya bagi mereka) Libatkan mereka dalam proses perubahan Pahami perasaan mereka (empati), perhatikan dan temani mereka Beri pendidikan/latihan (kemampuan baru yang diperlukan) dan jelaskan kriteria keberhasilan (akuntabilitas) Berpandangan Lain (Skeptis) Tetaplah teguh dengan keputusan untuk berubah Jelaskan alasannya dan tunjukkan manfaat perubahan Tunjukkan keseriusan dalam melakukan perubahan (sanksi dll.) Punya Kepentingan Pribadi karena kehilangan : - Kekuasaan - Materi/Rasa Aman - Posisi “enak” Beri perhatian (dengar & catat keluhan/kritik mereka; beri konseling; olah pesan anda agar mengena pada keluhan mereka) Tunjukkan manfaatnya bagi mereka (“What's in it For Me“) Pastikan mereka melakukan perubahan (Bersikap Tegas). Selesaikan konflik dengan perundingan (kerjasama; kompromi; kompetisi; atau persilakan berhenti) Susah Berubah/ Tidak nyaman (uncomfortable) Pahami perasaan mereka (empati) dan hadapi dengan sabar Tunjukkan bahwa anda juga harus berkorban Beri kesempatan mereka mengeluh. Dengarkan, jangan dibantah Beri konseling dan waktu transisi yang lebih panjang Fear is part of change. Once people have figured out that something very different is happening, fear permeates the organization. You cannot un-fear an organization. Address it. You have to tell people that if they allow fear to paralyze them, it will become a self-fulfilling prophecy: it will be their undoing because they're immobilized; they can't make decisions. Accountability is the best remedy for fear. If you focus on serving the customer, if you ensure that you are improving customer service, if you get after controlling costs, then you don't have anything to worry about. If you're accountable, you don't have anything to fear. Business Process Reengineering and Organizational Change – US Department of Defense, 1997 asb0402

Kiat menjawab pertanyaan Dengarlah dengan baik, apakah: Hanya minta penjelasan Betul-betul bertanya Mengetes Anda Hanya komentar Berputar-putar Tidak relevan Membutuhkan ahli untuk menjawab

TEKNIK TANYA JAWAB Bagaimana mendorong khalayak untuk mengajukan pertanyaan? memandang ornag yang mengajukan pertanyaan penting untuk menunggu hingga orang yang mengajukan pertanyaan selesai berbicara tangan anda harus tetap pada posisi netral, kedua tangan lengan pada posisi tubuh, jari-jari tangan terbuka berfokus pada pertanyaan dan dengarkan secara cermat

BAGAIMANA MENJAWAB PERTANYAAN mengulangi pertanyaan kepada seluruh khalayak pertahankan gaya sewaktu menjawab pertanyaan : maaf saya tidak tahu jawabannya atau “ saya tidak tahu, tapi saya akan mencari jawabannya dan kembali kepada anda nanti” melibatkan seluruh khalayak dalam jawaban anda

Menjawab pertanyaan Menjawab pertanyaan dengan singkat Ucapkan terima kasih untuk komentar Bila tidak dapat menjawab katakan sebenarnya atau menunda jawaban Anda boleh melimpahkan pada ahli yang juga hadir Bila tidak ada waktu dipersilakan menemui Anda pada saat istirahat Terima kasih utk penanya yg “ngetes”, mohon utk pinjam pustaka/sumber yg dikatakannya

Presentasi yang tidak efektif Presentasi membosankan Presentasi membingungkan Presentasi terlalu panjang Presentasi menggunakan gaya bahasa yang tidak baik

Tidak disarankan Mendiskon diri Sendiri dan “excuse” Terlalu statis di suatu tempat Membelakangi peserta Memulai dengan kata “Saya akan mencoba mempresentasikan-......... Teknik Presentasi Melakukan gerakan yang tidak perlu Mengulang kata-kata yang sama; Membaca apa adanya teks yang ditayangkan Merasa HARUS menjawab

CATATAN PENTING Elemen Public Speaking Naskah Teknik Vokal & Verbalisasi Kontak Mata Gesture Teknik Humor Simulasi

Fakta SEMUA PRINSIP INI TAK BERARTI APA-APA ….. KALAU TIDAK DIAPLIKASIKAN …… JADI ……. SILAHKAN BERLATIH ….. BERLATIH …….. DAN BERLATIH ……. SEMOGA SUKSES !!!

Referensi Bourdieu, Pierre (1991). Language and Symbolic Power. Cambridge: Harvard University Press DeVito, Joseph A. (1999). Messages: Building Interpersonal Communication Skills. Fourth Edition. New York: Longman Green, Gerald (2000). The Magic of Public Speaking. Jakarta: Elex Media Komputindo

Referensi Public Speaking

SELAMAT BERLATIH jephiyonatha@gmail.com