[DR] DIAGNOSTIC READING DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

BIODATA Nama : Siti Zakiyah, S.Si., MSE., MA TTL : Batang, 22 April 1979 Pendidikan : S1 : Statistik UGM S2 : Ilmu Ekonomi UI International Development Program IUJ – Japan Pekerjaan : Kasubbag Perencanaan dan Evaluasi Program PKP2A III LAN

Deskripsi Singkat Mata Dikiat ini membekali peserta dengan kemampuan mengidentifikasi permasalahan pada pengelolaan tugas dan fungsi unit kerja dalam mencapai organisasi berkinerja tinggi yang memberi manfaat bagi pemangku kepentingan

Hasil Belajar Peserta Dapat: mengidentifikasi permasalahan pengelolaan tugas dan fungsi unit kerja; dan mengidentifikasi alternatif pemecahan permasalahan pengelolaan tugas dan fungsi unit kerjanya

Menu Definisi,Peran, dan Pentingnya Diagnostic Reading Prinsip Dasar dalam Diagnosa Scoping Diagnosa Kebutuan Perubahan di tingkat Instansional Menjadi Pendiagnosa yang Akurat Mengidentifikasi Kebutuhan Perubahan Model Diagnosa Organisasi Mengidentifikasi Kondisi yang Diharapkan dengan Kondisi Sekarang Penetapan Sasaran Reform

Diskusi……… Sebutkan Satu Instansi Pemerintah/BUMN/Swasta, yang paling inovatif menurut Anda, Mengapa paling inovatif? Bagaimana instansi tersebut Menetapkan Inovasinya/produk barunya?

DIAGNOSTIC READING... Mendiagnosa organisasi dengan melakukan penilaian terhadap fungsi-fungsi organisasi sesuai jenjang jabatannya dalam rangka merancang perubahan secara tepat (LAN-RI)

doctor-patient model: Dalam konteks membawa perubahan ini, pemimpin berperan layaknya seorang dokter yang mendiagnosa pasien, menemukan penyakitnya, dan memberikan resep untuk menyembuhkan penyakit tersebut.

PERANAN DIAGNOSTIC READING Diklatpim diarahkan untuk menghasilkan pemimpin perubahan, yaitu : pemimpin yang berhasil membawa perubahan pada unit organisasi yang dipimpinnya PEMIMPIN PERUBAHAN Adanya kemampuan MENDIAGNOSA UNIT ORGANISASINYA, Mencari dimensi yang bermasalah/Belum Optimal Menyusun langkah untuk mengubahnya

KEPEMIMPINAN DAN PERUBAHAN “Leadership becomes important and needed only in times when you require some kind of changes, some kind of innovation. In a stable environment, all you need is the authority or expertise” (Heifets)

Mengapa Harus Dilakukan Diagnosa Sebelum Melakukan Perubahan?

Saat Ini

Mengapa bisa bertahan sampai ±40 tahun 1977 2015 Mengapa bisa bertahan sampai ±40 tahun

LEADERS YANG AKAN DATANG SAAT INI 2 JAM 6 JAM SULIT MENJADI PEMIMPIN PERUBAHAN JIKA TIDAK MEMILIKI KEMAMPUAN DIAGNOSTIC READING. 6 JAM HOW

LEADERS YANG AKAN DATANG SAAT INI Indeks 9 Indeks 7 SULIT MENJADI PEMIMPIN PERUBAHAN JIKA TIDAK MEMILIKI KEMAMPUAN DIAGNOSTIC READING. Indeks 7 HOW

PRINSIP-PRINSIP DIAGNOSTIC reading Didasarkan Pada Teori dan Asas-asas Ilmiah Memanfaatkan Kemampuan Berfikir Kreatif Belajar dari Pengalaman Berlangsung Dalam Kerangka Kehidupan Organisasional Diukur Dengan Keberhasilan Implementasinya PENDIAGNOSA YANG AKURAT

DIAGNOSTIC READING YANG EFEKTIF DESIGN APPROPRIATE CHANGE INTERVENTION ORGANIZATION’S CURRENT LEVEL OF FUNCTIONING DESIGN APPROPRIATE CHANGE INTERVENTION VITAL INFORMATION = SURVEI, SENSUS, DATA SEKUNDER, DATA & INFORMASI DARI BERBAGAI SUMBER ATAU STAKEHOLDER

SCOPING DIAGNOSTIC VISI MISI SASARAN TUJUAN KINERJA STRATEGI ESELON I ESELON III TUJUAN PROGRAM SASARAN KINERJA ESELON IV ESELON II STRATEGI KEGIATAN

MENJADI PENDIAGNOSA YANG AKURAT

DIAGNOSA KEBUTUHAN PERUBAHAN/ KESENJANGAN

DUA JENIS KESENJANGAN BERBASIS MASALAH BERBASIS BUKAN MASALAH KEDUANYA MERUPAKAN KEBUTUHAN, BUKAN KEINGINAN!!!!

KESENJANGAN BERBASIS MASALAH

“If I Had One Hour to Save The World I Would Spend Fifty-five Minutes Defining The Problem and Only Five Minutes Finding Solution” EINSTEIN

SUMBER PERMASALAHAN Inputs Outputs LINGKUNGAN Transformation Process Masya. yang merasakan outcome dari output organisasi LINGKUNGAN Apakah Output berpengaruh pada outcome organisasi Apa saja yg dihasilkan (kualitas, kuantitas, manfaat) 5M + 1T Transformation Process Inputs Outputs Kegiatan apa saja yang dilakukan  dibuat per tahapan  apa ada gap? (Mary Jo Hatch, 1997)

MASALAH vs gejala Gejala hanyalah indikasi yang tampak di permukaan, sedangkan masalah adalah akar persoalan yang merupakan sumber utama dari munculnya gejala tersebut

5 – Why Untuk Menggali Akar Masalah Ada sebuah monumen, yakni monumen Lincoln di Washington D.C. yang lebih cepat kusam dibanding monumen lainnya. Why? (Mengapa lebih cepat kusam?). Analisis: Karena lebih sering dibersihkan dibanding dengan monumen lainnya. Why? (Mengapa sering dibersihkan?). Analisis: Karena terdapat banyak kotoran burung di monumen Lincoln dibanding monumen yang lainnya. Why? (Mengapa banyak kotoran burung di sana?). Analisis: Terdapat banyak burung di sekitar monumen Lincoln dibandingkan monumen yang lain dan jumlah populasi burungnya sangat tinggi. Why? (Mengapa banyak burung di sana?). Analisis: Banyak lebah kecil di sana dan lebah-lebah tersebut merupakan makanan kegemaran burung. Why? (Mengapa banyak lebah di monumen?). Analisis: Mereka mendapati bahwa lampu yang digunakan di monumen Lincoln berbeda dengan lampu yang ada di monumen yang lain dan lampu-lampu tersebut menyuburkan pembiakan lebah-lebah kecil.

KESENJANGAN BERBASIS BUKAN MASALAH

Mengidentifikasi Kondisi yang Diharapkan dengan Kondisi Sekarang 1. Outcome 2. Output 3. Proses 4. Input GAP 1. Outcome 2. Output 3. Proses 4. Input KONDISI SEKARANG 1. Outcome 2. Output 3. Proses 4. Input Problem  Mewujudkan Harapan/Visi

Mengidentifikasi Kondisi yang Diharapkan dengan Kondisi Sekarang Indeks Kepuasan 9 IDE INOVASI UNTUK MENUTUP KESENJANGAN KONDISI SEKARANG Indeks Kepuasan 7 ADAPT CREATE

Mekanisme DR Mengidentifikasi Masalah dan Menetapkan Masalah Utama Mengidentifikasi dan Menentukan Penyebab Masalah (Mencari Akar Masalah) mengidentifikasi dan menentukan alternatif solusi Penetapan Alternatif Solusi

MODEL DIAGNOSA Penetapan Prioritas Masalah : APKL, USG Penentuan Penyebab Masalah : Pohon Masalah, USG, Fishbone Analysis, Causal Map Menentukan/mengidentifikasi Alternatif Solusi : SWOT, Analisis Medan Kekuatan (FFA), Pohon Sasaran Penetapan Alternatif Solusi: CBA, Teori Tapisan, Pohon Alternatif

Teknik USG Urgent : seberapa mendesaknya masalah tersebut harus dibahas apabila dikaitkan dengan waktu, tenaga, dan biaya Serious : seberapa serius dan gawatnya masalah tersebut perlu dibahas sehingga akibat penundaan pemecahan masalah tersebut akan menimbulkan masalah lain Growth : seberapa cepat kemungkinan perkembangan masalah tersebut sehingga apabila tidak dipecahkan, ditunda pemecahannya, atau dibiarkan maka keadaan akan semakin memburuk

UNIT KERJA : BIDANG KKKIAN MASALAH YANG DIANGKAT : Belum Optimalnya Kinerja Bidang Kajian Kebijakan dan Inovasi Administrasi Negara

BEBERAPA FAKTOR PENYEBAB MASALAH NO KRITERIA TOTAL U S G 1 Belum Terbangunnya Jejaring Kerja Penelitian 4 3 11 2 Belum Optimalnya mekanisme kerja inovasi, advokasi, konsultasi 5 14 Belum Optimalnya Diseminasi Produk Bidang KKIAN PENILAIAN MASALAH Ket : 1=Sangat Kecil; 2=Kecil; 3=Sedang; 4=Besar; 5=Sangat Besar

POHON MASALAH

Rendahnya Investasi di daerah A Masih Berbelitnya Layanan Perijinan di Daerah A 4 MU Panjangnya prosedur pelayanan perijinan investasi Banyaknya aturan perijinan yang tumpang tindih  Belum terpetakannya lokasi potensial Investasi Pelayanan investasi masih konvensional Rendahnya budaya melayani Pegawai 2 akibat sebab a b c 1 3 MP MS Lamanya Waktu Penerbitan Ijin

Tingginya Investasi di daerah A Mudahnya Layanan Perijinan di Daerah A 4 SU Terwujudnya prosedur pelayanan perijinan investasi yang mudah, murah, dan cepat Tidak adanya nya aturan perijinan yang tumpang tindih Tersusunnya peta lokasi potensial Investasi Terwujudnya layanan perijinan yang modern Terwujudnya budaya melayani Pegawai   2 akibat sebab a b c 1 3 SP SS Terwujudnya Waktu Penerbitan Ijin yang cepat

Tingginya Investasi di daerah A Mudahnya Layanan Perijinan di Daerah A Terwujudnya prosedur pelayanan perijinan investasi yang mudah, murah, dan cepat Free Investment Services One Week Investment Services Pelayanan Periijinan Berbasis IT (e-investment services) Terwujudnya Waktu Penerbitan Ijin yang cepat

CAUSAL MAP Instabilitas keamanan daerah Infrastruktur minim Lesunya perekonomian dunia Investasi Rendah Layanan Perijinan Berbelit Aturan Tumpang tindih Tidak adanya sistem reward & punishment Lamanya waktu penerbitan ijin Rendahnya budaya melayani

FISHBONE ANALYSIS

Masih Berbelitnya Layanan Perijinan di Daerah A SDM Masih Berbelitnya Layanan Perijinan di Daerah A Sarpras Budaya melayani rendah Sarana pelayanan minim Tatalaksana Kurangnya SDM Pelaksana teknis Kurangnya Pemanfaatan IT Prosedur layanan investasi panjang dan berbelit Sulit akses peta lokasi potensial investasi Kewenangan tumpang tindih Aksesibilitas Koordinasi belum optimal Organisasi

TEORI MEDAN KEKUATAN

Terwujudnya Layanan Investasi di Daerah yang mudah, murah dan cepat ARAH PERUBAHAN Terwujudnya Layanan Investasi di Daerah yang mudah, murah dan cepat Budaya melayani rendah Kurangnya Pemanfaatan IT Prosedur layanan investasi panjang dan berbelit Tersedianya jaringan Internet yang memadai SDM yang Profesional dan Kompeten Pimpinan yang visioner dan inovatif FAKTOR PENDORONG FAKTOR PENGHAMBAT One Week Investment Services Free Investment Services Pelayanan Periijinan Berbasis IT (e-investment services)

TEORI TAPISAN

Free Investment Services TEORI TAPISAN Sasaran : Terwujudnya prosedur pelayanan perijinan investasi yang mudah, murah, dan cepat NO. ALTERNATIF EFEKTIVITAS KEMU-DAHAN BIAYA TO- TAL 1. 2. 3. One Week Investment Services Free Investment Services Pelayanan Periijinan Berbasis IT (e-investment services) 4 5 3 2 11* * ALTERNATIF YG DIPILIH ADALAH NO. 2

MASALAH & INOVASI Dalam proses / tahapan pemecahan masalah yang dilakukan, dimana letak INOVASI yang akan dilakukan oleh peserta Pim IV? MENCARI & MEMILIH MASALAH / ISU-ISU AKTUAL MENCARI PENYEBAB DOMINAN MENENTUKAN ALTERNATIF PEMECAHAN MENETAPKAN ALTERNATIF RENCANA TINDAK LANJUT Inovasi & Kreativitas

Identifikasi Inovasi AN Kriteria Ada tidaknya kebaruan (novelty) dalam sebuah perubahan; Ada tidaknya dampak positif atau kemanfaatan dari suatu inisiatif perubahan; Mampu tidaknya inisiasi perubahan memberi solusi terhadap masalah yg ada; Harus berkesinambungan (tidak tergantung pada inisiator / konseptornya) dan dapat direplikasikan; Memiliki kompatibilitas dengan sistem diluar dirinya, tidak membentur / melanggar sistem yg telah ada. INOVASI = Proses memikirkan & mengimplementasikan suatu gagasan yg memiliki unsur kebaruan (novelty) serta kemanfaatan (expediency). (Tri Widodo, 2014)

PENETAPAN SASARAN REFORM 1. Kinerja Pelayanan Bidang A 1. Mulailah dari kondisi yang diharapkan 2. Pelayanan Inovasi, Advokasi, dan Konsultasi 2. Tentukan sasaran reform 3. Pertajam fokus sasaran 3. Pelayanan Inovasi, Advokasi, dan Konsultasi secara cepat dan efektif 4. Tentukan sasaran atau Penetapan Sasaran Reform 4. Kemudahan dan peningkatan pelayanan Inovasi, Advokasi, dan Konsultasi CONTOH : Reform Pelayanan Inovasi AN

PENETAPAN SASARAN REFORM 1. Meningkatnya Kualitas pelayanan perizinan 1. Mulailah dari kondisi yang diharapkan 2. Prosedur dan Metode Pelayanan 2. Tentukan sasaran reform 3. Pertajam fokus sasaran 3. Terwujudnya Prosedur pelayanan yang mudah, murah, dan cepat 4. Tentukan sasaran atau Penetapan Sasaran Reform 4.a. Menurunkan biaya pelayanan perijinan investasi menjadi Rp. 0- b. Mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam perijinan investasi dari 3 bulan menjadi 1 minggu. c. Menciptakan layanan perijinan berbasis online

POSISI DIAGNOSTIC READING DALAM PROYEK PERUBAHAN Latar Belakang (Kesenjangan Kinerja/ Permasalahan Unit Kerja (dibuktikkan dengan data/informasi akurat), Penyebab dan Bagaimana Mengatasinya ide inovasi) Tujuan (Mengatasi permasalahan/ Kesenjangan kinerja) Manfaat ( Benefit dari Alternatif solusi) Keterkaitan Proper dengan Isu Strategis Lembaga  (Alasan dalam Penetapan Alternatif Prioritas)