KULIAH VAKSIN DAN IMUNISASI PERTEMUAN KE 7

PENCATATAN DAN PELAPORAN - Dlm manajemen prog sangat menentukan PENCATATAN DAN PELAPORAN - Dlm manajemen prog sangat menentukan . menunjang pelayanan imunisasi - Jadi dsr untuk membuat perencanaan maupun evaluasi. Alat2 Pencatat Data dasar -Setiap Puskesmas & fasilitas kes lainnya perlu system untuk mencacat data imunisasi. -Pencatatan data scr sitematis dan tetap ketika selesai melaksanakan pelayanan imunisasi -Membantu menindaklanjuti drop out & memecahkan masalah.

Alat2 pencacat data dsr --> hrs dimiliki Puskesmas & setiap Fas Kes : 1.Buku regester imunisasi 2.Kartu imunisasi 3.Buku stock vaksin 4.Buku grafik pencacatan suhu 5.Sistem untuk menindaklanjuti drop out

1.BUKU REGISTRASI IMUNISASI Membantu para petugas kes mencatat hsl pelay imunisasi Fas kes memp 2 buku register terpisah.Buku kuning : untuk hsl imunisasi dan satunya mencatat imunisasi TT yg diberikan kpd WUS yi: Buku KIA /Buku kohort ibu (buku merah). Untuk anak sekolah : buku registrasi imunisasi A.S untuk mencatat pelay imunisasi DT,TT,dan Campak pd A.S disimpan di sekolah SD.

Buku register berisi informasi yg diperlukan oleh Puskesmas & fas kes a.l: Nomer identitas Tanggal registrasi/ tgl kunjungan pertama Nama bayi Tgl lahir bayi Jenis kelamin bayi Nama dan alamat ibu / org tua Imunisasi yg diberikan Imunisasi TT yg diberikan kpd WUS tmsk ibu hamil.

Cat:. Sasaran yg berkunjung di tempat pelay segera dicatat Cat: * Sasaran yg berkunjung di tempat pelay segera dicatat. * Isi semua informasi kec. Kolom utk imunisasi, yg diisi setelah vaksinasi berikan. * Untuk setiap bayi baru datang pertama kali tp pernah menerima imunisasi difas lain entri baru dlm register,minta kartu imunisasi dan tandai imunisasi yg telah diterima oleh bayi .

Tabel: Contoh Buku Regester Imunisasi Bayi No Tgl pendaftaran Nama bayi lahir Jenis kelamin Nama ibu/ortu Imunisasi (hr/tgl/bln/th) Ket B C G Polio DPT Hep- DPT/HB Campak Cat: Pd imunisasi dicatat sesuai ketentuan program Nas !!! ( Polio 1,2,3,4 dst )

Tabel: Contoh Buku Regester TT WUS No Tgl Registrasi kunj Nama Tgl lahir/usia Alamat No. Kehamilan TT1 TT2 TT3 TT4 TT5 Ket

2. KARTU IMUNISASI Berisi riwayat & status imunisasi mis: KMS,Kartu TT, dg informasinya a.l: Nomer identitas khusus. Nama bayi Tgl lahir bayi Jenis kelamin bayi Nama dan alamat ibu Tgl setiap vaksinasi menurut dosis batas tanggal untuk imunisasi berikutnya Jadwal imunisasi Nasional Grafik monitoring.

Penting o.k : Berfungsi mengingatkan ortu atau sasaran kapan kbl lg ketempat pelay utk mdptk dosis berikutnya. Membantu petugas kes menentukan status imunisasi bayi terutama bl bk register tdk terpelihara dg baik/ bayi pindah. Survei cakupan imunisasi.

3.BUKU STOK VAKSIN Setiap bln stok vaksin hrs dilaporkan untuk menjamin tersedianya vaksin yg cukup dan memadai. Keluar msk vaksin terperinci menurut: jml, no batch, kondisi VVM, dan tanggal kedaluarso yg hrs dicatat dlm kartu stock,msg2 jenis vaksin memp stock tersendiri.

4. BUKU GRAFIK PENCATATAN SUHU. Dicatat 2 kali pagi dan sore sblm pulang. Dilakukan guna upaya perbaikan: -Bila suhu dibawah 2° C hrs mencurigai vaksin DPT.TT,dan DT yg telah beku lakukan uji kocokbuang vaksin yg rusak,dan buatlah catatan pd kartu stok vaksin. -Suhu diatas 8 °C segera pindahkan vaksin Heat Sensitive ke cold box, vaccine carrier atau thermos isi ckp cool pack/ kotak dingin cair, bila lbh dr 2 hr titipkan ke Puskesmas lain.

Ada 2 cara: a.Menggunakan buku register imunisasi 5.SISTEM UNTUK MENINDAKLANJUTI MEREKA YG GAGAL MENERIMA IMUNISASI ( drop out)   Ada 2 cara: a.Menggunakan buku register imunisasi Lakukan kajian ulang (review) setiap akhir bulan pd buku register imunisasi utk identifikasi sasaran yg gagal menerima dosis vaksin. Cont: Bayi dpt DPT1 bln February lakukan apa di bln Maret bayi dapat lg.

b.Kartu peringatan (reminder card) -Yg merupakan salinan dr kartu imunisasi dan simpan pemberian vaksinasi bln berikutnya. Cont: Bayi dpt DPT1 bln Januari mskk kartu peringatan pd bln February bln dmn DPT2 hrs diberikan. -Jk bayi dtg bayi hrs dberi DPT2Lakukan up date utk kartu peringatan dan mskk ke bln Maret dst. -Setiap bln review dan tindak lanjuti bl bayi tdk dtg menghub ibu atau minta bantuan anggota masy.

B. Membuat Laporan. - Data terkumpul digabungkan dlm suatu lap baik manual dan elektronik. - Dikirim ke tingkat yg lbh tinggiSetiap tingkat data dianalisa untuk meningkatkan program. - Format lap sebaiknya ditentukan di tk Kab / Nasional dan dibuat standar untuk semua fasilitas. - Salinan lap  dg tanggal dan tanda tangan dikirim dg asli disimpan utk digunakan di fasilitas kesehatan.

* Tepat waktu: Diberikan sblm batas waktu (deadline) 1.Menyiapkan laporan yg baik. Laporan hrs dipastikan oleh petugas kes : * Lengkap : Tdk ada yg dibiarkan kosong dan semua lap yg dtg dr tempat pelap telah diterima. * Tepat waktu: Diberikan sblm batas waktu (deadline) * Akurat : Lakukan pem ulang thd jml dan angka2 yg dilap benar sesuai angka2 sesungguhnya.

2.Hal yg hrs dimasukkan ke dlm lap fasilitas kesehatan a.Pelaporan ttg cak vaksinasi yg diberikan kpd bayi dan WUS : Hsl keg imunisasi di lap (buku kuning & merah) ditambah lap dr Pustu direkap di buku pencatatan imunisasi Puskesmas, Hsl imuniasi A.S di rekap di buku hasil imunisasi anak A.S. Hsl keg imunisasi di komponen statik dicatat sementara di buku bantu akhir bln direkap kebuku kuning atau merah sesuai dg desa asal sasaran. Lap hsl imunisasi dibalai pengobatan swasta dcatat di buku biru dr bln yg sesuai.

Setiap catatan di buku biru di buat rangkap dua, Lembar kedua dibawa ke Kab sewaktu mengambil vaksin/ konsultasi. b.Pelap KIPI setelah pemberian imunisasi c. Pelap ttg penggunaan vaksin dan vaksin vaksin terbuang. Dg mencatat jml awal dan akhir vaksin ,& jml yg diterima setiap bulan.  

3.Menyimpan data dan laporan Guna verifikasi dan jg pencarian kbl jk sewaktu-waktu diperlukan hrs disimpan di semua tingkat yg berbeda bs dlm btk salinan keras (hard copy) atau elektronik. Di Puskesmas atau unit pelay swasta, buku register dan lap disimpan utk  Rata2 tiga tahun tgt prosedur penyimpanan standar Nasional. Tk lbh tinggi bs mgnk computer,tp perlu disiapkan cadangan atau back up.Utk menghindari kehilangan data krn terjadi kerusakan system.

Fasilitas kes sebaiknya menyimpan selama tiga tahun untuk jenis2 berikut: a.Buku register imunisasi b.File peringatan atau system lainnya utk menindaklanjuti drop out c. Salinan lap bulanan. d.Grafik monitoring imunisasi e. Kartu stock. * Cat penting :Pengumpulan data akan berguna hanya jk data dianalisa scr tetap dan hsl analisa digunakan utk meningkatkan pemberian pelayanan.

C. Memantau Kerja Program Ada 2 alat pemantauan pd program imunisasi : 1.Pemantauan Wilayah Setempat (PWS) Berfungsi meningkatkan cakupan,sifatnya lebih memantau kuantitas program. Prinsip : Memanfaatkan data yg ada dr cakupan/lap cak imunisasi. Menggunakan indicator sederhana a l: DPT1: jangkauan/aksesibilitas pelayanan. Hepatitis B1<7 hr:jangkauan/aksesibilitas pelay.

- Campak : Tingkat perlindungan (efektifitas proram) - Polio 4 :Tingkat perlindungan (efektifitas program) - Drop out DPT1-Campak: Efisiensi/manajemen program. * Dimanfaatkan utk pengambilan keputusan setempat. * Teratur dan tepat waktu setiap bulan. * Lbh dimanfaatkan sendiri atau sebagai umpan balik guna mengambil tindakan. * Membuat grafik yg jelas dan menarik utk msg2 indikator yg berguna memudahkan analisa. * Grafik drop out. Analisa dg membandingkan pencapaian terhadap waktu (trend), target ( 1th, komulatif bulanan) & wilayah ( per- desa, per-kec, per- kab ,per-Prov).

2.Pembinaan Tujuan akhir program imunisasi yi: menurunkan angka kesakitan dan kematian thd PD3I. Cak yg tinggi hrs disertai dg mutu program yg tinggi pula. Meningkatkan mutu  pembinaan dr atas/ supervisi, utk mengefektifkan kegiatan supervisi dg alat bantu yi: ckecklist yg diisi: ya/ tdk.   Yg dipantau : Pengolahan PWS Analisa dan tindak lanjut PWS Pencatatan & pelaporan Cold Chain & logistic Peralatan dan Pelay imunisasi Tindak lanjut dan pemantauan dampak program imunisasi. Kemitraan.

Penanggung jwb Puskesmas hrs tau hsl supervisi shg bl ada masalah segera dpt dipecahkan dan ditindaklanjuti. Pimpinan Puskesmas jg bs mgdk supervisi intern/ pembinaan internal dg menggunakan hsl analisa supervise checklist. Dianjurkan dilaksanakan terpadu kpd lintas program maupun linsek shg mengetahui masalahnya dpt memikirkan cara pemecahannya dan bs membantunya.

D. Menganalisa Data Cakupan D.Menganalisa Data Cakupan. Perlu menyusun data scr tepat berdsrk daerah utk dpt memberikan cara sederhana utk menyusun dan menganalisa. Tabel : Penyusunan dan analisa data fasilitas kesehatan. Na ma De sa Cakupan imunisasi dalam 12 bln sebelumnya Analisa masalah Ting Kat pri ori tas Sa sar an Dosis vaksin yg diberikan Cakupan imunisasi Tdk di imunisasi Tingkat drop out Identifikasi masalah Kategori ma salah <1th DPT 1 DPT3 C A M P K DPT1 k DPT1- S E Peng guna Kate gori 1,2, 3…. Pri 1,2.. ….. a b c d e f g h i j l m n o

Cat: Bisa jg dgnk utk antigen lainnya : TT1, TT2+, Hep1,Hep3 dst Dengan cara: Daftar daerah masy yg dilayani ( kolom a) a.Daftar ttg jml penduduk sasaran utk bayi < 1tahun (kolom b) b.Masukkan jml dosis vaksin yg diberikan pd kelomp usia sasaran slm periode 12 bulan sbelumnya, mis: DPT1, DPT3, Camp(kolom c – e ) c.Menghitung cak imunisasi pd periode 12 bln sbelumnya, mis : DPT1, DPT3,Camp (kolom f-h).

1.Menghitung cakupan imunisasi Cakupan tahunan utk imunisasi anak(BCG,DPT3, Polio3, Campak, Hep B3). Prosentase cakupan vaksin= ∑ bayi <1th yg mdpt semua do yg dbthk utk bbrp vaks slm 12 bln terakhir X 100 Pddk Sasaran bayi usia <1 th atau kelahiran hidup

2. Menghitung jml bayi yg di imunisasi e 2.Menghitung jml bayi yg di imunisasi e.Menghitung jml bayi di imunisasi utk vaksin ttt atau WUS utk TT2+. Mis: Jml bayi yg blm mdpt vaksin campak adl: * Bayi yg blm di imunisasi dg vaksin Campak : Jml sasaran di kurangi bayi yg telah menerima vaksin Campak. * Jika jml anak yg di imunisasi lbh bsr dr sasaran, alasan hrs dicari. ( mis: data penduduk sas tdk memadai, bs termasuk kelomp usia lainnya, atau anak2 dr daerah lain)

3. Menghitung tingkat drop out f.Menghitung tk drop out tahunan, mis : DPT1-DPT3, DPT1-Campak, atau utk setiap kombinasi vaksin lainnya yg telah dipilih. -Tingkat drop out DPT1-DPT3 adl: Dosis DPT1 yg dbrk – dosis DPT3 yg dbrk X 100 Dosis DPT1 yg diberikan   -Tingkat drop out DPT1 – Campak adl: ygdiberikan Dosis DPT1 yg dbrk – dosis vaksin campak yg dbrk X 100 Dosis DPT1 yg diberikan

4.Mengidentifikasi & menggolongkan masalah utk setiap daerah yg dilayani. g.Menentukan kualitas akses pd kolom “m” (baik atau jelek) tgt pd cak DPT1 (mis pd latihan :“baik” bl > 80%, “ jelek” bl < 80% ) h.Menentukan “mutu penggunaan” pd kolom “n” (baik atau jelek ) tgt pd tk drop out ( mis:latihan :” baik” bl <10 % dan “jelek” bl > 10%. i. Menggolongkan masalah, tulislah angka kategori masalah. (1,2,3, atau 4) pd kolom “o”

5. Menggunakan data untuk memberikan prioritas pd. daerah 5.Menggunakan data untuk memberikan prioritas pd daerah. - Tentukan prioritas tertinggi yg memiliki sasaran paling byk, tdk hrs cak paling rendah. Cont: Memprioritaskan dg menggunakan cak vaksin Campak Nama Kab Penduduk Pddk usia <1th Cak Camp usia <1th Bayi yg di imunisasi Prioritas A 100.000 4.000 50% 2.000 2 B 75.000 3.000 60% 1.200 4 C 120.000 4.800 70% 1.440 3 D 10.000 400 20% 320 5 E 250.000 75% 2.500 1