SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PERTEMUAN PERTAMA

SISTEM Sistem adalah suatu kegiatan yang telah ditentukan caranya dan biasanya dilakukan berulang-ulang. Dalam konteks SPM, menurut Suadi (1995) maka sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang-saling berhubungan maupun yang tidak- yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan. Menurut Anthony (2004) sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas.

PENGENDALIAN Pengendalian adalah proses mengarahkan sekumpulan variabel untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Menurut Hansen dan Mowen (1995) pengendalian adalah proses penetapan standar, dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.

ELEMEN SISTEM PENGENDALIAN 1. Pelacak atau detector Suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan 2. Penilai atau assesor Suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi 3. Umpan balik atau effector Suatu perangkat yang mengubah perilaku jika assesor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut 4. Jaringan komunikasi Perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assesor dan antara assesor dan effector

MANAJEMEN * Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian pekerjaan anggota organisasi, serta pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan bekerja bersama. * Manajemen adalah seni mencapai tujuan melalui tangan orang lain. * Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Pengendalian manajemen adalah proses untuk memotivasi dan memberikan semangat orang-orang yang melaksanakan kegiatan-kegiatan demi mencapai tujuan organisasi. Sedangkan sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen Menurut Marciariello dan Kirby (1994) SPM sebagai perangkat struktur komunikasi yang saling berhubungan yang memudahkan pemrosesan informasi dengan maksud membantu manajer mengkoordinasikan bagian-bagian yang ada dan pencapaian tujuan organisasi secara terus menerus.

HAKEKAT PENGENDALIAN MANAJEMEN Organisasi terdiri dari manajer & karyawan harus dimotivasi dan dituntun agar melakukan apa yg diinginkan pimpinannya dan harus dikoreksi jika menyimpang dari arah pencapaian tujuan organisasi. Dasar dari semua proses pengendalian adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu variabel, atau sekumpulan variabel, guna mencapai tujuan tertentu. Variabel dapat berupa manusia, mesin, organisasi.

KEGIATAN PENGENDALIAN MANAJEMEN Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi Mengkomunikasikan informasi Mengevaluasi informasi Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka

Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja finansial dan non-finansial. Dimensi finansial memfokuskan pada “hasil-hasil” moneter-laba bersih, pengembalian atas modal dan seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan non-finansial, yaitu mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan semangat kerja karyawan.

TUJUAN SPM Tujuan perancangan suatu sistem pengendalian manajemen adalah: 1.Diperolehnya keterandalan dan integritas informasi; 2.Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, dan ketentuan yang berlaku; 3.Melindungi aset organisasi; 4.Pencapaian kegiatan yang efisien dan efektif.

FORMULASI STRATEGI Formulasi strategi merupakan suatu proses untuk memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Formulasi strategi ini meliputi pengembangan misi bisnis, analisa SWOT:mengidentifikasi peluang dan ancaman eksternal serta mengukur dan menetapkan kelemahan dan kekuatan internal dan menetapkan tujuan jangka panjang.

Pengendalian Tugas (Operasional) Pengendalian Tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi, hal itu melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dala proses pengendalian manajemen.

Contoh-contoh keputusan dalam fungsi perencanaan dan pengendalian Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas Mengakuisisi bisnis yang tak terkait Memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk Mengkoordinasi pesanan yang masuk Memasuki bidang bisnis baru Memperluas pabrik Menjadwalkan produksi Menambah penjualan langsung Menentukan anggaran iklan Memesan iklan tv Menerapkan kebijakan dibidang SDM Menerapkan program rekrutmen Memelihara dokumen kepegawaian Berikan 3 contoh yang lain terkait dengan contoh keputusan formulasi strategi, pengendalian manajemen dan pengendalian tugas !

Pedoman Standar Pengendalian Intern yang menguraikan persyaratan suatu sistem pengendalian manajemen ke dalam 2 (dua) bagian yaitu : Standar Umum Standar Rinci

STANDAR UMUM a.Keyakinan yang Memadai: Pengendalian harus memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian manajemen akan dapat tercapai. b.Dukungan Perilaku: Manajemen dan personil suatu entitas harus memelihara suatu sikap perilaku yang mendukung suatu sistem pengendalian manajemen. c.Integritas dan Kompetensi: Mereka yang terlibat dalam kegiatan suatu sistem pengendalian manajemen harus memiliki suatu tingkat profesionalisme dan integritas pribadi serta kompetensi yang memadai untuk mengoperasikan pengendalian supaya tujuan sistem pengendalian manajemen dapat tercapai. d.Tujuan pengendalian: Tujuan pengendalian secara spesifik, menyeluruh, dan beralasan harus diidentifikasi atau dikembangkan untuk setiap kegiatan organisasi. e.Pengendalian Monitoring: Manajemen secara terus menerus memonitor keluaran (output) sistem pengendalian dan mengambil tindakan perbaikan atas penyimpangan atau deviasi.

STANDAR RINCI a.Pendokumentasian: Kejadian-kejadian yang terstruktur, menyeluruh, dan signifikan didokumentasikan dengan jelas. Dokumen tersebut harus tersedia saat diperlukan. b.Pencatatan Suatu Transaksi Dilakukan Tepat Waktu dan Benar: Transaksi-transaksi yang terjadi harus dicatat pada waktu yang tepat dan diklasifikasikan dengan benar. c.Otorisasi dan Pelaksanaan Transaksi: Transaksi-transaksi harus diotorisasikan dan dilaksanakan dengan benar oleh personil yang bertanggung jawab. d.Pemisahan Tugas: Kegiatan pemberian otorisasi, pemrosesan, pencatatan, dan reviu harus dilaksanakan oleh personil yang berbeda (tidak sama). e.Supervisi: Supervisi harus dilakukan oleh personil yang kompeten dan dilaksanakan secara bersinambungan untuk meyakinkan pencapaian tujuan pengendalian manajemen. f.Akses pada Sumber Daya/Catatan dan Akuntabilitasnya: Akses pada sumber daya dan catatan harus dibatasi, hanya oleh personil yang memiliki kewenangan yang kemudian harus memberikan akuntabilitas atas pengelolaan sumber daya dan pemeliharaan atas catatan. Aspek ini harus diverifikasi secara periodik dengan membandingkan jumlah yang tercatat dengan fisiknya.