Management Information Systems (Chapter 6) Valentinus Roby Hananto STIKOM SURABAYA

Learning outcome Mahasiswa mampu menjelaskan karakteristik Sistem Informasi Manajemen. Mahasiswa mampu menjelaskan sistem informasi sumber daya manusia (SDM) Mahasiswa mampu menjelaskan SIM pada SDM dengan notasi BPMN.

MATERI Sistem Informasi Manajemen (SIM) Fungsi SIM Karakteristik SIM Karakteristik Pengambilan Keputusan Karakteristik Output pada SIM Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) Fungsi Rekruitmen dan Seleksi SDM BPMN pada Rekruitmen SDM Latihan BPMN pada Seleksi SDM

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) Merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Sistem informasi Manajemen yaitu serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodic, comparative, summary, exception, agregate. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan.

Karakteristik SIM Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang menyediakan informasi untuk kebutuhan pimpinan tingkat menengah (manajer), baik pada unit-unit kerja maupun pada sub-unit dalam lingkungan organisasi. SIM menggunakan data dari sistem pengolahan transaksi bersama dengan data lainnya, untuk diolah menjadi laporan tertentu. Sistem Informasi Manajemen (SIM) sering juga disebut sebagai Management Reporting System (MRS) atau sistem pelaporan manajeman, karena sistem ini menghasilkan berbagai macam laporan untuk kepentingan manajemen, terutama tentang berbagai hal yang berkaitan dengan pengelolaan, pengontrolan, dan pengembangan organisasi.

Karakteristik SIM Beberapa karakteristik utama dari SIM adalah: Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, dimana prosedur, pengambilan keputusan, arus informasi, format laporan dsb, sudah terdefinisi. Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Menyediakan laporan untuk keperluan pengambilan keputusan Mempermudah akses informasi untuk keperluan manajemen

Karakteristik SIM Pada organisasi yang telah mapan SIM biasa ditemukan dalam bentuk sistem informasi fungsional seperti: Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia, Sistem Informasi Manajemen Produksi dan Operasi, Sistem Informasi Manajemen Keuangan, Sistem Informasi Manajemen Pemasaran, dan berbagai sistem informasi lainnya sesuai dengan kebutuhan tiap-tiap unit kerja dalam lingkungan organisasi. Namun yang perlu ditekankan adalah sistem-sistem fungsional ini jangan sampai menjadi sistem yang ter- isolasi, berdiri sendiri, tanpa ada koneksi dengan sistem lainnya, karena sistem-sistem tersebut harus ber- sinergi dalam penyediaan informasi untuk kebutuhan manajemen organisasi.

Karakteristik pengambilan keputusan

Karakteristik pengambilan keputusan Terstruktur: mengacu pada permasalahan rutin dan berulang untuk solusi standar yang ada. Prosedur untuk mendapat solusi optimal sudah diketahui. Tak terstruktur: adalah “fuzzy”, permasalahan kompleks dimana tak ada solusi serta merta. Biasanya diselesaikan dengan intuisi manusia. Semi terstruktur: terdapat beberapa keputusan terstruktur dan tak terstruktur. Mengkombinasikan prosedur standar dengan intuisi manusia.

Karakteristik output (laporan) Periodic: Diproduksi pada interval waktu yang telah ditetapkan Misalnya daftar gaji setiap bulan, laporan perkembangan setiap triwulan, laporan akhir tahun, dsb. Summarized: Informasi agregat dalam suatu bentuk tertentu (Sum, Average, Count) Exception: Hanya menunjukkan sebuah subset informasi yang tersedia laporan yang hanya muncul pada saat terjadi sesuatu yang luarbiasa atau tidak normal dalam organisasi, misalnya ketika terjadi kerugian yang sangat besar, atau ketika terjadi keuntungan yang sangat besar, dan sebagainya. Ketika pemesanan barang melampaui batas toleransi misalnya satu minggu, maka jenis barang yang terlambat ini perlu dilaporkan agar bisa diambil tindakan lebih lanjut.

KarakteriStik output (laporan) Comparative: menunjukkan dua atau lebih kumpulan dari informasi yang sejenis laporan yang menunjukkan perbandingan antara dua atau lebih dari dua informasi yang serupa untuk bisa dibandingkan, misalnya perbandingan antara penjualan barang triwulan pertama dan triwulan kedua, sehingga dapat dilakukan suatu tindakan apabila ternyata ada penurunan. Incendental: Laporan yang sewaktu-waktu diminta oleh manajemen, biasa juga disebut sebagai demand report atau ad-hoc report, formatnya ditentukan pada saat diperlukan, biasanya terjadi ketika rapat pimpinan memerlukan data penting.

Manajemen sumber daya manusia Merupakan suatu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan perusahaan (Mangkunegara, 2013).

Rekrutmen & seleksi Rekrutmen adalah suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan tambahan karyawan yang melalui tahapan yang mencakup identifikasi dan evaluasi sumber-sumber rekrutmen, penentuan kebutuhan karyawan, seleksi, dan penempatan posisi kerja. Seleksi adalah proses yang melibatkan banyak pilihan dari berbagai objek dengan mengutamakan beberapa objek yang akan dipilih. Dalam kepegawaian, seleksi membatasi jumlah karyawan yang dapat dikontrak kerjakan dari pilihan calon-calon karyawan yang berpotensi.

Proses bisnis rekrutmen SDM Pelamar Mengajukan Surat Lamaran & CV beserta data Pelengkap Administrasi Personalia Mengecek batas periode pendaftaran Mengkategorikan surat lamaran berdasarkan lowongan kerja Menyeleksi surat lamaran berdasarkan persyaratan lowongan Merekap surat lamaran telah terseleksi Kepala Personalia Melakukan persetujuan surat lamaran yang terseleksi Membuat surat panggilan Memanggil pelamar berdasarkan panggilan

Rule pada Proses bisnis rekrutmen sdm No Stakeholder Proses Bisnis Rule 1 Administrasi Personalia Mengkategorikan dan menyeleksi surat lamaran R1: Surat lamaran yang dikirim melebihi batas periode ditutup akan didiskualifikasi. R2: Surat lamaran yang tidak lulus seleksi administrasi (persyaratan umum) akan didiskualifikasi. 2 Kepala Personalia Melakukan persetujuan surat lamaran yang terseleksi R3: Melakukan persetujuan surat lamaran berdasarkan data yang sudah direkap sebelumnya 3 Membuat surat panggilan -

Proses bisnis rekrutmen sdm(bpmn)

Proses bisnis seleksi SDM Administrasi Personalia Melakukan pembobotan Kompetensi Membuat form wawancara berdasarkan kompetensi Melakukan penilaian tahap Penyeleksian Membuat surat keputusan Kepala Personalia Melakukan tes wawancara 1 berdasarkan pelamar yang dipanggil Melakukan tes wawancara 2 berdasarkan pelamar dengan jabatan asisten manager Melakukan tes psikotes pada pelamar yang telah mengikuti wawancara tahap 2 HRD Manager Melakukan Persetujuan Penerimaan Karyawan

Proses bisnis berdasarkan stakeholder No Stakeholder Proses Bisnis Rule 4 Kepala personalia Proses seleksi pelamar R4: Peraturan yang berlaku, yaitu: Dalam tahap wawancara 1, surat panggilan digunakan sebagai validasi dan surat lamaran sebagai referensi. Wawancara 2 hanya berlaku untuk jabatan assistant manager atau manager ke atas R5: Peraturan yang berlaku, yaitu: Dalam tahap wawancara 2, surat lamaran dan hasil dari wawancara 1 digunakan sebagai referensi Wawancara 2 merupakan kewenangan pihak HRD Manager atau Direktur R6: Psikotes dilakukan oleh pihak ketiga 5 HRD Manager Melakukan persetujuan penerimaan karyawan R7: HRD Manager melakukan persetujuan penerimaan karyawan berdasarkan daftar pelamar yang lulus seleksi yang telah direkap sebelumnya 6 Administrasi Personalia Membuat surat keputusan -

Latihan soal pada Proses bisnis seleksi SDM Buat BPMN pada proses bisinis seleksi SDM serta rule/aturan yang telah ditetapkan. Buat Laporan terkait dengan proses bisinis seleksi SDM berdasarkan karakteristik output SIM.