PENGUMPULAN DATA DI SARANA PELAYANAN KESEHATAN Materi ke-7 Mata Kuliah ManDatKes S1 Kesmas

PENGUMPULAN DATA PELAYANAN PRIMER Pelayanan kesehatan primer = Primary Health Care  Puskesmas SP2TP atau SP3 = Sistem Pencatatan dan Pelaporan (Terpadu) Puskesmas SP2TP = kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga, dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas berdasarkan SK Menkes No. 63/MENKES/ SK/II/1981 Ruang Lingkup = konsep wilayah kerja Puskesmas

SP2TP  Tujuan Umum : - didapatnya semua data hasil kegiatan puskesmas ( Puskesmas dengan TT, Pustu, Pusling, Bidan Desa dan Posyandu) dan data terkait - dilaporkannya data tsb ke jenjang administrasi di atasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat

SP2TP Tujuan Khusus : 1. Tercatatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas dan data yang berkaitan dlm format yang telah ditentukan secara benar, berkelanjutan dan teratur 2. Terlaporkannya data tsb kepada jenjang yang lebih atas sesuai kebutuhan 3. Terolahnya data menjadi informasi di Puskesmas dan setiap jenjang administrasi diatasnya, shg bermanfaat mengetahui permasalahan kesmas serta rumuskan cara penanggulangannya secara tepat

SP2TP Tujuan Khusus : 4. Diperolehnya kesamaan pengertian ttg SP2TP : DO, tata cara pengisian format, pengolahan data menjadi informasi dan mekanisme pelaporannya 5. Mantapnya pelaksanaan SP2TP di semua jenjang administrasi, shg dpt berhasil guna dan berdaya guna dlm pengelolaan upaya kesehatan masyarakat

PERKEMBANGAN SP3 SP2TP  SP3 berupa tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan Puskesmas, meliputi : keadaan fisik, tenaga, sarana, dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai Puskesmas Proses pelaksanaan SP3 : 3 hal = - pencatatan - pelaporan - pengolahan/ analisis/ pemanfaatan Pencatatan hasil kegiatan dalam buku register  direkapitulasi dalam format SP3

SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS Pengertian = pencatatan dan pelaporan yang harus dibuat oleh puskesmas dan direkapitulasi setiap tingkat dengan waktu tertentu Sistem ini = satu kesatuan yang terdiri dari komponen yang saling berkaitan, berintegrasi, dan punya tujuan tertentu, merupakan gabungan berbagai macam kegiatan upaya yankes puskesmas  meringankan beban kerja puskesmas

RUANG LINGKUP SP3 Konsep wilayah kerja Puskesmas, mencakup semua kegiatan Puskesmas (Bidan Desa, Pustu, Pusling, Puskesmas dengan tempat tidur) Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat = - ketenagaan Puskesmas - sarana yang dimiliki Puskesmas - kegiatan pokok Puskesmas (dalam maupun luar gedung)  Laporan SP3 dengan sistem tahun kalender : periode bulanan, triwulan, dan tahunan

Mekanisme sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas Jenis register yang dipakai oleh pelaksana program untuk pencatatan hasil kegiatan  registrasi yang berlaku sesuai ketentuan dan kebutuhan program dalam pemantauan dan evaluasi Data yang diterima masing-masing pelaksana kegiatan : - Puskesmas (dalam maupun luar gedung); - BP, BKIA swasta - petugas - W1 dan W2 (KLB)  dicatat dalam buku register masing-masing program

Mekanisme sp3 3. Masing-masing pelaksana program merekapitulasi data ke lembar transformasi dan dipindahkan ke format laporan SP3 standard 4. Rekapitulasi bentuk laporan dikirim : - koordinator SP3  2 lembar dan rangkap 2: arsip dan dikirim ke koordinator SP3 Dati II - masing-masing pengelola program terkait di Dati II

Mekanisme sp3 5. Pengolahan di Pemerintah Daerah (Dati II dan Dati I) : - pengolahan data dari hasil laporan tingkat Puskesmas dilakukan Dati II dan hasil entry data dikirimkan ke Koordinator SP3 Dati I - pengolahan data dari hasil laporan tingkat Dati II dan untuk pengelola program mengolah data sesuai kebutuhan masing- masing program

Pencatatan Puskesmas 1. Register Rawat Jalan (R.I) = - digunakan : unit pelayanan kesehatan (BP) di Puskesmas/ Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan posyandu (meja 5); kunjungan rumah - pasien : > 5 tahun, kecuali bumil/menyusui - pemegang : perawat/ dokter - kegiatan Pusling, posyandu, kunjungan rumah pada masing-masing lokasi dibuatkan 1 buku R.I dan datanya tidak perlu dipindahkan ke R.I dalam gedung Puskesmas/ Pustu - sumber data : dalam gedung (Kartu status); luar gedung langsung pasien (bila tidak ada kartu status)

Pencatatan Puskesmas 2. Register Rawat Jalan Pelayanan Gigi (R.I.1) : - digunakan : unit pelayanan kesehatan gigi puskesmas - pemegang/ yang mengerjakan : Dokter gigi atau Perawat gigi - sumber data : kartu status kesehatan gigi

Pencatatan Puskesmas 3. Register Ibu Hamil/ Menyusui (R.I.2) = - digunakan : Unit pelayanan KIA di Puskesmas/ Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan Posyandu (meja 5) - pasien : bumil dan ibu menyusui - Pemegang/ petugas : Bidan / dokter - kegiatan di Pusling, Posyandu, kunjungan rumah pada masing-masing lokasi dibuatkan 1 buku R.I dan datanya tidak perlu dipindahkan ke R.I.2 dalam gedung Puskesmas/ Pustu - sumber data : dalam gedung (Kartu status Bumil/ menyusui); luar gedung (langsung masuk R.I.2)

Pencatatan Puskesmas 4. Register Kesehatan Lingkungan (R.III) = - digunakan : kegiatan kesehatan lingkungan - pemegang : petugas kesehatan lingkungan 5. Register Penyuluhan Kesehatan Masyarakat (R.IV) = - digunakan : unit PKM - pemegang/ yang mengerjakan : petugas PKM - catatan : kegiatan penyuluhan yang dilakukan semua program di Puskesmas (register ini); masing-masing pengelola program membuat buku bantu tentang kegiatan penyuluhan sebelum masuk register

Pencatatan Puskesmas 6. Register Imunisasi (R.V) : - digunakan : kegiatan Posyandu (imunisasi-setiap posyandu 1 buku) - pasien : balita (1 buku); bumil (1 buku) - Pemegang : juru imunisasi/ bidan - catatan : kegiatan masing-masing Posyandu dibuatkan 1 buku, masing-masing untuk balita maupun ibu hamil

Pencatatan Puskesmas 7. Register laboratorium (R.VI) = - digunakan : unit laboratorium Puskesmas - pemegang/ yang mengerjakan : petugas laboratorium - digunakan untuk mencatat kegiatan laboratorium baik aktif maupun pasif (ACD dan PCD)

PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN SEKUNDER Pelayanan kesehatan sekunder = pelayanan rujukan kuratif berupa Rumah Sakit Pengumpulan data dapat berupa paper atau komputerisasi. Database dengan komputerisasi menghasilkan informasi pasien secara sistematis, bila dibandingkan dengan rekam medis manual yang seharusnya dapat dikumpulkan dalam format yang telah ditentukan (standar). Bentuk instrument atau sarana pengumpulan data berupa : dokumen rekam medis, sensus harian, formulir pendaftaran, formulir asuhan keperawatan, register pasien, resep, hasil pemeriksaan penunjang.

PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN SEKUNDER Pengumpulan data di rumah sakit meliputi : 1. Data pasien non-rawat inap = data yang dkumpulkan untuk pasien gawat darurat, rawat jalan, klinik atau pasca pengobatan harus terdiri dari: identifikasi pasien sebagai pasien rawat inap; riwayat yang sesuai untuk menunjukkan penyakit atau kondisi fisik; pengamatan klinis; laporan dari test dan prosedurnya seperti imunisasi, skreening kesehatan; hasil dari visit contohnya follow-up perkembangan pengobatan, pendaftaran di rumah sakit; grafik tumbuh kembang anak; informasi yang medukung dari korespondensi dokter atau perawat; tanda tangan dari rumah sakit yang mengindikasikan perawatan pasien sebagai bentuk tanggung jawabnya

PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN SEKUNDER Pengumpulan data di rumah sakit meliputi : 2. Data dari pasien klinis spesialis rawat inap = di berbagai negara, dokter spesialis mengatur pasien untuk berkonsultasi dari kondisi yang spesifik : a. Pasien rawat inap spesialis merupakan seorang pasien dengan kasus kronik seperti hipertensi, diabetes, dsb, pasien anak-anak atau pasien rawat inap yang lama, mereka harus membuat janji untuk konsultasi ke dokter spesialis.

PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN SEKUNDER Pengumpulan data di rumah sakit meliputi : 2. Data dari pasien klinis spesialis rawat inap = di berbagai negara, dokter spesialis mengatur pasien untuk berkonsultasi dari kondisi yang spesifik : b. Suatu saat di klinik, perjanjian harus dicatat sebagai pasien datang atau tidak datang, karena informasi ini dibutuhkan untuk mengukut beban kerja masing-masing klini dan menentukan jumlah kunjungan untuk berikutnya

PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN SEKUNDER Pengumpulan data di rumah sakit meliputi : 2. Data dari pasien klinis spesialis rawat inap = di berbagai negara, dokter spesialis mengatur pasien untuk berkonsultasi dari kondisi yang spesifik : c. Pada akhir bulan dicatat untuk jumlah kunjungan pasien yang datang dan tidak datang sebagai laporan bulanan d. Laporan statistik lainnya akan dikumpulkan dengan cara yang sama untuk semua pasien rawat jalan

PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN SEKUNDER Di beberapa negara rekam medis pasien tidak disimpan pihak rumah sakit, pada situasi ini dokumen kunjungan petugas perawatan dengan Rekam Kesehatan yang dipegang pasien, dokumen ini berisi kondisi ibu maternal atau bayi, atau pasien dapat meminta dalam bentuk buku perawatan yang dijual rumah sakit. Penggunaan dokumen ini dapat mengurangi masalah penyimpanan yang banyak untuk pasien rawat jalan.

PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN SEKUNDER Dokumen yang disimpan pasien sendiri, sering ditemukan permasalahan, yaitu : pasien sering lupa membawa reka kesehatannya untuk rawat jalan, rekam kesehatannya yang dapat hilang, dan rekam kesehatan yang dapat rusak Dokumen tersebut juga sulit untuk dilakukan pengawasan terhadap kualitas dokumennya, sehingga diperlukan pendidikan bagi pasien untuk merawat dokumennya

PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN SEKUNDER Pengumpulan data di rumah sakit : 3. Sensus Data rumah sakit : merupakan bentuk dari pengumpulan data yang dikumpulkan berdasarkan rekam kesehatan atau rekam medis pasien yang berupa sensus harian pasien rawat inap, pasien gawat darurat, dan pasien rawat jalan di rumah sakit. Data yang dikumpulan harus akurat dan reliabel untuk menjamin kualitas informasi yang dihasilkan.

PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN SEKUNDER Pengumpulan data di rumah sakit : Data pasien rawat inap harus dikumpulkan oleh staf perawat yang direkam setiap harinya dan diproses oleh petugas pendaftaran atau perekam medis, yang meliputi : Sensus harian pasien rawat inap : jumlah seluru pasien setiap hari, jumlah pasien yang mendapatkan pelayanan, pasien yang masuk dan keluat pada hari yang sama Jumlah pendaftaran harian Jumlah perpindahan pasien Jumlah pasien yang keluar dan yang meninggal