PERTEMUAN 8 MANAJEMEN OPERASI JASA (EKMA4369) Pokok Bahasan Modul 8 PERENCANAAN SUMBER DAYA

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) 1. Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning atau ERP) merupakan proses dalam perusahaan yang berada pada bidang fungsional, unit- unit bisnis, wilayah geografis, dan lini produk. konfigurasi sistem informasi yang mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis. mengkombinasikan data persediaan dengan data keuangan, penjualan, sumber daya manusia yang memungkinkan organisasi menetapkan harga barang atau jasa, menghasilkan laporan keuangan, dan mengelola karyawan, bahan, dan keuangan secara efektif. dapat mengurangi biaya operasi, meningkatkan efisiensi proses, memperbaiki tanggapan pelanggan. menyediakan informasi untuk mengambil keputusan secara terintegrasi mampu menstandarisasi proses dan mempelajari praktek-praktek terbaik yang melekat pada sistem ERP untuk menjamin kualitas dan dapat digunakan untuk membuat prediksi dalam bisnis global dengan mengurangi siklus waktu dari pemesanan hingga penyampaian

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) Keberhasilan ERP dipengaruhi oleh: Interaksi, asosiasi, dan mengarahkan pengguna dan tim proyek ERP Komunikasi antara pengguna dan tim proyek ERP Domain pengetahuan dan keahlian yang ditunjukkan oleh tim proyek ERP Keinginan dan komitmen tim proyek ERP untuk membantu dan mendukung mengadopsi sistem. ♣ Dalam perencanaan sumber daya, perusahaan jasa harus berfokus pada mempertahankan kapasitas untuk melayani pelanggan. ∞ Permintaan di perusahaan jasa termasuk permintaan yang tergantung (dependent demand).

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) Tantangan terbesar manajer operasi jasa adalah kesesuaian permintaan jasa dengan kapasitas (penawaran) jasa. Kegiatan menyesuaikannya disebut perencanaan agregat (aggregate planning) ↓ berperan mengkonversi atau mengubah jenis perencanaan pemasaran strategis atau peramalan permintaan yang berkaitan dengan perencanaan jangka panjang ke dalam kebutuhan kapasitas secara keseluruhan Manajer operasi jasa harus mampu menerjemahkan strategi pelayanan ke dalam sistem penyampaian pelayanan dengan berbagai pengintegrasian tugas, seperti : Menentukan dimensi pelayanan pelanggan yang merupakan keunggulan bersaing dan sensitive hygiene dimensions untuk mencapai kepuasan pelanggan. Permintaan pelanggan yang menjelaskan ciri/variasi permintaan dan mengubah bauran pelayanan. Target produktivitas sumber daya. Hambatan sumber daya atau tindakan yang dapat dilakukan manajer.

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) ☼ Perencanaan sumber daya berkaitan dengan penugasan dari sejumlah orang pada waktu dan tempat yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan dengan efisien ☼ Proses perencanan (dari peramalan atau rekrutmen hingga penentuan jumlah karyawan) digunakan untuk mencapai tujuan. ERP berperan dalam mengembangkan budaya kolektif dalam perusahaan Manfaat ERP antara lain: mengurangi cycle time; mengurangi biaya persediaan; meningatkan kemampuan untuk terus mengadakan perbaikan dalam penyediaan informasi strategik; menambah banyaknya kesempatan untuk mengadakan pengembangan; meningkatkan kebutuhan staf selama dan setelah penerapan; mengurangi perbaikan yang tambal sulam; meningkatkan standarisasi dan integritas sistem (Bingi et al., 1999; Light et al., 2001).

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) 2. Manajemen Rantai Pasokan Definisi : integrasi proses bisnis dari pelanggan akhir melalui pemasok yang menyediakan produk, pelayanan dan informasi yang menambah nilai bagi pelanggan kegiatan yang terintegrasi dalam pengadaan bahan baku, mentransformasikannya menjadi barang dalam proses dan barang jadi, dan menyerahkannya kepada pelanggan Kegiatan ini mencakup penentuan transportasi dari pemasok, transfer secara kredit atau tunai, pemasok, distributor, dan pihak pemberi kredit (bank), hutang dan piutang, persediaan dan penggudangan, pengisian pesanan, informasi proses produksi, dan ramalan permintaan pelanggan jaringan kerja yang mentransformasikan bahan baku ke distribusi produk yang melibatkan baik satu perusahaan atau dengan perusahaan lain pendekatan terintegrasi yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian bahan baku dan informasi dari pemasok ke pelanggan akhir

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) melibatkan koordinasi fungsi-fungsi organisasi internal dan eksternal ke dalam fasilitas aliran barang dan jasa yang terbaik menjamin kualitas pelayanan kepada pelanggan dengan memperbaiki komunikasi dan informasi cara mendorong keunggulan bersaing dan kinerja organisasional dalam pasar domestik dan pasar global Indikator kinerja perusahaan manufaktur : biaya kualitas, fleksibilitas, penyampaian

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) 3. Peramalan Permintaan merupakan titik awal dalam semua perencanaan menyediakan estimasi banyaknya pelayanan atau jasa yang dapat dijual oleh organisasi peramalan permintaan dapat dilakukan secara mingguan, bulanan, tahunan meliputi banyaknya pelanggan, banyaknya jam kerja untuk menawarkan pelayanan, berbagai macam pelayanan yang ditawarkan, dan unit produk yang ditawarkan Teknik peramalan dapat digunakan untuk meramalkan permintaan pelanggan, dengan klasifikasi pertimbangan (judgment), penghitungan (counting), perjalanan waktu (time series), dan sebab-akibat Metode pertimbangan menggunakan pengalaman manajer, intuisi, sistem nilai, dan beberapa pendapat para pakar

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) B. PERENCANAAN KAPASITAS 1. Manajemen Kapasitas Definisi Kapasitas: banyaknya output yang dapat dicapai oleh sistem dalam periode waktu tertentu banyaknya pelanggan yang dapat dilayani oleh pemberi jasa pada jangka waktu tertentu Manajemen Kapasitas kemampuan untuk menyeimbangkan permintaan pelanggan dan kemampuan sistem penyampaian pelayanan untuk memuaskan pelanggan menunjukkan permasalahan tambahan perusahaan manufaktur Tujuan Manajemen Kapasitas , meminimalkan waktu tunggu pelanggan dan menghindari kapasitas menganggur, dengan tujuan pada waktu permintaan datang dapat dilayani dengan cara yang paling efisien

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) Definisi Kapasitas pelayanan: hasil yang dapat dicapai per unit waktu fasilitas pendukung kuantitas output tertinggi yang mungkin dapat dicapai dalam periode waktu tertentu dengan menggunakan karyawan, fasilitas, dan peralatan yang telah dikenal. harus dikelola untuk mencapai penggunaan optimal Ada empat pilihan umum dalam pengendalian operasi, yaitu mengubah kapasitas, menangani persediaan dalam mengantisipasi permintaan, mengharapkan pelanggan untuk menunggu pelayanan, mempengaruhi permintaan dengan cara lain

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) Menurut Meredith (1992) Hambatan utama kapasitas dalam jangka pendek adalah berkaitan dengan permintaan yang tidak diharapkan. yaitu: Meningkatkan sumber daya, dengan cara menggunakan kerja lembur, menambah shift, menggunakan karyawan sementara (temporary workers), menggunakan karyawan paruh waktu, menyewa sumber daya, dan menggunakan subkontrak. Memperbaiki penggunaan sumber daya, dengan cara mengatur shift, program janjian, akumulasi stok, dan antrian permintaan. Memodifikasi produk, dengan cara menstandarisasi produk, membuat penerima mengerjakan sebagian dari pekerjaan, mengubah operasi pelayanan ke dalam operasi produk yang dapat dirinci. Memodifikasi permintaan dengan cara variasi produk, mengadakan promosi. Tidak memuaskan permintaan, tidak menawarkan sejumlah pelayanan

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) 2. Perencanaan Kapasitas Pelayanan proses perencanaan penjualan dan operasi, memproses informasi dalam standar waktu, aliran, dan informasi lain mengenai bagaimana perusahaan menghasilkan jasa atau produk, dan rencana input yang diperlukan dapat membuat laporan bagi manajer dalam berbagai bidang seperti sumber daya manusia, pembelian, penjualan dan pemasaran, dan keuangan dan akuntansi Menurut Haksever et al. (2000), perencanaan kapasitas mudah dilakukan di perusahaan manufaktur, namun sulit dilakukan di perusahaan jasa. Hal ini disebabkan: Pelayanan bersifat mudah rusak atau tidak tahan lama (perishable), sehingga pelayanan dikonsumsi saat pelayanan tersebut dihasilkan. Kapasitas maksimum dari beberapa sistem pelayanan tidak mempunyai fleksibilitas. Permintaan pada beberapa jasa atau pelayanan lebih sulit diprediksi. Variabilitas dalam waktu pelayanan. Banyak pelayanan berada di luar batas lokasi.

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) 3. Manajemen Kapasitas dan Manajemen Permintaan Permintaan dan kapasitas harus disesuaikan, sehingga manajemen permintaan harus dapat menangani kesepakatan, reservasi, atau peraturan first-come first-served. Dari sisi penyedia jasa, bila pengelolaan permintaan tidak dapat dilakukan, pengelolaan kapasitas dapat dilakukan dengan cara : mengubah penjadwalan karyawan dengan pilihan kerja penuh (full-time), karyawan sementara (temporary staff), karyawan paruh waktu (part-time staff).

STRATEGI OPERASI JASA (Pertemuan 3) a. Pilihan Pengelolaan Kapasitas (Capacity Management Option atau CMO) Pilihan manajemen kapasitas yang digunakan adalah menyewa dan menghentikan karyawan, menggunakan kapasitas yang berlebih dalam jangka pendek menggunakan penjadwalan staf ekstra, menggunakan kerja lembur, mengijinkan antrian atau menunggu. b. Manajemen Permintaan (Demand Management atau DM) Hubungan yang dekat dengan penjadwalan berdasarkan janji bertemu adalah menggunakan reservasi untuk menjual jasa dan pada waktu pemesanan adalah tepat untuk meningkatkan kesempatan bahwa pelayanan akan menggunakan kapasitas yang tersedia Manajemen hasil menggunakan reservasi seperti banyaknya DMO, termasuk pemesanan, memilah-milah pelanggan, dan harga yang berbeda berdasarkan pada permintaan yang diharapkan dari kelompok-kelompok pelanggan yang berbeda

STRATEGI OPERASI JASA (Pertemuan 3) Strategi yang dapat digunakan untuk mengelola penawaran yang dapat diterapkan pada semua organisasi jasa, yaitu: Mengubah level kekuatan kerja untuk mangantisipasi permintaan puncak dan permintaan paling rendah Pelatihan karyawan dengan berbagai bidang keahlian Karyawan paruh waktu Meningkatkan partisipasi pelanggan Menyewa peralatan Memperluas/merenovasi fasilitas Otomasi Menambah jam pelayanan Menyusun jadwal alat dan praktek dengan lebih baik

PERENCANAAN SUMBER DAYA (Pertemuan 8) Strategi lain yang juga banyak digunakan di perusahaan jasa adalah menawarkan pelayanan melalui reservasi atau janji ketemu Manfaat reservasi adalah menjamin pelayanan sesuai dengan jadwal yang ditentukan, menghemat waktu pelanggan bila harus antri, mengurangi kegelisahan pelanggan karena khawatir tidak tersedianya pelayanan yang diperlukan

STRATEGI OPERASI JASA (Pertemuan 3) Terimakasih