MEMBANGUN TIM EFEKTIF

Kompetensi Kemampuan membangun tim efektif untuk mewujudkan perubahan organisasi dan memimpin keberhasilan pelaksanaan perubahan organisasi melalui pembelajaran : identifikasi stakeholder, pemetaan nilai dan minat stakeholder, serta strategi berkomunikasi

Indikator Keberhasilan Mengidentifikasi stakeholder dalam mewujudkan perubahan Organisasi; Memetakan nilai dan kepentingan stakeholder; Menyamakan persepsi stakeholder

Pengayaan materi ceramah Ditinjau dari : Stakeholder yang teridentifikasi Nilai dan minat stakeholder Strategi komunikasi yang terbangun NRDW-Tim Efektif

CONTENT Kerjasama Tim dalam Organisasi Identifikasi dan analisis Stakeholder Nilai dan Interest Stakeholder Memetakan kompleksitas pengaruh stakeholder dengan Net-Map Strategi Berkomunikasi

Kerjasama Tim Dalam Organisasi

WHEN A TEAM IS NECESSARY? INDIVIDUAL (A,B,C,D) WORK GROUP (A+B+C+D) TEAM (A x B x C x D) EXPERTISE/ KEAHLIAN BASE ON INDIVIDUAL - knowledge, skill, Experience COMBINATION Knowledge, skill, experience SYNERGI Leverage each other MOTIVATION personal interest - combine tasks - working together - leader decision Commitment achieving goal share motivation ACCOUNTABILIY to the boss and yourself to the boss to other members - to each other. - mutual accountability REWARDS Given by Boss, or self value Given by boss base on contribution - share equally MANAGERIAL - personasl approach Orchestrating, easier More difficult ROLES/ RESPONSIBILITIES Boss defined role/responsibility Defined by the boss Defined by leader (facilitate members) GOALS - Boss, individual Set by the boss Setting together (leader and members) 7

TYPES 0F TEAMS UNIT KERJA PROYEK SATUAN TUGAS/KOMITE TIM KOORDINASI TIM TEKNIS 8

CIRI-CIRI TIM EFEKTIF/SUKSES A Clear, Elevating Goal (Tujuan jelas & bernilai tinggi) Tujuan Jelas: Konkrit dan Dapat diukur Tujuan Berbobot: Penting, memotivasi kerja tim Result-Driven Structure (Berorientasi pada hasil) Bentuk/struktur harus dapat berfungsi dengan baik Ada kejelasan peran dan tugas terarah Sistem/proses komunikasi jelas Ada sistem monitoring kerja dan Umpan balik Proses pengambilan keputusan harus jelas 9

CIRI-CIRI TIM EFEKTIF/SUKSES Competent Team Members (Anggota Tim yg kompeten) Kompetensi teknis (pengetahuan, ketrampilan, kemampuan) Kompetensi sosial (komunikasi, kerjasama, inisiatif) Keinginan untuk memberikan kontribusi Unified Commitment (Komitmen yg sama) Agree the scope of work activities Tim Work Cooperation Quality 10

CIRI-CIRI TIM EFEKTIF/ SUKSES Collaborative Trust and Communication ( Kolaborasi yg dilandasi saling percaya dan komunikasi) Kejujuran, Integritas, Keterbukaan, Konsisten, Saling Menghormati Inisiatif dalam berkomunikasi Standards of Excellence (standar keunggulan) Berorientasi pada kualitas Standar individu dan standar tim Evaluasi (dari pimpinan, diri sendiri, teman sejawat) 11

COLLABORATIVE TRUST AND COMMUNICATION Kerjasama Tim pada tingkat terendah ketika koordinasi dan komunikasi yang terjadi karena kepercayaan yang rendah dan tidak saling menghargai. (Ciri: sikap defensive, protektif dan sering menggunakan bahasa hukum, yang muncul menang-kalah). Tinggi Efektivitas Kerjasama Kemitraan Sinergy Saling Percaya Saling Menghargai dan Kompromii Rendah defensif Rendah Tinggi Koordinasi dan Komunikasi 12

COLLABORATIVE TRUST AND COMMUNICATION Tingkat kedua, menghindari konfrontasi dengan koordinasi cukup baik, komunikasi cukup intensif tapi belum empati, kurang menghargai dan tidak memberikan kepercayaan; Tingkat ketiga ketika posisi sinergi dicapai dengan tingkat kepercayaan yang tinggi dan saling menghargai serta koordinasi dan komunikasi yang intensif. Tinggi Efektivitas Kerjasama Kemitraan Sinergy Saling Percaya Saling Menghargai dan Kompromii Rendah defensif Rendah Tinggi Koordinasi dan Komunikasi 13

STAGES IN TEAM DEVELOPMENT FORMING (PEMBENTUKAN) STORMING (PENCURAHAN) NORMING (PEMBENTUKAN NORMA) PERFORMING (KINERJA)

Understanding the Stages of Team Formation Forming Storming Norming Performing Storming biasanya dimulai ketika adanya konfik mengenai gaya kerja antar anggota tim. Para anggota bisa saja berkerja dengan cara berbeda karena berbagai alasan, tapi jika menimbulkan masalah, anggota tim bisa frustasi. Storming juga dapat terjadi pada situasi lain, anggota tim melawan kewenangan anda, atau menggantikan posisi orang lain walaupun pekerjaan dia sudah jelas. Atau jika anda belum menetapkan bagaimana tim bekerja,anggota tim dapat merasa keberatan akan tugas mereka, Beberapa orang akan meragukan tujuan tim dan mereka mungkin menolak mengerjakan tugas Pada tahap ini anggota tim bersikap positif dan sopan. Mereka belum memahami pekerjaan yang harus dilakukan. Sebagian lainnya bersemangat menghadapi tugas yang harus dilakukan. Pada tahap ini, pemimpin memainkan peran yang dominan karena peran anggota tim belum jelas. Untukbeberapa saat, Anggota tim mulai bekerja bersama- dan berupaya untuk mengenal rekan kerja . Tahapan ini anggota mulai menerima perbedaan mereka, mengapresiasi kekuatan rekan kerja, dan menghargai kewenangan anda sebagai pemimpin. Sekarang anggota tim kenal satu sama lain dengan lebih baik, mereka akan bersosialisasi, dan mampu meminta bantuan pada yang lain dan menyediakan umpan balik yang membangun. Anggota tim membangun komitmen yang lebih kuat untuk pencapaian tim dan anda mulai melihat kemajuan yang baik. Storming dan norming sering terjadi bersamaan secara berkepanjangan karena saat tugas baru muncul, tim bisa kembali ke perilaku pada tahap storming. Anggota tim bekerja keras, tanpa perselisihan, untuk pencapaian tujuan. Struktur dan proses yang dibangun akan mendukung dengan baik. Sebagai pemimpin, dapat mendelegasikan pekerjaan anda, dan dapat berkonsentrasi dalam mengembangkan tim. Terasa mudah untuk menjadi bagian dalam tim pada tahap ini.

WHAT MEANING YOU CAN OBTAIN AFTER WATCHING THESE SHORT MOVIES …?

Dengan terbang dalam formasi “V“, efisiensi seluruh” Grup”akan naik sebesar 70 %, dibandingkan dengan terbang sendiri sendiri. DIKLAT KEPEMIMPINAN TK.II LAN ANGKATAN XXXVIII 2014

P-1 Bekerja secara Team, bergerak ke arah tujuan yang sama, membuat kita mencapai tujuan lebih cepat dan lebih ringan. DIKLAT KEPEMIMPINAN TK.II LAN ANGKATAN XXXVIII 2014

Ketika salah satu Angsa meninggalkan formasi. Apa yang terjadi ………?..

Dia mengalami daya tahan udara yang besar, sehingga kesulitan terbang sendiri.....

Akhirnya dia dengan cepat kembali ke ”formasi“ untuk berbagi efek terbang dalam formasi ..

P-2 Selalu kompak di dalam team yang bergerak ke satu tujuan; Akan membutuhkan lebih sedikit energi. Akan lebih mudah dan lebih menyenangkan untuk mencapai tujuan. Setiap anggota akan merasa berkewajiban untuk menolong sesama. P-2

Ketika team leader kelelahan ………!!! Apa yang terjadi ……………..?

Dia berpindah ke ujung formasi “V”, sementara itu Angsa lain akan mengambil tempatnya.

P-3 Berbagi kepeminpinan, harus didasari oleh: Saling hormat dan percaya diantara anggota di setiap saat. Saling bebagi tugas atau masalah yang paling berat Pusatkan kemampuan, dan bakat team untuk memecahkan masalah. P-3 DIKLAT KEPEMIMPINAN TK.II LAN ANGKATAN XXXVIII 2014

Angsa terbang dalam formasi “V” sambil ber “ kotek “ hal ini akan memberi semangat terbang “Team leader”…………………….. Juga dengan cara demikian mereka terbang dengan kecepatan yang sama……...

Bila mana ada semangat dan “penyemangat, kecepatan penyelesain pekerjaan lebih besar…………………….. Keberadaan “semangat“ akan selalu memotivasi, menolong dan menguatkan…Akan menghasikan kwalitas yang terbaik…………….. P-4 DIKLAT KEPEMIMPINAN TK.II LAN ANGKATAN XXXVIII 2014

Ketika salah satu angsa sakit atau kelelahan...!!!!

Dia akan tertinggal dan keluar dari formasi…….. Apa yang terjadi….?

Beberapa Angsa akan keluar juga dari formasi, dan membentuk formasi baru untuk menolong dan mengawal dia…. sampai dia sehat dan kembali masuk ke formasi atau terus dengan formasi tsb atau jatuh dan meninggal.

P-5 Hiduplah berdampingan dengan yang lain apapun perbedaan kita. Lebih lebih pada waktu kesulitan dan tantangan yang besar... P-5

IDENTIFIKASI DAN ANALISIS STAKEHOLDER

NRDW-Tim Efektif

Jika kita kompak dan saling mendukung…... Jika kita menjiwai kerja sama yang baik... Melupakan perbedaan masing masing maka kita akan selalu dapat mengatasi tantangan. Jika kita selami arti dari persahabatan.. Dan kita selalu bersedia untuk berbagi………..... HIDUP AKAN LEBIH BERARTI DAN KITA AKAN MELEWATI WAKTU MENDATANG DENGAN KEBAHAGIAAN…………… P-6

STAKEHOLDERS

PENGERTIAN STAKEHOLDER    Stakeholder merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap perusahaan. Individu, kelompok, maupun komunitas dan masyarakat dapat dikatakan sebagai stakeholder jika memiliki karakteristik yaitu mempunyai kekuasaan, legitimasi, dan kepentingan terhadap perusahaan. Ada berbagai pendapat mengenai definisi Stakeholder menurut para ahli seperti : Freeman (1984), mendefenisikan stakeholder sebagai kelompok atau individu yang dapat mempengaruhi dan atau dipengaruhi oleh suatu pencapaian tujuan tertentu. Biset (1998), secara singkat mendefinisikan stakeholder sebagai orang dengan suatu kepentingan atau perhatian pada permasalahan. Grimble and Wellard (1996), mendefinisikan stakeholder dari segi posisi penting dan pengaruh yang dimiliki mereka.

Stakeholders Siapa saja (orang, organisasi, komunitas) yang bisa dipengaruhi atau mempengaruhi suatu proyek perubahan organisasi Bisa pula mereka yang memiliki kepentingan kuat terhadap proyek perubahan itu, baik alasan akademik, filosofis, ekonomis, atau politis, sekalipun mereka dan keluarganya, teman dan rekannya tidak langsung dipengaruhinya

Jenis Stakeholders Stakeholders Primer Orang / kelompok yang langsung dipengaruhi proyek perubahan itu, baik positif maupun negative Stakeholders Sekunder Orang / kelompok yang secara tidak langsung dipengaruhi proyek perubahan itu, baik positif maupun negative

MANFAAT IDENTIFIKASI & ANALISIS STAKEHOLDERS Mendapatkan lebih banyak gagasan pengembangan dan implementasi perubahan Bisa memberi gambaran lebih jelas tentang konteks komunitas, potensi kesulitan, dan aset yang ada Sense of ownership terhadap upaya perubahan

Menganalisis Stakeholders High Influence, Low Interest (Latents) High Interest (Promoters) Low (Apathetics) (Defenders) Empat Kelompok Stakeholders

- Kabid Pengadaan dan Mutasi APATHETICS LATENTS - Sekkab - Kepala BKN - Kepala Kanreg V BKN - Kepala Taspen - Kepala BPKAD - Para Kepala SKPD - Pengelola Kepeg. SKPD - PNS yang BUP PROMOTERS - Kepala BKD - Kabid Pengadaan dan Mutasi APATHETICS PNS Lingk. Pemprov. yang belum mencapai BUP DEFENDERS - Sekretaris -Para Kabid BKD - Kasubbid Kepangkatan - Kasubbid Jabatan - Kasubbid Disiplin Kasubbid Pengelolaa Data NRDW-Tim Efektif

Ciri-ciri Empat Kelompok Stakeholders: Promoters memiliki kepentingan besar terhadap proyek perubahan dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggelincirkannya) Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat me-nyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuat-annya kecil untuk mempengaruhi proyek perubahan Latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terli-bat dalam proyek perubahan, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi proyek perubahan jika mereka menjadi tertarik Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya proyek perubahan

Menganalisis Stakeholders Stakeholders Utama pada umumnya adalah Promoters Kuadran ini dapat membantu memutuskan bagaimana mengelola Stakeholders Agar proyek perubahan berhasil, perlu mengembangkan Promoters agar memahami penuh dan menerima proses proyek perubahan sepenuh hati Mereka bisa mengajak Stakeholders lain bergabung serta mendorong mereka berpartisipasi dalam perencanaan, implementasi, dan evaluasi proyek perubahan Mereka bisa menjadi mentor atau mitra bagi Stakeholders lain

STAKEHOLDER MANAGEMENT MENGELOLA STAKEHOLDER didalam engagement komunikasi dari ekspektasi yang diharapkan didiskusikan secara bersama dan membuat suatu nilai kesepakatan yang akan disetujui bersama 4. Stakeholder engagement 3. Stakeholder matrix 2. Stakeholder analysis STAKEHOLDER MANAGEMENT PROSES MENYIAPKAN INFORMASI STRATEGI 5. Mengkomunikasikan informasi komunikasi dibentuk antar stakholder tentang ekspektasi masing-masing yang merupakan tingkat detil dari informasi hasil diskusi dari stakeholder engagement.. memposisikan stakeholder ke bentuk matric untuk mengetahui tingkat pengaruh yang dimilikinya dan akibat jika ekspetasi stakeholder tsb. tidak terpenuhi 1.Stakeholder identification melakukan analisa terhadap kebutuhan, ekspektasi, otoritas yang dimiliki, serta komitmen masing-masing stakeholder. baik internal maupuan eksternal organisasi yang berkaitan dengan proyek ; mapping sangat diperlukan untuk mengetahui mana saja stakeholder bagi proyek Diolah dari sumber :http://ferdisky.blogspot.com/2010/05/apa-itu-stakeholder-management.html

Cara Mengelola Stakeholders (1) Promoters (High Influence / High Interest) Memperlakukan mereka dengan respek karena dukungannya Jika positif, maka perlu diperkuat dan dilibatkan dalam pekerjaan yang akan dinikmatinya Jika gagasannya tidak jalan, yakinkan bahwa mereka tahu mengapa, dan mencoba alternative yang lebih baik Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan Latents (High Influence / Low Interest) Bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya proyek perubahan bagi kepentingan mereka sendiri atau untuk kebaikan yang lebih besar Perlu didekati dan diberi informasi, setiap kali perlu dilakukan kontak dengan mereka Tunjukkan bagaimana proyek perubahan memiliki efek positif terhadap isu yang menjadi perhatiannya

Mengelola Stakeholders (2) Defenders (Low Influence / High Interest) Bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat informasi Beri informasi apapun, melalui training, mentoring, dan/atau dukungan yang diperlukan agar mereka tetap terlibat Luangkan waktu untuk tetap berinteraksi dengan mereka Apathetics (Low Influence / Low Interest) Tidak peduli terhadap proyek perubahan karena menjadi Stakeholders secara kebetulan Sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa tetap diberi informasi Menjaga semangat mereka dengan memuji, merayakan, apresiasi kecil, dan secara terus menerus mengingatkan pencapaian proyek perubahan

NILAI DAN INTEREST STAKEHOLDER

NILAI STAKEHOLDERS “Values (Tata Nilai)” = prinsip-prinsip tuntunan dan perilaku yang melekat di dalam cara organisasi dan para tenaga kerjanya beroperasi seperti yang diharapkan. Values mencerminkan dan memperkuat budaya yang diinginkan oleh organisasi, mendukung dan menuntun pengambilan keputusan setiap tenaga kerja, membantu organisasi dalam melaksanakan misinya dan mencapai visinya dengan cara yang memadai.   DIKLAT KEPEMIMPINAN TK.II LAN ANGKATAN XXXVIII 2014

NILAI-NILAI PELIBATAN STAKEHOLDER Keterlibatan stakeholder dalam membangun nilai-nilai bersama sangat penting dalam menghadapi daya saing dalam pasar yang semakin komptetitif.  Munculnya pemain lain mengisyaratkan penting nilai-nilai bersama yang perlu disepakati sebagai acuan bisnis untuk menghindari dampak dalam jangka panjang. Pentingnya mendekati keterlibatan sebagai perluasan dari sistem berfikir Keterlibatan stakeholder merupakan kesempatan untuk membangun dan memperkuat hubungan akan tetapi membutuhkan pemimpin dan manajer untuk mengembangkan kemampuan berkolaborasi . Sumber : Prof Witold Henisz dari Wharton Business School

Tugas : Tentukan Nilai dan Interest Stakeholder Pilih nilai individu dan organisasi stakeholder Buat bahan paparan dan presentasikan Berikan penjelasan mengenai cara memahami kepentingan stakeholder

Contoh Nilai pada stakeholders Kemanusiaan Solidaritas Moral Estetika Sosial Kehidupan Etika kebenaran Politik Budaya Keagamaan Material vital Kerohanian Keindahan Keberagaman Dll. NRDW-Tim Efektif

Strategi Komunikasi

KOMUNIKASI EFEKTIF Membangun Persepsi sama Caranya : Lobby makna yang ditangkap penerima makna yang dimaksud pengirim Membangun Persepsi sama Caranya : Lobby

Proses Cognitive 1. Input dari luar diri  Informasi 6. Tindakan Seleksi Atensi 3. Persepsi Kesadaran situasi 4.Pembentukan gambarandalam ingatan 5 Mengambil keputusan dan berencana Kesadaran menanggapi 6. Tindakan Sumber : ASC, 2013

Aplikasi Strategi berkomunikasi Bangun Komunikasi Efektif Saling memahami,. Hindari bullying, Gunakan kata seperti terimakasih dan tolong. Menjadi pendengar yang baik. Perhatikan intonasi, ekspresi dan bahasa tubuh. Empati Coba posisikan diri berada di posisi orang lain. Relate dan Total Memahami apa yang sedang disukai orang lain. Investasikan waktu untuk mengetahui apa yang di minatinya. Masuk ke dunia mereka. Terapkan 5K Kasih, Konsekuen, Konsisten, Kompromi dan Kompak.

5 Hukum Komunikasi Efektif REACH - merengkuh – meraih Respect - hormat kepada lawan bicara Emphaty – mampu menempatkan diri pada situasi dan kondisi lawan bicara Audible – dapat didengarkan dan dimengerti dengan baik Clearity – kejelasan dari pesan yang disampaikan Humble – rendah hati, terkait langsung dengan menghargai orang lain.

Istilah Cara Komunikasi dalam Lobi-Negosiasi Sosialisasi Edukasi Persuasi Informasi Advokasi Instruksi Koersif Bimbingan Perbantuan Dialog langsung Wawancara Brainstrorming Konsultasi Agitasi Reportasi Notifikasi Pengumuman Publikasi Rekomendasi Advice Advisory Reportasi Diskusi Konferensi Deklarasi Promosi Propaganda Dll.

Memetakan kompleksitas Pengaruh Stakeholder Net Map

MANFAAT NET-MAP Membantu memahami : Kompleksitas hubungan dengan perspektif yang berbeda Network terkait kewenangan formal & informal Bottlenecks serta penyebab keberhasilan & kegagalan Bagaimana memanfaatkan kompleksitas yang ada

PROSES ≥≤HASIL NET-MAP Peta hubungan adalah rangka. Sedangkan diskusi justru sebagai substansinya Hasil akhir : peta hubungan menunjukkan kepada siapa kita dapat bekerja sama Proses yang maksimal akan melahirkan hasil yang maksimal (memberikan pandangan yang mendalam bagaimana mengeksekusinya)

LANGKAH DALAM MENGGUNAKAN NET-MAP Rumuskan PERTANYAAN Tempatkan stakeholders dalam map & buatlah kategori-nya Kaitkan hubungan formal & informal Petakan posisi stakeholders dengan memberikan simbol positif/negatif Tetapkan besarnya pengaruh tiap stakeholder (tower) Sepakati hasil peta dan kompromikan kemungkinan tindakan Bagaimana melakukan komunikasi kepada stakeholders yang stratejik

“Siapa yang mempengaruhi……. ?” Bagaimana Memulai ? Langkah 1 Pertimbangkan kasus yang telah didiskusikan dalam kelompok dan definisikan pertanyaan : “Siapa yang mempengaruhi……. ?”

Pertanyaan yang tepat dalam Net-Map Terkait dengan Perubahan Defining THE QUESTION Pertanyaan yang tepat dalam Net-Map Spesifik Relevan Terkait dengan Perubahan “Hot”

MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDERS Langkah 2 Pengelompokan Kategori stakeholder dalam net-map: Pemerintah Organisasi Masyarakat (NGO) Dunia Usaha Aktor Internasional dll

MENGAITKAN HUBUNGAN ANTAR STAKEHOLDERS Langkah 3 Hubungan formal : hirarki, pelaporan, aliran dana, dsb Hubungan informal : kesetiakawanan, konflik, advokasi

MEMETAKAN POSISI DARI TIAP STAKEHOLDERS Langkah 4 Jenis Posisi: Positif (+) = mendukung Negatif (-) = menentang Netral (+/-)

MENETAPKAN PENGARUH STAKEHOLDERS Seberapa besar pengaruh dari setiap aktor terhadap pertanyaan yang diajukan (pada langkah 1) ? Langkah 5 Makin besar pengaruhnya maka makin tinggi tower-nya : Rendah : 1-2 Sedang : 3-5 Tinggi : 6-8 Sangat tinggi : 9 ≤ …..

OBSERVASI & KEMUNGKINAN TINDAKAN Bagaimana peta besar yang dihasilkan? Apa/Siapakah motor utamanya ? Dimanakah kebuntuan terjadi ? KEMUNGKINAN TINDAKAN Apa yang dapat kita lakukan? Siapa dapat mengerjakan apa? Dapatkah kita mengharapkan mereka melakukannya? Langkah 6

NRDW-Tim Efektif