Business Continuity Planning Disaster Recovery Planning

Pendahuluan Jika terjadi bencana, maka organisasi harus memobilisasikan semua kemampuan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melanjutkan kegiatan operasionalnya dan mengembalikan keadaan menjadi normal secepat mungkin karena waktu adalah uang. Mobilitas Sumber Daya Bencana Kembali Operasional

Apakah Bencana itu? Bencana adalah sebuah kejadian yang memberikan akibat negatif dalam skala yang relatif sangat besar.

Definisi Bencana Definisinya: Semua peristiwa tak terencana atau tak terduga, yang berpotensi mengganggu keberlangsungan fungsi-fungsi bisnis penting untuk periode waktu tidak tertentu. Jadi, crash-nya sebuah server IVR misalnya, tidak serta merta menjadikan BCP diberlakukan. Namun, peristiwa itu menyebabkan inisiasi DRP, jika diestimasikan dampaknya berupa ketidaktersediaan sumberdaya dalam sebuah periode waktu kritis tertentu. Bencana meliputi yang alami dan karena manusia baik disengaja maupun tidak.

Kategori Bencana Kita dapat membedakan bencana sebagai berikut: Bencana alam, yaitu kejadian-kejadian alami banjir, genangan, gempa bumi, gunung meletus, badai, kekeringan, wabah, serangga dan lainnya. Bencana lainnya yang meliputi tabrakan pesawat udara atau kendaraan, kebakaran, huru-hara, sabotase, ledakan, gangguan listrik, ganguan komunikasi, gangguan transportasi dan lainnya. Ancaman yang “bukan bencana”, pemogokan, gangguan perangkat lunak, gangguan perangkat keras, Denial of services, Virus dan lainnya.

Kategori Cakupan Wilayah Bencana Lokal. biasanya memberikan dampak pada wilayah sekitarnya yang berdekatan. Bencana terjadi pada sebuah gedung atau bangunan-bangunan disekitarnya. faktor manusia seperti kebakaran, ledakan, terorisme, kebocoran bahan kimia, dan lainnya. dapat mengharapkan bantuan dari pihak luar dalam merespond kejadian emergensi ini. Bencana Regional. memberikan dampak atau pengaruh pada area geografis yang cukup luas, dan biasanya disebabkan oleh faktor alam, seperti badai, banjir, letusan gunung, tornado dan lainnya. diperlukan bantuan khusus seperti dari pihak Palang Merah dan lainnya, dan diharapkan bisa bertahan untuk waktu sekitar 72 jam.

Kategori Jangka Waktu Antisipasi Strategi jangka pendek (short-term), menyediakan fasilitas TI alternatif. Strategi jangka panjang (long-term), menyediakan fasilitas TI yang permanen

Bencana dalam dunia IT Kejadian yang mengakibatkan kegagalan sistem dan memberikan dampak yang membahayakan terhadap bisnis yang dijalankan 50% dari perusahaan yang pernah mengalami kegagalan sistem akibat bencana, tidak akan bertahan hidup dan 90% nya akan mati dalam 2 tahun.

Kategori Bencana dalam IT

Latar Belakang BCP adalah mengenai pembuatan perencanaan dan frame-work untuk menjamin bahwa proses bisnis dapat terus berlanjut dalam keadaan emergensi. Sedangkan DRP adalah mengenai pemulihan cepat dari keadaan emergensi atau bencana, sehingga hanya mengakibatkan dampak minimum bagi organisasi atau perusahaan. Business Continuity Plan (BCP) dan Disaster Recovery Plan (DRP) adalah dua hal yang sangat penting dalam proses bisnis, jarang menjadi prioritas karena alasan memerlukan biaya yang mahal dan sulit penerapannya. bencana adalah hal yang umumnya diyakini karena faktor alam yang tak dapat diprediksi dan tak dapat dicegah atau pun dihindari mendapatkan dukungan dari pihak manajemen. Sudah terlalu sering BCP menempati urutan prioritas terendah, atau proyek ini ditangani staf junior.

BCP and DRP Business Continuity Planning and Disaster Recovery : melibatkan usaha persiapan testing dan peremajaan(update) yang dibutuhkan untuk melindungi proses bisnis yang paling penting.

Pengertian DRP DRP adalah prosedure yang dijalankan saat BCP berlangsung (in action) berupa langkah-langkah untuk penyelamatan dan pemulihan (recovery) khususnya terhadap fasilitas IT dan sistem informasi. pengaturan yang komprehensive berisikan tindakan-tindakan konsisten yang harus dilakukan sebelum, selama, dan setelah adanya kejadian (bencana) yang mengakibatkan hilangnya sumber daya sistem informasi secara bermakna. berisikan prosedur untuk merespon kejadian emergensi, menyediakan operasi backup cadangan selama sistem terhenti, dan mengelola proses pemulihan serta penyelamatan DRP merupakan bagian atau subset dari strategi yang ada pada BCP sehingga mampu meminimalisir kerugian yang dialami oleh organisasi.

Tujuan DRP menyediakan kemampuan atau sumber daya untuk menjalankan proses vital pada lokasi cadangan sementara waktu dan mengembalikan fungsi lokasi utama menjadi normal dalam batasan waktu tetentu, dengan menjalankan prosedur pemulihan cepat, untuk meminimalisir kerugian organisasi.

Tujuan Adanya DRP Mempersiapkan organisasi dalam menghadapi bencana Meningkatkan Kepuasan Konsumen dan Kepercayaan masyarakat  Melindungi dan memelihara citra positif organisasi di mata masyarakat umum Meningkatkan Kepercayaan investor atau shareholder Meminimasi kerusakan atau gangguan akibat bencana Mengembalikan kegiatan operasional menjadi normal kembali secepat mungkin setelah terjadi bencana

Manfaat DRP Melindungi organisasi dari kegagalan layanan komputer utama Meminimalisasi risiko organisasi terhadap penundaan (delay) dalam penyediaan layanan Menjamin kehandalan dari sistem yang sedia melalui pengetesan dan simulasi Meminimalisasi proses pengambilan keputusan oleh personal/manusia selama bencana.

DRP meliputi : Disaster Recovery Planning (DRP) (rencana pemulihan dari bencana) Testing the disaster recovery plan ( pengujian terhadap rencana pemulihan) Disaster recovery procedures (prosedur pemulihan dari bencana)

DRP Procedure

Pengujian DRP Check List tes. Structured walk-through test. preliminary step dari pengujian. Structured walk-through test. Tes dilakukan melalui pertemuan antar perwakilan dari tiap unit manajemen untuk membahas seluruh isi dari perencanaan. Simulation test. Paralel test. memastikan supaya sistem yang utama (critical) dapat tetap berjalan pada lokasi alternatif backup. Full-interuption test. sangat berisiko karena kejadian bencana (dampak) benar-benar diterapkan. Namun ini adalah cara terbaik untuk menguji recovery plan, apakah dapat berjalan atau tidak.

Areas Covered by an Emergency Preparedness Plan BCP Objectives Areas Covered by an Emergency Preparedness Plan (Adapted from a NIST Special Publication)

Filosofi Keinginan organisasi untuk melindungi dan mempertahankan citra positif organisasi, termasuk melindungi dan mempertahankan aset fisik dan kelangsungan hidup karyawannya. Citra positif organisasi ini termasuk di dalamnya adalah kepuasan konsumen yang tinggi dan tingkat kepercayaan shareholder yang tinggi pula

Peningkatan Revenue Program Marketing Citra positif Kepuasan Konsumen Kepercayaan Shareholder Program Kepuasan Konsumen D R P

Disaster Recovery Planning Proses Pengukuran resiko yang dihadapi oleh organisasi dan kemudian melakukan pengembangan, dokumentasi, implementasi, pengujian dan pemeliharaan prosedur yang dapat membantu organisasi mengembalikan kegiatan operasionalnya secara normal dengan cepat dan dengan resiko kerusakan seminimal mungkin setelah terjadinya bencana

D R P Operasional cepat kembali Normal Siap Menghadapi Bencana Kerusakan Minimum Kepercayaan Shareholder Meningkat Kepuasan dan Kepercayaan Konsumen Meningkat

Critical Success Factor Recovery Time Objective (RTO) waktu yang dibutuhkan untuk melakukan recovery secara keseluruhan hingga sistem berjalan lagi Recovery Point Objective (RPO) jumlah data yang boleh hilang akibat bencana yang terjadi

Bencana Recovery Process DRP SUKSES RTO Minimum RPO Minimum DRP SUKSES

Langkah perancangan DRP Penetapan Fungsi Antar Departemen Pembentukan Tim DRP Analisis Resiko OnGoing Management Langkah perancangan DRP Penyusunan Policy dan Prosedur Persiapan Training dan Latihan

Hal yang Perlu Diperhatikan Dukungan penuh dari semua jajaran organisasi, termasuk jajaran eksekutif Sosialisasi dan kampanye kesadaran adanya DRP Kejelasan hubungan dengan pihak luar (Vendor, Legal institution, Asuransi,dll) Penerapan Kaizen dalam maintenance DRP (Misal pengembangan skenario disaster dan continous monitoring pada sistem)

Continous Maintenance and Documentation Perancangan DRP Perubahan Organisasi Informasi Eksternal Pengujian dan Latihan Continous Maintenance and Documentation Pengembangan dan perbaikan ancaman dan skenario Evaluasi dan Feedback

Bagian 2 Persiapan Perancangan DRP

Disaster Strikes What Would You Do?

Business Continuity Planning Disaster Recovery Planning Methodology Business Continuity Planning Disaster Recovery Planning “Five Steps to Recovery Confidence”

Pembentukan Tim DRP Tim DRP harus berwujud sebuah grup yang mencerminkan semua fungsi dalam organisasi. Hal ini akan menjamin bahwa proses bisnis yang penting tidak ada yang terlewatkan

TIM DRP Facilities Management Information Technology Legal Council Human Resource Customer Service Finance TIM DRP Corporate Security Marketing Network Management

Pemilihan lokasi drp

Pemilihan Lokasi DRP perlu dipertimbangkan hal-hal berikut: Jarak dari Fasilitas Utama; pilihlah lokasi yang tidak terlalu dekat dan juga terlalu jauh dari gedung utama yaitu sekitar 30 kilo meter. Potensi Risiko dari Bencana: apakah lokasi tersebut juga memiliki risiko terkena bencana, carilah tempat yang minim terkena ancaman atau dampak bencana.

Pemilihan Lokasi DRP (2) Ketersediaan staff setempat: apakah ada staff setempat yang bisa mengoperasikan proses bisnis utama. Ketersediaan dan kualitas tenaga listrik/baterei; apakah tenaga listrik atau baterai tersedia, dan apakah mencukupi untuk waktu lebih dari 24 jam. Nearby Fiber Routes: untuk kepentingan jaringan komunikasi data, alangkah lebih baik kalau tidak jauh dari jalur kabel fiber, dll.

Pemilihan Lokasi DRP (3) Specific IT Criteria; Tehnologi informasi dapat berfungsi pada lokasi tersebut, batasan jarak harus menjadi perhatian perlengkapan jaringan. Tax Incentive; Lokasi tertentu atau di luar perkotaan mungkin akan jauh lebih murah biayanya.

Pemeliharaan & Pengujian DRP

Pemeliharaan Rencana Pemulihan Data Disaster recovery plan sering sudah out of date atau tidak sesuai lagi dengan kondisi organisasi atau perkembangan yang terjadi disekitar baik ancaman bencana maupun tingkat persaingan. Organisasi mungkin telah mereorganisasi dan mungkin saja unit bisnis critical telah berbeda dari saat direncanakan dahulu. Perubahan infrastruktur jaringan juga akan merubah lokasi atau konfigurasi dari hardware, software dan komponan lainnya. membuat prosedure pemeliharaaan BCP dan DRP dalam sebuah organisasi dengan menggunakan job description yang mensetralisasi tanggung jawab update Merilis dokumen versi final dan terbaru

Referensi Solehudin, Usep. Business Continuity and Disaster Recovery Plan, Magister Teknologi Informasi, Universitas Indonesia, 2005 L.D. Weller, “Best Practices for Prevention, Recovery”, Disaster Recovery Journal, Volume 18, Issue 2, Systems Support Inc., Spring 2005. Garry Bond, “Modeling Events To Affect a Recovery”, Disaster Recovery Journal, Volume 18, Issue 3, Systems Support Inc., Summer 2005.