Sistem Penunjang Keputusan   1 1

Pengembangan dan Penggunaan Aplikasi SPK   2 2

Manajemen yang tercakup dalam SPK

PENGANTAR Sistem pendukung keputusan (decision support systems disingkat DSS) adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer, termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi perusahaan, atau lembaga pendidikan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah yang spesifik. Menurut Moore dan Chang, Sistem Pendukung keputusan dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat – saat yang tidak biasa.

PENGANTAR Kegiatan merancang sistem pendukung keputusan merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.

PIHAK-PIHAK YANG BERPERAN DALAM PENGEMBANGAN SPK 1. Manajer atau Pemakai adalah orang yg berhadapan dgn masalah atau keputusan. Manajer adalah orang yang mengambil tindakan dan bertanggung jawab atas konsekuensi dari keputusan yang diambilnya. 2. Penghubung adalah orang yang membantu pemakai, seperti staf pimpinan, yang bertugas sbg pemberi saran atau informasi serta menerjemahkan kebutuhan manajer pada perancang. 062130

PIHAK-PIHAK YANG BERPERAN DALAM PENGEMBANGAN SPK 3. Perancang atau Pembangun SPK adalah fasilitator yang menggabungkan kemampuan dari pembangkit SPK untuk menghasilkan suatu SPK spesifik. 4. Teknisi Pendukung adalah orang yang bertugas untuk mengembangkan kemampuan atau menambahkan komponen sistem informasi tambahan (jika dibutuhkan sebagai bagian dari pembangkit SPK), penambahan database baru, model analisis baru, dan format tampilan data tambahan. 062130

PIHAK-PIHAK YANG BERPERAN DALAM PENGEMBANGAN SPK 5. Pengembang software/hardware (toolsmith) adalah orang yang berfungsi mengembangkan teknologi, bahasa perangkat lunak, dan perangkat keras baru serta menghubungkan berbagai subsistem lainnya. 062130

062130 Pembangkit SPK Manajer Penghubung Pembangun SPK Modifikasi Adaptif Pembangkit SPK Teknisi pendukung SPK Pengembang software/ hardware 062130

Menurut hasil riset, manajer dalam DSS berperan sebagai (4 area): Pemberi persetujuan dan administrator Pengembang sistem (developer) Operator Pemakai output Hogue J.T. Sejauh mana keterlibatan peran mereka dilihat dari : A. Studi Literatur B. Studi Lapangan

STUDI LITERATUR Sebagai Pemberi Persetujuan & Administrator Peran ini memang harus dilakukan untuk melihat seberapa jauh rencana pembuatan suatu SPK ini bermanfaat bagi organisasi. Ada 3 topik yang diperiksa/dipelajari (Sprague & Caulson) How & Who kebijakan SPK ditentukan : Who (belum terjawab) tidak selalu ditentukan oleh top manajer. Perencanaan SPK harus masuk dalam Perencanaan perusahaan.

STUDI LITERATUR b. Bagaimana manajemen mengevaluasi SPK dalam kaitannya dengan Cost dan Benefit terhadap perusahaan : dari sudut finansial agak sulit sebaiknya dilihat dari : Nilai tambah, pengurangan biaya c. Bagaimana SPK dihubungkan dengan fungsi-fungsi lain dalam perusahaan terutama dengan CBIS. - dipakai oleh siapa (semua atau sebagian) - kedudukan …….(tergantung struktur organisasi)

STUDI LITERATUR 2. Sebagai Developer / Pengembang Empat masalah melihat peran manajer sebagai developer : Pada point mana / kapan manajer diperlukan dalam proses pembuatan SPK : harus terlibat sepanjang pengembangan SPK berperan sebagai pemimpin / pemberi arah (Keen dan Morton) pengembangan SPK harus disertai dengan pembinaan kerjasama / koordinasi antara pihak user dengan teknisi. Hasilnya dapat meningkatkan kinerja

STUDI LITERATUR b. Berapa banyak waktu yang diperlukan dari para manajer dalam proses pengembangan (belum diteliti) c. Bagaimana kebutuhan dan cara / gaya pengambilan keputusan para manajer dalam SPK. SPK harus dapat menampung kekhususan cara pengambil keputusan dari para manajer d. Teknik-teknik apa yang digunakan manajer dalam proses pegembangan SPK

STUDI LITERATUR 3. Sebagai Operator Perlu memiliki beberapa ketrampilan. Ada berapa banyak manajer yang menggunakan langsung SPK (belum diteliti secara tepat). Bagaimana tipe pengambilan keputusan dari manajer dapat dipertahankan terus jika dalam pengoperasiannya dilakukan orang lain (belum diteliti)

STUDI LITERATUR 4. Sebagai Pengguna Output (Manajer biasanya memakai berbagai informasi untuk membuat keputusan) ada 4 masalah : Bagaimana output SPK digunakan secara vertikal (harus dapat digunakan oleh semua tingkat manajer) Apakah output SPK yang digunakan oleh manajer Milik manajer itu sendiri (belum diteliti) c. Apakah SPK dapat mendukung pengambilan keputusan baik secara individual atau kelompok (harus) d. Bagaimana SPK dapat mendukung pimpinan dalam tahap pengambilan keputusan (harus).

STUDI LAPANGAN Persetujuan dan administrator Administrator dari SPK di lokalisir pada organisasi tertentu dalam organisasi (30%) Administrasi SPK biasanya dilakukan di tingkat departemen 73 %, kadang digunakan oleh steering comitte / panitia acara (27%) Administrasi SPK dilakukan oleh manajer tingkat menengah dan atas (100%)

STUDI LAPANGAN d. SPK dinyatakan paling besar membantu proses pengambilan keputusan di tingkat Intelligence dan design e. Fase Choice dinyatakan dibantu oleh SPK hanya oleh 33% dari sample f. Kebijakan-kebijakan administratif SPK yang bersifat informal 72% g. Evaluasi keuntungan dan manfaat SPK yang ada (39%) intuitif (45%)

STUDI LAPANGAN Pengoperasian SPK Pengoperasian lebih dari 1 minggu (11%) oleh manajer < 1 (56%) Penggunaan Output membantu para manajer tingkat menengah & atas (100%) Jarang menggunakan SPK 6% Pengambilan keputusan yang bersifat independent jarang dilakukan, bila menggunakan SPK lebih banyak digunakan untuk keputusan-keputusan yang bersifat interdependent (100%)

Penentuan Persyaratan Informasi untuk Sebuah EIS

PENGENALAN EIS adalah suatu sistem yang diciptakan untuk menyediakan informasi internal maupun eksternal secara ringkas dan tepat bagi kebutuhan manager pada level rencana strategi. Selain itu EIS juga berguna bagi top manager untuk mengontrol jalannya suatu organisasi, menolong eksekutif dalam memecahkan masalah, membaca peluang dan kecenderungan pasar.

PENGENALAN Dalam konsep yang sedang dibahas ini ada dua istilah bersamaan yaitu EIS (executive information systems) dan ESS (executive support system). Perbedaan kedua konsep ini terletak pada kebutuhan dan cara kerjanya. EIS menekankan kepada kebutuhan informasi sedangkan ESS adalah penunjang kebutuhan informasi, komunikasi dan analisis Kebutuhan yang paling penting dan bisa diperoleh secara ringkas dan tepat bagi seorang top manager adalah EIS sedangkan ESS lebih berkecenderungan sebagai analisis sistem itu sendiri.

PENGENALAN Di dalam menganalisis informasi menurut Davis (1982) terdapat dua level yang harus dipertimbangkan, yaitu: Level organisasi (struktur organisasi dan spesifikasi database) dan Level aplikasi (kebutuhan informasi dan spesifikasi aplikasi). Sedangkan untuk mengetahui identifikasi kedua level tersebut (organisasi dan aplikasi) menggunakan strategi asking, deriving, synthesizing dan discovering.

PENGENALAN Untuk memperoleh informasi yang akurat, terpercaya dan tepat terdapat berbagai macam cara yang bisa digunakan, diantaranya: demographics, telephone survey, survey questionnaire dan discussion. Diskusi dengan eksekutif, pertemuan perencanaan EIS, pemeriksaan komputer yang menghasilkan informasi, diskusi dengan personil sukarela mendukung informasi, pemeriksaan organisasi EIS lainnya, sesi faktor penentu keberhasilan, partisipan dalam sesi perencanaan strategis, metode bisnis untuk tujuan strategis, menghadiri pertemuan, tim sistem informasi bekerja dalam isolasi, pemeriksaan rencana strategis, pelacakan aktivitas eksekutif, pelacakan perangkat lunak dari penggunaan EIS dan permintaan perubahan formal.

KARAKTERISTIK EIS EIS menyediakan informasi tentang kunci keberhasilan organisasi dengan ringkas dan mudah EIS mampu untuk menampilkan informasi dengan menggunakan multimedia EIS dengan interface-nya yang baik dapat memudahkan mengakses database internal (dalam sistem) dan eksternal (dari luar: internet) Kemampuan untuk ‘drill down’ (mengungkapkan) data

HUBUNGAN EIS DAN DSS Zwass (1998:374) dalam bukunya “Foundations of Information Systems” sebagai berikut:

MEMBANGUN EIS Informasi apakah yang diperlukan untuk menyusun EIS ? Menurut De Long dan Rockart (1979) untuk menyusun sebuah EIS dengan menggunakan metodologi critical success factors (CFS). A commited and informed executive sponsor (Komitmen dan pengertian yang diberikan oleh sponsor eksekutif) An operating sponsor (dukungan dari bagian operasional) An appropriate information systems resources (Tersedianya tenaga kerja yang benar-benar menguasai di bidang sistem informasi) An approriate information technology (Penggunaan teknologi informasi yang sesuai)

MEMBANGUN EIS Management of data problems (Mampu mengelola data yang komplek). A clear link to business objective (Memiliki tujuan yang jelas dengan aktifitas bisnis) Management of organizational resistance (Mampu mengelola berbagai kepentingan yang ada dalam suatu organisasi) Management of spread and system evolution (Mampu mengelola perkembangan dan penyebaran informasi).

MEMBANGUN EIS Watson (1990) mengidentifikasi faktor-faktor yang menghambat keberhasilan, ‘hidden pitfalls’ pengembangan EIS, adalah: Lack of executive support Undefined system objectives Poorly defined information requirements Inadequate support staff Poorly planned evolution

Cara Identifikasi Kebutuhan Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan : Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh. Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai. Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi. Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.

Cara Identifikasi Kebutuhan Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.