DOKUMEN & FORMULIR

PRETEST Apa itu formulir? Kapan formulir digunakan?

Formulir DEFINISI Formulir: adl.Secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. ( diisi dg tgl penj, nama penj, jenis brg, hg brg dll )

Formulir Formulir elektronik: ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik

Formulir Manfaat pengolahan data elektronik Tidak pernah kehabisan formulir Tidak pernah ketinggalan jaman, krn mudah disesuaikan dg perubahan kebutuhan dan peraturan Ketidakefisienan formlr dpt dihindari Tdk mungkin penggunaan formlr yg salah Kecepatan pengisian formulir Penangkapan data dilakukan sekali Tidak ada data yg mengambang Kemudahan dlm pengelolaan formulir

Formulir MANFAAT Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi Karena setiap transaksi terjadi krn adanya otorosasi dr pejabat yg memiliki wewenangun melakukan transaksi, dan pelaksanaan wewenang hrs dipertangung jwbkn secara tertulis dg memakai frmulir. Bila ada bbrp pejbt tg bertgjwb maka formlr hrs disediakan bbrp kolom unt tand tngnn Merekam data transaksi Semua data yg diperlukan un indetifikasi transaksi direkam pertama kali dlm formulir Mengurangi kemungkinan kesalahan Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dlm formulir unt mengurangi kesalahan Menyampaikan informasi pokok Berfungsi sbg sarana un menyampaikan infrms secara intern dlm orgnisasi

GOLONGAN FORMULIR Menurut Sumbernya Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan Contoh : Surat permintaan pembelian Memo debit Memo kredit Kartu Jam kerja Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang Formulir yang dibuat dan dikirim kepada pihak luar perusahaan. Faktur Penjualan Tunai Faktur Penjualan Kredit S. O. P (Surat Order Pembelian) B. K. K S. O. Penjualan Surat permintaan penawaran harga Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan. Faktur pembelian Surat order dari pembelian Bank Statement Pernyataan piutang yang diterima dari kreditur.

Menurut Tujuan Penggunaannya Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : surat permintaan pembelian bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (materials requisition) surat permintaan penawaran harga (price quatation) memo kredit dan memo debit Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. formulir laporan penerimaan barang formulir penjualan formulir pembelian kartu jam kerja surat muat (bill of lading) pernyataan piutang (account – receivable statement)

Menurut Pengolahan Data Akuntansi Dokumen Sumber (Source Document) Adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu. Contoh : faktur penjualan, faktur pembelian, dsb. Dokumen Pendukung (Supporting Document) Adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti shahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. Contoh : surat order pengiriman.

Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Formulir Sedapat mungkin manfaatkan tembusan / copy formulir Hindari duplikasi dalam pengumpulan data Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas Unsur internal check dalam merancang formulir Nama dan alamat perusahaan pada formulir Nama formulir Nomor indentifikasi pada setiap formulir Untuk formulir besar → tiap garis diberi nomor urut. Pencetakan garis pada formulir jika akan diisi dengan tulisan tangan Pencatuman nomor urut tercetak Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda “√” atau “x”, atau dengan mencantumkan jawaban “ya” atau “tidak” Susunlah formulir berganda dengan menyisipi karbon sekali pakai atau karbon yang beberapa kali pakai, kaertas tanpa karbon (carbonless paper).

Kapan Formulir diperlukan ? Jika suatu kejadian harus dicatat Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya jika diperlukan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir Siapa yang memerlukan ? → Berapa lembar formulir tersebut dibuat Adakah formulir lain yang sekarang dirancang / digunakan berisi informasi yang sama ? → Jika : Ya → bisa disatuka / tidak contoh : faktur penjualan, surat muat, slip pembungkus dan surat order pengiriman jadi satu penulisan. Elemen-elemen apa yang harus dicantumkan ? dan apakah elemen tersebut sudah tersusun menurut urutan yang logis Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan/mesin/kedua-duanya? → akan menentukan lebar spasi dan penggunaan baris Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta / mesin? → akan menentukan jenis dan mutu kertas dan jumlah ruang yang harus disediakan. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam arsip? → akan menentukan mutu kertas, ukuran kertas

Dokumen Sumber Dan Dokumen Pendukung Adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal / buku pembantu. Dokumen Pendukung Adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti shahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. Contoh : Faktur penjualan (Dokumen sumber), dokumen pendukung : surat order pengiriman laporan pengiriman barang surat muat (Bill of lading)

Penggajian dan Pengupahan Pemakaian Barang Gudang Form Penjualan Tunai Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung Penjualan Tunai Penjualan Kredit Retur penjualan Pembelian Retur Pembelian Penggajian dan Pengupahan Pemakaian Barang Gudang Form Penjualan Tunai Faktur penjualan Memo kredit B.K.K Memo debit Bukti permintaa dan pengeluaran barang gudang Pita register kas Surat order pengiriman Laporan pengiriman barang Surat muat Lap. Penerimaan barang S.O.P Faktur pemasok Lap. Pengiriman barang Daftar Gaji Rekap daftar gaji -

TERIMA KASIH