Studi Kasus-1 Bapak Arsyad membuka usaha Apotik 24 jam. Awal berdiri apotik, ia mempekerjakan 1 orang Apoteker dan 4 orang Tenaga Kefarmasian. Untuk optimalisasi perusahaan, Arsyad menugaskan seluruh Tenaga Kefarmasian untuk ikut memasarkan apotik dalam bentuk penyebaran brosur/leaflet ke rumah-rumah sekitar apotik. Namun dua diantara Tenaga Kefarmasian menolak, dengan alasan bahwa itu bukan Job-Desc nya.

Studi Kasus-2 Deasy diterima sebagai staff HSE (Health and Safety Environment) di perusahaan konstruksi yang membangun mal dan ruko. Hari pertama dilalui Deasy dengan melakukan perkenalan ke setiap bagian. Hari kedua dan seterusnya dilalui Deasy dengan kondisi yang berat, karena selain tidak ada pelatihan, juga belum ada job description yang jelas dari staff HSE. Usut punya usut, ternyata perusahaan tersebut baru saja menerapkan SMK3. Tepat setelah menerima gaji pertama, Deasy memutuskan resign dari perusahaan tersebut.

Psikologi Industri, pertemuan ke: 3 Kamis, 8 Oktober 2015 ade.heryana24@gmail.com Image: bartlettconsulting.com

Term/IStilah Job analysis Work analysis Analisa pekerjaan Analisa jabatan Analisa tugas

Job Analysis dibuat untuk menjawab pertanyaan antara lain… 1. Mengapa “pekerjaan” tersebut ada? 2. Aktivitas fisik dan mental apa saja yang harus dimiliki tenaga kerja? 3. Kapan pekerjaan tersebut tersebut dijalankan? 4. Dimana pekerjaan tersebut dilakukan? 5. Bagaimana caranya menjalankan pekerjaan tersebut? 6. Kualifikasi apa yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan tersebut?

Definisi Job Analysis Sackett & Laczo (2012) Robert & Jackson (2011) Sekumpulan prosedur untuk mengidentifikasi pekerjaan meliputi aktifitas pekerjaan dan karakteristik/persyaratan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut. Robert & Jackson (2011) Suatu cara sistematis untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, dan konteks dimana pekerjaan dilaksanakan atau Sistem formal untuk mengumpulkan data tentang apa yang dikerjakan orang dalam pekerjaannya. Bernandian & Russel Proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor

Job Analysis - Overview Job Analyst adalah tenaga spesialis dari Psikologi Industri atau Manajemen SDM yang telah diberi pelatihan tentang job analysis; Morris Viteles merupakan Industrial Psychologist pertama yang menerapkan job analysis dalam seleksi karyawan perusahaan mobil pada tahun 1922; Secara konspetual, job analysis didasarkan pada pendekatan scientific management (F.W. Taylor dan Lilian Moller Gilberth)

Dimensi Pekerjaan (Simamora, 2004) 1. Dimensi Fisik Yaitu kecepatan gerak dan langkah-langlah karyawan dalam menunaikan pekerjaannya. Kecepatan gerak dan langkah misalnya diukur dengan Time & Motion Study 2. Dimensi Psikologis Bila diorganisasikan dengan benar, pekerjaan mempunyai potensi besar untuk memenuhi kebutuhan psikologis dasar (pertumbuhan, pengetahuan, dan pengembangan) 3. Dimensi Sosial Alasan orang-orang bekerja adalah untuk memperoleh kontak sosial dan kelompok sosial, yang akan mempengaruhi pekerjaannya; Lapangan pekerjaan memberi kontribusi bagi kesejahteraan ekonomi suatu kelompok sosial 4. Dimensi Kultural Pekerjaan menawarkan status ekonomi yang lebih baik dan merubah cara pandang orang terhadap pekerja 5. Dimensi Kekuasaan Cara pimpinan menjalankan kekuasaan, mempunyai dampak nyata atas kepuasan kerja dan produtivitas kerja Job Analysis disusun karena setiap pekerjaan memiliki dimensi dan karakteristik masing-masing yang berbeda

Tujuan dibuatnya Job Analysis (1) 1. Mendeskripsikan informasi tentang pekerjaan, meliputi: deskripsi, riwayat, tugas dan tanggung jawab, spesifikasi, standar kerja dsb (Job Description and Job Specification) 2. Mengklasifikasikan atau mengelompokkan pekerjaan ke dalam kelas-kelas/jenis-jenis. Pengelompokkan ini didasarkan pada kewenangan organisasi, teknologi, dan perilaku manusia (Job Classification) 3. Mengevaluasi kegunaan pekerjaan di dalam organisasi dan/atau pasar tenaga kerja luar (Job Evaluation) 4. Merelokasi dan merestrukturisasi kegiatan-kegiatan dalam pekerjaan ke dalam berbagai kelompok (Job Design Restructuring) 5. Menyusun persyaratan dan spesifikasi tertentu suatu pekerjaan, seperti: pengetahuan, keterampilan, ketangkasan, sifat-sifat dan ciri-ciri, bagi keberhasilan pekerjaan (Job/personnel requirement dan specification) 6. Sebagai dasar dalam menilai performa pekerja oleh supervisor/manajer (Job/performance appraisal)

Tujuan dibuatnya Job Analysis (2) 7. Membantu dalam menyiapak program pelatihan tenaga kerja (Job training) 8. Mengetahui mobilitas atau keluar masuknya seseorang dalam pekerjaan (Job/worker mobility) 9. Menciptakan suatu jenis pekerjaan yang optimal dilihat dari prosedur, susunan kerja, dan standar kerja (Job Efficiency) 10. Menghindari perilaku kerja, kondisi fisik dan kondisi lingkungan yang tidak aman (job safety) 11. Membantu dalam proses perecanaan sumberdaya manusia (human resources palnning) 12. Membantu penyusunan aturan legal yang dibutuhkan organisasi (quasi legal requirements)

Manfaat Job Analysis bagi perusahaan dan tenaga kerja Memberi informasi yang digunakan untuk menentukan posisi kerja yang tepat bagi tenaga kerja; Membantu tenaga kerja dalam pelatihan dan pengembangan karir; Membantu program pengembangan sumberdaya manusia agar menghasilkan performa yang maksimal; Menghasilkan pedoman seleksi dan penempatan tenaga kerja; Mengevaluasi tenaga kerja yang ada dalam rangka promosi atau mutasi; Menghasilkan petunjuk untuk meringkas dan meningkatkan metode kerja; Menentukan kompensasi dan gaji yang adil; Menentukan tanggung jawab, akuntabilitas, dan kewenangan jabatan

Komponen Job Analysis Job Description Job Specification Uraian ringkas mengenai tugas-tugas yang dibutuhkan; Merupakan karakteristik fisik dan lingkungan yang dibutuhkan agar pekerjaan dapat dijalanklan. Job Specification Uraian ringkas mengenai tenaga kerja yang dibutuhkan Merupakan karakteristik yang meliputi skills, knowledge, attitudes, aptitudes)

Dua pendekatan Job Analysis Task-oriented (orientasi pada tugas-tugas) Fokus pada aktivitas aktual yang dilakukan dalam pekerjaan Digunakan untuk mempertimbangkan Tugas, Tanggung jawab, dan Fungsi suatu Jabatan. Diawali dengan membuat Task Statement (Pernyataan tentang Tugas/Jabatan); Berdasarkan Task Statements, job analyst kemudian membuat skala tugas, dilihat dari aspek importance, difficulty, frequency, dan consequences of error. Worker-oriented (orientasi pada tenaga kerja) Fokus pada karakterisktik personal yang dibutuhkan dalam pekerjaan; Karakteristik personil meliputi: skill, knowledge, abbility, dan others chacracteristic (SKAO);

Metode Job Analysis Interview (dengan Subyek atau Supervisor); Work sampling (contoh/sampel pekerjaan); Teknik Daftar Pertanyaan Jaringan (Repertory Grid Technique); Kuesioner (terstruktur, terbuka, tertutup, kombinasi); Observasi; Investigasi Kejadian Kritis (Critical Incident Investigations); Task Inventory (Daftar Tugas); Technical conferences (pembahasan teknis) Analisa Tugas Berjenjang (Hierarchical Task Analysis); dan Pengumpulan informasi yang melatarbelakangi pekerjaan.

1. Menentukan jenis dan metode pengumpulan data pekerjaan; 6 langkah Job Analysis 1. Menentukan jenis dan metode pengumpulan data pekerjaan; 2. Mempelajari informasi pendukung yang sesuai dengan pekerjaan (mis: struktur organisasi, Standar Prosedur, Job Desc); 3. Memilih posisi/jabatan yang mewakili pekerjaan yang dianalisis 4. Menganalisis pekerjaan/jabatan berdasarkan data-data: aktifitas, perilaku yang diperlukan, kondisi kerja, dan kemampuan yang dibutuhkan; 5. Verifikasi hasil job analisis dengan tenaga kerja yang menjabat dan atasannya; 6. Membuat Job Description dan Job Specification

Kapan sebaiknya Job Analysis dibuat? Ketika akan membuka lowongan pekerjaan; Ketika merancang/membuat posisi/jabatan baru; Ketika memulai atau ada perubahan tempat kerja; Ketika merancang struktur organisasi baru; Ketika membuka usaha baru;

TUGAS Cari di media (cetak atau internet) informasi lowongan kerja staff HSE atau K3; minimal dari 3 sumber/perusahaan. Cari di internet, Job Description atau Job Specification dari staff HSE atau K3. Beri kesimpulan dari kedua hal di atas berkaitan dengan Job Analysis.