KOORDINASI DAN KOLABORASI DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2016

Biodata Tempat, tanggal lahir : Klaten, 23 -12- 1977 jat jat wirijadinata Nama: Mustari Kurniawati, SIP., MPA Tempat, tanggal lahir : Klaten, 23 -12- 1977 NIP : 19771223 200501 2001 Pangkat/Gol : Penata Tk. I/IIId Jabatan : Kepala Subbagian Umum dan SDM PKP2A III LAN E-mail : ari_kurniawati@yahoo.com Pendidikan : S2, Magister Administrasi Publik UGM (2008-2009) S1, Ilmu Pemerintahan UGM (1996-2001) HP. 085228571100

Diskripsi Singkat membekali peserta dengan kemampuan untuk menjelaskan pengertian, membekali peserta dengan kemampuan menerapkan koordinasi dan kolaborasi melalui pembelajaran pengertian koordinasi dan kolaborasi, peranan koordinasi dan kolaborasi, dan penerapan koordinasi dan kolaborasi.

Penjelasan konsep koordinasi dan kolaborasi Materi Pokok Penjelasan konsep koordinasi dan kolaborasi Peranan koordinasi dan kolaborasi Penerapan koordinasi dan kolaborasi

METODE Pembekalan Pengayaan Materi Studi Kasus Test Evaluasi Diskusi – Presentasi

Indikator Hasil Belajar Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat: Menjelaskan konsep koordinasi dan kolaborasi; Menjelaskan peranan koordinasi dan kolaborasi dalam pelaksanaan kegiatan; Menerapkan koordinasi dan kolabroasi untuk efektivitas pelaksanaan kegiatan

Pengertian Koordinasi Koordinasi berasal dari kata bahasa Inggris coordination yang berarti being co-ordinate, yaitu adanya koordinat yang bersamaan dari dua garis dalam bidang datar, yang dapat diartikan bahwa dua garis yang berpotongan pada koordinat tertentu. a Y b Titik koordinat X abas/2005

Pengertian Koordinasi Di dalam administrasi, koordinasi bersangkut paut dengan penyerasian serta penyatuan tindakan dari sekelompok orang (William H. Newman) Koordinasi adalah penyerasian yang teratur usaha-usaha untuk menyiapkan jumlah yang cocok menurut mestinya, waktu dan pengarahan pelaksanaan hingga menghasilkan tindakan-tindakan harmonis dan terpadu menuju sasaran yang telah ditentukan. (george R. Terry) Koordinasi adalah proses pemaduan sasaran dan kegiatan dari unit-unit kerja yang terpisah untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif. (James AF Stoner) abas/2005

Pengertian Koordinasi Koordinasi adalah bekerja bersama seerat-eratnya dibawah seorang pemimpin. (Penjelasan UUD) Koordinasi kegiatan vertikal di Daerah adalah: Upaya yang dilaksanakan oleh Kepala Wilayah guna mencapai keselarasan, keserasian dan keterpaduan baik perencanaan maupun pelaksanaan tugas serta kegiatan semua instansi vertikal, dan antara instansi vertikal dengan dinas daerah agar tercapai hasil guna dan daya guna (PP. No. 6 th 1988) abas/2005

Pengertian Koordinasi Koordinasi pada hakekatnya merupakan upaya memadukan (mengintegrasikan), menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan beserta segenap gerak, langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran bersama. (LAN, 1997) abas/2005

Dr. Awaluddin Djamin M. P. A Dr. Awaluddin Djamin M.P.A :Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sehingga terdapat saling mengisi, membantu dan melengkapi. Drs. H Malayu S.P Hasibuan :Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan oganisasi. Handoko :Koordinasi adalah proses pengitegrasian tujuan-tujuan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

B. Masalah-Masalah dalam Koordinasi Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualtias produk. bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi. Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

3. Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi 3. Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain. 4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Pentingnya Koordinasi : Mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan. Agar pekerja dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dapat memanfaatkan sarana dan prasarana dalam pencapaian tujuan. Agar semua unsur manajemen dan pekerjaan masing-masing individu karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi. Agar semua tugas, kegiatan dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.

Tipe-tipe koordinasi : Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan- kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab. Koordinasi vertical secara relative mudah diilakukan atasan dapat memberi sanksi aparat yang sulit diatur. Koordinasi horizontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.

Sifat-sifat koordinasi : Koordinasi bersifat dinamis, bukan statis Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinasi (manager) dalam rangka mencapai sasaran Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan

Tujuan Koordinasi : Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran Mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran perusahaan Menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan Menghindari keterampilan overlanding Dari sasaran perusahaan Menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan Mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan unsur manajemen ke arah sasaran organisasi atau perusahaan

Syarat-syarat koordinasi : Sense of cooperation (perasaan untuk bekerja sama), harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai kegiatan organisasi. Adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugas-tugas pekerjaan merupakan pertanda kurang sempurnanya koordinasi

4. Konsep kesatuan tindakan, hal ini merupakan inti dari koordinasi 4. Konsep kesatuan tindakan, hal ini merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha berarti harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian dalam mencapai hasil 5. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama, kesatuan dari usaha meminta suatu pengertian kepada semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok dimana mereka bekerja

Pengertian Kolaborasi Tindakan kerjasama antara satu orang atau lebih untuk mencapai sesuatu Berhianat karena bekerja dengan musuh pada situasi perang Usaha memecahkan “masalah atau konflik” secara bersama-sama bukan melalui proses mediasi. abas/2005

Manfaat kolaborasi Memberikan pelayanan atau usaha yang berkualitas dengan menggabungkan keahlian unik profesional. Memaksimalkan produktivitas serta efektivitas dan efesiensi sumber daya. Meningkatkan profesionalisme, loyalitas, dan kepuasan kerja. Meningkatkan kohesivitas antar pelaku yang terlibat di dalamnya Memberikan kejelasan peran dalam berinteraksi antar pelaku yang terlibat di dalamnya abas/2005

Tujuan kolaborasi memecahkan masalah; menciptakan sesuatu; menemukan sesuatu di dalam sejumlah hambatan. abas/2005

DEFINISI Pengertian kolaborasi Kolaborasi adalah proses yang mendasar dari bentuk kerjasama yang melahirkan kepercayaan, integritas dan terobosan melalui pencapaian konsensus, kepemilikan dan keterpaduan pada semua aspek organisasi. Kolaborasi adalah pendekatan utama yang akan menggantikan pendekatan hirarki pada prinsip-prinsip pengorganisasian untuk memimpin dan mengelola lingkungan kerja pada abad 21.

Komponen Dalam Kolaborasi dan pemikiran kolaborasi Ø  Lima komponen utama yang harus diperhatikan yaitu: 1.      Collaborative Culture. Seperangkat nilai-nilai dasar yang membentuk tingkah laku dan sikap bisnis. Di sini yang dimaksudkan adalah budaya dari orang-orang yang akan berkolaborasi. 2.      Collaborative Leadership. Suatu kebersamaan yang merupakan fungsi situasional dan bukan sekedar hirarki dari setiap posisi yang melibatkan setiap orang dalam organisasi. .

3.      Strategic Vision. Prinsip-prinsip pemandu dan tujuan keseluruhan dari organisasi yang bertumpu pada pelajaran yang berdasarkan kerjasama intern dan terfokus secara strategis pada kekhasan dan peran nilai tambah di pasar 4.      Collaborative Team Process. Sekumpulan proses kerja non birokrasi dikelola oleh tim-tim kolaborasi dari kerjasama profesional yang bertanggung jawab penuh bagi keberhasilannya dan mempelajari keterampilan-keterampilan yang memungkinkan mereka menjadi mandiri. 5.      Collaborative Structure.[1] Pembenahan diri dari sistem-sistem pendukung bisnis (terutama sistem informasi dan sumberdaya manusia), memastikan keberhasilan tempat kerja yang kolaboratif.[2] Para anggotanya merupakan kelompok intern yang melihat organisasi sebagai pelanggan dan terfokus pada kualitas di segala aspek kerjanya. .

Dengan demikian, kolaborasi sebenarnya merupakan salah satu karakteristik dalam strategi negosiasi yang utamanya untuk mencapai kesepakatan bersama dari adanya kepentingan yang berbeda-beda dari pihak-pihak yang sesungguhnya mempunyai kepentingan yang sama atas suatu tujuan. Kunci dari keberhasilan kolaborasi adalah: "Jalan terbaik manakah yang akan kita tempuh untuk mencapai tujuan bersama" Organisasi secara keseluruhan harus saling mengisi kerangka budaya kerja, sehingga cukup kuat untuk menggantikan hirarki. Kerangka kerja tidak harus sebuah program atau teknik atau cara yang canggih untuk memanipulasi masa depan akan tetapi harus didasarkan pada prinsip-prinsip dasar, peningkatan hubungan kerja yang stabil, menolong menetapkan ketentuan-ketentuan baru, dan memampukan para manajer menggunakan nilai-nilai kebersamaan dalam pengambilan keputusan. .

THE SEVEN CORE VALUES Menghormati orang lain (Respect for people). Landasan utama dari setiap organisasi adalah kepuasan masing-masing individu. Setiap orang yang akan berkolaborasi menginginkan posisi yang kuat dan adanya kesamaan. Mereka menginginkan kepuasan pribadi yang tinggi dan atau lingkungan kerja yang mendukung dan mendorong kepuasan Dirinya. Penghargaan dan integritas rnemberikan pengakuan, etos kerja (Honor and integrity). Dalam banyak budaya, kehormatan integritas membentuk perilaku individu. Misalnya: budaya hara-kiri di Jepang sebagai akibat kurangnya rasa kehormatan diri dan integritas.

. Rasa memiliki dan bersekutu (Ownership and alignment). Ketika semua pegawai merasa memiliki tempat kerjanya, pekerjaan dan perusahaannya maka mereka akan memeliharanya dengan baik. Konsensus (Consensus). Ini adalah kesepakatan umum bahwa kegunaan yang amat besar adalah hubungan kerja yang dilandasi oleh keinginan untuk menang-menang (win-win amounts to). Dalam tempat kerja yang kolaboratif keputusan 100% harus fully agreed untuk mencapai win-win. Ini artinya mereka harus melalui ketidaksetujuannya sebagai usaha kuat dalam mencapai tujuan. .

. Penuh rasa tanggung jawab dan tanggunggugat (Full responsibility and Accountability). Dalam paradigma hirarki, orang menjadi tertutup satu dengan lainnya, karena uraian pekerjaannya, tugas-tugasnya dan karena unit organisasinya. Setiap orang kenyataannya hanya bertanggung jawab pada daftar tugas pekerjaannya. Di tempat kerja yang kolaboratif, ditempatkan kembali konteks dari akuntabilitas. Ada beberapa tingkat akuntabilitas : a.       Accountability as personal integrity-Akuntabilitas sebagai integritas seseorang b.      Accountability as direct dealings-Akuntabilitas sebagai penawaran langsung c.       Accountability as coaching and counseling – Akuntabilitas sebagai bukti kegiatan administratif, yaitu bahwa pertanggungjawaban penuh dan akuntabilitas itu sejajar yang merupakan integritas dari masing-masing individu dan integritas kolektif sebagai orang dewasa dan professional.

. Hubungan saling mempercayai (Trust-based Relationship). Semua orang menginginkan adanya kepercayaan dan keterbukaan dalam bekerja, mereka juga ingin dipercaya. Akan tetapi kepercayaan tidak datang dengan mudahnya. Kenyataannya, banyak di antara mereka kurang saling mempercayai. Inilah yang menyulitkan dalam suatu organisasi. Pengakuan dan pertumbuhan (Recognition and Growth) Hal terpenting dalam tempat kerja yang kolaboratif adalah mendorong orang untuk mau bekerja, dan segera memberi pengakuan terhadap hasil kerja seseorang bagi semua anggota tim atau kelompok. .

PEMIKIRAN KOLABORASI Perubahan total. Kolaborasi bukanlah sebuah program yang secara teknis untuk memecahkan masalah, tetapi merupakan perubahan total cara bekerja bersama. Artinya bersama-sama memikirkan pelanggan, dan saling berperilaku baik terhadap satu sama lain. Etos kerja baru. Kolaborasi merupakan etos kerja yang menghargai pemikiran, bahwa pekerjaan dapat diselesaikan bersama dengan orang lain secara bahu membahu.

Sikap kebersamaan. Kolaborasi memiliki nilai-nilai dasar untuk membangun hubungan yang saling mempercayai. Pengambilan keputusan. Kolaborasi memberikan nuansa kerangka kerja kedekatan selalu keputusan bisnis atau keputusan organisasi baik itu keputusan mengenai strategi, pelanggan, masyarakat, atau sistem kerja melalui keikutsertaan pekerja dalam pelaksanaan. Suatu metode dan alat. Kolaborasi juga menghasilkan suatu metode dan alat yang membantu angkatan kerja untuk bersatu, memiliki rasa tanggung jawab mensukseskan usaha dan membantu suatu sistem organisasi yang menghasilkan kinerja yang baik. .

Tujuan Manajemen Kolaborasi Menyediakan instrumen untuk mengenali stakeholder Meningkatkan kerjasama antar stakeholder Menciptakan mekanisme pemberdayaan masyarakat Menciptakan mekanisme pembelajaran yang dialogis Memperbaiki tindakan tindakan perlindungan sumberdaya hutan Menyediakan sistem manajemen yang terbuka dan selalu melakukan improvement”   abas/2005

Kendala Kolaborasi (Gray 1989) Komitmen yang bertentangan dengan kolaborasi Sejarah permusuhan yang dilandasi perbedaan ideologi dalam waktu lama Kondisi dimana kebijakan tidak memperhatikan alokasi SD Perbedaan persepsi atas resiko Kerumitan bersifat teknis Budaya kelembagaan dan politik/no legitimasi Unilateral action (satu pihak memiliki power melakukan aksi sepihak   abas/2005

Elemen penting pada tahapan kolaborasi Inisiasi dan motivasi Media komunikasi/informasi Analisis bersama situasi Negosiasi dan kesepakatan Stakeholder Membangun kapasitas perubahan Kemitraan dan anlisis pelaksanaaan Membuat dan memelihara proses Membuat dan mendorong mekanisme kelola konflik abas/2005

Prinsip kolaborasi dalam mengatasi konflik Melibatkan para pihak yang relevan Membangun konsensus secara bertahap Merancang peta proses Merancang proses fasilitasi Mengendalikan memori kelompok abas/2005

Prinsip kolaborasi Transparan dan saling menghormati Pembagian peran yang bertanggung jawab Hubungan kerja yang efektif Membangun kearifan local Menghormati perbedaan dan keragaman Kontinyu dan adaptif Skala lebih luas abas/2005

TERIMA KASIH