DESAIN SISTEM AKUNTANSI TERINCI

Desain Output Terinci Desain output yang akan dibahas ini adalah untuk output berbentuk laporan dimedia keras

Bentuk Laporan Bentuk laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, umumnya dalam bentuk tabel, grafik atau bagan. Laporan Berbentuk Tabel Laporan ini menekankan pada kualitas isi dan kegunaannya, sebagai berikut: Notice Report Laporan harus dibuat sederhana dan jelas agar permasalahan jelas dan dapat langsung ditangani. Contoh notice report sebagai berikut :

Notice Report

Bentuk Laporan 1. Laporan Berbentuk Tabel Equipoised Report Isi laporan ini yaitu hal – hal yang bertentangan untuk melakukan perencanaan. Contoh equispoised report adalah sebagai berikut :

Equipoised Report

Bentuk Laporan 1. Laporan Berbentuk Tabel Variance Report Laporan ini menunjuka selisih (variance) antara standar yang sudah di tetapkan dengan hasil kenyataannya / sesungguhnya. Contoh dari variance report sebagai berikut :

Variance Report

Bentuk Laporan 1. Laporan Berbentuk Tabel Comparative Report Isi dari laporan ini adalah membandingkan, misalnya membandingkan laporan laba / rugi atau neraca. Contoh laporan ini adalah sebagai berikut:

Comparative Report

Bentuk Laporan 2. Laporan Berbentuk Grafik Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan sebagai berikut: Bagan Garis (Line Chart) Pada bagan garis variasi dari data ditunjukan dengan suatu garis atau kurva. Bagan garis mempunyai kelebihan, yaitu : a. Dapat menunjukan hubungan antara nilai dengan baik b. Dapat menunjukan bebrapa titik c. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya d. Mudah dimengerti Kelemahan : a. Bila terlalu banyak garis dan kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva) maka akan tampak ruwet b. Hanya terbatas pada 2 dimensi c. Spasi dapat menyesatkan

Bentuk Laporan 2. Laporan Berbentuk Grafik Bagan Batang (Bar Chart) Bagan batang mempunyai kelebihan, yaitu : a. Baik untuk perbandingan b. Dapat menunjukan nilai dengan cepat c. Mudah dimengerti Kelemahan : a. Terbatas hanya pada satu titik saja b. Spasi dapat menyesatkan

Bentuk Laporan 2. Laporan Berbentuk Grafik Bagan Pastel (Pie Chart) Bagan yang berbentuk lingkaran seperti kue pastel (pie), kelebihan, yaitu : a. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhan b. Mudah di mengerti Kelemahan : a. Penggunaannya terbatas b. Ketepatannya kurang c. Tidak dapat menunjukan hubungan beberapa titik

Pedoman Desain Laporan Berikut ini adalah pedoman – pedoman dalam pembuatan laporan, sebagai berikut : Pada laporan formal, dibagi menjadi tiga bagian utama yaitu judul laporan, tubuh laporan, catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan. Untuk laporan yang penting, gunakan kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek, dan tidak mudah kotor. Untuk tiap batas tepi laporan (margin), diberi jarak 2 ½ cm. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca. Untuk hal – hal yang ingun di tonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal atau di garisbawahi. Gunakanlah huruf cetak yang jelas serta hindari penggunaan font yang sulit dimemgerti.

Pedoman Desain Laporan Berikut ini adalah pedoman – pedoman dalam pembuatan laporan, sebagai berikut : Jika isi laporan menjelaskan daftar urutan, maka dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan diurutkan dari yang terpenting. Letakanlah informasi yang mendetail dilampiran dan gunakanlah petunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan letak dari informasi detail tersebut. Beri keterangan – keterangan yang yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi,sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci

Pedoman Desain Laporan Berikut ini adalah pedoman – pedoman dalam pembuatan laporan, sebagai berikut : Laporan harus dibuat dan di distribusikan tepat pada waktunya. Laporan harus sederhana tapi jelas. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya Isi laporan harus akurat Laporan harus distandardisasi, bentuk – bentuk laporan yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan Laporan harus berguna Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan.

Alat-alat Desain Output Terinci Printer layout atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output diprinter. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dan arus data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan dilaporan.

Mengatur Tata Letak Isi Output Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimegerti. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain output menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan disuatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan di cetak diprinter dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layaout chart) dan kamus data output.

Penjelasan Data di Kamus Data Output Programmer perlu diberi penjelasan yang lebih terinci tentang isi dari output. Penjelasan data terinci ini dapat diperoleh dikamus data output. Kamus data output dibuat berdasarkan kamus data arus data dan desain tata letak dibagan tata letak printer

Desain Input Terinci Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi – transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Desain input terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode – kode yang digunakan untuk input.

Dokumen Dasar Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat didokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah.

Dokumen Dasar Dokumen dasar ini dapat membantu didalam penanganan arus data sebagai berikut : Dapat menunjukan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu – persatau didalam dokumen dasarnya. Bertindak sebagai pendistribusian data, karena sejumlah tembusan dari formulir – formulir tersebut dapat diberikan kepada individu – individu atau departemen yang menbutuhkan. Dokumen dasar dapat membantu didalam pembuktian terjadi suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung dari file-file data dikomputer.

Cara Mengurangi Jumlah Masukan Cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi jumlah input yang akan dimasukan ke sistem tanpa mengurangi kelengkapannya, sebagai berikut : Menggunakan kode Data yang relatif konstan disimpan di file induk acuan Jam dan tanggal dapat diambilkan dari sistem Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem

Kode Kode bertujuan mengklasifikasikan data, memasukan data ke dalam komputer dan untuk mengambil informasi yang dibutuhkan. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter khusus (misalnya %, /, -, $, #, &, : dll). Kode dapat berupa alpabetik (A-Z), Numerik (0-9), dan alpanumerik (gabungan angka, huruf, dan karakter khusus)

Petunjuk Pembuatan Kode Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu : Harus mudah diingat Harus unik Harus fleksibel Harus efisien Harus konsisten Harus distandarisasi Spasi dihindari Hindari karakter yang mirip Panjang kode harus sama

Tipe dari Kode Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem informasi, sebagai berikut: Kode Mnemonik Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Contoh: JU    = Jurnal Umum AJP  = Ayat Jurnal Penyesuaian Kode Urut (Sequential Code) Kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya. Contoh: 001  Kas 002  Piutang Dagang 003  Persediaan Produk Selesai 004  Persediaan Produk Dalam Proses

Tipe dari Kode Kode Blok (Block Code) Kode ini mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. Contoh: Blok Kelompok 10000 - 19999 Aktiva 20000 - 29999 Kewajiban 30000 - 39999 Modal

Tipe dari Kode Kode Grup (Group Code) Kode yang dibentuk berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti. Contoh: Contoh dalam kode Nomor Induk Mahasiswa (NIM) 262 10 394 digit dari kiri menunjukkan jurusan yang diambil (262) , digit berikutnya menunjukkan tahun 2010 (10), dan digit berikutnya menunjukkan nomor urut mahasiswa. (394)

Tipe dari Kode Kode Desimal (Desimal Code) Kode ini mengklasifikasikan dalam bentuk sepuluh unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai angka 99 tergantung dari banyaknya kelompok. Contoh: 00. AKTIVA LANCAR 00100  Kas 00200  Piutang Usaha 01. AKTIVA TETAP 01100  Tanah 01200  Bangunan Kantor

Referensi Jogiyanto .HM, Analisis dan desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 2008.