Online Public Relations Writing

PENULISAN INTERNET Zaman digital dan internet memberikan tantangan dan kesempatan bagi dunia public relations. Kejelasan, pemilihan kata dan akurasi menjadi lebih penting. E-mail, situs dan blog membuat komunikasi lebih cepat, terlihat, dan selamanya.

INTERNET Cepat dan akses 24 jam merupakan sifat profesi public relations digital. Anda harus memiliki respon yang cepat dan menulis kata-kata yang akan dikirimkan secara digital ke dunia cyber.

Kesalahan Pengiriman Data e-mail dan pesan singkat memungkinkan komunikasi menjadi cepat namun dangkal. Kecepatan dan kemudahan menekan tombol send membuat kita melewatkan proofreading dan meninjau list penerima pesan. Sekali anda salah mengirimkan pesan maka anda tidak bisa menarik kembali pesan tersebut. Untuk pesan privat, lebih baik untuk menelepon atau pertemuan tatap muka.

Membuat subyek e-mail Subyek e-mail merupakan headlines apa yang akan diberikan sehingga harus dipikirkan bagaimana membuat subyek e-mail yang baik khususnya ketika kita menjual sebuah cerita, atau membuat teasers.  

Situs internet Sebuah situs yang baik akan memudahkan sistem archival dan retrieval dari materi tulisan seperti press release dan annual reports yang dapat meningkatkan hubungan perusahaan dengan media, pelanggan, pemilik saham dan lain sebagainya. Register domain names. Register situs dengan search engine. Buatlah situs sebaik yang sesuai dengan search engine optimization.

Untuk Media Nama, jabatan, nomor telepon, alamat e-mail dan contact information dan area tanggung jawab divisi public relations. Press release sebagai sejarah berbagai peristiwa penting yang diarsipkan berdasarkan chronological order Latar belakang perusahaan, time-line, fact sheet Informasi mengenai keterlibatan perusahaan dengan masyarakat, isu lingkungan, aktivitas nonprofit, penghargaan

Untuk Media Links pada area pelayanan pelanggan yang berisi hal-hal yang positif mengenai produk, jasa, komunitas yang terkait. Links pada arsip artikel bisnis pada “investors” Links untuk jurnalis bergabung pada mailing list perusahaan untuk setiap informasi baru.

Untuk Media Akses media untuk materi multimedia Foto, video, hasil wawancara. Pressroom adalah akses terhadap materi print kits dan electronic kits

Wajib dilakukan Materi yang ditulis dan dipasang di internet adalah akurat, terbaru, dan ditulis secara jelas dan benar. Anda harus segera meminta informasi yang tidak akurat yang ditulis orang lain untuk segera dihapus atau dikoreksi karena sifat viral rumor yang akan menghancurkan reputasi perusahaan. Harus memiliki sense of humor apabila ada infromasi yang ditulis berbentuk satir mengenai perusahaan 

Bagi konsumen Fungsi situs bagi konsumen dan calon konsumen Nomor telepon Pengenalan perusahaan melalui “about us” dan FAQ functions Sales brochure bagi produk dan jasa Links untuk audio downloads dan podcasting Links untuk video dowloanding Link untuk store bagi pemesanan dan penjualan Link archive untuk cerita-cerita yang baik mengenai perusahaan.

Bagi Konsumen Link untuk technical supports melalui e-mail questions atau live-help function Akses untuk informasi terbaru dengan menawarkan newsletter atau email alerts Akses live-chat function 

Komunitas Finansial gambar sekilas mengenai kondisi terakhir perusahaan melalui harga saham terbaru akses terhadap berita terbaru yang mempengaruhi saham, press release archive arsip cerita bisnis oleh opinion maker akses terhadap informasi keuangan publik seperti annual reports alamat perusahaan baik kantor utama maupun cabang nama, nomor, email bagi investor relations officer link untuk bergabung pada grup newsletter

Umpan Balik Pelanggan, Pelanggan Baru, Dan Loyalitas Pelanggan Perusahaan membutuhkan situs yang dapat memberikan data mengenai perilaku, preferensi, dan opinion pelangan. Online opinion, preference polls dapat menjadi suplemen bagi promos, ads, dan movie trailers. Di internet, konsumen merasa lebih bebas dan terbuka untuk memberikan opini negatif terhadap perusahaan. Dibutuhkan penanganan e-mail yang cepat bagi pelayanan pelanggan.

BLOG DAN BLOGOSPHERE Dunia online menguatkan pentingnya opini kelompok baik peer review, rants dan raves pada berbagai situs jaringan sosial maupun blog. Manusia memperhatikan opini orang seperti diri mereka sendiri atau pakar dan kritik.

BLOG DAN BLOGOSPHERE Pada peer to peer, social network, viral marketing sering digunakan untuk mengirimkan surat berantai, illegal pyramid schemes dan multilevel marketing companies. Saat ini, dunia produk dan jasa dikuasai oleh real people dan not so real peers yaitu perusahaan pemasaran yang menyamar menjadi remaja.

ETIKA BLOG Etika blog diatur oleh word of mouth association Kejujuran pada hubungan Harus terbuka dan jujur pada setiap produk yang dipasarkan Tidak boleh undercover marketing dimana orang dibayar untuk membuat rekomendasi terhadap sebuah merek tanpa menjelaskan hubungan mereka dengan merk tersebut. Harus menjelaskan mengenai identitas account palsu.

MONITORING BLOG DAN E-MAIL VIRAL Monitoring adalah terus menerus memantau apakah yang dikatakan mengenai perusahaan baik di dunia siar, cetak dan web. PR juga harus monitor the buzz (apa yang diposting di situs dan blog, chatrooms, viral e-mail). E-mail viral adalah pesan atau attachment yang diforward karena humor, outrage dan inflammatory content. Monitoring harus dilakukan karena kecepatan internet. Harus dipelihara sense of humor. Manakah yang humor atau mengganggu reputasi perusahaan.

 Kasus: kryponite lock company. U-shaped bike locks opened by common pen.

Kebijakan blog Berlaku untuk karyawan perusahaan Apakah blog diperbolehkan dengan menggunakan jam kantor? Apakah blog diperbolehkan dengan menggunakan situs kantor? Apakah blog diperbolehkan dengan menggunakan fasilitas komputer kantor? Apakah blog diperbolehkan dengan menuliskan perusahaan?

CORPORATE BLOGS Corporate blog terbagi menjadi internal blog dan eksternal blog. Internal blog adalah blog yang dibuat dan dibaca oleh karyawan. Internal blog berguna untuk bypassing communication dan mendapatkan feedback dari karyawan. Inovasi akan muncul dari bottom up dan menciptakan inovasi yang meniadakan kontrol.

CORPORATE BLOGS Eksternal blog dapat dari konsumen dan media dan bersifat time intensive, risiko tinggi terhadap citra publik namun memberikan reward pada customer engagement, loyalitas dan product improvement. Media dan konsumen saling mendukung dan dapat bersifat negatif dan positif.

CEO and Blog Ketika membuat blog, harus muncul tulisan dari CEO. CEO dan ghostwriter. Disarankan lebih baik jujur mengenai siapa penulisnya. Eksternal blog ideal untuk mendapatkan customer feedback, customer innovation dan customer communities.

Terima Kasih