PENGANTAR MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK Dosen : Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom

MEMULAI PROYEK PERTEMUAN – 3

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK BAHASAN LAHIRNYA PROYEK WAKTU

YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi) PIRANTI & TEKNIK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK MANAJM CAKUPAN PROYEK WAKTU BIAYA MUTU SDM KOMUNI- KASI RESIKO PEMBE- LIAN KEBU-TUHAN HARAP-AN STAKE-HOLDER BERHASIL BAHASAN

BAHASAN Project Charter Kick-off meeting Persiapan perencanaan

Proses-proses dlm manajemen integrasi proyek 1. Penyusunan Project Charter 2. Penyusunan pernyataan cakupan awal KLP PROSES MEMULAI 3. Penyusunan rencana manajm proy KLP PROSES PERENCANAAN 4. Pengarahan & pengelolaan pelaks proy KLP PROSES PELAKSANAAN 5 Monitoring & Pengawsan Pekerj proy 6. Pengendalian perubahan terintegrasi KLP PROSES PENGAWASAN KLP PROSES PENUTUPAN 7. Penutupan proyek

PROJECT CHARTER Project charter adalah dokumen yang secara resmi menyatakan kewenangan sebuah proyek. Draft project charter disusun oleh manajer proyek dan disepakati oleh anggota tim proyek sebelum diajukan kepada sponsor.

PROJECT CHARTER (lanj) Project charter ditandatangani oleh anggota tim sebagai tanda komitmen anggota tim pada kegiatan proyek. Bila diperlukan dukungan tinggi dari pihak lain (klien / calon pengguna), maka mereka juga diminta menanda-tangani. Bila proyek dilaksanakan dengan kontrak, maka kontrak ini dapat berlaku sebagai project charter bagi pelaksana pekerjaan yang dikontrakkan

PROJECT CHARTER NAMA PROYEK: ……………… MULAI : ……………… SELESAI: ………… INFORMASI ANGGARAN: (Jelaskan ttg anggaran keseluruhan dan penggunaan utamanya) MANAJER PROYEK: (Sebutkan nama lengkap, dan alamat e-mailnya) SASARAN PROYEK: (Perlu jelas, supaya pada akhir proyek bisa diukur) PENDEKATAN: (Isikan cara yang akan ditempuh, dan berikan gambaran untuk melaksanakan itu)

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM NAMA PERAN POSISI CARA KONTAK E-MAIL; TELP; DLL NAMA 1 SPONSOR DIR. PEMASARAN xx.bl.ac.id NAMA 2 MANAJER PROYEK MANAJER T.I. NAMA 3 ANGGOTA TIM BAG. T.I NAMA 4 NAMA 5 NAMA 6 NAMA 7 TENAGA AHLI MEWAKILI PENGGUNA NAMA 8 (Schwalbe,Information Technology Project Management, 4thed, Thomson, 2006)

KICK-OFF MEETING Kickoff meeting adalah pertemuan pertama, yang dihadiri oleh semua pemangku kepentingan (stakeholder) utama untuk mendiskusikan: Tujuan / sasaran Rencana secara umum Hal-hal lain yang dipandang penting untuk disepakati

PERSIAPAN PERENCANAAN Sebelum menyusun rencana yang lengkap, hal-hal yang sangat mendasar perlu dipersiapkan dulu, yaitu: Cakupan proyek Jadwal proyek Standar mutu (kualitas) Estimasi anggaran biaya proyek (CSSQ: C=cost; S=scope; S=schedule; Q=quality) Disamping 4 hal diatas, perlu juga dibuat: Daftar resiko & Rencana komunikasi

CAKUPAN AWAL PROYEK Karakteristik & batasan proyek dan produknya Metode penerimaan Pengendalian cakupan

PERENCANAAN PROYEK

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK WAKTU LAHIRNYA PROYEK MEMULAI PERENCANAAN PENGAWASAN PROYEK PENUTUPAN PELAKSANAAN PROYEK BAHASAN

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi) PIRANTI & TEKNIK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK MANAJM CAKUPAN PROYEK WAKTU BIAYA MUTU SDM KOMUNI- KASI RESIKO PEMBE- LIAN KEBU-TUHAN HARAP-AN STAKE-HOLDER BERHASIL BAHASAN

PROSES-PROSES DALAM PERENCANAAN PROYEK BID. PENGETAHUAN PROSES INTEGRASI MNJ. PROY MENYUSUN RENCANA MANAJEMEN PROYEK MNJ. CAKUPAN PROYEK PERENCANAAN CAKUPAN PENDEFINISIAN CAKUPAN MEMBUAT WORK BREAKDOWN STRUCTURE MNJ. WAKTU PROYEK PENDEFINISIAN KEGIATAN PENGURUTAN KEGIATAN PENGESTIMASIAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA PENENTUAN DURASI PENYUSUNAN JADWAL MNJ. BIAYA PROYEK PENGESTIMASIAN BIAYA PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA MNJ. MUTU PROYEK PERENCANAAN MUTU

PROSES-PROSES DALAM PERENCANAAN PROYEK BID. PENGETAHUAN PROSES MNJ. S.D.M. PROYEK PERENCANAAN S.D.M. MNJ. KOMUNIKASI PROYEK PERENCANAAN KOMUNIKASI MNJ. RESIKO PROYEK PERENCANAAN MANAJEMEN RESIKO PENGIDENTIFIKASIAN RESIKO ANALISIS KUALITATIF RESIK ANALISIS KUANTITATIF RESIKO PENENTUAN TANGGAPAN RESIKO MNJ. PEMBELIAN PROYEK PERENCANAAN PEMBELIAN DAN PENERIMAAN PERENCANAAN KONTRAK

Work Breakdown Structure Teknik untuk Membagi keseluruhan proyek ke dalam komponen- komponen Memecah komponen ke level-level berikutnya sampai dengan tugas Sampai dengan setiap tugas merupakan unit yang dapat dikelola (misalnya oleh manajer teknik) Direncanakan Dianggarkan Dijadwalkan Dikendalikan Menampilkan gambar/grafik tentang hirarki proyek

Work Breakdown Structure Tujuan Melengkapi komunikasi antar personal proyek Menjaga konsistensi dalampengendalian dan pelaporan Cara efektif untuk melengkapitugas manajemen Manfaat : Mengurangi kompleksitas Fasilitas penjadwalan dan pengendalian

Langkah Membuat WBS Pecah setiap fungsi ke dalam tiga sub fungsi: Menerima masukan & memasukkannya ke dalam bentuk berkaitan Menstransformasikan masukan ke dalam keluaran yang dibutuhkan Menyeapkan keluaran kedalam bentukakhir yang diminta Lakukan dekomposisi secara iteratif Tidak seluruh cabang mempunyai level yang sam Jika WBS sangat kompleks untuk ditampilkan dalam satu peta,maka pecahkan setiap level subfungsi dalam peta yang terpisah. Kaji & perbaiki WBS oleh semua kelompok yang berkaitan.

Contoh WBS (bentuk hirarki)

Contoh WBS (bentuk hirarki)

Contoh WBS (bentuk struktur) 1.0 Konsep 1.1 Evaluasi sistem yang ada 1.2 Pendefinisan Kebutuhan 1.2.1 Menefinisikan kebutuhan pengguna 1.2.2 Mendefinisikan kebutuhan muatan (isi) 1.2.3 Mendefinisikan kebutuhan sistem 1.2.4 Mendefinisikan kebutuhan kepemilikanserver 1.3 Mendefinisikan fungsi spesifik 1.4 Mendefinisikan resiko danpendekatan manajemen resiko 1.5 Menyusun rencana proyek 1.6 Penjelasan kepada tim pengembangan web 2.0 Desain Situs web 3.0 Membangun (konstruksi) situs web 4.0 Penggunaan 5.0 Dukungan

PROSES PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK 1. Penyusunan Project Charter 5. Monitoring & Pengawasan Pekerj proyek 4. Pengarahan & pengelolaan pelaks proyek 3. Penyusunan rencana manajm proyek 2. Penyusunan pernyataan cakupan awal 7. Penutupan proyek 6. Pengendalian perubahan terintegrasi KELOMPOK PROSES PELAKSANAAN PENUTUPAN MEMULAI PENGAWASAN PERENCANAAN

BAHASAN Rencana manajemen proyek Isi rencana manajemen proyek Contoh isi rencana manajemen proyek

RENCANA MANAJEMEN PROYEK Merupakan dokumen resmi proyek yang diacu dalam pelaksanaan, pengawasan, dan penutupan proyek, yang menjamin proyek mencapai sasarannya bila diikuti dengan baik Disetujui oleh pemberi kerja Diberikan kepada pihak-pihak yang dicantumkan dalam rencana manajemen komunikasi Dilengkapi dengan rincian pendukungnya

KEGUNAAN RENCANA MANAJEMEN PROYEK Sebagai pedoman pelaksanaan, pengawasan dan penutupan proyek Mendokumentasi asumsi-asumsi yang dijadikan dasar dalam perencanaan Mendokumentasi keputusan penting dan pertimbangannya Memfasilitasi komunikasi diantara stakeholder Mendefinisikan pemeriksaan (review) manajemen dalam hal: isi, cakupan, waktu Sebagai dasar (baseline) untuk menilai kinerja dalam kegiatan pengawasan proyek

MENYUSUN RENCANA MANAJEMEN PROYEK Kegiatan ini mendokumentasikan tindakan yang diperlukan untuk mendefinisikan, menyiapkan, mengintegrasikan, mengkoordinasikan semua rencana parsial ke dalam satu rencana manajemen proyek (contoh rencana parsial adalah: rencana cakupan, rencana anggaran, dsb) Proses penyusunan rencana manajemen proyek berlangsung iteratif

MASUKAN DALAM PENYUSUNAN RENCANA MANAJEMEN PROYEK Pernyataan awal cakupan proyek, a.l memuat sasaran proyek, sasaran produk, kriteria penerimaan produk, dll Proses-proses manajemen proyek Faktor lingkungan proyek, baik dari perusahaan maupun di luar perusahaan. Misal, budaya & struktur organisasi, standar industri, standar perusahaan, dll Aset proses organisasi, seperti prosedur dan aturan perusahaan

Penyusunan rencana manajemen proyek menggunakan metodologi manajemen proyek, sistem informasi manajemen proyek, dan pertimbangan-pertimbangan ahli