TRANSPARENCY INTERNATIONAL INDONESIA PETUNJUK PELAKSANAAN OPERASI ADMINISTRASI & KEUANGAN TRANSPARENCY INTERNATIONAL INDONESIA DAERAH

LATAR BELAKANG Sebagai organisasi kemasyarakatan yang mengusung perihal transparansi dan akuntabilitas, maka diperlukan suatu aturan tentang tata pengelolaan organisasi yang baik dan teratur. TUJUAN Untuk memberikan petunjuk pengelolaan administrasi dan keuangan serta sebagai bahan acuan dalam pelaksanaan pencatatan segala bentuk administrasi keuangan.

ISTILAH-ISTILAH YG DIGUNAKAN PUM /(Formulir) Permintaan Uang Muka SPP/ (Formulir) Surat Permintaan Pembayaran PJUM / (Formulir) Pertanggung Jawaban Uang Muka Formulir Travel Plan Formulir Aplikasi Transfer Bank/Instruksi Bank Budget BPV / Bank Payment Voucher BRV / Bank Receipt Voucher BP / Bank Payment – Pengeluaran Petty Cash JM / Voucher Journal Memorial

PROSEDUR PELAKSANAAN PERMOHONAN UANG MUKA (PUM) Travel/Perjalanan Dinas Langkah-langkah: Pengisian formulir PUM (Permintaan Uang Muka) dilakukan dan ditanda tangan oleh requester, disetujui oleh PO Daerah. Isian wajib dalam PUM : Rencana kegiatan Sumber dana Uraian (detail budget) dan jumlah nilainya Informasi bank lengkap transfer dana ditujukan kepada siapa

Supporting dokumen PUM: Budget perjalanan (ini bisa juga ditulis di PUM) Email komunikasi tentang perihal perjalanan Formulir Travel Plan Budget project/proposal

PERMOHONAN UANG MUKA KEGIATAN PROJECT Langkah-langkah: Pengisian formulir Permintaan Uang Muka dilakukan oleh requester, disetujui oleh PO Daerah. Supporting dokumen dalam PUM ini: Email Persetujuan Pelaksanaan Kegiatan oleh PO Jakarta TOR Budget

PERINTAH PEMBAYARAN Langkah-langkah Mengisi formulir Surat Permintaan Pembayaran (SPP), di tandatangani oleh requester dan disetujui oleh PO Daerah

Isian wajib dalam SPP: Pembelian yang berhubungan dengan kegiatan Sumber dana/budget proposal Uraian pembayaran dan nilai nya Informasi bank lengkap transfer ditujukan kepada siapa (jika transfer), atau “Cash” jika tunai.

Supporting dokumen SPP Biaya tiket Invoice travel agent/airline Fotocopy tiket (e tiket) atau tiket asli Airport Tax/Boarding Pass Kuitansi Pembelian barang (maksimum IDR. 2,500,000) Nota sederhana dan/atau Kuitansi

Pembelian barang diatas IDR. 2,500,000 Surat permohonan pembelian (Purchase Request) 3 Penawaran harga Summary of Price Comparison Purchase Order Tanda Terima Barang Kwitansi

Pembayaran jasa (notulen/ Narasumber/ konsultan/ sewa): Surat kebutuhan/permintaan Surat penawaran untuk biaya sewa Kontrak Scope Of Work , untuk jasa konsultan CV untuk jasa notulen atau konsultan Kuitansi

Pembayaran jasa (notulen/ Narasumber/ konsultan/ sewa) di atas IDR 2 Surat kebutuhan/permintaan 3 penawaran (untuk sewa) 3 referensi untuk jasa konsultan Kontrak Scope Of Work, untuk jasa konsultan CV untuk jasa notulen, narasumber atau konsultan Kuitansi

PETTY CASH Setiap pengeluaran petty cash, harus mengisi formulir Payment Voucher Isian dalam petty cash Nama Penerima Nominal Kegunaan Supporting dokumen: SPP untuk pengeluaran kegiatan program Bukti-Bukti transaksi

PERTANGGUNG JAWABAN UANG MUKA (PJUM) Supporting dokumen PJUM (Travel) Segala bukti/nota yang tercantum dalam uraian biaya dalam PJUM Tiket pesawat/kereta Airport tax Boarding pass Laporan Singkat Perjalanan

PERTANGGUNG JAWABAN UANG MUKA (PJUM Supporting dokumen PJUM (Kegiatan) Segala bukti/nota yang tercantum dalam uraian biaya dalam PJUM Laporan budget vs expenditures Notulen Daftar Hadir

SELESAI