PROSES BISNIS PROKUREMEN Pertemuan ke 10 M. Chodzirin

Siklus Transaksi Prokuremen & Pengeluaran Kas Pengendalian Siklus Transaksi Prokuremen & Pengeluaran Kas Prokuremen Merupakan proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan barang atau jasa. Dengan kata lain Prokuremen = Pembelian

PROKUREMEN Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) memiliki kemampuan memproses dan menyimpan sejumlah besar informasi yang berkaitan dengan proses bisnis pengeluaran. SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan materialdengan cara sistem online SAP R/3 adl.

SAP R/3 adl. “System Analysis and Program Development (in German : Systemanalyse und Proggrammentwicklung)” yang ditemukan oleh Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Yang kemudian berganti menjadi “Systems Application and Products in Data Processing” pada tahun 1977. “SAP”yang dikenal pada saat ini adalah sistem R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia dalam menjalankan bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP R/3.

Dokumen Prokuremen yang tersedia pada R/3: Permintaan pembelian Permintaan untuk quotation Quotation Pesanan pembelian Perjanjian ringkas Kontrak Perjanjian penjadwalan Pencatatan informasi pembelian Setiap dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen

Menentukan Kebutuhan Permintaan pembelian dokumen internal yang dibuatuntuk meminta sesuatu pada suatu waktu tertentu. Sistem Materials Requirements Planning (MRP) dapatmelakukan analisis secara canggih untuk menentukankebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuksuatu item dan proses produksi. Setelah selesai, permintaan akan dikirim secara elektronik ke supervisor untuk disetujui

Memilih Sumber Daya R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok (yang dituju) untuk menyediakan suatu item yang diminta—jika ada, R/3 memberikan jumlah yang diminta.

Permintaan U/ Quatation Langkah berikutnya, R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen permintaan untuk quotation (request for quotation ), yang dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau butuh penawaran (berdasarkan kebijakan perusahaan).

Memilih Pemasok R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan

Menerbitkan Pesanan Pembelian Dokumen Pesanan Pembelian mengindentifikasi pemasok dan mengonfirmasi barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman,danjangka waktu pembayaran

R/3 memroses beberapa tipe pesanan pembelian Pesanan Pembelian Standar  Pesanan Pembelian Subkontrak Pesanan Pembelian Konsinyasi Pesanan Pembelian Pihak Ketiga Pesanan Pembelian Transportasi Pembelian

Penerimaan Barang Dokumen penerimaan barang diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan. Dokumen penerimaan barang dapat dipersiapkan dengan 3 cara: Sistem manajamen persediaan ketika barang diserahkan kepenyimpanan sementara. Dokumen penerimaan barang disiapkan dengan referensi pesanan pembelian. Barang yang diterima diposting ke dalam inspeksi kualitas. Jika barang lolos, posting transfer dimasukkan untuk memindahkannya dari inspeksi barang ke persediaan yangtersedia

Verifikasi Faktur Proses verifikasi faktur memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi

Pembayaran Kepada pemasok Pembayaran dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau record master pemasok

Record / Master Record master dibuat dalam R 3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi dan proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode Sistem kode untuk objek menggabungkan field field yang mengidentifikasi perusahaan pabrik lokasi penyimpanan organisasi, pembelian dan grup pembelian

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI DAN PROKUREMEN Permintaan Pembelian Penerimaan Penyimpanan Hutang dagang

Permintaan (Penyimpanan)

Pembelian

Penerimaan

Penyimpanan

Hutang Dagang

PROSES BISNIS PENGELUARAN KAS

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PENGGAJIAN

Pengendalian Siklus Transaksi Pengendalian dalam siklus transaksi didasarkan pada suatu pemisahan fungsi-fungsi di dalam suatu proses bisnis. Fungsi yang terkait adalah Pemasukan data order kredit Persediaan barang jadi

Pengendalian Siklus Transaksi pengiriman penagihan Piutang dagang Buku besar

Pemasukan data Master Price List Order Database Order Pelanggan Membuat Order Master Price List Order Database Order Penjualan

Dikrimkan untuk proses selanjutnya Kredit Order Penjualan Persetujuan Kredit File kredit Ambil Order baru Proses Kredit Order Database Order Penjualan disetujui Dikrimkan untuk proses selanjutnya

Persediaan Barang Jadi Picking List Pick Order Database persediaan Siapkan Picking List Proses pengiriman Database pesanan Picking List Bersama barang Ke pengiriman

Pengiriman Packing List Bersama barang Picking List Bersama barang Cocokkan Order pengiriman Barang jadi Proses pengiriman Database pesanan Packing List Bersama barang Surat Muat pelanggan

Penagihan pelanggan Daftar Menyiapkan penagihan faktur Proses Database pelanggan Secara periodik Siapkan Journal Entry Journal Voucher Buku besar

Buku besar piutang dagang Daftar Faktur di Posting Pengecekan Posting Buku besar piutang dagang Siapkan Daftar Posting Posting faktur Total pengendalian Database pelanggan Buku besar

Buku Besar Total pengendalian Voucher jurnal Piutang dagang Penagihan Bandingkan Posting Buku besar Proses buku besar

Sistem penagihan Lock-Box Apakah yang dimaksud dengan float? Flooat adalah waktu antara penandatanganan cek pembayaran oleh pelanggan dan waktu saat perusahaan dapat menggunakan dana tersebut. Lock-box system mengurangi float dengan cara menyimpan cek dalam rekening perusahaan sebelum perusahaan memprosesnya.

Transaksi Penjualan Tunai Penerimaan penjualan harus disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan. Apakah yang dimaksud customer audit? Customer audit adalah prosedur-prosedur di mana pelanggan bertindak sebagai pengendali awal atas dokumentasi suatu transaksi.

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi aktivitas: Permintaan Informasi Proses bisnis pengeloaan pesanan pelanggan  sering dimulai dengan permintaan informasi dari pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan kepelanggan potensial guna memberikan informasi tentang produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Pembuatan Kontrak Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kualitas dan jadwal waktu pengiriman.

Memasukkan Pesanan Memasukkan pesanan atau oder entry untuk menyiapkan dokumen pemesanan penjualan. Pengiriman Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang kepelanggan. Penagihan Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan.

Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan Memasukkan Pesanan Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan, harganya, dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti nama, alamat pengiriman, dan jika diperlukan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, maka pemberitahuan pesanan akan dikirimkan kepelanggan untuk memberitahukan bahwa pesanan telah diterima dan sedang diproses. Harga yang dimasukkan pada pesanan penjualan disetujui oleh menejemen atau fungsi organisasi yang independen dari fungsi pesanan penjualan.

Kredit Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu kebagian pengiriman barang. Untuk pelanggan reguler, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari menjemen secara umum dan khusus. Untuk pelanggan yang baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan. Barang Jadi Barang jadi diambil sesuai yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah disetujui. Informasi pengambilan akan dimasukkan untuk memperbaruhi informasi pengiriman pada database pesanan. Record persediaan diperbaruhi untuk menunjukkan kuantitas sesungguhnya yang diambil dan dilanjutkan kebagian pengiriman. Barang akan dilanjutkan dibagian pengiriman. Bagian pengiriman akan memberitahukan barang yang telah ditransfer.

Pengiriman Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara inependent karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order-entry dan disetujui oleh fungsi kredit. Dokumen pengiriman disiapkan dan database pesanan diperbaruhi untuk pengiriman. Bagian pengiriman secara khusus menyiapkan bill of lading untuk pengiriman. Tembusan daftar ini diikutkan dalam pesanan pelanggan ketika dikirimkan. Penagihan Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur untuk  pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur dikirimkan kepada pelanggan, faktur dicatat pada jurnal penjualan dan pemberitahuan dikirimkan kebagian piutang dagang. Secara periodik, jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke fungsi buku besar untuk dilakukan posting ke buku besar.

Piutang dagang dan Buku Besar Perbedaan antara piutang dagang dan penagihan penting untuk mempertahankan pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara inividual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodik mengirimkan laporan piutang dagang ke pelanggan. Bagian penagihan tidak memiliki akses ke record keuangan. Pengendalian total dari posting ke rekening buku besar piutang dagang dibandingkan dengan jurnal yang dikirimkan dari penagihan untuk melakukan validasi posting ke buku besar.

Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan Proses bisnis pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening. Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu proses open item dan proses balance forward. Pada pemrosesan open item, pencatatan terpisah dikelola pada sistem piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh pelanggan. Jika pembayaran pelanggan diterima, akan dibandingkan dengan faktur yang belum dibayarkan. Pada pemrosesan balance forward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu.

Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang Penerimaan Kas Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari penerimaan kas. Piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran pelanggan. Penagihan Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya dirutekan ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang. Piutang Dagang Piutang dagang bertanggung jawab utuk mengelola buku pembantu piutang dagang. Rekening kontrol dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit diposting ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran, faktur, dan dokumen lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.  

Kredit Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, menilai dan menyetujui neraca saldo umur piutang untuk menentukan sisa kredit dari pelanggan, dan memulai memo (dokumen) penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang. Buku besar Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan total pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.Jumlah ini direkonsiliasi ke konrol total dan dikirimkan ke buku besar langsung dari piutang dagang. Rekonsiliasi ini merupakan siklus pengendalian transaksi yang penting dalam proses bisnis piutang dagang.

Retur dan Potongan Penjualan Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati. Potongan penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak, kekurangan dalam pengiriman, kesalahan klerikal atau adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk mengurangi jumlah yang dimiliki pelanggan. Setelah potongan diotorisasi dan disetujui, bagian penagihan akan membuat memo kredit untuk mendokumentasikan pengurangan rekening pelanggan. Retur penjualan terjadi ketika pelanggan mengembalikan barang yang sudah dikirim. Prosedur retur penjualan dimulai dari departemen penerimaan. Memo retur penjualan ynag telah disetujui diotorisasi oleh bagian penagihan untuk menerbitkan memo kredit untuk retur ini. Penghapusan Piutang Dagang Hal pokok dalam proses penghHal pokok dalam proses penghapusan adalah analisi rekening yang telah jatuh tempo sebelumnya. Adapun metode yang digunakan untuk mencatat besarnya piutang dagang yang dihapuskan ada 2 cara yaitu :

Sistem Pengumpulan Lock-Box Metode Tidak Langsung atau Metode Cadangan Dengan metode ini pada setiap akhir periode akuntansi ( akhir bulan / akhir tahun ) ditaksir besarnya kemungkinan rugi karena piutang dagang yang dihapuskan pada periode yang akan datang. Metode Langsung Dengan metode ini, untuk setiap piutang dagang yang dihapuskan, diakui sebagai kerugian. Sistem Pengumpulan Lock-Box Sistem lock-box deposit digunakan untuk mengurangi float-waktu antara penandatangan pembayaran cek oleh pelanggan dan ketika perusahaan menggunakan dana tersebut. Sistem lock-box digunakan juga untuk mengurangi float yang biasanya terjadi karena bank tidak mengizinkan perusahaan untuk menggunakan cek sampai mereka membereskan urusan dengan bank pelanggan

Proses Bisnis Penjualan Tunai Pada proses bisnis penjualan tunai tidak ada pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening pelanggan). Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian. Ketika pencatatan telah disiapkan, maka penjualan tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi. Ada beberapa teknik pencatatan awal yaitu antara lain : Auditing pelanggan dan Teknik Imprest. Auditing pelanggan (customer audit) merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi. Teknik imprest digunakan unuk mengendalikan penenerimaan kas dengan cara yang sama (tetapi biasanya kurang akurat) yang digunakan dalam pengendalian pengeluaran kas kecil.