Welcome And Enjoy with your Team

“MEMBANGUN TIM EFEKTIF” Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Pusat Kajian dan Pendidikan Pelatihan Aparatur III LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA “MEMBANGUN TIM EFEKTIF”

Data Diri Muhamad Harry Rahmadi 0852 4611 2308 harrylanri@yahoo.com Apel Biru Hills A5/10 Loa Bakung Samarinda 0852 4611 2308 harrylanri@yahoo.com Futsal Data Diri

KOORDINASI DAN KOLABORASI DIKLAT KEPEMIMPINAN TK. IV 2017 AGENDA TIM EFEKTIF : KECERDASAN EMOSIONAL KOORDINASI DAN KOLABORASI MEMBANGUN TIM EFEKTIF

Reformer mampu membangun tim efektif untuk mengelola kegiatan instansinya melalui pembelajaran identifikasi stakeholder, pemetaan nilai dan interest stakeholder dan strategi berkomunikasi. TUJUAN PEMBELAJARAN

MENU TIM EFEKTIF Identifikasi Stakeholders 1 Identifikasi Stakeholders 2 Nilai dan Interest Stakeholders 3 Strategi Mempengaruhi Stakeholders 4 Strategi Berkomunikasi

Tim dalam Proyek Perubahan Coalition Building Menggerakkan aksi kolektif stakeholder Kemampuan teknis dan seni mengelola stakeholder Kewenangan formal dan non formal Tim dalam Proyek Perubahan kewenangan formal (formal authority) dimiliki karena jabatannya, kewenangan informal (informal authority) berupa pengaruh yang dapat ditimbulkannya, mengingat problem dan tantangan yang dihadapinya tidak hanya bersifat teknis yang dapat diselesaikan melalui kewenangan formal namun juga problem dan tantangan yang bersifat adaptif yang memerlukan kewenangan informal dalam menuntaskannya.

Kewenangan formal (formal authority) dimiliki karena jabatannya Kewenangan informal (informal authority) berupa pengaruh yang dapat ditimbulkannya, mengingat problem dan tantangan yang dihadapinya tidak hanya bersifat teknis yang dapat diselesaikan melalui kewenangan formal namun juga problem dan tantangan yang bersifat adaptif yang memerlukan kewenangan informal dalam menuntaskannya.

Tim adalah perpaduan dua atau lebih orang yang memiliki Tujuan Bersama dan memiliki Saling Ketergantungan.  Hasil yang dicapai oleh Tim bergantung pada Kerjasama yang dilakukan pada sebagian besar waktu.

TAHAPAN PERKEMBANGAN TIM Forming Storming Norming Performing TAHAPAN PERKEMBANGAN TIM

Berfungsi sebagai apa mereka... Siapa Tim Anda... Mengapa tim diperlukan dalam proyek perubahan... Berfungsi sebagai apa mereka... Apa strategi tim Anda...

MASALAH BESAR TIM EFEKTIF Motivasi 1 Informasi 2 Andrie Wongso

5 KUNCI EFEKTIFITAS TIM Leadership Relationship Procedures Roles Goals

5 KUNCI EFEKTIVITAS TIM Lanjutan... Sebuah Tim dapat terus memperbaiki efektivitasnya dengan fokus pada 5 kunci utama yakni: Goals (Tujuan), Roles (Peran), Procedures (Prosedur), Relationships(Hubungan) and Leadership (Kepemimpinan). Tim yang efektif selalu Sadar (Awareness) dan Responsif (Responsive) terhadap lingkungan Internal dan lingkungan Eksternal mereka.  http://ikhtisar.com/membangun-tim-kerja-yang-efektif

Tim Yang Efektif Selalu Sadar dan Responsif Terhadap Lingkungan Internal dan Lingkungan Eksternal Mereka Andrie Wongso

IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS

Apa yang di maksud stakeholders...

STAKEHOLDERS Siapa saja (orang, organisasi, komunitas) yang dipengaruhi oleh atau mempengaruhi suatu Upaya Perubahan organisasi Bisa pula mereka yang memiliki kepentingan kuat terhadap Upaya itu, baik alasan akademik, filosofis, atau politis, sekalipun mereka dan keluarganya, teman dan rekannya tidak langsung dipengaruhi Upaya itu

MANFAAT IDENTIFIKASI & ANALISIS STAKEHOLDERS (1) Mendapatkan lebih banyak gagasan pengembangan dan implementasi perubahan Bisa memberi gambaran lebih jelas tentang konteks komunitas, potensi kesulitan, dan aset yang ada Sense of ownership terhadap upaya perubahan

MANFAAT IDENTIFIKASI & ANALISIS STAKEHOLDERS (2) Fair bagi semua Meminimalisir penolakan Memperkuat posisi kita jika ada oposisi Menjembatani modal sosial bagi komunitas Meningkatkan kredibilitas organisasi kita : fair, etis, transparan, dan membuat orang suka bekerja dengan kita Meningkatkan peluang keberhasilan Perubahan

#Seruput Strategi Identifikasi Dasar

KEGIATAN YANG DILAKUKAN TABEL IDENTIFIKASI Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4 *)Masing-masing individu

STEP-1 Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK Di isi dengan data peserta Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4

KEGIATAN YANG DILAKUKAN STEP-2 Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4 Tuliskan secara singkat Latar Belakang dari Proper Bapak/Ibu

KEGIATAN YANG DILAKUKAN STEP-3 Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4 Tuliskan Tujuan jangka pendek yang akan dicapai

KEGIATAN YANG DILAKUKAN STEP-4 Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4 Tuliskan tahapan-tahapan kegiatan yang akan dilakukan

KEGIATAN YANG DILAKUKAN STEP-5 Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4 Dari tahapan-tahapan yang dilakukan siapa saja aktor yang terlibat

#Mari kita analisis lebih dalam aktor-aktor tersebut...

#Analisis Stakeholders 1

ternal In Ex

#Analisis Stakeholders 2

3 Jenis Stakeholders

STAKEHOLDERS SEKUNDER STAKEHOLDERS PRIMER Orang / kelompok yang LANGSUNG mempengaruhi Upaya itu, baik positif maupun negatif Cth : Atasan Langsung STAKEHOLDERS SEKUNDER Orang / kelompok yang TIDAK LANGSUNG dipengaruhi Upaya itu, baik positif maupun negatif Cth : Rekan Sejawat, Staff, Masyarakat pengguna, LSM STAKEHOLDERS UTAMA Mereka yang bisa memiliki pengaruh positif / negatif terhadap Upaya itu mereka penting di dalam atau bagi organisasi yang terlibat dalam Upaya itu Cth : DPR/D, Gubernur, Walikota/Bupati, Pimpinan Instansi, Investor, Ketua Adat

Kepentingan Stakeholders Ekonomi Politik Sosial Budaya Etnis Lingkungan Keamanan

# Praktek Identifikasi 1 Angkat proyek perubahan Bapak/Ibu (identifikasi dasar Stakeholder).. Dari Strategi Identifikasi td siapa saja stakeholders dari proyek tersebut... Pisahkan stakeholders tsb dlm 3 jenis stakeholder... Jadikan Reformer sebagai Narasumber, galilah lebih mendalam tentang proyek tersebut...

Nilai dan Interest Stakeholder

MEMAHAMI KEPENTINGAN STAKEHOLDERS SANGAT MENDUKUNG (melihat peluang untuk perbaikan hidup) AMBIVALEN (merasa tidak ada kepentingan) MENENTANG ( menganggap sebagai beban)

MENGANALISIS STAKEHOLDERS Menentukan: Stakeholders yang berpengaruh paling positif atau paling negatif terhadap Upaya Perubahan Stakeholders yang paling dipengaruhi oleh Upaya Perubahan Bagaimana kita harus bekerja bersama Stakeholders dengan berbagai tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda

#Analisis Stakeholders 3

4 Kelompok Stakeholders High Influence, Low Interest (Latents) High Interest (Promoters) Low (Apathetics) (Defenders) Interest Interest = minat Influence = Pengaruh Influence

CIRI-CIRI 4 KELOMPOK STAKEHOLDERS Promoters memiliki kepentingan besar terhadap Upaya dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggelincirkannya) Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat me-nyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi Upaya Latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam Upaya, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi Upaya jika mereka menjadi tertarik Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya Upaya

MENGANALISIS STAKEHOLDERS Stakeholders Utama pada umumnya adalah Promoters Kuadran ini dapat membantu memutuskan bagaimana mengelola Stakeholders Agar Upaya berhasil, perlu mengembangkan Promoters agar memahami penuh dan menerima proses Upaya se-penuh hati Mereka bisa mengajak Stakeholders lain bergabung serta mendorong mereka berpartisipasi dalam perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya Mereka bisa menjadi mentor atau mitra bagi Stakeholders lain

# Praktek Identifikasi 2 Analisislah kepentingan Stakeholder yang ada thd proyek perubahan... Tetapkan seberapa besar pengaruh Stakeholder dalam Kuadran Stakeholder... (Gambarkan)* Jadikan Reformer sebagai Narasumber, galilah lebih mendalam tentang proyek tersebut...

*) Contoh Nama : ................... Instansi : ................... Judul : ................... (Latents) (Promoters) Stakeholder D Stakeholder A Interest Stakeholder Z Stakeholder Q Stakeholder W Stakeholder R Stakeholder U (Apathetics) (Defenders) Influence

STRATEGI MEMPENGARUHI STAKEHOLDERS

MENGELOLA STAKEHOLDERS (1) 1. Promoters (High Influence / High Interest) Benar-benar bisa membuat Upaya berjalan Jika positif, maka perlu diperkuat dan dilibatkan dalam pekerjaan yang akan dinikmatinya Jika gagasannya tidak jalan, yakinkan mereka

MENGELOLA STAKEHOLDERS (2) 2. Latents (High Influence / Low Interest) Bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya Upaya bagi kepentingan mereka sendiri atau untuk kebaikan yang lebih besar Perlu didekati dan diberi informasi, setiap kali perlu dilakukan kontak dengan mereka Tunjukkan bagaimana Upaya memiliki efek positif terhadap isu maupun populasi yang menjadi perhatiannya

MENGELOLA STAKEHOLDERS (3) 3. Defenders (Low Influence / High Interest) Bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat informasi dan kita tidak perlu khawatir tentang keterlibatannya di masa datang Mereka sering memberikan waktu dan keterampilannya saat Upaya perlu bertahan hidup

MENGELOLA STAKEHOLDERS (4) 4. Apathetics (Low Influence / Low Interest) Tidak peduli terhadap Upaya Menjadi Stakeholders karena kebetulan menjadi anggota suatu kelompok atau karena posisinya di komunitas Sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa diberi informasi melalui newsletter

STRATEGI MENGGERAKKAN STAKEHOLDERS (LEMAN, 2011) Memperlakukan mereka dengan respek Memberi informasi apapun, training, mentoring, dan/atau dukungan yang diperlukan agar mereka tetap terlibat Menemukan tugas atau pekerjaan yang perlu dilakukan yang menarik minat dan menggunakan bakat mereka Menjaga semangat mereka dengan memuji, merayakan, apresiasi kecil, dan secara terus menerus mengingatkan pencapaian Upaya Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan

STRATEGI MENGGERAKKAN STAKEHOLDERS (LEMAN, 2011) LANJUTAN... Mengajak mereka mengerjakan pembuatan konsep, perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya dari sejak awal Apabila mengawali hanya dengan sedikit kekuasaan / pengaruh, mereka perlu dibantu belajar bagaimana memperoleh dan melatih pengaruhnya dengan bekerja bersama orang lain, dan mengembangkan keterampilan pribadi, berpikir kritis, dan politis

#Analisis Stakeholders 4

# Kupas Strategi NET-MAP

MEMETAKAN KOMPLEKSITAS PENGARUH STAKEHOLDER (NET MAP)

MANFAAT NET-MAP Membantu memahami : Kompleksitas hubungan dengan perspektif yang berbeda Network terkait kewenangan formal & informal Bottlenecks (Penghambat) serta penyebab keberhasilan & kegagalan Bagaimana memanfaatkan kompleksitas yang ada

PROSES HASIL NET-MAP Peta hubungan adalah rangka. Sedangkan diskusi justru sebagai substansinya Hasil akhir : peta hubungan menunjukkan kepada siapa kita dapat bekerja sama Proses yang maksimal akan melahirkan hasil yang maksimal (memberikan pandangan yang mendalam bagaimana mengeksekusinya)

LANGKAH DALAM MENGGUNAKAN NET-MAP Rumuskan PERTANYAAN (Identifikasi masalah) Tempatkan stakeholders dalam map & buatlah kategori-nya Kaitkan hubungan formal & informal Petakan posisi stakeholders dengan memberikan simbol positif/negatif Tetapkan besarnya pengaruh tiap stakeholder (tower) Sepakati hasil peta dan kompromikan kemungkinan tindakan Bagaimana melakukan komunikasi kepada stakeholders yang stratejik

1 Angkat satu judul proyek perubahan di kelompok anda... Rumuskan PERTANYAAN (Identifikasi masalah) Angkat satu judul proyek perubahan di kelompok anda... Judul tsb bisa masalah yang telah kita identifikasi sebelumnya

2 IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS Pengelompokan Kategori stakeholder dalam NET-MAP: Pemerintah (DPR/D, Gub, Walikota, Bupati, Kepala Dinas/Badan,Pejabat Struktural/Fungsional, Rekan Sejawat, Staff, dst) Organisasi Masyarakat (NGO) Dunia Usaha (Investor) Masyarakat pengguna aktif/pasif Aktor Internasional dll

3 MENGAITKAN ANTAR STAKEHOLDERS Hubungan Formal : Hirarki, Pelaporan, Dana, dsb Hubungan Informal : Konflik, advokasi, Kolaborasi (Kesetiakawanan) ,dsb *Setiap hubungan berilah warna yang berbeda

4 MEMETAKAN POSISI DARI TIAP STAKEHOLDERS Jenis Posisi: Positif (+) = mendukung Negatif (-) = menentang Netral (+/-)

5 MENETAPKAN PENGARUH STAKEHOLDERS Seberapa besar pengaruh dari setiap aktor terhadap pertanyaan yang diajukan (pada langkah 1) ? Makin besar pengaruhnya maka makin tinggi tower-nya : Rendah : 1 Sedang : 2-3 Tinggi : 4-5 Sangat tinggi : 6 ≤ …..

OBSERVASI & KEMUNGKINAN TINDAKAN Bagaimana peta besar yang dihasilkan? Apa/Siapakah motor utamanya ? Dimanakah kebuntuan terjadi ? KEMUNGKINAN TINDAKAN Apa yang dapat kita lakukan? Siapa dapat mengerjakan apa? Dapatkah kita mengharapkan mereka melakukannya?

# Praktek Identifikasi 3 Pilihlah 1 proyek perubahan dari anggota kelompok anda... Observasilah Peta Proyek Perubahan yang telah dibuat Analisis Kemungkinan tindakan yang dapat dilakukan thd Stakeholder Jadikan Reformer sebagai Narasumber, galilah lebih mendalam tentang proyek tersebut...

STRATEGI BERKOMUNIKASI

KOMUNIKASI “proses interaktif antara dua atau lebih orang yang saling bertukar informasi yang bermanfaat melalui kata-kata atau pesan-pesan baik secara verbal ataupun tertulis” Ada dua pihak yang saling berhubungan : pemberi informasi (sender) dan yang menerima informasi (receiver).

STRATEGI KOMUNIKASI DALAM PROYEK PERUBAHAN

STRATEGI KOMUNIKASI DALAM PROYEK PERUBAHAN

Karena...

Jangan sampai... TAKUT UNTUK MENYAMPAIKAN PESAN ANDA

Jangan sampai juga LEBAY....

SIAPKAN STRATEGI KOMUNIKASI ANDA

Jangan Sampai...

KREATIFLAH UNTUK MENJADI MENARIK

STRATEGI KOMUNIKASI 1. Terbuka 2. Terstruktur (Effendy, 2003) 1. Terbuka Kunci pertama untuk menciptakan Komunikasi yang efektif adalah transparansi, yaitu informatif dan jujur dalam berkomunikasi. 2. Terstruktur Komunikasi yang terstruktur dapat dipresentasikan dalam cara yang menarik agar mudah dimengerti oleh audiens. 3. Bersemangat Komunikasi harus dikemas dengan nuansa yang bersemangat untuk memastikan audiens segera bertindak setelah menerima pesan.

STRATEGI KOMUNIKASI 4. Seimbang 5. Profesional 6. Wording (Effendy, 2003) lanjutan... 4. Seimbang Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, Anda perlu mengatur frekuensi pesan. Komunikasi yang terlalu sedikit dapat menyebabkan kebingungan dan frustrasi. Di sisi lain, komunikasi yang terlalu sering akan menyebabkan sikap apatis. 5. Profesional Komunikasi harus dikemas secara profesional. Pesan yang dibuat dengan baik dan tanpa kepentingan pribadi akan lebih efektif dalam lingkungan kerja. 6. Wording Pemilihan kata yang tepat akan menjadikan komunikasi lebih efektif

Puas Adalah Bagaimana Kita Jalani Proses Suka Dan Duka tanpa Rekayasa Soe Hok Gie (17 Desember 1942-16 Desember 1969)

TERIMA KASIH SEMOGA BERMANFAAT 0852 461 123 08 harrylanri@yahoo.com Tali Silaturahmi : 0852 461 123 08 harrylanri@yahoo.com harrypapachilo van sari m19harry