PRESERVATION DIGITAL ARCHIVES Oleh : SAHAT MARULITUA SINAGA (120709056) BERTHA NOVITA LERRY LASE (120709028) DIVA RAMADHANI DAMANIK (120709002) PERONIKA BR KABAN (120709066)

PRESERVATION DIGITAL ARCHIVES (Pelestarian Arsip Elektronik) Pelestarian mencakup kegiatan yang memperpanjang siklus hidup dokumen/arsip. Semua orang bergantung pada integritas informasi digital, dari warga untuk kepala pemerintahan. Sangat penting bahwa suatu informasi dilestarikan bagi generasi mendatang, seperti catatan tradisional telah disimpan bagi kita di atas kertas dan perkamen. Preservasi digital adalah perawatan dan manajemen dokumen elektronik asli. Catatan ini kadang-kadang digambarkan sebagai 'lahir – digital’. Ini berbeda dari hasil scan kertas atau catatan perkamen dan arsip ini termasuk email, website, database dan gambar digital serta video.

Alat pelestarian arsip yang dikembangkan oleh The National Archives PRONOM adalah sebuah database online yang berisi rincian lebih dari 800 format file digital yang berbeda. Seiring dengan DROID alat identifikasi format file, mereka lalu menggunakan database, PRONOM yang memungkinkan arsiparis digital, catatan manajer dan siapa saja yang menggunakan alat ini untuk mencari tahu file apa yang mereka miliki, di mana format dan cara terbaik untuk memastikan pelestarian jangka panjang arsip tsb. DROID yang merupakan alat memindai komputer atau hard drive dan mengidentifikasi file baik melalui ekstensi file (misalnya doc untuk file Word) ​​Atau dengan pencocokan tanda tangan internal file dengan entri tertentu dalam database PRONOM. Tanda tangan internal adalah cara yang jauh lebih akurat untuk mengidentifikasi format file, seperti ekstensi dapat dengan mudah diubah atau dihapus.

Lanjutan... Saat ini sekitar sepertiga dari entri dalam database PRONOM memiliki tanda tangan intern. Semakin banyak tanda tangan yang ada di database, semakin akurat alat DROID adalah untuk mengidentifikasi file, dan semakin besar penggunaannya untuk masyarakat pelestarian arsip digital. Dalam mengidentifikasi format file adalah langkah pertama untuk memastikan pelestarian jangka panjang mereka, karena memungkinkan arsiparis digital untuk mengidentifikasi format file yang sudah lama yang mungkin bisa menjadi usang. Hal ini juga memungkinkan mereka untuk mengembangkan strategi migrasi dan alat pelestarian yang akan dikerjakan oleh mereka

Memilih Media Penyimpanan Berikut kriteria yang harus dipertimbangkan oleh pencipta arsip pada saat memilih media penyimpanan : Usia yang panjang Pilihan media penyimpanan yang memiliki jangka hidup yang terbukti setidaknya 10 tahun. Umur panjang lebih besar dari ini, bagaimanapun, tidak selalu keuntungan: lebih dari rentang waktu yang lebih panjang, keusangan teknologi drive yang digunakan untuk membaca media biasanya akan menjadi faktor yang jauh lebih penting daripada kerusakan fisik media penyimpanan itu sendiri. Kapasitas Pilihan media penyimpanan yang menyediakan kapasitas penyimpanan yang sesuai untuk jumlah data yang akan disimpan dan ukuran fisik dari fasilitas penyimpanan yang tersedia. Meminimalkan jumlah media yang sebenarnya untuk dikelola umumnya akan lebih efisien dan biaya yang efektif.

Viabilitas Media dan drive yang dipilih harus mendukung metode error-detection yang kuat untuk membaca dan menulis data. Penyisihan untuk menguji integritas media setelah menulis juga manfaat. Terbukti teknik pemulihan data juga harus tersedia dalam kasus kehilangan data. Media harus menulis-sekali, atau memiliki mekanisme write-protect dapat diandalkan untuk mencegah penghapusan disengaja dan mempertahankan integritas bukti dari data. Usang Media dan hardware pendukungnya dan software sebaiknya didasarkan pada dewasa, bukan teknologi terdepan. Teknologi ini harus mapan di pasar dan tersedia secara luas. Teknologi media yang didasarkan pada standar terbuka untuk kedua media dan drive umumnya lebih baik untuk mereka yang eksklusif untuk produsen tunggal.

Biaya Dua elemen harus dipertimbangkan ketika menilai biaya relatif dari media penyimpanan - biaya media itu sendiri dan biaya total kepemilikan. Perbandingan yang valid dari biaya media harus selalu dilakukan pada harga per Gigabyte (GB) dasar. Total biaya kepemilikan akan mencakup biaya untuk pembelian dan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan, dan peralatan penyimpanan yang diperlukan. Biaya dukungan dan Mean Time yang dikutip Sebelum Kegagalan drive yang relevan juga harus diperhitungkan. Kerentanan Media harus memiliki kerentanan rendah untuk kerusakan fisik dan menjadi toleran terhadap berbagai kondisi lingkungan tanpa kehilangan data. Media magnetik harus memiliki nilai koersivitas tinggi (lebih disukai lebih dari 1000 Oersteds1), dalam rangka untuk meminimalkan kemungkinan penghapusan disengaja melalui paparan medan magnet. Setiap langkah-langkah yang diperlukan untuk melawan kerentanan dikenal (seperti kemasan atau persyaratan penyimpanan) harus terjangkau dan dapat dicapai.

Masalah yang temui dalam Preservasi Arsip Digital Peralatan dan software yang dibutuhkan untuk melihat catatan digital dapat menjadi usang Media seperti kaset dan cakramnya lama-lama akan rusak jika tidak dilakukan perawatan Konteks catatan digital yang hubungannya dengan catatan lain dapat dengan mudah hilang

Pelestarian format arsip digital

Proses preservasi digital Proses preservasi digital Arsip memperhitungkan kebutuhan akan keamanan data, integritas data dan persyaratan audit. Karena semakin jumlah yang lebih besar dari catatan digital yang akan ditransfer ke Arsip , proses harus beroperasi pada skala industri. Proses pengawetan digital The Archives 'telah dipisahkan menjadi tiga tahap yang berbeda : Karantina. Catatan diperiksa untuk virus dan kelengkapan terhadap daftar yang disediakan oleh instansi pemerintah . Preservation . Rekaman yang diawetkan (dinormalisasi , atau dikonversi , ke dalam format terbuka) dengan menggunakan in-house dikembangkan aplikasi perangkat lunak , Xena (XML Normalising Elektronik Archives). Penyimpanan . Rekaman disimpan untuk penyimpanan jangka panjang dalam arsip digital . Setiap fase beroperasi di jaringan terisolasi secara fisik yang disesuaikan dengan kebutuhan khususnya. Catatan perjalanan melalui masing-masing fase terisolasi dari proses sampai mereka akhirnya disimpan dalam arsip digital.

KARAKTERISTIK FORMAT FILE UNTUK PELESTARIAN ARSIP DIGITAL : Terbuka dan dapat diakses format : Menggunakan format terbuka dapat menghindari kehilangan kontrol atas milik pemerintah informasi sebagai akibat dari perubahan dalam pengaturan komersial . Ubiquity : Format yang digunakan secara luas lebih mungkin untuk memiliki berkelanjutan dan dukungan yang luas dari pemasok perangkat lunak dan komunitas pengguna dan emulasi lebih mungkin muncul dari industri . Dukungan Metadata : Format yang mendukung masuknya metadata sangat direkomendasikan, karena metadata menyediakan informasi penting tentang karakteristik asal dan teknis informasi. Fitur set : Meskipun format harus dipilih yang mendukung berbagai fitur dan fungsi yang diperlukan untuk proses bisnis, adalah sama penting untuk menghindari over- memilih format yang ditentukan. Secara umum, semakin kompleks format, semakin mahal itu akan untuk mengelola dan melestarikan.

Lanjutan... 5. Interoperabilitas : Kemampuan untuk bertukar catatan elektronik dengan pengguna lain dan IT sistem adalah suatu pertimbangan penting. Format yang didukung oleh berbagai perangkat lunak atau platform-independen sangat diinginkan. Viabilitas : Format yang menyediakan fasilitas error - detection untuk memungkinkan deteksi file korupsi yang mungkin terjadi selama transmisi recommended.22 Salah satu contohnya adalah PNG (Portable Network Graphic), format gambar yang mencakup beberapa metode untuk memeriksa integritas dibangun ke file itu sendiri .

Sumber Bahan : http://www.nationalarchives.gov.uk/information management/projects-and-work/digital-preservation.htm http://www.linc.tas.gov.au/__data/assets/pdf_file/0020/341363/TAHO_Guideline_-_19.pdf http://www.naa.gov.au/Images/XENA_brochure%5B1%5D_tcm16-47233.pdf