Kuliah 9 & 10 : MANAJEMEN PENGADAAN (PURCHASING MANAGEMENT) Manajemen Logistik & Supply Chain Management Kuliah 9 & 10 : MANAJEMEN PENGADAAN (PURCHASING MANAGEMENT) By : Rini Halila Nasution, ST, MT

PENDAHULUAN Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan input, berupa barang maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Pada perusahaan manufaktur, barang yang harus dibeli oleh bagian pengadaan bisa diklasifikasikan secara umum menjadi: bahan baku dan komponen untuk kebutuhan produksi capital equipment seperti mesin dan peralatan jangka panjang lainnya suku cadang mesin, alat tulis kantor, dan sebagainya yang biasanya dinamakan maintenance, repair, and operating (MRO) supplies.

Selain itu bagian pengadaan biasanya bertugas menyediakan jasa seperti jasa transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi, dan sebagainya. Bagian pengadaan berperan secara strategis dalam menciptakan keunggulan dari segi biaya, kualitas, dan waktu. Dari segi ongkos dengan mendapatkan sumber-sumber bahan baku, komponen, dll dengan harga yang murah. Bagian pengadaan juga berperan mendapatkan sumber-sumber bahan baku dan komponen yang berkualitas dan/atau menjadi jembatan dalam membina supplier-supplier yang ada dengan berbagai program peningkatan kualitas.

Untuk mendukung keunggulan dari segi waktu, bagian pengadaan tentunya bisa memilih supplier yang memiliki kemampuan untuk mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek tanpa harus mengorbankan kualitas dan meningkatkan harga. Kecepatan dan ketepatan waktu pengiriman dari supplier bukan hanya memungkinkan perusahaan untuk memproduksi dan mengirim produk ke pelanggan secara tepat waktu, namun juga bisa mengurangi tingkat persediaan bahan baku atau komponen yang harus disimpan sehingga juga akan berakibat pada penghematan biaya. Keterlibatan supplier sejak awal dalam proses pengembangan produk akan sangat membantu keseluruhan rantai dalam supply chain dalam mempercepat time-to-market.

TUGAS BAGIAN PENGADAAN Tujuan bagian pengadaan yaitu menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah, berkualitas, dan terkirim tepat waktu. Secara umum, tugas-tugas yang dilakukan mencakup: Merancang hubungan yang tepat dengan supplier Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek. Baik berupa model hubungan, relationship, berapa jumlah supplier. Memilih supplier Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier yang dimaksud adalah supplier kunci yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang.

Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement (e-procurement) yakni aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier mereka. Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi seperti ISO.

Melakukan proses pembelian Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang, (auction). Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati proses-proses yang berbeda. Mengevaluasi kinerja supplier Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka. Kriteria yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang yang dibeli.

PROSES PEMBELIAN Proses pembelian rutin biasanya berlaku untuk item-item yang suppliernya sudah jelas karena ada kesepakatan jangka panjang antara supplier dengan perusahaan. Sedangkan proses tender (dan juga lelang) dilakukan untuk item-item yang suppliernya masih harus dipilih. Berikut akan dijelaskan selintas proses pembelian untuk kedua model tersebut.

PEMBELIAN RUTIN Pembelian rutin dilakukan untuk item-item yang kebutuhannya berulang (repetitive). Biasanya item-item yang seperti ini relatif standar sehingga proses pembelian tidak lagi melibatkan perancangan spesifikasi. Baik perusahaan maupun supplier sama-sama memiliki data yang lengkap tentang item-item tersebut (meliputi nama, nomor kode, spesifikasi, delivery lead time, harga per unit, dan sebagainya).

Proses pembelian meliputi langkah-langkah berikut: Bagian yang membutuhkan mengirimkan permintaan pembelian ke bagian pengadaan. Bagian pengadaan akan mengevaluasi MR (material requisition) / PR (purchase requisition) yang diterima. Kecuali ada kendala yang menghambat, PR / MR ini kemudian akan ditindaklanjuti oleh bagian pengadaan dengan mengirimkan purchase order (PO) ke supplier yang dianggap tepat. Pada proses pembelian rutin, supplier biasanya sudah terindentifikasi. Pada kasus di mana ada banyak supplier yang bisa memasok, bagian pengadaan harus bisa memutuskan ke supplier mana PO harus dikirim.

Begitu supplier sepakat untuk memenuhi PO tersebut, bagian pengadaan harus secara proaktif memonitor perkembangan pengirimannya agar tidak terjadi keterlambatan. Apabila ada perubahan waktu kebutuhan, perusahaan mungkin harus melakukan percepatan atau memundurkan pengiriman. Pada saat pesanan datang, bagian gudang berkewajiban untuk mengecek benar tidaknva item yang dikirim serta jumlah dan kualitasnya. Apabila prosedur formal diperlukan untuk pengecekan kualitas (incoming inspection), bagian kualitas yang biasanva akan melakukannva sebelum barang disimpan di gudang. Bagian akuntansi kemudian akan menyelesaikan proses pembayaran sesuai dengan terms pembayaran yang berlaku.

Pemasok Bag. Pengadaan Gudang Pengguna Keuangan Kirim konfirmasi bisa tidaknya pesanan dipenuhi Kalau bisa kirim sesuai persetujuan Buat PO dan kirim ke pemasok Kirim copy ke gudang, user & Keuangan Lakukan monitoring Terima barang & inspeksi bersama bag.kualitas Buat PR/MR (Purchase Requisition/Material Requsition) dan kirim ke bag. Pembelian Lakukan pembayaran

PEMBELIAN DENGAN TENDER Pembelian dengan metode tender atau lelang dilakukan apabila tidak memungkinkan untuk langsung mengirim PO ke supplier setelah ada PR atau MR dari bagian yang membutuhkan barang atau jasa.

PEMILIHAN SUPPLIER Memilih supplier merupakan kegiatan strategis, terutama apabila supplier tersebut akan memasok item yang kritis dan/atau akan digunakan dalam jangka panjang sebagai supplier penting. Kriteria pemilihan adalah salah satu hal penting dalarn pemilihan supplier yang mana harus mencerminkan strategi supply chain maupun karakteristik dari item yang akan dipasok. Secara umum banyak perusahaan yang menggunakan kriteria-kriteria dasar seperti kualitas barang yang ditawarkan, harga, dan ketepatan waktu pengiriman. Namun sering kali pernilihan supplier membutuhkan berbagai kriteria lain yang yang dianggap penting oleh perusahaan.

Setelah kriteria ditetapkan dan beberapa kandidat supplier diperoleh maka perusahaan harus melakukan pemilihan. Perusahaan mungkin akan memilih satu atau beberapa dari alternatif yang ada. Perusahaan melakukan perangkingan untuk menentukan mana supplier yang akan dipilih atau mana yang akan dijadikan supplier utama dan mana yang akan dijadikan supplier cadangan.

Pada pemilihan supplier, prosesnya bisa diringkas sbb: 1. Tentukan kriteria-kriteria pemilihan 2. Tentukan bobot masing-masing kriteria 3. Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi 4. Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di atas 5. Hitung nilai berbobot masing-masing supplier 6. Urutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tersebut

CONTOH: Perusahaan WHS adalah perakit sepeda motor jenis HS. Perusahaan sedang melakukan ekspansi pabriknya di sebuah propinsi di Jawa. Perusahaan sedang mengevaluasi beberapa supplier baru. Saat ini sudah teridentifikasi 3 calon supplier. Setelah melalui beberapa pertemuan internal antara bagian produksi, pembelian, teknik, pemasaran, dan keuangan, beberapa kriteria yang akan digunakan dalam mengevaluasi calon-calon supplier yang ada adalah sebagai berikut :

Inovasi Kemampuan supplier untuk mengembangkan rancangan lampu yang baru. Yang akan dinilai adalah teknologi yang ada saat ini dan kemampuan tim R & D. Ketepatan waktu kirim Kemampuan supplier mengirim tepat waktu dengan lot pengiriman kecil. Ini akan dinilai dari jarak antara supplier dengan perusahaan, kapasitas produksi dan kemampuan historis mereka dalam mengirimn tepat waktu. Kualitas Kemampuan menciptakan komponen yang berkualitas. Penilaian akan berdasarkan pada sertifikasi kualitas yang dimiliki, praktek manajemen kualitas di lapangan, dan kesan dari perusahaan pembeli (pelanggan mereka) yang lain.

Kemampuan berkomunikasi Ini akan dilihat dari infrastruktur IS/IT yang dimiliki serta kemampuan para manajer mereka dalam berkomunikasi secara umum. Aspek finansial Akan dievaluasi berdasarkan harga penawaran serta kemungkinan penghematan-penghematan di masa depan.

PEMBERIAN BOBOT Masing-masing kriteria dan sub-kriteria memiliki tingkat kepentingan yang berbeda. Proses pemberian bobot untuk masing-masing kriteria dan subkriteria ini akan dilakukan oleh para manajer fungsional (produksi, pengadaan, teknik yang meliputi kegiatan R & D, pemasaran, dan keuangan).

Hasil Awal Perbandingan Berpasangan

Pada tabel di atas tersebut semua perbandingan di diagonal diberi angka 1 karena membandingkan hal yang sama. Hanya bagian di atas diagonal yang biasanya diisi karena bagian bawah nilainya berkebalikan dari yang bagian atas. Misalnya inovasi Vs waktu kirim adalah 1/3, maka waktu kirim Vs inovasi adalah 3. Selanjutnya dengan melengkapi bagian bawah tabel, jumlah tiap-tiap kolom bisa dihitung. Tabel di bawah menunjukkan hasil perbandingan lengkap beserta jumlah untuk masing-masing kolom. Pada tahap selanjutnya, setiap nilai perbandingan tadi dibagi dengan jumlah kolom yang bersesuaian.

Misalnva. pada baris 1 kolom 1 nilainva adalah 0 Misalnva. pada baris 1 kolom 1 nilainva adalah 0.1333 yang diperoleh dari 1 dibagi 7.53. Bobot akhir masing-masing kriteria diperoleh dengan mencari rata-rata 5 nilai ke samping. Jadi, bobot untuk inovasi adalah 0.163 yang merupakan rata-rata dari 0.133, 0.071, 0.161, 0.238, dan 0.209. Bobot dari 5 kriteria yaitu (berdasarkan urutan tingkat kepentingannya): 1. Kualitas 0.422 2. Waktu kirim 0.291 3. Inovasi 0.163 4. Finansial 0.079 5. Komunikasi 0.045

Hasil Perbandingan Berpasangan (lengkap) dengan Jumlah Kolom

Perhitungan Akhir Bobot Masing-masing Kriteria

Tabel Perbandingan berpasangan sub-kriteria untuk kriteria waktu kirim. Masing-masing sub-kriteria juga harus diberikan bobot. Hasil untuk bobot masing-masing sub-kriteria ini nantinya harus dikalikan dengan bobot induknya untuk mendapatkan bobot yang sebenarnya. Misalkan untuk kriteria waktu kirim diperoleh matrik perbandingan seperti pada tabel di atas

Dengan perhitungan lebih lanjut diperoleh bobot berikut: Sehingga bobot sebenarnya (sering dinamakan global weight) untuk ketiga sub-kriteria tersebut masing-masing adalah 0.175, 0.074, dan 0.042. Semua sub-kriteria harus diberikan bobot dengan cara yang sama. Misalkan kita sudah menyelesaikan tahap pembobotan dan hasilnya disajikan pada tabel di bawah.

Bobot dari Kriteria dan Subkriteria

Tahap selanjutnya adalah mengevaluasi supplier dari setiap aspek di atas. Pada dasarnya penilaian dilakukan pada tingkat sub-kriteria. Nilai tiap kriteria akan diperoleh nantinya dengan melakukan agregasi nilai berbobot dari masing-masing sub-kriteria yang bersangkutan. Ambil contoh untuk sub-kriteria teknologi, yakni kemampuan teknologi supplier untuk mendukung inovasi produk-produk baru. Penilaian bisa didasarkan pada ada tidaknya perangkat computer untuk merancang produk baru, ada tidaknya system yang bisa digunakan untuk mengkomunikasikan ide-ide atau rancangan awal dengan perusahaan, dan sebagainya.

Misalkan setelah dilakukan evaluasi lapangan, team penilai menyepakati nilai seperti pada tabel berikut. Dari segi teknologi pengembangan produk baru, supplier I secara signifikan lebih baik dibandingkan supplier 2 dan supplier 2 sedikit lebih baik dari supplier 3. Selanjutnya perbandingan antara supplier 1 Vs supplier 3 bernilai 7 yang berarti supplier 1 jauh lebih canggih teknologinya dibandingkan supplier 3.

Dari matrik tersebut bisa diperoleh nilai masing-masing supplier pada aspek teknologi pengembangan produk baru. Caranya sama persis dengan langkah-langkah untuk mendapatkan bobot di atas, yaitu: melengkapi matrik di bawah diagonal dengan kebalikan yang di atasnya, mencari jumlah tiap kolom, membagi nilai-nilai tersebut dengan jumlah kolom, dan merata-ratakan ke samping. Untuk matrik di atas akan diperoleh nilai untuk aspek teknologi sebagai berikut:

Dengan cara yang sama, nilai ketiga calon supplier untuk masing-masing sub-kriteria bisa diperoleh seperti pada tabel berikut. Langkah terakhir adalah menghitung nilai agregat masing-masing supplier. Nilai agregat diperoleh dengan mengalikan bobot masing-masing sub-kriteria dengan nilai supplier pada sub-kriteria yang bersangkutan. Jadi untuk supplier 1, 2, dan 3 diperoleh: Dengan demikian maka urutan supplier berdasarkan hasil penilaian keseluruhan adalah supplier 1, supplier 2, dan supplier 3. Jadi kalau satu supplier yang dipilih maka supplier 1 yang jadi pemenangnya.

Hasil Penilaian Akhir 3 Calon Supplier