BAB VI KORESPONDENSI BISNIS

PENGERTIAN Korespondensi bisnis’ adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian penting yaitu; surat keluar, surat masuk, dan penyimpanan surat (arsip) Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar yang berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, fax dan e-mail perusahaan. Surat keluar diberi nomor dan kode tertentu. Surat masuk, ditampung dulu di bagian sekretariat, kemudian dicatat, dan didistribusikan pada bagian yang menangani surat tsb. File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat. Ini dapat dilakukan oleh masing-masing bagian atau dipusatkan di sekretariat.

DEFINSI SURAT 1. Surat Sutrina Dewi (2006:81.“Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada fihak lain.baik atas nama pribadi atau kedinasan“. Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:79) surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan dapat berupa; pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan,atau laporan

SURAT BISNIS Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:80) Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Termasuk surat bisnis antara lain surat pesanan, surat penawaran, surat pengiriman barang, surat penagihan, surat pembayaran, dan surat aduan.

FUNGSI SURAT Alat komunikasi Alat bukti tertulis Alat bukti historis Sebagai alat menyampaikan, permintaan, ide , gagasan yang berkaitan dengan masalah bisnis Alat bukti tertulis Suatu bukti tertulis yg sah dan mempunyai kekuatan hukum . Alat bukti historis Bahan kajian keadaan perusahaan di masa lalu. Alat pengingat Surat yang diarsipkan dapat pula digunakan untuk mengetahui hal-hal yang terlupakan. Duta Organisasi Surat merupakan duta organisasi,yang mencerminkan mentalitas, jiwa, dan kondisi intern organisasi ybs Sebagai Pedoman Surat yang memuat ketentuan tentang kebijakan organisasi misalnya surat keputusan, instruksi, surat edaran,dapat dipakai sbg pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatan

Prinsip Penulisan Surat 1. Correctness (kebenaran) Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa pesan yang sebenarnya dan tidak menimbulkan “miscommunication” . Untuk itu hindari kesalahan dalam ejaan, tanda baca ,maupun kalimat. 2. Concisceness (keringkasan) Surat harus menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa yang sederhana dan tidak bertele-tele. 3. Completeness (kelengkapan) Surat harus memuat informasi yang lengkap shg penerima dpt mengerti isi pesan dan memberikan respon sesuai yang diharapkan pengirim 4. Clarity (kejelasan) Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan penafsiran makna yang berbeda. 5. Courtesy (kesopanan) Surat harus sopan, dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain dan menghormati hak-haknya.

PENGELOMPOKAN SURAT Menurut Wujudnya Menurut Isi dan Pengirimnya Surat bersampul Kartu Pos Warkat Pos Telegram dan Teleks Memorandum (memo) Surat Tanda Bukti Surat Pribadi Suat Dinas Surat Bisnis Surat Sosial Menurut Sifatnya Menurut Jumlah Sasaran Surat Sangat Rahasia Suat Rahasia Surat Terbatas (Confidential) Surat Biasa Surat Biasa Suat Edaran Pengumuman

Bagian-bagian Surat Kepala surat (kop surat) Tanggal surat Nomor,lampiran dan hal Alamat dalam Salam pembuka Isi surat Salam penutup Nama Jabatan Tembusan inisial

1. Kepala Surat Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi dengan kepala surat (kop surat) Kepala surat merupakan wajah atau penampilan yang pertama kali dilhat, sekaligus merupakan ciri khas perusahaan Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor tilpon, nomor faksimili, alamat e-mail, kotak pos, logo, bidang usaha atau kegiatan Kegunaannya Sebagai media pengenal identitas organisasi yang menggambarkan wajah dan jati diri organisasi Sebagai sumber informasi tentang organisasi misal-nya nama dan alamat, bidang usaha dsb. Sebagai alat promosi atau pencitraan organisasi

2. Tanggal Surat Fungsi Tanggal surat: Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap, tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak boleh digantikan dengan angka Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempat-kan di sebelah kanan atas tidak wajib diawali nama kota. Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditem-patkan di bagian bawah kertas surat, perlu diawali nama kota. Fungsi Tanggal surat: Sumber informasi tentang kapan pembuatan suatu surat. Referensi dan petunjuk bagi petugas tata usaha dan kearsipan Mempermudah penetapan waktu membalas surat Mempermudah pengingatan kembali serta pengagendaan-nya bagi menerima surat.

3.a. Nomor Surat Nomor terdiri dari nomor urut, kode internal, dan tahun pembuatan surat. Guna nomor surat: Membantu pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat tanpa perlu membaca isinya. Mempermudah penunjukan surat menyurat Penempatan nomor surat Dalam surat berperihal ditempatkan di bagian kiri atas kertas surat di bawah kepala surat Dalam surat berjudul ditempatkan di bawah judul surat di tengah kertas bagian atas

Lampiran Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk surat-surat yang disertai berkas lain selain lembar surat ybs. Fungsi notasi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai suatu surat. Penyebutan informasi tentang lampiran dilakukan pada; Di dalam notasi lampiran Lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah nomor surat Yang ditulis hanya jumlahnya. Di dalam isi surat Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan, bila jumlahny sedikit Menyebutkan secara umum bila lampirannya banyak.

Penulisan kata “hal” / “Perihal” dapat dilakukan dengan; 3c. Perihal Perihal, merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk mempermudah penerima dalam membahas isi surat dan memberikan balasan. Penulisan kata “hal” / “Perihal” dapat dilakukan dengan; Sebelum penulisan alamat yang dituju Setelah penulisan alamat yang dituju Setelh penulisan salam pembuka

4. Alamat Tujuan Surat 5. Salam Pembuka Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu; Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat Alamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas surat Kata “Kepada” tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada perusahaan, atau PO Box. Ata sapaan (Ibu, Bapak, Sdr. Tidak digunakan bila nama orang yang dituju brgelar akademik. 5. Salam Pembuka Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana tidak kaku sebagai penghormatan kepada komunikan Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain; Dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, Sdr. Budi yang terhormat, Assalamualaikum wr.wb.

6. Isi Surat Isi surat bagian terpenting dari semua bagian surat. Isi sebuah surat terdiri dari tiga alenia yaitu; Alenia pembuka, berisi sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui masalah pokok surat Alenia transisi atau isi berisi pesan-pesan yang sesungguhnya ingin disampaikan oleh pengirim surat. Alenia penutup menandai uraian masalah pokok sdh selesai. Juga dapat berisi harapan atau imbauan dan ucapan terima kasih.

8. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan 7. Salam Penutup Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat atau sikap akrab pengirim thd penerima surat. Salam penutup yang lazim digunakan; Hormat kami, Salam hormat, Salam takzim Wassalam 8. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan Tanda tangan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Nama jelas untuk mengetahui siapa yang menda tangani surat tersebut. Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat dan berhak atas surat tersebut.

9. Tembusan Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain selain penerima utama. Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan. Tembusan yang obyeknya hanya satu , ditulis sebaris dengan notasinya. Contoh; Tembusan : Manajer Pemasaran Tembusan yang obyekinya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah dan diberi nomor urut. Juga dikenal tindasan buta (blind carbon copy atau BCC). Tindasan tersembunyi ini hanya dicantumkan pada surat yang ditujukan pada pihak yang dituju. 8. Inisial Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik dan pengonsep surat. Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf kapital) dan pengetik surat (huruf kecil). Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo Budi Yahman, maka inisialnya adalah JK/sby

contoh-contoh bentuk dan isi Daftar contoh-contoh bentuk dan isi surat bisnis Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga , Penerbit Erlangga, 2006, hal. 155-192

No Contoh surat Di hal. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Bentuk Lurus Penuh Bentuk Lurus Bentuk Setengah Lurus Bentuk Bertekuk Bentuk Paragraf Menggantung Bentuk Surat Amerika Bertekuk Bentuk Surat Inggris Surat Pemesanan Surat Konfirmasi Surat Pengaduan Surat Permintaan Informasi Surat Ucapan Selamat Surat Pemberitahuan Pindah Alamat Surat Penagihan Surat Peringatan Surat Perintah Kerja Surat Pengumuman Surat Undangan Surat Kuasa Surat Perjanjian Jual Beli 155 157 159 163 165 167 169 177 180 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192

TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA