DASMEN KPS-2 PETERNAKAN UMBY K-7. DEPARTEMENTASI DASMEN KPS-2 PETERNAKAN UMBY

DEPARTEMENTASI Departementasi : yaitu suatu proses mengkhususkan atau membagi-bagi tugas (kegiatan) pemimpin mjd unit-unit kerja Dengan Istilah – Istilah : departementation, divisinalization, grouping, activities, pembagian kerja, dan sebagainya Fungsi pembentukan departemen utk mengurangi adanya span of control yg terdapat pada diri pimpinan. Shg Pembagian kerja menjadi lebih mudah & fokus. Tetapi ada konsekuensinya yaitu : 1. Ada tambahan biaya, fasilitas utk masing-masing departemen. 2. Ada kesulitan dalam komunikasi utk menyalurkan perintah karena terdapat beberapa kepala departemen pada struktur organisasi.

DEPARTEMENTASI SPAN OF CONTROL LEVEL ORGANISASI Adalah : pengelompokan kegiatan-2 yang sama dan saling berkaitan, kedalam suatu unit kerja (divisi/bagian/seksi/dll) SPAN OF CONTROL LEVEL ORGANISASI

Dasar-dasar departementasi Dpt dibedakan sbb: 1. Dasar teritorial 2. Dasar produksi 3. Dasar langganan 4. Dasar fungsi 5. dasar-dasar lainnya spt: proses, perkakas & waktu 6. kombinasi

DEPARTEMENTASI 2.Dasar Departementasi Dasar Teritorial Dasar Produksi Dasar Langganan Dasar Fungsi Dasar Lain-lain DEPARTEMENTASI

DEPARTEMENTASI a. Dasar Teritorial Dimaksudkan membagi-bagikan kegiatan berdasarkan daerah geografi. Banyak kita jumpai pd perusahaan yg mempunyai cabang diberbagai daerah, spt: asuransi jiwa, BTN, dll. Jadi, segala kegiatan2 yg dilakukan pd suatu daerah tertentu digolongkan menjadi sesuatu kesatuan yg diawasi oleh seorang atasan. Kebaikannya bahwa setiap keputusan diambil pd tempat di mana masalah itu timbul, dan memudahkan koordinasi fungsional disuatu daerah. Dpt melatih dan mendidik kader2 manajer sehingga dpt direalisasikan manager from within. Dan dapat menekan ongkos koordinasi dari pusat DEPARTEMENTASI

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI 1. Berdasarkan wilayah/ teritorial DIREKTUR CABANG SURABAYA CABANG JAKARTA Dimaksudkan membagi-bagikan kegiatan berdasarkan daerah geografi. Banyak kita jumpai pd perusahaan yg mempunyai cabang diberbagai daerah, spt: asuransi jiwa, BTN, dll.

DEPARTEMENTASI Manajer Kep.Bagian Penjualan Daerah SUMBAR SUMUT ACEH Gambar 7: Departementasi Atas Dasar Teritorial

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI Berdasarkan wilayah/ teritorial Kekuatan : Memudahkan setiap unit menyesuaikan diri pada situasi dan kondisi setempat, keputusan mudah diambil memudahkan koordinasi fungsional di suatu daerah.  desentralisasi  menekan ongkos koordinasi dari pusat. 2. Ada kesempatan mengambil keuntungan dari perbedaan hukum, politik dan budaya setempat 3. Menyediakan wilayah sebagai ajang pelatihan bagi manajer shg memungkinkan kaderisasi manager from within. Kelemahan : 1. Terjadi duplikasi fungsi 2. Menimbulkan masalah pengendalian atas operasi setempat

DEPARTEMENTASI b. Dasar Produksi Terjadi bilamana kegiatan pimpinan itu dibagi-bagi atas dasar produksi, hasil atau servis yang diberikan atau dijual. ,mk menjadi satu bagian yang diawasi oleh seorang pimpinan. Kebaikannya ; diterapkannya spesialisasi, mempermudah koordinasi segala aktivitas2 yg dibutuhkan untuk memproduksi suatu hasil produksi ex; Industri mobil diadakan departementasi atas dasar produksi, maka akan ditemui bagian2 : bagian badan, bagian motor, bagian radiator, bagian roda, bagian mencat dsb. DEPARTEMENTASI

DEPARTEMENTASI Presiden Kep.Bagian Penjualan Bag.Badan Bag.Motor Bag.radiator Bag.Roda Bag.Mencat DEPARTEMENTASI Gambar : Departementasi Atas Dasar Produksi

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI Berdasarkan jenis produk DIREKTUR DIVISI PERKAPALAN DIVISI KONSTRUKSI DIVISI PERMESINAN DIVISI ELEKTRONIKA

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI Berdasarkan jenis produk Kekuatan : Setiap unit dapat dianggap sebagai profit centre Mudah mengukur performance karyawan Memudahkan koordinasi antar fungsi Struktur organisasi perusahaan lebih fleksibel Konsentrasi pada hasil produksi/ kebutuhan konsumen Ketrampilan manajer berkembang lebih luas Kelemahan : Terjadi duplikasi fungsi Terjadi penurunan komunikasi diantara para spesialis Memungkinkan terjadi idle capacity pada unit tertentu

DEPARTEMENTASI c. Dasar Langganan Terdapat pada perusahaan2 yg menjual barang2 secara besar-besaran, dimana kita jumpai ada bagian yg mengurus langganan pemerintah, pedagang besar, dan pedagang eceran Kebaikan utamanya; pemberian servis yg sebaik-baiknya pd berbagai macam langganan, hanya sayangnya, bila ada langganan menghilang, akan terjadi pengangguran pd pegawai yg mengurusnya. Dan kerjasama antar pegawai sulit DEPARTEMENTASI

DEPARTEMENTASI Presiden Kep.Bagian Penjualan PEMERINTAH GROSIR PENGENCER PEMBORONG DEPARTEMENTASI Gambar : Departementasi Atas Dasar Langganan

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI 3. Berdasarkan pelanggan/ customer DIREKTUR DIVISI KAPAL NIAGA DIVISI KAPAL PERANG

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI Berdasarkan pelanggan/ customer Kekuatan : 1. Tanggap terhadap kebutuhan konsumen  servis yg sebaik-baiknya 2. Struktur organisasi perusahaan lebih fleksibel 3. Mudah mengukur performance karyawan Kelemahan : 1. Menimbulkan perkembangan kelompok konsumen dengan kecepatan yang tidak sama sehingga beban kerja tidak sama/ tidak merata shg menyulitkan kerjasama antar pegawai 2. Terjadi duplikasi fungsi, 3. Kalau langganan menghilang akan tjd pengangguran pd karyawan yg biasa mengurusnya.

DEPARTEMENTASI d. Dasar Fungsi Terdapat dlm banyak perusahaan dan yg terbanyak dipergunakan sbg dasar untuk mengorganisasi aktivitas perusahaan, dan selalu dijumpai sedikit banyaknya dlm setiap struktur organisasi perusahaan. Bagian2 disesuaikan dg fungsi2 pimpinan dr sudut subjek atau lapangan pekerjaannya. Ex; bag. Produksi, bag. Keuangan, bag. Pembelian, bag. Penjualan dsb. Keuntungannya; krn adanya spesialisasi mk masing2 org memusatkan perhatiannya hanya kpd bagiannya itu saja, dan akibatnya dr mereka diharapkan adanya keahlian mendalam dlm lapangan masing2 DEPARTEMENTASI

Kekurangannya; sering menimbulkan persoalan batas-batas kekuasaan masing2 kepala bagian yg bersangkutan. Dan koordinasi sukar dicapai. Sukar pula diharapkan adanya tenaga2 pimpinan yg berpengetahuan luas dr dlm perusahaan. Penggolongan aktivitas seperti ini kurang baik apabila perusahaan mempunyai aktivitas yg amat luas. DEPARTEMENTASI

DEPARTEMENTASI Gambar : Departementasi Atas Dasar Fungsi Manajer Produksi Kontrol Pemeliha Raan, mesin Distribusi Penjualan Reklame Analisa Pasar DEPARTEMENTASI Gambar : Departementasi Atas Dasar Fungsi

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI Berdasarkan fungsi2 manajemen (planning, organizing, actuating, controlling) DIREKTUR DIVISI PERENCANAAN DIVISI OPERASIONAL DIVISI PENGENDALIAN DIVISI SDM

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI Berdasarkan fungsi2 manajemen (planning, organizing, actuating, controlling) Kekuatan : Pembinaan profesionalisme karyawan lebih mudah Adanya keseimbangan beban kerja diantara unit-unit organisasi Penggunaan sumber daya yang lebih efisien Peran pengendalian pada manajemen puncak lebih dominan Kelemahan : Kesulitan mengukur performance karyawan Tidak fokus pada tujuan perusahaan / hasil produksi Kesulitan koordinasi antar departemen Lebih banyak “cost unit” daripada “profit unit” Pengembangan ketrampilan manajer terbatas

e. Dasar Lain2 (Proses,Perkakas, dan Waktu) Dasar Proses Artinya penggolongan aktivitas atas dasar proses berarti bahwa aktivitas dibg atas urutan2 pelaksanannya. ex; pabrik terkstil, dgn proses ; pemintalan, penenunan, pemberian warna dan pengepakan. mk dpt dijumpai bag.pemintalan, bag.penenunan, bag.pemberian warna dan bag.pengepakan DEPARTEMENTASI

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI 5. Berdasarkan proses produksi DIREKTUR DIVISI DESAIN DIVISI PEMOTONGAN DIVISI PERAKITAN DIVISI UJI COBA DIVISI SDM

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI LAIN2 1. Berdasarkan proses produksi Kekuatan : Meminimalkan idle capacity di tiap unit organisasi Pembinaan profesionalisme karyawan lebih mudah  spesialisasi Pengukuran performance karyawan lebih mudah Fokus pada hasil produksi  mempermdh koordinasi sgl aktivitas yg dibutuhkan untuk memproduksi suatu hasil produksi. Menumbuhkan inovasi pada setiap tahapan proses produksi Kelemahan : 1. Lebih banyak “cost unit” daripada “profit unit” 2. Pengembangan ketrampilan manajer terbatas 3. Memungkinkan terjadi stagnasi pada suatu tahapan proses

e. Dasar Lain2 (Proses,Perkakas, dan Waktu) Dasar Perkakas Artinya penggolongan aktivitas atas dasar perkakas. ex; sekolah administrasi; bagian2 yg dijumpai ; komputer, mesin steno, dan seterusnya Dasar Waktu sering dijumpai pd perusahaan yg umumnya proses produksinya terus menerus. ex; waktu pagi, waktu siang, waktu sore, waktu malam DEPARTEMENTASI

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI Berdasarkan bidang pekerjaan DIREKTUR DIVISI PRODUKSI DIVISI KEUANGAN DIVISI PEMASARAN DIVISI SDM

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI 2. Berdasarkan bidang pekerjaan Kekuatan : Pembinaan profesionalisme karyawan lebih mudah Adanya keseimbangan beban kerja diantara unit-unit organisasi Penggunaan sumber daya yang lebih efisien Peran pengendalaian pada manajemen puncak lebih dominan Kelemahan : Kesulitan mengukur performance karyawan Tidak fokus pada tujuan perusahaan / hasil produksi Kesulitan koordinasi antar departemen Lebih banyak “cost unit” daripada “profit unit” Pengembangan ketrampilan manajer terbatas

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI Berdasarkan waktu DIREKTUR BAGIAN SHIFT PAGI BAGIAN SHIFT SORE BAGIAN SHIFT MALAM

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI 3. Berdasarkan ukuran jumlah / kapasitas DIREKTUR DIVISI I ( 10 ton ) DIVISI II ( 50 ton ) DIVISI III ( 100 ton )

DASAR-DASAR DEPARTEMENTASI Kombinasi Merupakan penggabungan dari beberapa atau seluruh dasar-dasar departementasi

3. Pokok-pokok yg perlu diperhatikan Spesialisasi Mempermudah Pengawasan Koordinasi Biaya DEPARTEMENTASI

POKOK2 YG PERLU DIPERHATIKAN: Spesialisasi, tgs2 yg sama hrs dimskkan ke dlm suatu bagian. Misal: bag kepegawaian hrs mengurus kepegawaian saja. Mempermudah pengawasan, semua aktivitas yg tmsk dlm suatu bagian hrslah disentralisasi tempatnya, jd jangan terpencar-pencar. Dlm mengadakan pembagian pekerjaan untuk mempermdh pengawasan hrslah diperhatikan span of management (jenjang pengawasan).

Lanj... Pkk2 yg perlu diperhatikan 3. koordinasi, fungsi2 yg memp Hub satu sama yg lain hrs ada pd bagian yg sama.misal maintenance mesin2 tdk boleh ditempatkan di bag kepegawaian melainkan di bag produksi. Aktivitas2 yg sulit menggolongkannya dimskkan ke dlm bag yg sering menggunakannya. 4. biaya, penambahan suatu departemen hrs dibandingkan dg keuntungan dan pengeluaran yg dibutuhkan.

4. Departemen Pokok & pembantu Bag. Pokok adl setiap bagian yg bertanggung jwb ttg terlaksananya tujuan perusahaan. Dlm istilah asing dsbt major departement Bag. Pelengkap adl bag.yg memberikan bantuan kpd bag. pokok agar bag.pokok lebih mudah melaksanakan tugas2nya dlm merealisasikan tujuan perusahaan Dlm istilah asing dsbt minor / service department DEPARTEMENTASI

DEPARTEMEN POKOK & PEMBANTU menurut peranan bagian2 yg terdpt dlm organisasi ada 2 macam yaitu: pokok & pembantu (pelengkap). Bag pokok (mayor departement) yaitu setiap bagian yg bertanggung jwb tentang terlaksananya tujuan perusahaan. Bag pelengkap (minor departement atau service departement) adl bag yg memberikan bantuan kpd bag pokok agar bag pokok lebih mudah melaksanakan tugas2nya dlm merealisasikan tujuan perusahaan. Shg bag ini tdk sll ada tgt kebutuhan.

Ada 4 kemungkinan struktur organisasi dlm hub-nya dg unit pembantu: 1. Struktur organisasi tanpa unit pembantu yg otonom. Tgs yg sehrsnya dilakukan oleh unit pembantu dikerjakan scr langsung oleh departemen ybs. Kebaikan tdk ada penambahan biaya administrasi. Kesulitannya pelaks tgs2 pkk mjd terbengkelai krn melaks tgs pembantu / tdk diperoleh orang yg cakap dlm mengerjakan tgs tsb.  Gbr 11, hal 83 2. Struktur organisasi dengan unit pembantu yg otonom.  Gbr 12, hal 84. kebaikannya menambah efisiensi bg msg2 departemen & perusahaan scr keseluruhan, serta menambah kecakapan dr mrk yg bertugas di lingk itu.keburukannya:menambah biaya /pengangguran 3. Struktur organisasi dg departemen pembantu yg otonom.  Gbr 13, hal 85. keburukannya: menambah biaya administrasi dan pengawasan dr atasan (me+ jenjang pengawasan). Ini mjd rancu krn kpl departemen biasa tdk memiliki kekuasaan memerintah petugas2 dlm unit pembantu yg berposisi sbg departemen. 4. Struktur organisasi dg departemen pembantu dan unit pembantu yg otonom merupakan gabungan dr 2 dan 3.  Gbr 14, hal 86.

Empat (4) kemungkinan struktur organisasi dlm hubungannya dgn unit/departemen unit pembantu Struktur org. tanpa unit pembantu yg otonom Struktur org. dg unit pembantu yg otonom Struktur org. dg departemen pembantu yg otonom Struktur org. dg departemen dan unit pembantu yg otonom DEPARTEMENTASI

1. Struktur org. tanpa unit pembantu yg otonom Tidak ada suatu unit pembantu yg otonom, yakni merupakan suatu seksi dlm satu / beberapa departemen. Tugas yg seharusnya dilakukan oleh unit pembantu dikerjakan langsung oleh departemen / bagian yg bersangkutan. Kebaikannya; dgn tdk dibentuknya satu unit pembantu yg berdiri sendiri penambahan biaya adm. Tdk menjd kenyataan DEPARTEMENTASI

Gbr 11. Struktur org. tanpa unit pembantu yg otonom KEPALA KEP.BAGIAN DEPARTEMENTASI Gbr 11. Struktur org. tanpa unit pembantu yg otonom

2. Struktur org. dgn unit pembantu yg otonom Tiap2 departemen mempunyai satu seksi yg berdiri dan yg memberikan bantuannya kpd departemen yg menjd lingkungannya. Dlm tiap2 departemen terdpt suatu seksi yg khusus bertugas memberikan bantuan kpd departemen yg bersangkutan. Kebaikannya; menambah efesiensi bg masing2 departemen dan perusahaan scr keseluruhan. DEPARTEMENTASI

2. Struktur org. dgn unit pembantu yg otonom Pemisahan unit pembantu trsbt kdlm satu seksi yg berdiri sendiri dlm lingk.suatu departemen akan menambah pengetahuan dan kecakapan dr mereka yg bertugas di lingk.itu. Keburukannya; menambah biaya adm,petugas2 di lingk ini akan sering mengalami pengangguran. DEPARTEMENTASI

Gbr 12. Struktur org. dengan unit pembantu yg otonom KEPALA KEP.BAGIAN DEPARTEMENTASI Gbr 12. Struktur org. dengan unit pembantu yg otonom

3. Struktur org. dgn departemen pembantu yg otonom Kegiatan2 pembantu dipusatkan kedlm suatu depart.yg berdiri sendiri dan yg memberikan layanan kpd seluruh organisasi/depart. Keburukannya: krn unit pembantu merupakan suatu departemen biasa,maka sdh barang tentu setingkat dg departemen2 yg lain. Berarti bahwa kpl suatu dperatmen biasa tdk mempunyai kekuasaan utk memerintah petugas2 dlm unit pembantu yg berposisi sbg suatu depart. DEPARTEMENTASI

3. Struktur org. dgn departemen pembantu yg otonom Selain itu pula terdapat penambahan biaya administrasi, dan menambah bidang pengawasan dr atasan, yakni besarnya jenjang pengawasan DEPARTEMENTASI

Gbr 13. Struktur org. dengan departemen pembantu yg otonom KEPALA DEPARTEMENTASI KEP.BAGIAN KEP.BAGIAN KEP.BAGIAN Gbr 13. Struktur org. dengan departemen pembantu yg otonom

4. Struktur org. dgn departemen dan unit pembantu yg otonom Adl kombinasi dr kemungkinan kedua dan ketiga. Dijumpai unit2 pembantu yg berdiri pd masing2 departemen yg berkedudukan sbg seksi disamping adanya suatu departemen yg juga melakukan tugas yg sama. Keburukannya; selalu ada keragu-raguan di setiap seksi pembantu di masing2 depart.dlm memberikan pertanggungjawaban, apkh kpd kepala bagian atau kpd departemen pembantu DEPARTEMENTASI

Gbr 14. Struktur org. dengan departemen dan unit pembantu yg otonom DEPARTEMENTASI B C D E F G H I J L M N O Gbr 14. Struktur org. dengan departemen dan unit pembantu yg otonom