ORGANISASI PENGOLAHAN DATA KONSEP DASAR KEGIATAN ORGANISASI PD  Pengakuan terhadap lingkungan tempat kegiatan tersebut berada dan terhadap tujuan khusus  Garis kekuasaan dan hubungan pelaporan yang jelas  Terbuka dan ada jalur komunikasi yang jelas pada aktifitas di dalam dan diluar organisasi  Rentang kendali yang tak terlalu luas sehingga memperlemah otoritas, atau terlalu sempit sehingga pengawasan menjadi terlalu berlebihan Sumber daya manusia dan peralatan yang ada digunakan seefektif mungkin Dalam kegiatan PD mempunyai pelayanan yang khusus untuk bagian lain dalam organisasi. Kegiatan yang harus diperhatikan pada PD: Letak Unit PD Hubungan dengan User Perubahan Teknologi Memberi peran penting dalam perecanaan, skedul dan fungsi kontrol Pengusaan data / Informasi

Pengawasan terhadap PD  Pusat PD terpisah dari kegiatan Operasional Kontrol silang dari user terhadap PD Tujuan dari unit PD  Memberikan dukungan terhadap Manajemen  Memberikan dukungan terhadap pengembangan suatu proyek  Menyediakan Fasilitas  Memberikan dukungan terhadap kegiatan operasi Diletakan dalam kelompok customer (pemakai jasa) Keuntungan :  Kontrol langsung dari dapartemen terhadap PD  Biaya untuk PD lebih kecil Pemakaian sumber daya bisa lebih efisien Kelemahan :  Pemborosan dalam pemakaian suber daya manusia dan peralatan  Integrasi pengolahan, pengembangan data base dan koordinasi perencanaan mejadi sulit  Standarisasi kebijaksanaan lebih sulit Tidakan-tindakan khusus diperlukan untuk mengontrol aplikasi pengolahan data oleh departemen

Diletakan dalam kelompok unit pendukung (service group) Keuntungan :  Semua dapartemen memberikan perhatian yang sama terhadap PD  Perencanaan Sistem Informasi dan pengembangan bisa terpusat dan terintegrasi dengan baik  Pengontrolan oleh TOP manajer terhadap PD dan pemakaianya lebih mudah  Syarat-syarat ekspansi dari user, lebih mudah ditampung dan diimplementasikan Kelemahan :  Diperlukan pemusatan staf mulai dari perencanaan sistem dan PD sampai pemrograman Membuat prioritas di antara para user merupakan masalah yang sulit dan sensitif. KONSEP KHUSUS KEGIATAN ORGANISASI PD Kegiatan pengolahan data mempunyai pelayanan yang khusus untuk bagian lain organisasi. Seringkali pelayanan pengolahan data menyeberang batas-batas kegiatan unit organisasi yang lain, hingga menimbulkan masalah. Oleh karena itu, dalam kegiatannya perlu diperhatikan hal-hal berikut :

Unit pengolahan data perlu diletakkan sedemikian rupa sehingga dapat melayani bagian-bagian lain dengan sebaik-baiknya. Hubungan yang efektif dengan user harus dikembangkan. Tim pengolah data harus terus-menerus menambah pengetahuan bagaimana melayani user dengan baik. Dengan tekhnologi yang terus berubah dan berkembang, maka keinginan untuk mengembangkan pengetahuan tekhnik dan pengalaman dari para staf harus didorong. Struktur organisasi harus ditata sedemikian rupa sehingga mampu mengikuti perkembangan tekhnologi yang ada. Struktur organisasi harus memberi peran penting untuk perencanaan, skedul dan fungsi control, agar 2 tujuan ganda dari kegiatan pengolahan data tercapai. Dalam organisasi pengolahan data seringkali terdapat masalah antara pengembangan dan operasi. Agar keduanya dapat dikombinasikan dengan baik, maka diperlukan keahlian tersendiri untuk melihat situasi dan kondisi. Fungsi dan tanggung jawab proses pengolahan data harus diorganisir sedemikian rupa, sehingga tak satupun individu atau unit kecil yang mempunyai pengawasan total atas suatu informasi. Oleh karena itu organisasi harus diatur sedemikian rupa sehingga unit-unit akan saling melakukan control atau cek seiring dengan berjalannya alur pemrosesan data.

FAKTOR LINGKUNGAN YANG MEMPENGARUHI PD Lingkungan tempat kegiatan pengolahan data berfungsi adalah sangat penting untuk dapat mengorganisasi fungsi kegiatan unit pengolahan data. Karena itu ada beberapa faktor lingkungan yang mempengaruhi unit pengolahan data, antara lain : Jumlah dan ukuran user; apakah mereka semua sama kecil, agak besar, atau ada yang kecil, dan ada yang agak besar? Bagaimana saluran beban kerja mereka? Ketergantungan manajer terhadap pengolahan data. Apakah manajer sangat memerlukan informasi dari unit pengolahan data dengan cepat? Ketergantungan user pada operasi pengolahan data. Apakah pengolahan data bagian integral dari pekerjaan user? Jenis kerja pengolahan data. Apakah data berorientasi pada pengolahan bisnis, ataukah pada pengolahan sains dan teknik? Derajad kerja user; apakah user membuat sendiri perancangan sistem maupun pemrogramannya? Ataukah unit bertindak sebagai biro jasa pelayanan lengkap? Apakah proporsi pekerjaannya banyak yang bersifat mengembangkan program atau sistem baru, ataukah banyak yang bersifat membeli sistem atau program yang ada sehingga tinggal masalah pemeliharaan saja? Jenis input pengolahan data On-line, ataukah transaksion oriented data yang siap pakai, ataukah data yang masih harus dikonversi?

Tipe-Tipe Lingkungan Ada berbagai cara pengaturan unit pengolahan data. Empat contoh diberikan untuk menggambarkan profil lingkungan. Dari keempat contoh lingkungan ini dijelaskan pengaruhnya pada model organisasi. Pertama : Dukungan manajemen dan administrasi (dukungan pelayanan pengolahan data) biasanya berukuran dari kecil kemenengah yang memberikan jasa penggajian, pembelian, rekening, pengawasan informasi keuangan, sampai persediaan. File-file di-update dan output dibuat pada skedul yang biasa teratur, input dipersiapkan oleh unit pengolahan data. Hampir seluruh sistem sudah berjalan, modifikasi hanya sedikit. Kedua : Dukungan pengembangan proyek. Disini permintaan user untuk pengembangan sistem dan program sangat tinggi. Beban kerja cukup berat dan tidak mudah diperkirakan. Beberapa user kadang minta diprioritaskan. Komputer yang digunakan adalah skala menengah atau besar, juga computer paralel.

Ketiga : Penyediaan fasilitas. Tujuan umumnya adalah untuk menyediakan pelayanan jasa computer bagi para user. Jenis user bervariasi. Beban kerja dapat diperkirakan. User melakukan sendiri semua sistem perancangan dan programming. Keempat : Dukungan kegiatan operasi. Database adalah penting karena merupakan bagian integral dari operasi organisasi. Data-data yang ada diperbaharui oleh remote terminal input. Beban kerja dapat diperkirakan. Seringkali modul baru ditambahkan ke sistem. POSISI ORGANISASI PENGOLAHAN DATA Posisi unit pengolahan data dalam organisasi besar adalah hal yang penting. Ada 3 dasar pendekatan yang berfungsi sebagai model umum, yaitu : Lokasi Operasi Lokasi Dalam Group Servis Posisi Bebas

Lokasi Operasi Kelebihan : Departemen mempunyai pengontrolan langsung terhadap fasilitas operasi pengolahan data. Setiap fasilitas pengolahan data hanya memerlukan peralatan yang minimum sesuai kebutuhan departemennya. Jumlah biaya pengolahan data dengan sistem ini kemungkinan akan lebih kecil daripada bila unit pengolahan datanya hanya satu dan harus memenuhi semua departemen. Pertanggung jawaban sebagai posisi pusat laba ditekankan, sehingga user dapat lebih efisien dalam pemakaian sumber daya perusahaan. Kerugian : Mungkin terjadi pemborosan dalam sumber daya manusia dan peralatan. Fungsi integrasi pengolahan, pengembangan database, dan koordinasi perencanaan menjadi lebih sulit. Standarisasi kebijaksanan maupun praktek perusahaan menjadi lebih sulit. Tindakan-tindakan khusus diperlukan untuk mengontrol aplikasi pengolahan data oleh departemen, karena departemen mempunyai control penuh atas semua tahap pengolahan.

Lokasi Dalam Group Servis Keuntungan : Semua departemen memberikan perhatian yang sama terhadap departemen pengolahan data. Kekuatan computer yang unggul dapat menyediakan semua tipe dan ukuran bagi user. Pemakaian ini baik bila dibuat dengan peralatan. Perencanaan sistem informasi dan pengembangan bisa terpusat dan terintegrasi dengan baik. Pengontrolan TOP manajer terhadap pengolahan data dan pemakaiannya menjadi lebih mudah. Nomor manajer dan supervisor banyak diperlukan untuk kegiatan total pengolahan data, biasanya tidak sebanyak bila untuk unit-unit yang terpisah. Syarat-syarat ekspansi dari user yang ada, biasanya lebih mudah ditampung dalam kapasitas modul tambahan. Kerugian: Diperlukan pemusatan staf mulai dari perancangan sistem pengolahan data sampai pemrograman. Dalam operasi organisasi, diperlukan pelatihan secara teratur dan mahal biayanya. Jika tidak ada chargeback untuk servis, para user mungkin banyak menghabiskan tempat pada pusat departemen

Membuat prioritas di antara para user adalah masalah yang sulit dan sensitive. Persaingan serius dalam bekerja untuk mendapatkan sumber-sumber merupakan kerugian yang dialami oleh para user. Frekuensi masalah permintaan dan keuntungan ekonomi yang dipecahkan oleh bagian staf atau instansi pusat, jelas merupakan kerugian. Kalau para user departemen pengolahan data diberitahu kelanjutannya dengan sangat baik dan waktu yang diharapkan jarak permintaannya panjang, maka sumber-sumber perencanaan dalam departemen pengolahan data menjadi tidak efektif. Posisi Bebas Pada akhir pendekatan ini, departemen pengolahan data ditempatkan supaya hubungan laporannya langsung kepada pemimpin organisasi. Pendekatan ini penting, karena manajer memiliki kebebasan dan perhatian yang sama dalam menjalankan prinsip operasi dan fungsi staf. Pada perancangan, pendekatan dari beberapa variasi ada yang sama untuk pendekatan sebelumnya, yang kegiatan pengolahan data diletakkan dalam group dukungan manajer. Perhatian utama pada bagian ini sangat diperlukan bila pengolahan data menjadi dasar penyelesaian sasaran atau tujuan organisasi, yaitu pengolahan data untuk metode produksi. Contohnya ada dalam Bank-Bank komersial, perusahaan asuransi, penerbangan, dan tentu saja servis untuk kantor-kantor.

FUNGSI PENGOLAHAN DATA Struktur suatu organisasi adalah pengelompokan logis fungsi-fungsi dan orang-orang yang terlibat didalamnya. Perencanaan organisasi pengolahan data akan menguji fungsi-fungsi dan merancang tercapainya tujuan bersama dalam situasi yang ada dan menjelaskan deskripsi pekerjaan yang jelas. Disini fungsi pokok kegiatan pengolahan data akan dijelaskan. Pengembangan Proyek Sistem didefinisikan sebagai kumpulan program dan prosedur yang mengolah input dan file-file untuk menghasilkan data yang diinginkan. Fungsi-fungsi sistem adalah : Analisis Sistem: Memilih sistem untuk dikembangkan, menggariskan perencanaan pengembangan secara keseluruhan. Analisis terhadap operasi yang sedang berlangsung untuk menentukan kemungkinan kemajuan dan menyediakan bahan-bahan untuk perancangan sistem. Analisis biaya atau manfaat berbagai alternative yang mungkin dibiayai sekalian. Menyeleksi sistem yang digunakan sekarang dan dirancang untuk masa yang akan datang. Analisis kebutuhan database dan operasi struktur database.

Perancangan Sistem: Perancangan sistem adalah perancangan lengkap spesifikasi sistem pengolahan data yang akan dilaksanakan, yang mencakup : Database, kumpulan data, elementasi data. Serta layout. Pembagian sistem ke dalam langkah pengolahan data. Definisi setiap langkah secara jelas. Spesifikasi program yang dibutuhkan. Definisi dan dokumentasi untuk setiap aplikasi baik tentang peralatan, pemrosesan, pemeriksaan, pengawasan, dan prosedur keamanan, termasuk masalah backup dan rekoveri. Penetuan efektivitas ekonomi dari sistem yang baru. Persetujuan dari semua unit organisasi yang menggunakan sistem baru termasuk masalah supplier dan user dalam lingkup departemen pengolahan data. Spesifikasi procedure untuk membuat beberapa perubahan penting selama fase pemrograman, pengetesan, dan instalasi.

Program aplikasi Program aplikasi adalah mengubah sistem spesifikasi kedalam perintah-perintah computer atau bahasa computer, yang mencakup : Perancangan nalar Mengubah dalam bahasa computer Meng-komfile program Pengetesan program Penggabungan modul-modul program Mendokumentasi program Pengetesan Sistem Pengetesan sistem adalah untuk menguji keberhasilan sistem apakah sudah dapat dioperasikan sesuai dengan kebutuhan yang ditentukan, hal ini mencakup : Perancangan metode pengetesan Memilih data yang sesuai dengan pengujian Mengoreksi dan memodifikasi sistem Pengujian data secara keseluruhan Pemeriksaan oleh eksternal atau internal auditor untuk meluhat apakah pengamanan sistem sudah memenuhi prosedur. Membuat sistem manajemen untuk memastikan agar sistem dapat dilaksanakan.

Instalasi Sistem Pengoperasian sistem yang baru meliputi : Proses koreksi dari sistem yang lama ke yang baru Merancang membuat formulir-formulir yang diperlukan untuk manual dan bahan-bahan pelatihan Penerimaan terhadap sistem dan dokumentasi oleh para pelaksana Pelatihan user dan staf pengolahan data Menyiapkan database yang baru Integrasi dari sistem baru ke sistem keseluruhan Pemeliharaan Sistem Membuat sedikit perubahan pada suatu sistem supaya sesuai dengan kebutuhan yang ada. Unjuk Kerja Sistem Unjuk kerja sistem mencakup : Karakteristik operasi Biaya operasi dan pemeliharaan sistem Keberhasilan dalam memenuhi tujuan yang ingin dicapai Membandingkannya dengan sistem yang lain Evaluasi apakah keamanan sudah memadai

Dukungan Untuk Operasi Fungsi produksi pengolahan data dapat dikelompokkan dalam 3 hal : Penjadwalan dan pengawasan Penjadwalan dan pengawasan adalah fasilitas pekerjaan dan pengawasan pekerjaan selama proses. Banyak instalasi pengolahan data menangani pekerjaan yang terjadwal dan mendadak, kadang-kadang bersamaan. Pekerjaan sulit dan komplek ini mencakup : Pengembangan dan pemeliharaan jadwal pemakai peralatan Koordinasi harian arus pererjaan Pengawasan data mencakup penjadwalan maupun kualitas input data Komunikasi dengan para user Operasi peralatan Operasi peralatan mencakup : Pemeliharaan peralatan Perbaikan peralatan Pendukung Produksi Pendukung produksi , mencakup : Pemeliharaan storage perpustakaan Pemeliharaan dokumentasi Menjamin keamanan instalasi

Penyediaan Fasilitas Penyediaan fasilitas merupakan syarat kegiatan pengolahan data modern yang baik, mencakup : Standar Pengolahan Data Standar pengolahan data mencakup : Prosedur pelaksanaan pekerjaan Dokumentasi setiap tingkat kerja termasuk tahap analisis sistem, perancangan, pemeliharaan. Standar data baik format, ukuran struktur database, definisi elemen data, keamanan data. Standar untuk kerja. Bantuan Teknis Bantuan tekhnis mencakup : Memberi konsultasi kepada para user dana manajemen serta penjadwalan kapasitas produksi pengolahan data. Memberi jawaban yang menyangkut hardware dan software. Publikasi buletin yang teratur yang berisi hal-hal tentang sistem. Pengembangan pelatihan bagi yang memerlukan. Pemeliharaan perpustakaan perangkat lunak dan dokumentasi.

Pemrograman Sistem Pemasangan dan pemeliharaan sistem software mencakup : Memilih dan mengembangkan sistem operasi. Pengembangan petunjuk perangkat lunak. Bantuan programmer dan staf software. Menganalisis dan mengoreksi masalah yang muncul dalam sistem software. Administrasi Database Administrasi database mencakup : Perancangan struktur database yang memenuhi aplikasi Pengembangan dan administrasi sistem pengamanan data termasuk untuk rekoveri dan backup Memilih dan memodifikasi sistem data manajemen dalam kaitannya dengan database Modifikasi dan memelihara struktur database, penggunaan standard an penggunaan metode Pengembangan dan pengawasan kamus database Alokasi yang tepat dari jenis alat dan volume aplikasi

Fasilitas Administrasi Jarak Jauh Fasilitas administrasi jarak jauh mencakup : Penentuan karakteristik jalur kerja software dan hardware yang diperlukan Pengembangan standar untuk aplikasi komunikasi Bantuan manajemen dalam komunikasi komputer Evaluasi sistem Evaluasi sistem mencakup : Analisis dan evaluasi Analisis dan evaluasi unjuk kerja sistem Pencarian kemungkinan alternative hardware dan software yang dipakai sekarang dan dimasa yang akan datang Dukungan Untuk Manajemen Dan Administrasi Pengawasan dan manajer proyek Manajer proyek merupakan jenis khusus dari pengawasan, yang mempunyai tugas : Mencatat tugas proyek Menjadwal sumber daya dan proyek yang ada Pengawasan unjuk kerja sistem

Memberikan laporan kemajuan unjuk kerja sistem Mempersiapkan jadwal dan tugas-tugas yang harus diselesaikan Mendokumentasikan setiap proyek dan produk yang dihasilkan Perencanaan Unsur-unsur pokok perencanaan pengolahan data, yaitu : Memilih proyek, memberi definisi, penjadwalan, pelaporan, dan pengawasan Memilih dan menjadwal tekhnologi yang digunakan baik software maupun hardware Menjadwal kebutuhan yang diinginkan Keamanan Keamanan mencakup : Keamanan secara fisik meliputi seleksi tempat, api dan sebagainya Prosedur pengawasan lain meliputi pemeriksaan langkah-langkah pengamanan, tanggung jawab dan ruang produksi Rekoveri dan backup instalasi Tersedianya fasiitas hardware dan software sistem sesuai dengan kebutuhan

Pelaporan Pelaporan mencakup : Menerangkan perubahan kemajuan tekhnik dan unjuk kerja sistem Laporan yang kontinyu tentang rencana, kegiatan proyek dan sumber dana yang digunakan Manajer Personalia Tugas manajer personalia mencakup : Definisi posisi, persiapan gambaran pekerjaan dan penentuan tingkat gaji setiap posisi Merekrut dan menyeleksi calon karyawan Mengadakan pelatihan dan pengembangan karier Mengevaluasi unjuk kerja sistem Membuat administrasi mengenai para pegawai, absensi dan lain-lain Manajer Keuangan Tugas manajer keuangan mencakup : Membuat metode distribusi ke para user atau ke pelanggan, untuk menentukan biaya yang paling efisien dan efektif Membuat anggaran sumber daya Pemeliharaan sistem software dan hardware serta peralatan lainnya

Hubungan Masyarakat Humas sangat diperlukan untk organisasi pengolahan data yang berukuran sedang atau besar, karena biasanya komunikasi itu sangat sulit, baik dari atasan dengan bawahan, dari user dengan pengolah data, ataupun dari bagian satu dengan bagian lainnya. Tersedianya komunikasi yang efektif dari atasan dengan bawahan, dari user dengan pengolah data dan dari bagian satu dengan bagian lainnya sangat penting. Pendukung Administrasi Pendukung administrasi yaitu menyediakan dukungan pelayanan yang diperlukan untuk operasi, mencakup : Tugas-tugas sekretaris dan bantuan pencatatan lainnya Membuat, menyimpan dan memelihara semua arsip

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI KOMPUTER Meskipun satuan kerja instalasi computer bermacam-macam, tetapi pada dasarnya mempunyai struktur yang sama, meliputi : Manajerial Yang termasuk dalam tingkat ini adalah para pengambil keputusan, para pengatur, termasuk didalamnya pimpinan atau penanggung jawab proyek dan supervisor. Sistem Development Yang berada dalam tingkat ini adalah sistem analis, programmer, para spesialis perangkat lunak maupun perangkat keras. Staf Operasional Para operasi computer, staf penyiapan data, dan karyawan bagian control. Administrasi Berbagai satuan kerja dengan ragam kepandaian untuk mendukung administrasi dapat masuk pada tingkat ini.