PENDEKATAN SISTEM Chapter 7

PENDekatan sistem “pemecahan masalah dan pengambilan keputusan melalui pendekatan sistem” Pendekatan sistem terdiri dari tiga jenis usaha: Persiapan manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem, memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem. Definisi manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisa bagian-bagian sistem menurut urutan tertentu. Solusi manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkan dan menindak lanjuti untuk memastikan solusi itu berjalan.

PEMECAHAN MASALAH Pemecahan masalah respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan. Pengambilan keputusan tindakan untuk memilih strategi atau aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

ELEMEN-ELEMEN PROSES PEMECAHAN MASALAH Standar Keadaan yang diharapkan apa yang harus dicapai oleh sistem Informasi Keadaan saat ini apa yang sedang dicapai oleh sistem Perbedaan dua hal diatas ada pada kriteria solusi Apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan Kendala: Intern : sumber daya yang terbatas Lingkungan : tekanan dari berbagai elemen lingkungan

ELEMEN-ELEMEN PROSES PEMECAHAN MASALAH Elemen-elemen sistem konseptual Keadaan yang diinginkan Standar Berbagai solusi alternative Pemecah masalah (manager) Keadaan saat ini Informasi Kendala Solusi

MASALAH VS GEJALA Masalah adalah penyebab dari suatu persoalan Masalah yang menyebabkan timbulnya gejala Gejala dihasilkan oleh masalah Gejala biasanya lebih jelas daripada akar masalah tersebut. Gejala seperti gunung es, harus diteliti untuk menemukan penyebab masalah Ex: gejala penjualan yang rendah tercermin di dalam suatu sistem pelaporan penjualan

STRUKTUR MASALAH Masalah terstruktur Elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecahan masalah Masalah tak terstruktur Elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah Semi terstruktur Masalah yang berisi sebagian elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah Konsep DSS manajer dan komputer bekerja sama untuk mencari solusi

STRUKTUR MASALAH DSS Manager Solve Computer Solve Terstruktur Semi Terstruktur Tak Terstruktur

PENDEKATAN SISTEM John Dewey (1910), Seorang professor Filosopi di Universitas Columbia Mengenali kontroversi Masalah timbul Menimbang klaim alternatif Membentuk penilaian Solusi Pendekatan sistem Serangakaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.

TAHAP DAN LANGKAH DARI PENDEKATAN SISTEM Tahap I : Usaha Persiapan Langkah 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem Langkah 2. Mengenali sistem lingkungan Langkah 3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan Tahap II: Usaha Definisi Langkah 4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem Langkah 5. Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu Tahap III: Usaha Solusi Langkah 6. Mengidentifikasi solusi alternatif Langkah 7. Mengevaluasi solusi alternatif Langkah 8. Memilih solusi terbaik Langkah 9. Menerapkan solusi terbaik Langkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif

Gabungan langkah-langkah pendekatan sistem Pemecahan masalah Pengambilan keputusan CBIS Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekataan sistem. Pendekatan sistem berfungsi sebagai jembatan antara masalah dan CBIS

SUBSISTEM DARI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER MEMBANTU MANAJER MEMECAHKAN MASALAH Pendekatan Sistem CBIS Subsystem Keputusan Bergerak dari system ke subsystem CBIS Subsystem Keputusan Menganalisa bagian-bagian secara berurutan Keputusan CBIS Subsystem CBIS Subsystem Keputusan Mengidentifikasi solusi terbaik CBIS Subsystem Keputusan Problem Mengevaluasi solusi terbaik Keputusan CBIS Subsystem Memilih solusi terbaik Keputusan CBIS Subsystem CBIS Subsystem Keputusan Menerapkan solusi CBIS Subsystem Keputusan Tindak lanjut Keputusan CBIS Subsystem

USAHA PERSIAPAN Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah Subsistem utama dapat dilihat melalui bidang-bidang fungsional Tingkat manajemen juga dapat dilihat sebagai subsistem Subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan dihubungkan oleh informasi atau arus keputusan Bidang lain yang dapat dijadikan subsistem Arus sumber daya Produk Pelanggan Area geografis

SETIAP BAGIAN FUNGSIONAL MERUPAKAN SUBSISTEM Direktur utama Marketing Subsystem Manufacturing Subsystem Finance Subsystem Human Resources Subsystem Information Service Subsystem

SETIAP TINGAKATAN MANAJEMEN MERUPAKAN SUBSISTEM Standards Transformation Process Inputs Outputs

Mengidentifikasi masalah USAHA DEFINISI PEMICU MASALAH Mengidentifikasi masalah Memahami masalah Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu

USAHA DEFINISI Pemicu masalah Suatu tindakan yang salah Perubahan waktu Dari dalam perusahaan atau lingkungan Bergerak dari Tingkat Sistem ke Subsistem Semua level merupakan sistem Apakah subsistem itu teritegrasi menjadi satu unit yang berfungsi lancar Apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan sistem

USAHA DEFINISI Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu Mengevaluasi standar Valid Realistik Dimengerti Terukur Membandingkan output sistem dengan standar Mengevaluasi manajemen Mengevaluasi pengolah data Mengevaluasi input dan sumber daya input Mengevaluasi proses transformasional Mengevaluasi sumber daya output

SETIAP BAGIAN DARI SISTEM DIANALISA SECARA BERURUTAN 1. Standar 3. Manajemen 4. Pengolah Informasi 5. Input 2. Output Sumber daya input 6. Proses Transformasi 7. Sumber daya output +

PENDEKATAN SISTEM MENYEDIAKAN ALUR UNTUK MENDEFINISIKAN MASALAH Standar Output Manajemen Pengolah informasi Input Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Menganalisis perusahaan sebagai suatu sistem Menganalisis subsistem dalam perusahaan (marketing division) Menganalisis subsistem dalam di visi marketion (marketing department)

USAHA SOLUSI Mengidentifikasi solusi alternatif Menemukan bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Brainstorming Sesi Joint Application Design (JAD) / rancangan aplikasi bersama

USAHA SOLUSI Mengevaluasi solusi alternatif Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama. Sebagai tolak ukur adalah seberapa jauh alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuan. Kriteria evaluasi: Biaya operasi Pelatihan pemakai Daya respon Keamanan data Kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai

USAHA SOLUSI Memilih solusi terbaik Tiga cara untuk memilih alternatif terbaik: Analisis Penilaian Tawar menawar

USAHA SOLUSI Menerapkan solusi terbaik Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik tetapi solusi tersebut perlu diterapkan Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan

MODEL YANG INTEGRATIF DARI PENDEKATAN SISTEM Solution Effort 6. Identify alternative solutions 7. Evaluate the alternative solutions 8. Select the best solution 9. Implement the solution 10. Follow-up to ensure solution is effective Definition Effort 4. Proceed from a system to a subsystem level 5. Analyze system parts in a certain sequence

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi. Merasakan masalah Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah Penghindar masalah (problem avoider) manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan. Pemecahan masalah (problem solver) manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan. Pencari masalah (problem seeker) manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH Mengumpulkan informasi Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka. Gaya teratur (preceptive style) manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya. Gaya menerima (receptive style) manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH Menggunakan informasi Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah. Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem. Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

TAHAPAN MASALAH YANG DIIKUTI PARA CIO Identifikasi Masalah (I) Langkah 1 Rancangan Alternatif Baru (D) Pencarian Alternatif Siap Pakai (S) Langkah 2 Evaluasi/Pilihan (E) Langkah 3 Wewenang (A) Langkah 4

PEMECAHAN MASALAH SERINGKALI KEMBALI KE TAHAP SEBELUMNYA Identifikasi Masalah (I) Langkah 1 13 5 Rancangan Alternatif Baru (D) Pencarian Alternatif Siap Pakai (S) 12 Langkah 2 2 Evaluasi/Pilihan (E) 10 Langkah 3 3 Wewenang (A) Langkah 4

Menempatkan pendekatan sistem dalam persepektif Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense) Pendekatan sistem hanyalah satu cara untuk memecahkan masalah Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar

TERIMA KASIH